Boekingssysteem voor opticiens

Het oog is zonder twijfel een van de belangrijkste organen van het menselijk lichaam. Daarom moet iedereen goed voor zijn ogen zorgen. Helaas denken de meeste mensen pas aan een bezoek aan de opticien als ze moeite hebben met lezen of dingen niet scherp meer zien.

Weet je niet hoe vaak je naar de opticien moet, luister dan naar wat de NHS zegt. Volgens experts moeten mensen die denken dat ze geen oogproblemen hebben eens in de twee jaar naar de opticien, omdat hun zicht geleidelijk achteruit kan gaan zonder dat ze het merken. Mensen met chronische oogproblemen hebben minstens één oogtest per jaar nodig om de toestand van het oog te laten vaststellen. Afhankelijk van de ernst van de oogaandoening kan een opticien vaker een controle adviseren.

Ben je opticien en heb je behoorlijk wat patiënten, dan denk je misschien na over manieren om betere service te bieden en nieuwe klanten aan te trekken. Een boekingssysteem installeren is een van de eerste stappen om je bedrijf een flinke duw in de goede richting te geven. Met een online boekingssysteem voor opticiens run je je bedrijf efficiënter en met minder stress. Dit zijn de voordelen.

1. Afspraken boeken wordt eenvoudig

Met een online boekingssysteem is afspraken plannen een fluitje van een cent. Vrijwel iedereen die met een computer of mobiel apparaat overweg kan, gaat eenvoudig naar je website en boekt een afspraak voor een oogtest. Voor ouderen die hun ogen regelmatig moeten laten controleren, is boeken op deze manier nog handiger. Kunnen ze de afspraak niet zelf boeken, dan vragen ze iemand anders om het voor ze te doen. Zijn ze al eerder bij je geweest, dan kun je ze bovendien inplannen voor routinecontroles, zodat ze niet elke keer zelf een afspraak hoeven te maken.

2. Het is handig voor iedereen

Stel je voor dat je dingen kunt regelen wanneer je maar wilt. Geen tijdsbeperkingen en totaal geen stress. Dat is het leven waar klanten naar verlangen: ze willen zaken met je doen wanneer het hun uitkomt. Een online boekingssysteem voor opticiens geeft klanten precies die kans. Hoe laat het ook is, klanten gaan naar je website en boeken binnen een paar minuten een afspraak. Ze hoeven niet tot kantooruren te wachten om te bellen en een afspraak met je te maken. Ze boeken wanneer ze willen.

3. Minder tijd aan de telefoon

Als jij of je medewerkers een groot deel van de dag met klanten aan de telefoon zitten, kan dat de productiviteit op de werkvloer verlagen. Blijf je afspraken handmatig boeken, dan kan je bedrijf daar op den duur onder lijden. Sommige nieuwe klanten zijn erg nieuwsgierig en willen eerst een heleboel vragen beantwoord hebben voordat ze een afspraak boeken. Sommigen bellen zelfs meerdere keren per dag met vragen over informatie die ze met een online boekingssysteem gewoon op je website hadden kunnen lezen. Met boekingssoftware op je website staat alles wat een potentiële klant moet weten voordat hij voor je praktijk kiest online. Ze hoeven je praktijk niet te bellen. Bevalt wat ze online zien, dan boeken ze een afspraak zonder rechtstreeks met jou of je medewerkers te spreken.

4. Boeken via meerdere kanalen

Sommige planningssystemen integreren met je bedrijfswebsite en met al je socialemedia-accounts. Bedrijven die online beter zichtbaar willen worden, krijgen vaak het advies actief te zijn op de populairste sociale platforms, zoals Facebook, Instagram en Twitter. Ben je daar actief, dan kunnen je fans en volgers via die kanalen een afspraak bij je boeken. Ziet een potentiële klant bijvoorbeeld je bericht op social media en is die onder de indruk, dan kan die meteen een afspraak boeken zonder eerst naar je website te gaan. Een van de voordelen van boeken via meerdere kanalen is dat een klant overtuigd raakt om ter plekke een afspraak te boeken, zonder er twee keer over na te denken.

