13 maiores erros dos empresários ao escolher um plugin de agendamento, calendário ou reservas para WordPress

A solução certa de agendamento on-line pode transformar o seu negócio. Ela permite que os clientes agendem quando e onde quiserem e, ao mesmo tempo, reduz drasticamente o seu trabalho administrativo. Mas nem todos os plugins de agendamento para WordPress são iguais. Eles variam muito em funcionalidades, design e facilidade de uso. Por isso, escolher qual plugin instalar no seu site não é uma decisão para ser tomada de forma leviana.

O plugin de agendamento certo facilita a vida dos clientes na hora de agendar e a sua na hora de gerenciar as reservas. O plugin errado pode levar a clientes frustrados, reservas perdidas e até a sérios problemas de segurança no seu site. Para ajudar você a tomar a decisão certa, reunimos os erros mais comuns que os empresários cometem ao escolher um plugin de reservas.

Erro nº 1: plugins de agendamento que não funcionam bem no celular

40% das pessoas usam apenas o smartphone para pesquisar na internet. Pense por um momento no que essa estatística significa. Se você usa um plugin de agendamento que não funciona bem no celular, pode estar dispensando dois em cada cinco clientes.

Os clientes querem a flexibilidade de agendar pelo smartphone, e o seu negócio precisa oferecer isso. Se você administra o negócio em trânsito (como a maioria dos empreendedores hoje em dia) ou tem funcionários ou prestadores de serviço que trabalham remotamente, um plugin de agendamento compatível com dispositivos móveis é indispensável.

Tentar gerenciar a agenda com um plugin que não foi pensado para o celular pode ser uma experiência extremamente frustrante. Ao escolher um plugin de agendamento, confira se ele funciona em qualquer dispositivo.

Erro nº 2: optar por um plugin gratuito em vez de um premium

Existem muitos plugins gratuitos disponíveis. Na verdade, uma das principais vantagens de usar o WordPress como CMS é o acesso a uma variedade enorme de plugins. Mas escolher um plugin gratuito em vez de um premium pode ser uma falsa economia. Isso vale especialmente para uma função como o agendamento, que está diretamente ligada às vendas do seu site.

Escolher um plugin gratuito menos fácil de usar ou que não tem todos os recursos de que seus clientes precisam pode significar vendas perdidas. Pense nas vantagens de um plugin que permite cobrar um sinal ou o pagamento integral durante a reserva. Oferecer essa opção ao cliente quase certamente terá impacto direto no seu fluxo de caixa. Dificilmente as soluções gratuitas oferecem esse tipo de funcionalidade.

Um bom teste é se perguntar qual é o valor médio do tempo de vida (Average Lifetime Value, ALV) dos seus clientes. Se você presta qualquer tipo de serviço, um único cliente a mais por mês provavelmente vale muito mais do que o custo de um plugin premium. Somando a facilidade que um plugin premium traz para gerenciar as reservas, optar por uma solução paga é praticamente óbvio.

Se você tem dúvidas sobre investir em uma solução paga, saiba que muitos desenvolvedores de plugins premium oferecem uma versão gratuita para você testar antes de escolher a versão completa. Instalar a versão gratuita é uma boa forma de avaliar o quanto o plugin é fácil de usar. Lembre-se de que a versão premium pode ter muito mais recursos do que a gratuita (é por isso que ela é premium!), mas esse teste já dá uma boa ideia de como o plugin funciona no geral.

Erro nº 3: plugins de agendamento difíceis de configurar

Um dos motivos mais comuns para escolher um plugin é que, em teoria, ele deveria ser mais fácil de configurar. Infelizmente, com alguns plugins de agendamento a realidade nem sempre corresponde à promessa. Ao escolher um plugin de agendamento, prefira um com o qual você não precise brigar.

