Système de réservation pour opticiens
L’œil est sans aucun doute l’un des organes les plus précieux du corps humain : chacun doit donc prendre soin de ses yeux. Malheureusement, la plupart des gens ne pensent à consulter un opticien que lorsqu’ils ont du mal à lire ou à voir nettement.
Si vous ne savez pas à quelle fréquence consulter un opticien, voici ce que recommande le NHS britannique. Selon les experts, les personnes qui pensent ne pas avoir de problème de vue devraient consulter un opticien tous les deux ans, car leur vue peut baisser progressivement sans qu’elles s’en rendent compte. Les personnes souffrant de troubles oculaires chroniques doivent en revanche passer un examen de la vue au moins une fois par an pour vérifier l’état de leurs yeux. Selon la gravité du trouble, l’opticien peut recommander des contrôles plus fréquents.
Si vous êtes opticien et avez un bon nombre de patients, vous cherchez sans doute des moyens d’offrir un meilleur service et d’attirer de nouveaux clients. Installer un système de réservation est l’une des premières étapes pour donner un nouvel élan à votre activité. Un système de réservation en ligne pour opticiens vous aidera à gérer votre entreprise plus efficacement et avec moins de stress. Voici quelques-uns de ses avantages.
1. Il simplifie la prise de rendez-vous
Avec un système de réservation en ligne, la prise de rendez-vous devient un jeu d’enfant. Toute personne à l’aise avec un ordinateur ou un appareil mobile peut se rendre sur votre site et réserver un examen de la vue. Ce mode de réservation est encore plus pratique pour les personnes âgées, qui doivent faire contrôler leur vue régulièrement. Si elles ne peuvent pas réserver elles-mêmes, elles peuvent demander à quelqu’un de le faire pour elles. De plus, si elles sont déjà venues vous voir, vous pouvez leur programmer des contrôles réguliers pour qu’elles n’aient pas à reprendre rendez-vous à chaque fois.
2. Il est pratique pour tout le monde
Imaginez pouvoir faire les choses quand vous le voulez. Aucune contrainte d’horaire, aucun stress. C’est la vie dont rêvent les clients : ils veulent pouvoir faire appel à vous quand ils le souhaitent. Le système de réservation en ligne pour opticiens leur offre justement cette possibilité. Quelle que soit l’heure, les clients peuvent se rendre sur votre site et réserver un rendez-vous en quelques minutes. Plus besoin d’attendre les heures d’ouverture pour appeler et fixer un rendez-vous : ils réservent quand bon leur semble.
3. Il réduit le temps passé au téléphone
Si vous ou vos employés passez une bonne partie de la journée au téléphone avec des clients, la productivité en pâtit. En restant fidèle à la prise de rendez-vous manuelle, votre entreprise risque d’en souffrir à long terme. Certains nouveaux clients sont très curieux et ont besoin de réponses à une foule de questions avant de prendre rendez-vous. Certains appellent même plusieurs fois par jour pour obtenir des informations qu’ils auraient facilement trouvées sur votre site si vous utilisiez un système de réservation en ligne. Avec un logiciel de prise de rendez-vous installé sur votre site, tout ce qu’un client potentiel doit savoir avant de choisir votre cabinet est disponible en ligne. Il n’a pas besoin d’appeler. S’il est satisfait de ce qu’il voit en ligne, il peut réserver un rendez-vous sans parler directement à vous ou à vos employés.
4. Il permet la réservation multicanal
Certains systèmes de prise de rendez-vous s’intègrent à la fois au site de votre entreprise et à tous vos comptes sur les réseaux sociaux. On conseille souvent aux entreprises qui veulent gagner en visibilité en ligne d’être actives sur les réseaux sociaux les plus populaires, comme Facebook, Instagram et Twitter. Si vous y êtes actif, vos fans et abonnés peuvent prendre rendez-vous avec vous depuis ces plateformes. Par exemple, si un client potentiel tombe sur votre publication et qu’elle lui plaît, il peut réserver immédiatement sans passer par votre site. L’un des avantages de la réservation multicanal est qu’elle pousse le client à réserver sur le moment, sans hésiter.
