Полезное напоминание для каждой услуги: три примера уведомлений Bookly

Хорошее напоминание о записи — это не только дата и время. Оно ещё подсказывает клиенту, что взять с собой, куда идти или как подготовиться. Именно такие мелочи превращают безликое «ждём вас во вторник в 15:00» в визит, который начинается вовремя и без вороха вопросов накануне.

В этом руководстве — три примера уведомлений Bookly: напоминание салона, напоминание о выезде мастера и напоминание о консультации. Все они построены по одной простой схеме: обычные детали записи плюс одна короткая полезная инструкция. Также покажем, как настроить уведомление для отдельной услуги в админке Bookly и проверить, что оно отправляется как надо.

Цифры и названия компаний ниже условные. Используйте примеры как отправную точку и проверяйте каждое уведомление на своих данных записи.

Почему важна одна практическая инструкция

Отправлять напоминания умеет большинство плагинов бронирования. Но мало кто из владельцев бизнеса сам продумывает текст напоминания. Базовое напоминание — «Ваша запись {appointment_date} в {appointment_time}» — правильное, но не слишком полезное. Дата у клиента и так где-то записана. А вот чего у него обычно нет, когда он собирается выходить из дома, — ответа на один из этих вопросов:

• Что взять с собой?
• Как попасть внутрь, когда приеду?
• Как подготовиться к визиту?

Если напоминание отвечает на один из этих вопросов, происходят сразу три вещи:

1. Меньше сообщений до визита. Клиент не пишет накануне вечером «что мне взять с собой?». Владелец или администратор экономит несколько минут на каждой записи, а на большом потоке — гораздо больше.
2. Лучше явка. Когда клиенты приходят с нужными вещами и в нужное место, визиты начинаются вовремя. Особенно это важно для выездных услуг: отсутствие доступа — одна из главных причин напрасной поездки.
3. Клиент увереннее. Тот, кто чувствует себя подготовленным, охотнее приходит на запись и записывается снова.

Лучшее напоминание всё равно короткое. Если нужно отправить длинный список для подготовки, используйте отдельное письмо, а в SMS оставьте самую важную инструкцию.

Где это место в общем SMS-плане

Напоминание для отдельной услуги — это сервисное сообщение: его получает клиент, который уже записался. Оно отличается от рекламного сообщения, которое помогает заполнить тихую неделю и уходит по списку существующих клиентов, заранее давших согласие. И то и другое можно настроить в Bookly, и в обоих случаях подход один: написать что-то короткое, конкретное и действительно полезное. Если вы хотите превратить свободные окна в записи с помощью небольшой точечной рассылки, читайте наше руководство: Как заполнить свободные окна в расписании небольшой SMS-рассылкой в Bookly.

Пример 1. Салон или студия: «возьмите полотенце»

Условный бизнес: Ember Hair Studio — небольшой независимый салон: стрижки, окрашивание и еженедельная процедура глубокого восстановления, на которую клиент должен прийти со своим полотенцем.

Исходный пример SMS

{company_name}: Ваша запись {appointment_date} в {appointment_time}.

Салон может использовать это базовое сообщение для всех услуг. Для обычной стрижки в нём есть всё нужное. Но для процедуры глубокого восстановления именно с него начинаются сообщения администратору накануне: нужно ли что-то брать? можно ли сначала помыть голову дома?

Одно полезное дополнение

{company_name}: Ваша запись {appointment_date} в {appointment_time}.
Возьмите чистое полотенце; приходите с сухими волосами.

Два коротких предложения. Ничего о ценах, отменах или акциях — это сервисное напоминание, а не реклама. Проверьте число сегментов, подставив вместо плейсхолдеров реальные данные бизнеса и записи: итоговая длина зависит от этих значений.

Что выбрать при настройке

Настройте напоминание для услуги глубокого восстановления и проверьте уже существующие напоминания, чтобы клиент не получал повторные сообщения.

• Какая услуга: процедура глубокого восстановления (одна конкретная услуга).
• Какой тип уведомления: «Напоминающие уведомления», с отправкой до записи.
• Какой получатель: клиент. У сотрудника запись и так есть в календаре, ему напоминание «возьмите полотенце» не нужно.