Antes de escolher um plugin de agendamento, assista aos vídeos explicativos ou às demos do desenvolvedor. Certifique-se de que você se sente à vontade com o processo de configuração e com o uso dos principais recursos. Como dissemos acima, muitos plugins premium também têm uma versão gratuita. Se estiver em dúvida sobre a facilidade de configuração, baixe e instale a versão gratuita e experimente as opções disponíveis. Quando tiver certeza de que o plugin é fácil de usar, você pode passar para a versão premium.

Erro nº 4: escolher um formulário de agendamento mal projetado

A experiência do usuário em um formulário de agendamento pode fazer muita diferença no número de reservas on-line concluídas. Um formulário confuso e difícil de preencher inevitavelmente fará com que menos pessoas o concluam.

Claro, você provavelmente não é designer de UX. Então, como avaliar a qualidade do formulário de agendamento? Se houver uma versão gratuita do plugin, adicione-a ao seu site e peça a amigos, familiares ou colegas que façam uma reserva de teste. Observe, enquanto eles preenchem o formulário, se há partes em que eles têm dificuldade.

Um teste ainda melhor do design de um formulário de reserva é o quanto ele já foi usado. Você quer um formulário que muitas pessoas, dos mais diversos perfis, já tenham experimentado. No caso do Bookly, o formulário já foi usado e testado por centenas de milhares de pessoas.

Erro nº 5: escolher um plugin de reservas sem FAQ nem tutoriais

Garanta que você tenha à mão as informações necessárias para aproveitar ao máximo os recursos do plugin de reservas. Escolha um plugin que tenha tutoriais, guias passo a passo e FAQ que mostrem claramente como usá-lo. Sem esses materiais, descobrir como configurar e gerenciar os formulários de reserva pode levar um tempo enorme.

Há exceções, mas os desenvolvedores de plugins premium têm muito mais chances de oferecer tutoriais e FAQs completos do que os de versões gratuitas. O custo adicional de uma solução premium se paga rapidamente, porque você não precisa começar a usar o plugin às cegas.

Erro nº 6: plugins de agendamento sem notificações

Um bom plugin de agendamento faz mais do que permitir que os clientes agendem on-line. Você precisa de um plugin que forneça aos clientes todas as informações sobre o agendamento e envie lembretes para que eles cheguem na hora.

As faltas (no-shows) custam tempo e dinheiro. Enviar um lembrete é uma das melhores formas de reduzir o número de clientes que não comparecem aos agendamentos. Um bom plugin de reservas permite enviar essas notificações pelo canal que seus clientes preferem, seja SMS ou e-mail. As notificações também devem poder ser enviadas automática ou manualmente, para que o atendimento aos clientes funcione sem a sua intervenção.

Erro nº 7: não integrar com os aplicativos que você já usa

Todo negócio tem seus próprios sistemas. Pouca gente quer mudá-los da noite para o dia só para acomodar um novo plugin de reservas. Por isso, é uma boa ideia procurar um plugin de reservas que se integre aos aplicativos que você já usa.

Um exemplo comum é usar o Google Calendar ou o calendário do Outlook para gerenciar os agendamentos. São aplicativos populares e ótimos para agendar compromissos. Se você usa um plugin como o Bookly, que se integra a esses calendários, não precisa mudar a sua configuração atual.

Erro nº 8: escolher um plugin que não acompanha as suas necessidades

Um determinado plugin de agendamento pode oferecer o que o seu negócio precisa agora, mas e no futuro? Por exemplo, quando você começa a usar o plugin, pode não se importar em não receber pagamentos on-line. Mas, se o foco do seu negócio mudar e ele passar a funcionar mais on-line, talvez você queira começar a receber pagamentos.

Com muitos plugins de agendamento, você fica preso às funcionalidades que existiam quando o comprou. Para garantir essa flexibilidade no futuro, procure um plugin que ofereça add-ons. Os add-ons ampliam os recursos com funcionalidades específicas. Eles são ótimos porque você não sobrecarrega o seu WordPress com código desnecessário nem paga por soluções que nunca vai usar. Em vez disso, você escolhe exatamente as soluções de que precisa e quando precisa delas.