5. Il vous donne plus de contrôle
La prise de rendez-vous manuelle vous donne peu de prise sur les clients qui souhaitent vos services. Quand ils appellent pour réserver, vous ne pouvez accepter leur réservation que si vous êtes là pour répondre. Si vous manquez leur appel, certains n’auront pas la patience de rappeler, ni même d’attendre que vous les rappeliez. Ils se tourneront vite vers un autre professionnel qu’on leur a recommandé.
Avec un système de réservation en ligne, en revanche, clients actuels et potentiels peuvent réserver un rendez-vous quand ils le veulent, et vous pouvez accepter, refuser ou modifier chaque réservation. Pour cela, vous devez activer la confirmation manuelle dans le système de réservation installé sur votre site. Si vous choisissez la confirmation automatique, les nouvelles réservations seront acceptées automatiquement.
6. Il envoie des rappels aux clients
Certains clients, très occupés, oublient qu’ils ont rendez-vous chez l’opticien. Des absences fréquentes, c’est-à-dire des clients qui ne viennent pas à leur rendez-vous, nuisent à votre activité. En réalité, si vos clients manquent sans cesse leurs rendez-vous, vous finirez par devoir fermer votre cabinet. Après tout, vous l’avez ouvert avant tout pour rendre service. Si les quelques personnes qui font appel à vous ne viennent pas, vous travaillerez à perte et ne pourrez pas faire vivre votre cabinet. Un système de prise de rendez-vous vous aide à éviter ces absences en rappelant aux clients leur rendez-vous. Grâce à un accès facile aux dossiers de vos clients, vous pouvez leur envoyer un SMS ou un email 24 heures avant leur rendez-vous pour leur rappeler l’heure prévue. Les clients qui reçoivent ces rappels adapteront probablement leur emploi du temps pour être présents.
7. Il permet aux clients de modifier facilement leurs réservations
Le chef d’entreprise n’est pas le seul à avoir la main sur le planning des rendez-vous : les clients en ont aussi une part. En plus de choisir le professionnel qui les recevra au cabinet, ils peuvent modifier leurs rendez-vous selon leur situation. Certains clients reçoivent un rappel et s’aperçoivent qu’ils ne seront pas disponibles à la date ou à l’heure prévue. Ils peuvent alors modifier rapidement leur rendez-vous et le déplacer à un jour et une heure qui leur conviennent. Ils peuvent aussi l’annuler complètement s’ils ne sont pas sûrs de leur emploi du temps. Quand un client modifie son rendez-vous, le créneau qu’il avait choisi se libère dans l’agenda et d’autres clients intéressés peuvent le prendre. Pour ne pas attendre en vain des clients qui ne viendront pas, vous pouvez demander un paiement à l’avance. Les clients qui modifient leur rendez-vous à temps sont remboursés, les autres perdent leur argent.
8. Il fidélise davantage de clients
N’est-ce pas ce que veut tout chef d’entreprise ? Les clients qui reviennent deviennent vite des clients fidèles qui ne voudront être suivis par personne d’autre que vous. Le système de réservation en ligne vous permet de recueillir des informations personnelles sur chaque client qui réserve un examen de la vue ou tout autre service. Le système conserve les données clients, ce qui vous aide à nouer et entretenir des relations avec eux. Grâce à un accès 24 h/24, 7 j/7 aux dossiers clients, vous pouvez leur envoyer des messages sur vos offres spéciales, vos nouveautés, et même des conseils pour prendre soin de leurs yeux. Vous leur rappelez ainsi votre engagement pour la santé de leurs yeux. Notez que les clients avec qui vous avez noué une relation peuvent jouer un rôle clé dans l’élargissement de votre clientèle : par le bouche-à-oreille, ils font la promotion de votre entreprise et recommandent vos services à leur famille et à leurs amis. Cette forme de publicité est efficace et ne coûte rien.