5. Meer controle

Plan je afspraken handmatig, dan heb je weinig grip op klanten die je services willen. Bellen ze om een afspraak te maken, dan kun je hun boeking alleen aannemen als je er bent om op te nemen. Mis je hun telefoontje, dan hebben sommigen niet het geduld om nog een keer te bellen of op je terugbelactie te wachten. Ze kiezen al snel voor een andere vakman die hun is aangeraden.

Met een online boekingssysteem kunnen bestaande en potentiële klanten daarentegen een afspraak boeken wanneer ze maar willen, en kun jij elke boeking accepteren, afwijzen of wijzigen. Daarvoor moet je wel de handmatige bevestiging inschakelen in het boekingssysteem dat je op je website installeert. Kies je voor automatische bevestiging, dan worden nieuwe boekingen automatisch geaccepteerd.

6. Stuurt herinneringen naar klanten

Sommige klanten hebben het erg druk en vergeten dat ze een afspraak bij de opticien hebben geboekt. Veel no-shows, dus klanten die niet op hun afspraak verschijnen, zijn slecht voor je bedrijf. Eerlijk is eerlijk: blijven je klanten hun afspraken missen, dan moet je uiteindelijk je praktijk sluiten. Je bent er tenslotte vooral begonnen om service te verlenen. Komen de weinigen die je service aanvragen niet opdagen, dan draai je verlies en kun je je praktijk niet openhouden. Een boekingssysteem helpt no-shows te voorkomen door klanten aan hun afspraak te herinneren. Met eenvoudige toegang tot je klantendossiers stuur je klanten 24 uur voor hun afspraak een sms of e-mail. Die berichten herinneren ze aan het tijdstip van de afspraak. Klanten die zo'n herinnering krijgen, passen hun agenda waarschijnlijk aan om er zeker te zijn.

7. Klanten wijzigen hun boekingen eenvoudig

Niet alleen de ondernemer heeft zeggenschap over de agenda; ook klanten hebben er een zekere invloed op. Ze kiezen niet alleen door wie ze in de praktijk geholpen willen worden, maar kunnen hun afspraken ook aanpassen aan hun situatie. Sommige klanten krijgen een herinnering en merken dan dat ze op de geplande dag of het geplande tijdstip niet kunnen. Zulke klanten wijzigen hun afspraak snel. Ze verzetten de afspraak naar een dag en tijd die hun beter uitkomt, of annuleren de afspraak helemaal als ze niet zeker zijn van hun agenda. Wijzigt een klant een afspraak, dan komt het eerder gekozen tijdslot vrij in de agenda en kunnen andere geïnteresseerde klanten het boeken. Om te voorkomen dat je blijft wachten op klanten die niet kunnen komen, kun je een vooruitbetaling vragen. Klanten die op tijd wijzigen, krijgen hun geld terug, maar wie dat niet doet, is zijn geld kwijt.

8. Meer terugkerende klanten

Is dat niet wat elke ondernemer wil? Terugkerende klanten worden al snel trouwe klanten die door niemand anders dan jou geholpen willen worden. Met het online boekingssysteem verzamel je persoonlijke informatie over elke klant die een oogtest of een andere service van de opticien boekt. Het systeem slaat klantgegevens op waarmee je relaties met je klanten opbouwt en onderhoudt. Omdat je 24/7 toegang hebt tot je klantendossiers, kun je berichten sturen over speciale kortingen, nieuwe collecties en zelfs tips voor oogverzorging. Zo herinner je je klanten eraan dat je je inzet voor gezonde ogen. Klanten met wie je een band hebt opgebouwd, kunnen een belangrijke rol spelen bij het uitbreiden van je klantenbestand. Via mond-tot-mondreclame promoten ze je bedrijf en raden ze je services aan bij familie en vrienden. Die vorm van reclame is effectief en kost niets.

