Sistema de agendamento para óticas

Os olhos são, sem dúvida, um dos órgãos mais importantes do corpo humano, e é por isso que todos devem cuidar bem deles. Infelizmente, a maioria das pessoas só se lembra de ir ao optometrista quando tem dificuldade para ler ou enxergar as coisas com nitidez.

Se você não sabe com que frequência ir ao optometrista, veja o que diz o NHS. Segundo os especialistas, quem acha que não tem problemas de visão deve ir ao optometrista a cada dois anos, pois a visão pode estar piorando aos poucos sem que a pessoa perceba. Já quem tem problemas oculares crônicos precisa fazer um exame de vista pelo menos uma vez por ano para avaliar o estado dos olhos. Dependendo da gravidade do problema, o optometrista pode recomendar consultas mais frequentes.

Se você trabalha em uma ótica e tem um bom número de pacientes, talvez queira pensar em formas de oferecer um serviço melhor e atrair novos clientes. Instalar um sistema de agendamento é um dos primeiros passos para mudar o seu negócio para melhor. Um sistema de agendamento on-line para óticas ajuda a administrar o negócio com mais eficiência e menos estresse. Veja alguns dos benefícios que ele oferece.

1. Facilita o agendamento

Com um sistema de agendamento on-line, marcar horário fica muito fácil. Praticamente qualquer pessoa que saiba usar um computador ou um celular pode entrar no seu site e agendar um exame de vista. Essa forma de agendamento é ainda mais prática para os idosos, que precisam examinar os olhos com regularidade. Se não conseguirem agendar sozinhos, podem pedir ajuda a alguém. Além disso, se já foram atendidos por você antes, você pode agendar consultas de rotina para eles, para que não precisem se preocupar em marcar horário a cada retorno.

2. É prático para todos

Imagine resolver suas coisas na hora que quiser. Sem restrições de horário e sem estresse. É esse tipo de vida que os clientes desejam. Eles querem poder fazer negócios com você quando quiserem. O sistema de agendamento on-line para óticas oferece exatamente isso. Seja qual for a hora do dia, os clientes podem entrar no seu site e agendar uma consulta em poucos minutos. Ninguém precisa esperar o horário comercial para ligar e marcar um horário. Agora é possível agendar quando quiser.

3. Reduz o tempo ao telefone

Quando você ou sua equipe passam boa parte do dia falando com clientes ao telefone, a produtividade cai. Se você continuar agendando manualmente, seu negócio pode sair prejudicado a longo prazo. Alguns clientes novos são muito curiosos e precisam que você responda a muitas perguntas antes de finalmente agendar. Alguns ligam mais de uma vez por dia pedindo informações que poderiam ler facilmente no seu site se você usasse um sistema de agendamento on-line. Com um software de agendamento instalado no site, tudo o que um potencial cliente precisa saber antes de decidir ir à sua clínica fica disponível on-line. Ele não precisa ligar para o seu consultório. Se gostar do que viu, pode agendar sem falar diretamente com você ou com sua equipe.

4. Permite reservas por vários canais

Alguns sistemas de agendamento se integram tanto ao site da empresa quanto às suas redes sociais. Empresas que querem aumentar a visibilidade on-line costumam ser aconselhadas a manter presença ativa nas redes sociais mais populares, como Facebook, Instagram e Twitter. Se você é ativo nessas plataformas, seus fãs e seguidores podem agendar com você por elas. Por exemplo, se um potencial cliente vê sua publicação nas redes sociais e gosta, pode agendar na hora, sem precisar ir ao seu site. Uma das vantagens das reservas por vários canais é a capacidade de convencer o cliente a agendar na hora, sem pensar duas vezes.

5. Dá mais controle a você

O agendamento manual dá pouco controle sobre os clientes que querem seus serviços. Quando eles ligam para agendar, você só consegue aceitar as reservas se estiver disponível para atender. Se perder a ligação, alguns podem não ter paciência para ligar de novo ou esperar seu retorno. Podem rapidamente optar pelos serviços de outro profissional que lhes foi recomendado.

Já com um sistema de agendamento on-line, tanto os clientes atuais quanto os potenciais podem agendar quando quiserem, e você pode aceitar, recusar ou alterar cada reserva. Mas, para isso, é preciso ativar a confirmação manual no sistema de agendamento que você instalar no seu site. Escolher a confirmação automática significa aceitar novas reservas automaticamente.

6. Envia lembretes aos clientes

Alguns clientes ficam muito ocupados e esquecem que marcaram uma consulta. Faltas frequentes (no-shows), ou seja, clientes que não comparecem ao horário marcado, prejudicam o negócio. A verdade é que, se seus clientes continuarem faltando, mais cedo ou mais tarde você terá que fechar a clínica. Afinal, o principal motivo para abri-la foi atender pessoas. Quando os poucos que pedem seu serviço não aparecem, você passa a ter prejuízo e não consegue manter a clínica. Um sistema de agendamento ajuda a evitar faltas, lembrando os clientes dos horários marcados com você. Com acesso fácil aos registros da ótica, você pode enviar um SMS ou um e-mail aos clientes 24 horas antes do horário marcado. Essas mensagens informam a hora do atendimento. Os clientes que recebem esses lembretes provavelmente vão reorganizar a agenda para garantir que vão comparecer.

