Sistema de reservas para ópticas
Los ojos son, sin duda, uno de los órganos más importantes del cuerpo humano, y por eso todo el mundo debería cuidarlos bien. Por desgracia, la mayoría de la gente solo se acuerda de ir al óptico cuando tiene problemas para leer o para ver las cosas con claridad.
Si no tienes claro cada cuánto conviene ir al óptico, quizá te interese saber lo que dice el NHS. Según los expertos, quienes creen no tener problemas de vista deberían ir al óptico cada dos años, porque su visión puede ir empeorando poco a poco sin que se den cuenta. En cambio, las personas con problemas oculares crónicos necesitan al menos una revisión al año para conocer el estado de sus ojos. Según la gravedad del problema, el óptico puede recomendar revisiones más frecuentes.
Si eres óptico y tienes bastantes pacientes, seguramente te interese buscar formas de ofrecer un mejor servicio y atraer nuevos clientes. Instalar un sistema de reservas es uno de los primeros pasos para dar un giro a tu negocio. Un sistema de reservas online para ópticas te ayudará a gestionar tu negocio de forma más eficiente y con menos estrés. Estas son algunas de sus ventajas.
1. Facilita la reserva de citas
Con un sistema de reservas online, reservar citas es pan comido. Cualquiera que sepa usar un ordenador o un móvil puede entrar en tu web y reservar una cita para una revisión de la vista. Esta forma de reservar es todavía más cómoda para las personas mayores, que necesitan revisarse la vista con regularidad. Si no pueden reservar la cita por sí mismas, pueden pedir a alguien que lo haga por ellas. Además, si ya han estado contigo antes, puedes programarles revisiones periódicas para que no tengan que preocuparse de reservar cita cada vez que vengan.
2. Es cómodo para todos
Imagina poder hacer las cosas cuando quieras: sin restricciones de horario y sin ningún estrés. Esa es la vida que desean los clientes. Quieren poder tratar contigo cuando les apetezca. El sistema de reservas online para ópticas les da justo esa posibilidad. Sea la hora que sea, los clientes pueden entrar en tu web y reservar una cita en pocos minutos. Ya no tienen que esperar al horario de apertura para llamarte y concertar una cita. Ahora pueden reservar cuando quieran.
3. Reduce las horas al teléfono
Que tú o tus empleados paséis buena parte del día hablando por teléfono con clientes reduce la productividad. Si sigues reservando las citas a mano, tu negocio puede resentirse a largo plazo. Algunos clientes nuevos son muy curiosos y puede que necesiten que les respondas un montón de preguntas antes de reservar por fin una cita. Algunos llaman incluso más de una vez al día para pedir información que podrían leer fácilmente en tu web si usaras un sistema de reservas online. Con un software de reservas de citas en tu web, todo lo que un cliente potencial necesita saber antes de decidirse a venir a tu clínica estará disponible online. No tendrá que llamar a tu consulta. Si le convence lo que ve en internet, podrá reservar una cita sin hablar directamente contigo ni con tus empleados.
4. Permite reservar desde varios canales
Algunos sistemas de reserva de citas se integran tanto con la web de tu negocio como con todas tus cuentas en redes sociales. A los negocios que quieren ganar visibilidad online se les suele recomendar que estén activos en las redes sociales más populares, como Facebook, Instagram y Twitter. Si estás activo en ellas, tus fans y seguidores pueden reservar una cita contigo desde allí. Por ejemplo, si un posible cliente ve tu publicación en redes sociales y le gusta, puede reservar una cita contigo al momento, sin tener que ir a tu web. Una de las ventajas de reservar desde varios canales es que anima al cliente a reservar en el acto, sin pensárselo dos veces.
5. Te da más control
Con la reserva manual de citas tienes poco control sobre los clientes que quieren tus servicios. Cuando llaman para reservar, solo puedes aceptar la reserva si estás disponible para contestar. Si no coges la llamada, puede que algunos no tengan paciencia para volver a llamar ni para esperar a que les devuelvas la llamada. Puede que enseguida opten por otro profesional que les hayan recomendado.
En cambio, con un sistema de reservas online, tanto tus clientes actuales como los potenciales pueden reservar una cita cuando quieran, y tú puedes aceptar, rechazar o modificar cada reserva. Para ello, tendrás que activar la confirmación manual en el sistema de reservas que instales en tu web. Si eliges la confirmación automática, las nuevas reservas se aceptarán automáticamente.
6. Envía recordatorios a los clientes
Algunos clientes tienen tanto trabajo que se olvidan de que reservaron una cita con el óptico. Las ausencias frecuentes, es decir, los clientes que no se presentan a su cita, son malas para el negocio. La verdad es que, si tus clientes faltan a sus citas una y otra vez, tarde o temprano tendrás que cerrar tu clínica. Al fin y al cabo, la razón principal por la que la abriste es prestar un servicio. Si los pocos que piden tu servicio no se presentan, trabajarás a pérdidas y no podrás mantener tu clínica. Un sistema de reserva de citas te ayuda a evitar las ausencias recordando a los clientes su cita contigo. Con acceso fácil a los datos de tus pacientes, puedes enviarles un SMS o un email 24 horas antes de la cita. Estos mensajes les recordarán a qué hora han quedado contigo. Los clientes que reciben estos recordatorios probablemente reorganicen su agenda para asegurarse de acudir.
