Les 13 plus grosses erreurs des chefs d’entreprise dans le choix d’un plugin WordPress de planning, de calendrier ou de prise de rendez-vous
La bonne solution de prise de rendez-vous en ligne peut transformer votre activité. Elle permet à vos clients de réserver quand et où ils le souhaitent, tout en allégeant considérablement votre charge administrative. Mais tous les plugins de planification WordPress ne se valent pas : ils varient beaucoup en termes de fonctionnalités, de design et de facilité d’utilisation. Le choix du plugin à installer sur votre site ne doit donc pas se faire à la légère.
Le bon plugin de rendez-vous permet à vos clients de réserver facilement et à vous de gérer ces réservations sans effort. Le mauvais plugin de réservation, lui, peut frustrer vos clients, vous faire perdre des réservations, voire créer de sérieux problèmes de sécurité sur votre site. Pour vous aider à faire le bon choix, voici les erreurs les plus fréquentes des chefs d’entreprise au moment de choisir un plugin de réservation.
Erreur n° 1 : des plugins de planification non adaptés aux mobiles
40 % des internautes n’utilisent que leur smartphone pour naviguer sur Internet. Prenez un instant pour mesurer ce que cela implique : si votre plugin de rendez-vous n’est pas adapté aux mobiles, vous risquez de faire fuir deux clients sur cinq.
Vos clients veulent pouvoir prendre rendez-vous depuis leur smartphone, et votre entreprise doit leur offrir cette possibilité. Si vous gérez votre activité en déplacement (comme la plupart des entrepreneurs aujourd’hui) ou si vos employés ou prestataires travaillent à distance, un plugin de rendez-vous et de planification adapté aux mobiles est indispensable.
Gérer votre planning avec un plugin qui n’a pas été conçu pour le mobile peut vite devenir très frustrant. Lorsque vous choisissez un plugin de planification, vérifiez qu’il fonctionne sur tous les appareils.
Erreur n° 2 : préférer un plugin gratuit à un plugin premium
Les plugins gratuits ne manquent pas. L’un des principaux avantages de WordPress comme CMS est d’ailleurs l’accès à une offre de plugins très variée. Mais choisir un plugin gratuit plutôt qu’un plugin premium peut être une fausse économie, surtout pour une fonction comme la prise de rendez-vous, directement liée aux ventes réalisées sur votre site.
Un plugin gratuit moins simple à utiliser, ou qui ne propose pas toutes les fonctionnalités dont vos clients ont besoin, peut vous faire perdre des ventes. Pensez aux avantages d’un plugin qui vous permet d’encaisser un acompte ou le paiement pendant la réservation : offrir cette option à vos clients aura presque certainement un effet direct sur votre trésorerie. Les plugins gratuits proposent rarement ce type de fonctionnalité.
Un bon test consiste à vous demander quelle est la valeur vie client (Average Lifetime Value, ALV) de vos clients. Si vous proposez un service, quel qu’il soit, un seul client supplémentaire par mois rapportera sans doute bien plus que le coût d’un plugin premium. Si l’on ajoute la facilité de gestion des réservations qu’apporte un plugin premium, opter pour une solution payante est une évidence.
Si vous hésitez à investir dans une solution payante, sachez que de nombreux développeurs de plugins premium proposent une version gratuite pour vous permettre de tester le plugin avant de passer à la version complète. Installer la version gratuite est un bon moyen de voir si le plugin est simple à utiliser. Gardez à l’esprit que la version premium peut offrir bien plus de fonctionnalités que la version gratuite (c’est tout l’intérêt du premium !), mais ce test vous donnera une bonne idée de l’ergonomie générale du plugin.
Erreur n° 3 : des plugins de rendez-vous difficiles à configurer
L’une des raisons les plus courantes de choisir un plugin est qu’il devrait, en théorie, être plus simple à mettre en place. Malheureusement, avec certains plugins de rendez-vous, la réalité ne tient pas toujours la promesse. Lorsque vous choisissez un plugin de rendez-vous, privilégiez-en un avec lequel vous n’aurez pas à vous battre.
