13 grootste fouten die ondernemers maken bij het kiezen van een WordPress-plugin voor planning, agenda of afspraken

De juiste oplossing voor online afspraken kan je bedrijf veranderen. Klanten boeken een afspraak wanneer en waar ze maar willen, en tegelijk neemt je administratieve werk flink af. Maar niet alle WordPress-planningsplugins zijn gelijk. WordPress-afsprakenplugins verschillen sterk in functionaliteit, ontwerp en gebruiksgemak. Welke plugin je op je website installeert, is dus geen beslissing om lichtvaardig te nemen.

Met de juiste afsprakenplugin boeken klanten eenvoudig een afspraak en beheer jij die boekingen zonder moeite. De verkeerde boekingsplugin levert gefrustreerde klanten, gemiste boekingen en zelfs ernstige beveiligingsproblemen voor je website op. Om je te helpen de juiste keuze te maken, zetten we de meest gemaakte fouten van ondernemers bij het kiezen van een boekingsplugin op een rij.

Fout 1: planningsplugins die niet mobielvriendelijk zijn

40% van de mensen gebruikt alleen hun smartphone om op internet te zoeken. Sta daar even bij stil. Gebruik je een afsprakenplugin die niet mobielvriendelijk is, dan stuur je mogelijk twee op de vijf klanten weg.

Klanten willen flexibel een afspraak kunnen maken met hun smartphone, dus moet je bedrijf dat kunnen bieden. Run je je bedrijf onderweg (zoals de meeste ondernemers tegenwoordig) of heb je medewerkers of freelancers die op afstand werken, dan is een mobielvriendelijke plugin voor afspraken en planning onmisbaar.

De planning beheren met een plugin die niet voor mobiel is ontworpen, kan bijzonder frustrerend zijn. Kies je een planningsplugin, zorg er dan voor dat die op elk apparaat werkt.

Fout 2: een gratis plugin verkiezen boven een premium plugin

Er zijn veel gratis plugins beschikbaar. Sterker nog: een van de grootste voordelen van WordPress als CMS is juist de toegang tot zo'n gevarieerd aanbod aan plugins. Maar een gratis plugin verkiezen boven een premium plugin kan een schijnbesparing zijn. Dat geldt vooral voor een functie als het boeken van afspraken, die direct gekoppeld is aan de verkoop op je website.

Een gratis plugin die minder gebruiksvriendelijk is of niet alle functies heeft die je klanten nodig hebben, kan je omzet kosten. Denk aan de voordelen van een plugin waarmee je tijdens het boeken een aanbetaling of de volledige betaling kunt ontvangen. Die optie voor je klanten heeft vrijwel zeker direct effect op je cashflow. Gratis plugins bieden dit soort functionaliteit zelden.

Een goede toets is jezelf afvragen wat de gemiddelde klantwaarde over de hele klantrelatie (Average Lifetime Value, ALV) van je klanten is. Lever je een dienst, dan is de opbrengst van één extra klant per maand waarschijnlijk veel hoger dan de kosten van een premium plugin. Tel daarbij het gebruiksgemak op dat een premium plugin biedt bij het beheren van je boekingen, en de keuze voor een betaalde optie is eigenlijk een no-brainer.

Twijfel je over een investering in een betaalde oplossing? Veel ontwikkelaars van premium plugins bieden een gratis versie aan, zodat je de plugin kunt uitproberen voordat je voor de volledige versie kiest. Een gratis versie installeren is een goede test van hoe makkelijk de plugin in gebruik is. Houd er rekening mee dat de premium versie veel meer functies kan hebben dan de gratis versie (daarom is het premium!), maar zo'n test geeft je een goed beeld van hoe de plugin als geheel aanvoelt.

Fout 3: afsprakenplugins die lastig in te stellen zijn

Een van de meest voorkomende redenen om voor een plugin te kiezen, is dat die in theorie makkelijker in te stellen is. Helaas maakt niet elke afsprakenplugin die belofte waar. Kies een afsprakenplugin waarmee je niet hoeft te worstelen.