Пошаговая инструкция — в статье поддержки Bookly Настройка уведомлений. Если коротко: откройте Bookly → SMS уведомления, включите существующий шаблон уведомления или создайте новый, выберите услугу глубокого восстановления, отредактируйте текст и сохраните.

Время отправки

Напоминание полезно, только если приходит заранее, чтобы клиент успел что-то сделать. Для инструкции «возьмите полотенце» оптимально за 24 часа до записи: достаточно близко, чтобы запись была на слуху, и достаточно рано, чтобы клиент успел подготовиться.

• Настройте отправку напоминания за 24 часа до записи.
• Не добавляйте второе напоминание с тем же текстом за два часа до записи. Одно полезное напоминание лучше двух одинаковых.

Проверка доставки

Прежде чем включить новый шаблон для всех клиентов, проверьте, как он работает на практике:

1. Тестовая отправка. Создайте тестовую запись на глубокое восстановление через 25 часов, указав в качестве телефона клиента свой номер или номер сотрудника. Дождитесь напоминания и проверьте, что в полученном SMS правильный текст и детали записи.
2. Проверьте «Детали SMS». В разделе Bookly → SMS уведомления → Детали SMS убедитесь, что сообщение доставлено, посмотрите, сколько сегментов оно заняло, и проверьте, что имя отправителя такое, как вы ожидаете.
3. Проверьте, нет ли повторных сообщений. Если по записи приходит и общее напоминание, и новое напоминание для услуги, проверьте настройки обоих уведомлений.

После проверки убедитесь, что уведомление включено и настроено на нужную услугу и время.

Пример 2. Выездная услуга: доступ и парковка

Условный бизнес: Harbor Home Services — выездной клининг и мелкий ремонт: мастера приезжают к клиентам домой. Отсутствие доступа (клиента нет дома, не оставлен ключ, неверный код калитки) — самая частая причина напрасной поездки.

Исходный пример SMS

{company_name}: Ваша запись {appointment_date} в {appointment_time}.

То же базовое сообщение подходит здесь как отправная точка. Но при выезде на дом именно в этот момент мастер часто приезжает, ждёт, звонит и в итоге уезжает — потому что клиенту никто не сказал, что мастеру нужно будет попасть внутрь.

Одно полезное дополнение

{company_name}: Визит мастера {appointment_date} в {appointment_time}.
Пожалуйста, будьте дома (кто-то старше 18 лет) и откройте калитку.

Формулировка намеренно конкретная: кто должен быть дома (кто-то старше 18 лет) и какой доступ важен (открытая калитка). Владелец может вписать указания по парковке, напоминание о коде ключницы или любую другую деталь доступа, которая подходит его бизнесу. Суть — одна конкретная вещь, а не список пунктов.

Если сведения о доступе не помещаются в один SMS-сегмент, разделите информацию: короткое SMS с главной строкой и подробное письмо с полным списком для подготовки, ссылкой на карту и телефоном. Настройте и проверьте письмо отдельно от SMS-напоминания.

Что выбрать при настройке

• Какая услуга: услуга с выездом на дом (если бизнес предлагает и выездные услуги, и услуги на месте, настройте особое напоминание только для выездных).
• Какой тип уведомления: «Напоминающие уведомления», с отправкой до записи.
• Какой получатель: клиент. Если сотрудникам тоже нужно оповещение, создайте параллельный шаблон с получателем «сотрудник» и подходящим текстом.

Откройте Bookly → SMS уведомления, включите существующий шаблон уведомления или создайте новый, выберите выездную услугу, отредактируйте текст и сохраните. Если бизнес уже отправляет общее напоминание, при тестировании проверьте оба уведомления, чтобы не было повторных сообщений.

Время отправки

Для выездных услуг напоминание лучше отправлять чуть раньше, чем для услуг на месте: клиенту может понадобиться передать ключи или переставить машину.

• Отправляйте напоминание за 24 часа до визита. Если доступ сложный (закрытая территория, домофон), можно добавить ещё одно напоминание за 2 часа, но только если текст действительно другой, а не повтор первого сообщения.
• Проверьте, как ваши настройки уведомлений работают для записей, сделанных незадолго до визита. При необходимости добавьте практическую инструкцию в подтверждение записи.