7. Permite que os clientes alterem suas reservas com facilidade

O dono do negócio não é o único que tem controle sobre a agenda. Os clientes também têm certo controle. Além de poderem escolher quem vai atendê-los na clínica, também podem alterar os agendamentos conforme sua situação. Alguns clientes recebem lembretes e percebem que não poderão comparecer na data ou no horário marcado. Esses clientes podem alterar o agendamento rapidamente, mudando-o para um dia e horário mais convenientes. Também podem cancelar de vez se não tiverem certeza da própria agenda. Quando o cliente altera o agendamento, o horário que ele tinha escolhido fica livre no calendário e outros clientes interessados podem ocupá-lo. Para não ficar esperando por clientes que não podem comparecer, você pode exigir pagamento antecipado. Quem fizer alterações a tempo recebe o reembolso, e quem não fizer perde o valor pago.

8. Aumenta o número de clientes que voltam

Não é isso que todo dono de negócio quer? Clientes que voltam logo se tornam clientes fiéis, que não vão querer ser atendidos por mais ninguém. O sistema de agendamento on-line permite obter algumas informações pessoais de cada cliente que agenda um exame de vista ou qualquer outro serviço da ótica. O sistema armazena os dados dos clientes, o que ajuda a criar e manter relacionamentos com eles. Com acesso 24/7 aos registros da ótica, você pode enviar mensagens sobre descontos especiais, novidades e até dicas de cuidados com os olhos. Assim, você lembra aos clientes do seu compromisso com a saúde ocular deles. Lembre-se de que os clientes com quem você criou um relacionamento podem ter um papel fundamental para ampliar sua clientela. Pelo boca a boca, eles podem divulgar seu negócio e recomendar seus serviços a familiares e amigos. Essa forma de divulgação é eficaz e não custa nada.

9. Ajuda a gerenciar vários profissionais e unidades

Com um sistema de agendamento, você e sua equipe sabem quando vão atender cada cliente. Assim, cada um pode se preparar com antecedência. É importante consultar a ficha do cliente antes de ele chegar, para não fazer perguntas sobre coisas que ele já informou. Se o cliente tiver um caso especial, convém reunir o máximo de informações possível sobre o problema. Se seus profissionais souberem que vão atender determinado paciente, estarão presentes para fazer o seu trabalho. Mas, se não souberem, podem chegar atrasados ou ter outros compromissos. Com um sistema de agendamento, a equipe pode consultar rapidamente o calendário e saber o dia e a hora em que vai atender cada paciente.

Além disso, óticas com laboratório em outro endereço também vão achar o sistema de agendamento útil. Você não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo, mas um sistema de agendamento ajuda a gerenciar com eficiência as atividades do laboratório e da clínica. Antes de ir ao laboratório, os clientes precisarão agendar um horário, da mesma forma que fariam para ir à clínica.

10. Integra-se a gateways de pagamento

A maioria dos plugins de agendamento on-line para óticas permite que os clientes paguem antes do atendimento. Em vez de pagar pelos serviços na clínica, os clientes podem pagar parte do valor total no momento do agendamento. Assim, eles levam o agendamento a sério, sabendo que já investiram algum dinheiro. Ao escolher um sistema de agendamento, verifique com quais gateways de pagamento ele se integra. Os clientes vão adorar poder pagar no conforto de casa.

11. Economiza tempo e aumenta a eficiência da equipe

Se você quer que seu negócio cresça, faça tudo o que ajuda a economizar tempo e dinheiro. Ao economizar tempo, você ajuda seus funcionários a trabalhar com mais eficiência. Agendar por telefone toma muito tempo, principalmente se você tem muitos clientes. Algumas ligações são rápidas, outras demoram. Mas o problema não é só o tempo ao telefone, e sim a interrupção do fluxo de trabalho. Quando você e seus funcionários são constantemente interrompidos por ligações, fica difícil se concentrar totalmente na tarefa em andamento. Com a atenção dividida, é bem provável que você não dê o seu melhor. Além disso, nem sempre é fácil voltar a uma tarefa depois de uma interrupção. Pode levar um tempo até retomar o ritmo de trabalho. Funcionários que têm tempo para se concentrar no trabalho têm um desempenho melhor.

12. Permite acompanhar o desempenho do seu negócio

Você precisa saber como seu negócio está indo o tempo todo. Sem análises, talvez você nunca descubra o que funciona para o seu negócio, e ele pode nunca crescer além do estágio atual. A maioria dos sistemas de agendamento oferece acesso fácil aos registros da ótica e tem ferramentas de análise que ajudam a entender do que seus clientes gostam e o que esperam de você. Por exemplo: seus clientes se interessam pelas dicas de cuidados com os olhos que você envia de vez em quando? Eles vêm fazer um check-up depois disso? Com as análises, você descobre o que funciona para o seu negócio.

13. Suporta vários idiomas

Alguns clientes podem não ser fluentes em inglês e vão gostar da oportunidade de agendar em um idioma que entendem bem. Alguns sistemas de agendamento suportam 10 ou mais idiomas populares. Assim, seus clientes que falam outro idioma podem agendar sem precisar ligar para a clínica. Se você quer atrair e manter clientes que falam outros idiomas, adote um sistema de agendamento on-line para óticas. Ele facilita o agendamento para essas pessoas.

Conclusão

Existem muitos plugins de agendamento on-line, mas nem todos são adequados para óticas. Você vai precisar fazer perguntas sobre os sistemas de agendamento on-line para óticas disponíveis. No fim das contas, instalar o plugin de agendamento certo vale a pena, porque ajuda a melhorar a experiência do cliente e, com o tempo, ampliar sua clientela.