Erro nº 9: escolher um plugin de agendamento inseguro

Escolher um plugin inseguro pode ter consequências sérias para o seu negócio. Os requisitos de proteção de dados podem ser violados se os dados dos clientes forem perdidos por falhas na configuração do seu site. Se o site cair ou ficar lento por causa de vulnerabilidades do plugin, o resultado inevitável serão reservas e vendas perdidas.

Infelizmente, muitos plugins não são exatamente seguros. Para escolher um plugin de reservas confiável, veja quando ele foi atualizado pela última vez. O ideal é escolher um plugin que tenha recebido atualização nos últimos dois meses. O plugin também deve funcionar na versão mais recente do WordPress. Por fim, avalie a reputação geral do desenvolvedor. Segurança não é algo com que valha a pena arriscar.

Erro nº 10: instalar um plugin de reservas raramente atualizado e com suporte fraco

A frequência com que um plugin é atualizado dá uma ideia de quão seguro ele é. Além disso, você deve escolher um plugin com bom suporte. Uma das desvantagens dos plugins gratuitos é que os desenvolvedores geralmente não têm recursos para oferecer um suporte adequado.

Já os plugins premium podem oferecer um suporte melhor, inclusive respondendo às dúvidas dos clientes. Para quem tem um negócio, ter acesso ao suporte pode ser inestimável. Como os formulários de reserva têm papel central na conversão de interessados em clientes, qualquer problema pode causar sérios transtornos ao negócio.

Erro nº 11: não escolher um plugin com gestão de agenda integrada

Muitos plugins de reservas se concentram apenas em permitir que os clientes agendem on-line. Essa é, sem dúvida, uma função importante, mas é só uma parte do quadro. Igualmente importante é organizar a agenda dos prestadores de serviço ou funcionários que vão realizar o atendimento. Um bom plugin de agendamento simplifica a gestão dos seus agendamentos.

Procure um plugin de agendamento que atualize automaticamente a agenda dos seus funcionários ou prestadores de serviço. Ele deve permitir definir com antecedência os horários em que há profissionais disponíveis para atender. O cliente só conseguirá reservar se o horário coincidir com um horário livre do funcionário ou prestador. Depois, o calendário desses membros da equipe é atualizado automaticamente com a nova reserva.

Ter esse tipo de funcionalidade otimiza as operações do seu negócio. Ela elimina o risco de conflitos de reserva e dispensa a necessidade de manter dois sistemas em paralelo. Também reduz o tempo gasto para gerenciar a agenda da equipe. O resultado é uma gestão de agenda mais eficiente e mais barata.

Erro nº 12: escolher um plugin com recursos básicos insuficientes

Um dos problemas mais comuns dos sites WordPress é o “excesso de plugins”. A frase “tem um plugin para isso” pode ser levada longe demais. O problema geralmente acontece quando os administradores do site adicionam plugins desnecessários demais. A consequência é um site com desempenho pior.

A solução é escolher plugins completos o bastante para atender às suas necessidades. Por exemplo, se você recebe reservas, provavelmente também precisa de uma forma de gerenciar a agenda da sua equipe. Em vez de adicionar um novo plugin só para isso, você pode escolher um plugin de reservas que faça as duas coisas.

Erro nº 13: instalar um plugin pouco adotado

O número de downloads de um plugin é um bom parâmetro para medir a sua confiabilidade. Se um plugin já foi baixado e instalado dezenas ou centenas de milhares de vezes, os eventuais problemas normalmente já foram identificados.

O número de downloads não dá o quadro completo de um plugin, mas serve como uma boa referência. Se estiver em dúvida sobre o plugin que pretende instalar, consulte o diretório de plugins do WordPress para ver quantas outras pessoas escolheram baixá-lo.

Conclusão

O formulário de agendamento é uma etapa-chave na maioria dos funis de vendas de serviços. Por isso, não é algo para escolher de qualquer jeito. Escolha um plugin de reservas que ofereça uma experiência excelente ao cliente e simplifique a gestão dos agendamentos.