Avant de choisir un plugin de rendez-vous, regardez les vidéos de prise en main ou les démos proposées par le développeur. Assurez-vous que le processus de configuration et l’utilisation des principales fonctionnalités vous semblent accessibles. Comme indiqué plus haut, de nombreux plugins premium existent aussi en version gratuite. Si vous avez un doute sur la facilité de configuration, téléchargez et installez la version gratuite, puis testez les options disponibles. Une fois convaincu que le plugin de rendez-vous est simple à utiliser, vous pourrez passer à la version premium.
Erreur n° 4 : choisir un formulaire de rendez-vous mal conçu
L’expérience utilisateur d’un formulaire de rendez-vous peut faire une grande différence sur le nombre de réservations en ligne finalisées. Un formulaire confus et difficile à remplir sera immanquablement complété par moins de personnes.
Bien sûr, vous n’êtes probablement pas designer UX : comment évaluer alors la qualité d’un formulaire de rendez-vous ? S’il existe une version gratuite du plugin, ajoutez-la à votre site, puis demandez à des amis, à votre famille ou à des collègues d’effectuer une réservation test. Observez-les pendant qu’ils remplissent le formulaire et repérez les étapes qui leur posent problème.
Un test encore plus fiable de la conception d’un formulaire de réservation est l’ampleur de son utilisation. Vous voulez un formulaire de réservation testé par de nombreuses personnes, de tous horizons. Dans le cas de Bookly, le formulaire a été utilisé et testé par des centaines de milliers de personnes.
Erreur n° 5 : choisir un plugin de réservation sans FAQ ni tutoriels
Assurez-vous de disposer des informations nécessaires pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités du plugin de réservation. Choisissez un plugin qui propose des tutoriels, des guides pas à pas et une FAQ expliquant clairement comment l’utiliser. Sans ces ressources, comprendre comment configurer et gérer vos formulaires de réservation peut vous prendre énormément de temps.
Il existe des exceptions, mais les développeurs de plugins premium sont bien plus susceptibles que ceux des versions gratuites de fournir des tutoriels et des FAQ complets. Le surcoût d’une solution premium est vite compensé : vous n’avancez pas à l’aveugle quand vous débutez avec votre plugin.
Erreur n° 6 : des plugins de rendez-vous sans notifications
Un bon plugin de rendez-vous ne se contente pas de permettre aux clients de réserver en ligne. Il doit aussi leur fournir toutes les informations utiles sur leur rendez-vous, ainsi que des rappels pour qu’ils arrivent à l’heure.
Les absences coûtent du temps et de l’argent. Envoyer un rappel est l’un des meilleurs moyens de réduire le nombre de clients qui ne se présentent pas à leur rendez-vous. Un bon plugin de réservation vous permet d’envoyer ces notifications par le canal que vos clients préfèrent : SMS ou email. Les notifications doivent aussi pouvoir être envoyées automatiquement ou manuellement, afin que la gestion de vos clients se fasse entièrement sans intervention.
Erreur n° 7 : ne pas l’intégrer à vos applications existantes
Chaque entreprise a ses propres outils en place, et rares sont ceux qui veulent tout changer du jour au lendemain pour un nouveau plugin de réservation. Mieux vaut donc chercher un plugin de réservation capable de s’intégrer à vos applications existantes.
Un exemple courant : la gestion des rendez-vous dans Google Calendar ou Outlook. Ces applications populaires sont parfaites pour planifier des rendez-vous. Avec un plugin comme Bookly, qui s’intègre à ces calendriers, vous n’aurez pas à modifier votre organisation actuelle.
Erreur n° 8 : choisir un plugin qui ne suit pas l’évolution de vos besoins
Un plugin de rendez-vous peut répondre aujourd’hui aux besoins de votre entreprise, mais qu’en sera-t-il demain ? Par exemple, au moment de mettre en place votre plugin, vous pouvez très bien vous passer des paiements en ligne. Mais si votre activité évolue et se tourne davantage vers le web, vous voudrez peut-être commencer à encaisser des paiements.
Avec de nombreux plugins de rendez-vous ou de planification, vous êtes limité aux fonctionnalités disponibles au moment de l’achat. Pour garder cette souplesse à l’avenir, choisissez un plugin qui propose des add-ons. Ces add-ons étendent ses capacités en apportant des fonctionnalités précises. Leur grand avantage : vous n’alourdissez pas votre WordPress avec du code superflu et vous ne payez pas pour des solutions que vous n’utiliserez jamais. Vous choisissez exactement les solutions dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.