Bekijk voordat je een afsprakenplugin kiest de instructievideo's of demo's van de ontwikkelaar. Zorg dat je je prettig voelt bij het installatieproces en weet hoe je de belangrijkste functies gebruikt. Zoals hierboven al gezegd, bieden veel premium plugins ook een gratis versie. Twijfel je of het instellen eenvoudig is, download en installeer dan de gratis versie en experimenteer met de beschikbare opties. Weet je zeker dat de afsprakenplugin makkelijk te gebruiken is, dan kun je upgraden naar de premium versie.

Fout 4: een slecht ontworpen afsprakenformulier kiezen

De gebruikerservaring van een afsprakenformulier maakt een groot verschil in het aantal online boekingen dat wordt afgerond. Een verwarrend formulier dat lastig in te vullen is, wordt onvermijdelijk door minder mensen ingevuld.

Je bent waarschijnlijk geen UX-designer, dus hoe beoordeel je de kwaliteit van het afsprakenformulier? Is er een gratis versie van de plugin, zet die dan op je website en vraag vrienden, familie of collega's een testboeking te maken. Let tijdens het invullen op waar ze vastlopen.

Een nog betere test van een boekingsformulier is hoe breed het al gebruikt wordt. Je wilt een boekingsformulier dat door talloze mensen uit alle lagen van de bevolking is uitgeprobeerd. Het formulier van Bookly is door honderdduizenden mensen gebruikt en getest.

Fout 5: een boekingsplugin kiezen zonder FAQ of tutorials

Zorg dat je de informatie hebt om het meeste uit de functies van de boekingsplugin te halen. Kies een plugin met tutorials, stapsgewijze uitleg en een FAQ die duidelijk laten zien hoe je de plugin gebruikt. Zonder zulke hulpmiddelen kost het je ontzettend veel tijd om uit te zoeken hoe je je boekingsformulieren instelt en beheert.

Er zijn uitzonderingen, maar ontwikkelaars van premium plugins bieden veel vaker uitgebreide tutorials en FAQ's dan makers van gratis versies. De extra kosten van een premium oplossing verdien je snel terug, omdat je niet blind hoeft te vliegen wanneer je met je plugin begint.

Fout 6: afsprakenplugins zonder meldingen

Een goede afsprakenplugin doet meer dan klanten online een afspraak laten maken. Je wilt een afsprakenplugin die je klanten alle informatie geeft die ze over de afspraak nodig hebben, plus herinneringen zodat ze op tijd komen.

No-shows kosten zowel tijd als geld. Een herinnering sturen is een van de beste manieren om het aantal klanten dat niet op hun afspraak verschijnt te verminderen. Met een goede boekingsplugin stuur je deze meldingen via het kanaal dat je klanten verkiezen, bijvoorbeeld sms of e-mail. Meldingen moeten bovendien automatisch of handmatig verstuurd kunnen worden, zodat je klantafhandeling volledig vanzelf loopt.

Fout 7: niet koppelen met je bestaande applicaties

Elk bedrijf heeft zijn eigen systemen. Weinig mensen willen die van de ene op de andere dag aanpassen voor een nieuwe boekingsplugin. Zoek daarom liever een boekingsplugin die met je bestaande applicaties kan koppelen.

Een veelvoorkomend voorbeeld is het beheren van je afspraken in Google Calendar of de Outlook-agenda. Dat zijn populaire applicaties die uitstekend werken voor het plannen van afspraken. Gebruik je een plugin als Bookly die met deze agenda-applicaties koppelt, dan hoef je je huidige werkwijze niet te veranderen.

Fout 8: een plugin kiezen die niet met je behoeften meegroeit

Een afsprakenplugin geeft je bedrijf misschien wat je nu nodig hebt, maar hoe zit het met de toekomst? Een voorbeeld: wanneer je de afsprakenplugin net invoert, vind je het misschien prima om geen online betalingen te ontvangen. Maar verlegt je bedrijf de focus en gaat er meer online, dan wil je misschien toch betalingen gaan ontvangen.

Bij veel plugins voor afspraken of planning zit je vast aan de functionaliteit die er was toen je de plugin kocht. Wil je die flexibiliteit in de toekomst houden, zoek dan een plugin met add-ons. Die add-ons breiden de mogelijkheden uit met specifieke functionaliteit. Add-ons zijn handig omdat je WordPress niet belast met overbodige code en niet betaalt voor oplossingen die je nooit gebruikt. Je kiest precies de oplossingen die je nodig hebt, op het moment dat je ze nodig hebt.