Проверка доставки

1. Тестовая отправка. Создайте тестовую выездную запись на адрес сотрудника через 25 часов. Дождитесь напоминания. Убедитесь, что текст о доступе понятен и не похож на спам.
2. Проверьте «Детали SMS». Посмотрите статус доставки и число сегментов в разделе «Детали SMS».
3. Проверьте получателя. Если вы также настроили отдельное уведомление для сотрудников, проверьте оба сообщения и убедитесь, что каждое дошло до нужного человека.

Пример 3. Консультация: как подготовиться

Условный бизнес: Linea Legal — небольшая консалтинговая компания, которая проводит платные 45-минутные консультации по видеосвязи. Качество консультации зависит от того, придёт ли клиент подготовленным, с документами и чёткой формулировкой задачи.

Исходный пример SMS

{company_name}: Ваша запись {appointment_date} в {appointment_time}.

В видеоконсультации скрытая проблема — подготовка. Клиент подключается к звонку, время уходит на объяснение ситуации, и на советы его остаётся меньше. Напоминание — подходящее место, чтобы дать ссылку на памятку по подготовке, а не пересказывать её целиком в SMS.

Одно полезное дополнение

{company_name}: Консультация {appointment_date} в {appointment_time}.
Подготовьте 3 пункта о вашей ситуации: linealegal.example/prep

SMS остаётся коротким. Сам список для подготовки размещён по отдельному адресу — на странице сайта консультанта, где перечислено, что подготовить. Используйте короткую ссылку на своём домене и проверьте число сегментов после подстановки деталей записи. Прежде чем использовать шаблон, замените условный адрес из примера на свою страницу подготовки.

Если нужна более аккуратная ссылка или вы хотите отслеживать, сколько клиентов действительно открывают страницу подготовки, используйте короткий адрес на собственном домене, а не публичный сокращатель ссылок. Узнаваемый домен помогает клиентам понять, куда ведёт ссылка.

Что выбрать при настройке

• Какая услуга: платная консультация (не все услуги: бесплатному вводному звонку такая подготовка, скорее всего, не нужна).
• Какой тип уведомления: «Напоминающие уведомления», с напоминанием клиенту за выбранное время до записи. Для видеоконсультации добавьте в это напоминание ссылку на видеозвонок.
• Какой получатель: клиент.

Откройте Bookly → SMS уведомления, включите существующий шаблон уведомления или создайте новый, выберите услугу консультации, отредактируйте текст и сохраните.

Время отправки

Для консультаций напоминание лучше отправлять раньше, чем для практических услуг: на подготовку нужно время.

• Отправляйте напоминание за 48 часов до консультации. Так у клиента будет рабочий день, чтобы собрать документы.
• Не отправляйте второе напоминание с той же ссылкой за час до записи: если клиент к этому моменту её не открыл, напоминание в последнюю минуту вряд ли что-то изменит.

Проверка доставки

1. Тестовая отправка. Создайте тестовую запись на консультацию более чем через 48 часов, указав в качестве телефона клиента номер сотрудника. Убедитесь, что напоминание приходит, ссылка открывается на телефоне, а страница подготовки действительно загружается.
2. Проверьте «Детали SMS». Убедитесь, что сообщение доставлено, и проверьте число сегментов.
3. Пройдите весь путь. Откройте SMS, нажмите на ссылку, перейдите на страницу подготовки и прочитайте её глазами клиента. Если страница медленная, недоступна или кажется бесполезной, исправьте это, прежде чем запускать напоминание для всех.