Erreur n° 9 : choisir un plugin de rendez-vous peu sécurisé
Choisir un plugin peu sécurisé peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise. Les exigences de protection des données risquent de ne pas être respectées si des données clients sont perdues à cause de failles dans la configuration de votre site. Et si votre site plante ou ralentit à cause des vulnérabilités du plugin, vous perdrez immanquablement des réservations et des ventes.
Malheureusement, de nombreux plugins ne sont pas particulièrement sécurisés. Pour choisir un plugin de réservation fiable, regardez la date de sa dernière mise à jour : idéalement, elle doit remonter à moins de deux mois. Le plugin doit aussi fonctionner avec la dernière version de WordPress. Enfin, renseignez-vous sur la réputation globale du développeur. La sécurité n’est pas un domaine où l’on peut se permettre de prendre des risques.
Erreur n° 10 : installer un plugin de réservation fréquemment mis à jour et mal supporté
La fréquence des mises à jour d’un plugin donne une indication de son niveau de sécurité. Vous voulez également un plugin bien supporté. L’un des inconvénients des plugins gratuits est que leurs développeurs manquent généralement de ressources pour assurer un support suffisant.
Les plugins premium, à l’inverse, peuvent offrir un meilleur support et répondre aux questions de leurs clients. Pour un chef d’entreprise, avoir accès au support peut s’avérer précieux. Les formulaires de réservation jouant un rôle central dans la conversion des prospects en clients, le moindre problème peut avoir de lourdes conséquences pour l’activité.
Erreur n° 11 : ne pas choisir un plugin avec planification intégrée
De nombreux plugins de réservation se contentent de permettre aux clients de prendre rendez-vous en ligne. C’est certes une fonction importante, mais ce n’est qu’une partie du tableau. Planifier les prestataires ou les employés qui assureront le service est tout aussi important. Un bon plugin de planification simplifie la gestion de vos rendez-vous.
Choisissez un plugin de rendez-vous qui met automatiquement à jour le planning de vos employés ou prestataires. Il doit vous permettre de définir à l’avance les créneaux où votre équipe est disponible pour assurer le service. Le client ne pourra réserver que si sa demande correspond à un créneau libre de l’employé ou du prestataire. Le calendrier de ces membres de l’équipe sera ensuite mis à jour avec la nouvelle réservation.
Ce type de fonctionnalité fluidifie le fonctionnement de votre entreprise. Il élimine les risques de conflits de réservation et vous évite de faire tourner deux systèmes en parallèle. Il réduit aussi le temps nécessaire à la gestion du planning de votre équipe. Résultat : une organisation du planning plus efficace et moins coûteuse.
Erreur n° 12 : choisir un plugin aux fonctionnalités de base insuffisantes
L’un des problèmes les plus courants des sites WordPress est la « surcharge de plugins ». L’adage « il existe un plugin pour ça » peut être poussé trop loin. Ce problème vient généralement de webmasters qui ajoutent trop de plugins inutiles à leur site. Conséquence : les performances du site se dégradent.
Pour l’éviter, choisissez des plugins suffisamment complets pour couvrir vos besoins. Par exemple, si vous prenez des réservations, vous avez probablement aussi besoin de gérer le planning de votre équipe. Plutôt que d’ajouter un nouveau plugin pour cette fonction, choisissez un plugin de réservation qui vous permet de faire les deux.
Erreur n° 13 : installer un plugin peu adopté
Le nombre de téléchargements d’un plugin est un bon indicateur de sa fiabilité. Si un plugin a été téléchargé et installé des dizaines ou des centaines de milliers de fois, les éventuels problèmes auront généralement déjà été repérés.
Le nombre de téléchargements ne dit pas tout d’un plugin, mais il fournit un repère utile. Si vous avez un doute sur le plugin que vous envisagez d’installer, consultez le répertoire des extensions WordPress pour voir combien d’autres personnes ont choisi de le télécharger.
Conclusion
Un formulaire de prise de rendez-vous est une étape clé de la plupart des tunnels de vente de services. Ce n’est donc pas un choix à faire à la légère. Choisissez un plugin de réservation qui offrira une expérience remarquable à vos clients et simplifiera la gestion de vos rendez-vous.