Fout 9: een onveilige afsprakenplugin kiezen

Een onveilige plugin kiezen kan ernstige gevolgen hebben voor je bedrijf. Je kunt eisen voor gegevensbescherming schenden als klantgegevens verloren gaan door zwakke plekken in je website. Crasht je website of wordt die trager door kwetsbaarheden in de plugin, dan leidt dat onvermijdelijk tot gemiste boekingen en omzet.

Helaas zijn veel plugins niet bijzonder veilig. Wil je een betrouwbare boekingsplugin kiezen, kijk dan wanneer die voor het laatst is bijgewerkt. Idealiter kies je een plugin die in de afgelopen twee maanden een update heeft gehad. De plugin moet ook werken met de nieuwste versie van WordPress. Kijk tot slot naar de algemene reputatie van de ontwikkelaar. Met beveiliging wil je geen risico nemen.

Fout 10: een boekingsplugin installeren die zelden wordt bijgewerkt en slecht wordt ondersteund

Hoe vaak een plugin wordt bijgewerkt, zegt iets over hoe veilig die is. Daarnaast wil je een plugin met goede support. Een nadeel van gratis plugins is dat de ontwikkelaars meestal niet de middelen hebben om voldoende support te bieden.

Premium plugins kunnen daarentegen meer support bieden, inclusief antwoorden op alle vragen van hun klanten. Als ondernemer is toegang tot support onbetaalbaar. Omdat boekingsformulieren een centrale rol spelen bij het omzetten van geïnteresseerden in betalende klanten, kan elk probleem ernstige gevolgen hebben voor je bedrijf.

Fout 11: geen plugin kiezen met geïntegreerde planning

Veel boekingsplugins richten zich alleen op het online laten plannen van een afspraak door klanten. Dat is zeker een belangrijke functie, maar het is maar een deel van het verhaal. Even belangrijk is het inplannen van de freelancers of medewerkers die de dienst leveren. Een goede planningsplugin maakt het beheren van je afspraken eenvoudiger.

Zoek een afsprakenplugin die het rooster van je medewerkers of freelancers automatisch bijwerkt. Je moet vooraf de tijden kunnen kiezen waarop er medewerkers beschikbaar zijn voor de dienst. De klant kan alleen boeken als dat past in een beschikbaar tijdslot van de medewerker of freelancer. De agenda van die teamleden wordt vervolgens bijgewerkt met de nieuwe boeking.

Met zulke functionaliteit stroomlijn je je bedrijfsvoering. Dubbele boekingen zijn uitgesloten en je hoeft geen twee systemen naast elkaar te gebruiken. Ook kost het minder tijd om de planning van je team te beheren. Het resultaat is een efficiëntere en goedkopere planning.

Fout 12: een plugin kiezen met onvoldoende basisfuncties

Een van de meest voorkomende problemen bij WordPress-websites is 'plugin bloat'. Het idee 'daar is een plugin voor' kan te ver doorschieten. Dit probleem ontstaat meestal doordat webmasters te veel overbodige plugins aan hun website toevoegen. Het gevolg is een tragere website.

De oplossing is plugins kiezen die uitgebreid genoeg zijn voor jouw eisen. Neem je bijvoorbeeld boekingen aan, dan heb je waarschijnlijk ook een manier nodig om de planning van je team te beheren. In plaats van een extra plugin voor die functionaliteit kun je een boekingsplugin kiezen waarmee je allebei doet.

Fout 13: een plugin installeren die weinig wordt gebruikt

Het aantal downloads van een plugin is een goede maatstaf voor de betrouwbaarheid. Is een plugin tienduizenden of honderdduizenden keren gedownload en geïnstalleerd, dan zijn eventuele problemen meestal al aan het licht gekomen.

Het aantal downloads geeft geen volledig beeld van een plugin, maar het is wel een nuttige indicatie. Twijfel je over de plugin die je wilt installeren, kijk dan in de WordPress-plugindirectory hoeveel andere mensen die plugin hebben gedownload.

Conclusie

Een afsprakenformulier is bij de meeste dienstverleners een belangrijke stap in de salesfunnel. Daar wil je dus niet lichtvaardig mee omgaan. Kies een boekingsplugin die je klanten een uitstekende ervaring biedt en het beheren van afspraken eenvoudiger maakt.