Как настроить уведомление для отдельной услуги в Bookly

Все три примера выше настраиваются в админке по одной и той же схеме из пяти шагов. Вот она целиком:

1. Откройте Bookly → SMS уведомления. Здесь находятся шаблоны SMS-уведомлений.
2. Выберите тип уведомления и получателя. В Bookly два типа уведомлений: «Мгновенные уведомления» и «Напоминающие уведомления». Для напоминаний из этого руководства выберите «Напоминающие уведомления», укажите получателем клиента и задайте, за сколько времени до записи отправлять напоминание.
3. Настройте уведомление для нужной услуги. Отредактируйте существующий готовый шаблон или создайте новое уведомление с нужными настройками. Выберите услугу, к которой относится сообщение, и проверьте, что настройки соответствуют задаче.
4. Отредактируйте текст. Оставьте детали записи и добавьте одну короткую полезную инструкцию. Проверьте итоговое сообщение с помощью тестовой записи. Если текст слишком длинный, сократите его или вынесите подробные инструкции в отдельное письмо.
5. Сохраните и проверьте. Создайте тестовую запись на время, при котором сработает напоминание, дождитесь отправки и проверьте доставку в разделе Bookly → SMS уведомления → Детали SMS.

SMS отправляются через Bookly Cloud — отдельный сервис с оплатой по факту: вы пополняете баланс и платите за отправленные сегменты.

Полная инструкция поддержки со скриншотами — в статье Настройка уведомлений.

Частые вопросы

Можно ли настроить отдельное уведомление для каждой услуги?

Да. Выберите нужную услугу при редактировании существующего шаблона или создании нового уведомления. Проверьте настройки вместе с уже существующими напоминаниями, чтобы клиент получал именно те сообщения, которые вы задумали.

Какая длина SMS лучше всего?

Короткая. Один SMS-сегмент в кодировке GSM-7 — 160 символов, включая название бизнеса, дату, время и дополнительную инструкцию. Сообщения с символами вне кодировки GSM-7 — кириллицей, китайскими иероглифами, многими буквами с диакритикой — отправляются в Unicode (UCS-2), где в одном сегменте всего 70 символов, поэтому то же напоминание на другом языке может занять два-три сегмента. Более длинные сообщения делятся на несколько сегментов, и оплата идёт за каждый. Проверяйте реальное сообщение после подстановки данных: эмодзи и некоторые другие символы могут изменить кодировку и уменьшить число символов в сегменте.

Как работают плейсхолдеры для названия услуги, сотрудника, времени и т. д.?

Bookly использует коды в фигурных скобках — например, {appointment_date}, {appointment_time}, {service_name}, {company_name}. Доступные коды показаны в админке рядом с каждым шаблоном. Длина подставленных значений может различаться, поэтому проверьте сообщение, полученное по тестовой записи с реалистичными данными.

Как проверить сообщение, прежде чем отправлять его клиентам?

Создайте тестовую запись, указав в качестве телефона клиента номер сотрудника. Выберите время так, чтобы напоминание успело отправиться, а затем проверьте SMS на его телефоне: правильно ли отображаются текст, детали записи и ссылки.

Как проверить доставку SMS?

Создайте тестовую запись на достаточно далёкое время, чтобы сработало напоминание, дождитесь отправки и убедитесь, что SMS пришло на реальный телефон. Затем посмотрите в разделе Bookly → SMS уведомления → Детали SMS статус доставки, число сегментов и имя отправителя. Если сегментов больше, чем ожидалось, сократите текст или уберите эмодзи, прежде чем включать напоминание для всех.

Чем «Мгновенные уведомления» отличаются от «Напоминающих уведомлений»?

В Bookly два типа уведомлений: «Мгновенные уведомления» и «Напоминающие уведомления». Для напоминаний из этого руководства используйте «Напоминающие уведомления» и задайте, за сколько времени до записи отправлять сообщение.

Почему бы не отправлять всё по email?

Email хорошо подходит для длинных инструкций, карт и подробных списков. SMS — для короткого напоминания, которое подталкивает клиента открыть это письмо или просто запомнить инструкцию в одну строку. Используйте SMS для короткого напоминания, а отдельное письмо — для длинных инструкций. Настройте и проверьте каждое уведомление под свою задачу.

Готовы настроить свои напоминания?

Откройте Bookly → SMS уведомления в админке WordPress и начните с той услуги, по которой больше всего вопросов перед визитом.

Открыть руководство «Настройка уведомлений» →

Впервые используете Bookly Cloud для SMS? Узнайте, как работает оплата SMS по факту, и получите приветственный баланс Cloud на странице Bookly Cloud.