9. Il vous aide à gérer plusieurs employés et plusieurs sites
Avec un système de réservation, vous et vos employés savez quand vous recevrez chaque client. Chacun peut ainsi se préparer avant le rendez-vous. Il est important de consulter le dossier du client avant son arrivée, pour ne pas lui reposer des questions auxquelles il a déjà répondu. Si le client présente un cas particulier, vous voudrez sans doute réunir le plus d’informations possible sur son trouble. Si vos employés savent qu’ils doivent recevoir un patient précis, ils seront là pour faire leur travail. S’ils ne le savent pas, ils risquent d’arriver en retard ou d’avoir d’autres engagements. Avec un système de réservation, vos employés consultent rapidement l’agenda et connaissent le jour et l’heure de chaque patient.
Les opticiens dont l’atelier se trouve à une autre adresse apprécieront aussi le système de réservation. Vous ne pouvez pas être à deux endroits à la fois, mais un système de réservation vous aide à gérer efficacement l’activité de l’atelier et du cabinet. Avant de se rendre à l’atelier, les clients devront prendre rendez-vous, comme pour le cabinet.
10. Il s’intègre aux passerelles de paiement
La plupart des plugins de réservation en ligne pour opticiens permettent aux clients de payer avant le rendez-vous. Au lieu de venir payer au cabinet, vos clients peuvent régler une partie du montant total au moment de réserver. Ainsi, ils prennent leur rendez-vous au sérieux, puisqu’ils ont déjà engagé de l’argent. Quand vous choisissez un système de réservation, renseignez-vous sur les passerelles de paiement auxquelles il s’intègre. Vos clients seront ravis de payer confortablement depuis chez eux.
11. Il fait gagner du temps et rend l’équipe plus efficace
Pour développer votre entreprise, faites tout ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent. En gagnant du temps, vous aidez vos employés à être plus efficaces. La réservation par téléphone prend beaucoup de temps, surtout si vous avez de nombreux clients. Certains appels sont brefs, d’autres durent plus longtemps. Mais le problème n’est pas seulement le temps passé au téléphone : c’est aussi l’interruption du travail. Quand vous et vos employés êtes sans cesse dérangés par le téléphone, il devient difficile de se concentrer pleinement sur la tâche en cours. Avec une attention dispersée, on ne donne généralement pas le meilleur de soi-même. De plus, il n’est pas toujours facile de reprendre une tâche après une interruption : il faut parfois un moment pour se remettre dans le bain. Les employés qui ont le temps de se concentrer sur leur travail sont plus performants.
12. Il vous permet de suivre les performances de votre entreprise
Vous devez savoir à tout moment comment se porte votre entreprise. Sans statistiques, vous ne découvrirez peut-être jamais ce qui marche pour votre activité, et votre entreprise risque de ne jamais dépasser son niveau actuel. La plupart des systèmes de réservation offrent un accès facile aux dossiers clients et des statistiques qui vous aident à comprendre ce que vos clients aiment et ce qu’ils attendent de vous. Par exemple, vos clients s’intéressent-ils aux conseils de soin des yeux que vous leur envoyez de temps en temps ? Viennent-ils ensuite faire un contrôle ? Grâce aux statistiques, vous découvrez ce qui marche pour votre entreprise.
13. Il prend en charge plusieurs langues
Certains clients ne parlent pas couramment anglais et apprécieront de pouvoir réserver dans une langue qu’ils comprennent bien. Certains systèmes de réservation prennent en charge 10 langues courantes, voire plus. Vos clients qui parlent une autre langue peuvent ainsi prendre rendez-vous sans devoir appeler votre cabinet. Si vous voulez attirer et fidéliser des clients qui parlent une autre langue, adoptez un système de réservation en ligne pour opticiens : il leur simplifie la prise de rendez-vous.
Conclusion
Il existe de nombreux plugins de réservation en ligne, mais tous ne sont pas adaptés aux opticiens. Posez les bonnes questions sur les systèmes de réservation en ligne pour opticiens qui s’offrent à vous. Au bout du compte, installer le bon plugin de réservation en vaut la peine : il améliore l’expérience client et finit par élargir votre clientèle.