7. Permite a los clientes cambiar sus reservas fácilmente
El dueño del negocio no es el único que tiene el control de la agenda de citas. Los clientes también tienen cierto control. Además de poder elegir con quién quieren que les atiendan en la clínica, también pueden modificar sus citas para adaptarlas a su situación. Puede que algunos clientes reciban el recordatorio de su cita y se den cuenta de que no estarán disponibles a la hora o el día previstos. Estos clientes pueden cambiar sus citas rápidamente: pasarlas a un día y una hora que les vengan bien o, si no tienen clara su agenda, cancelarlas por completo. Cuando un cliente cambia su cita, el hueco que había elegido queda libre en el calendario y otros clientes interesados pueden ocuparlo. Para que no te hagan esperar clientes que no pueden acudir a su cita, quizá tengas que pedir un pago por adelantado. Los clientes que hagan los cambios a tiempo recibirán un reembolso, pero quienes no lo hagan perderán su dinero.
8. Consigue que más clientes repitan
¿No es esto lo que quiere todo dueño de un negocio? Los clientes que repiten pronto se convierten en clientes fieles que no quieren que les atienda nadie más que tú. El sistema de reservas online te permite obtener algunos datos personales de cada cliente que reserva una revisión de la vista o solicita cualquier otro servicio de óptica. El sistema guarda los datos de los clientes, lo que te ayuda a crear y mantener la relación con ellos. Con acceso 24/7 a los datos de tus pacientes, puedes enviarles mensajes sobre descuentos especiales, novedades e incluso consejos para cuidar la vista. Así recuerdas a tus clientes tu compromiso con su salud visual. Ten en cuenta que los clientes con los que has creado una relación pueden ser clave para ampliar tu cartera. Con el boca a boca, pueden promocionar tu negocio y recomendar tus servicios a familiares y amigos. Esta forma de publicidad es eficaz y no cuesta nada.
9. Te ayuda a gestionar varios empleados y centros
Con un sistema de reservas, tú y tus empleados sabéis cuándo vais a atender a cada cliente. Así cada uno puede prepararse con antelación. Es importante revisar el historial de tus clientes antes de que lleguen, para no hacerles preguntas sobre cosas de las que ya te han informado. Si el cliente tiene un caso especial, conviene reunir toda la información posible sobre su problema. Si tus empleados saben que tienen cita con un paciente concreto, estarán allí para hacer su trabajo. Pero si no lo saben, puede que lleguen tarde o tengan otros compromisos. Con un sistema de reservas, tus empleados pueden consultar el calendario en un momento y saber qué día y a qué hora atenderán a cada paciente.
Además, a las ópticas que tienen un laboratorio en otro lugar les resultará muy útil un sistema de reservas. No puedes estar en dos sitios a la vez, pero un sistema de reservas te ayuda a gestionar con eficacia lo que pasa en tu laboratorio y en tu clínica. Antes de ir a tu laboratorio, los clientes tendrán que reservar una cita, igual que cuando van a tu clínica.
10. Se integra con pasarelas de pago
La mayoría de los plugins de reservas online para ópticas permiten a los clientes pagar antes de la cita. En lugar de que vengan a tu clínica a pagar por los servicios, puedes dejar que paguen una parte del importe total al reservar la cita. Así los clientes se toman en serio sus citas, porque saben que ya han pagado algo. Al elegir un sistema de reservas, averigua con qué pasarelas de pago se integra. A tus clientes les encantará poder pagar cómodamente desde casa.
11. Ahorra tiempo y mejora la eficiencia de tus empleados
Si quieres hacer crecer tu negocio, haz todo lo que te ayude a ahorrar tiempo y dinero. Al ahorrar tiempo, ayudas a tus empleados a ser más eficientes en su trabajo. Reservar por teléfono lleva mucho tiempo, sobre todo si tienes muchos clientes. Algunas llamadas son breves, pero otras se alargan. Sin embargo, el problema no es solo el tiempo que se pasa al teléfono, sino las interrupciones en el trabajo. Cuando tú y tus empleados os distraéis continuamente con llamadas, es difícil concentraros por completo en lo que estabais haciendo. Lo más probable es que no rindas al máximo si tienes la atención dividida. Además, no siempre es fácil retomar una tarea después de una interrupción: puede que tardes un rato en volver a concentrarte. Los empleados que tienen tiempo para centrarse en su trabajo rinden más.
12. Te permite seguir el rendimiento de tu negocio
Necesitas saber en todo momento cómo va tu negocio. Sin analítica, puede que nunca descubras qué funciona en tu negocio, y eso significa que quizá nunca crezca más allá de donde está ahora. La mayoría de los sistemas de reservas dan acceso fácil a los datos de los pacientes y tienen analíticas que te ayudan a saber qué les gusta a tus clientes y qué esperan de ti. Por ejemplo, ¿les interesan los consejos sobre el cuidado de la vista que les envías de vez en cuando? ¿Vienen después a hacerse una revisión? Con la analítica, puedes descubrir qué funciona en tu negocio.
13. Admite varios idiomas
Puede que algunos clientes no dominen el inglés y, por tanto, agradecerán poder reservar una cita en un idioma que entiendan bien. Algunos sistemas de reservas admiten 10 idiomas populares o más. Así, tus clientes que hablan otro idioma pueden reservar una cita sin tener que llamar a tu clínica. Si quieres atraer y fidelizar a clientes que hablan otro idioma, hazte con un sistema de reservas online para ópticas. Les facilita mucho reservar cita.
Conclusión
Hay muchos plugins de reservas online, pero no todos son adecuados para ópticas. Tendrás que informarte bien sobre los sistemas de reservas online para ópticas que tienes a tu alcance. Al fin y al cabo, merece la pena instalar el plugin de reservas adecuado, porque mejora la experiencia del cliente y, con el tiempo, te ayuda a ganar más clientes.