9. Helpt bij het beheren van meerdere medewerkers en locaties

Met een boekingssysteem zien jij en je medewerkers wanneer je een klant ontvangt. Zo kan ieder zich vooraf op de afspraak voorbereiden. Het is belangrijk het dossier van je klanten in te zien voordat ze komen. Zo stel je geen vragen waarop ze al antwoord hebben gegeven. Gaat het om een bijzonder geval, dan wil je misschien zoveel mogelijk informatie over de aandoening verzamelen. Weten je medewerkers dat ze met een bepaalde patiënt zijn ingepland, dan zijn ze er om hun werk te doen. Weten ze het niet, dan komen ze misschien te laat of hebben ze andere verplichtingen. Met een boekingssysteem kijken je medewerkers snel in de agenda en zien ze op welke dag en welk tijdstip ze een patiënt helpen.

Ook opticiens met een lab op een andere locatie hebben veel aan een boekingssysteem. Je kunt niet op twee plaatsen tegelijk zijn, maar met een boekingssysteem beheer je de activiteiten in je lab en je praktijk effectief. Voordat klanten naar je lab gaan, moeten ze een afspraak boeken, net als wanneer ze naar je praktijk komen.

10. Integratie met betaalproviders

Met de meeste plugins voor online boeken bij de opticien kunnen klanten betalen voordat ze bij je komen. In plaats van in je praktijk voor de geleverde service te betalen, laat je klanten bij het boeken een deel van het totaalbedrag betalen. Zo nemen klanten hun afspraak serieus, omdat ze weten dat ze al geld hebben betaald. Ga bij het kiezen van een boekingssysteem na met welke betaalproviders het integreert. Klanten betalen maar al te graag vanuit hun luie stoel.

11. Bespaart tijd en maakt medewerkers efficiënter

Wil je je bedrijf laten groeien, doe dan alles wat je tijd en geld bespaart. Door tijd te besparen, help je je medewerkers efficiënter te werken. Telefonisch boeken kost veel tijd, zeker als je veel klanten hebt. Sommige gesprekken zijn kort, andere duren langer. Het probleem is niet alleen de tijd aan de telefoon, maar ook de onderbreking van de workflow. Worden jij en je medewerkers voortdurend afgeleid door telefoontjes, dan is het lastig je volledig te concentreren op de taak waarmee je bezig was. Met verdeelde aandacht lever je waarschijnlijk niet je beste werk. Bovendien is het niet altijd makkelijk om na een onderbreking weer aan een taak te beginnen. Het kan even duren voordat je weer in je werkritme zit. Medewerkers die tijd hebben om zich op hun werk te concentreren, presteren beter.

12. Houdt de prestaties van je bedrijf bij

Je moet altijd weten hoe je bedrijf ervoor staat. Zonder analyses ontdek je misschien nooit wat voor je bedrijf werkt, en groeit je bedrijf misschien nooit verder dan het nu is. De meeste boekingssystemen bieden eenvoudige toegang tot je klantendossiers en hebben analyses waarmee je ziet wat je klanten waarderen en wat ze van je verwachten. Zijn je klanten bijvoorbeeld geïnteresseerd in de tips voor oogverzorging die je ze af en toe stuurt? Komen ze daarna op controle? Met analyses ontdek je wat voor je bedrijf werkt.

13. Ondersteunt meerdere talen

Niet alle klanten spreken vloeiend Engels, en ze waarderen het daarom als ze een afspraak kunnen boeken in een taal die ze goed begrijpen. Sommige boekingssystemen ondersteunen 10 populaire talen of meer. Zo kunnen klanten die een andere taal spreken een afspraak plannen zonder je praktijk te bellen. Wil je klanten die een andere taal spreken aantrekken en behouden, neem dan een online boekingssysteem voor opticiens. Daarmee maak je het plannen van een afspraak voor hen eenvoudig.

Conclusie

Er zijn veel plugins voor online boeken, maar ze zijn niet allemaal geschikt voor opticiens. Stel dus vragen over de online boekingssystemen voor opticiens die je kunt kiezen. Uiteindelijk loont het om de juiste boekingsplugin te installeren: die verbetert de klantervaring en laat je klantenbestand uiteindelijk groeien.