Як підвищити відвідуваність записів клієнтами

Дуже прикро, коли клієнт, з яким у вас був запис, скасовує його в останню хвилину. Але розчарування — не єдина шкода від скасувань. Вони ще й забирають ваш час і можливість заробити.

Коли хтось скасовує або переносить запис в останню хвилину, найімовірніше, ви вже не знайдете, ким заповнити це вікно. Тож продуктивність падає, а ви втрачаєте можливість заробити.

У таких ситуаціях ми всі думаємо, як було б чудово, якби ніхто не скасовував і не пропускав записів.

На щастя, є кілька порад, які допоможуть підвищити відвідуваність записів.

Надсилайте нагадування

Можливо, ви дуже зайнята людина й хочете, щоб клієнти поважали ваш час і приходили вчасно. Це справедливо, але важливо памʼятати, що клієнти теж зайняті. Іноді в них стільки справ, що вони просто забувають про запис до вас.

Просте рішення — надсилати нагадування про запис і показати, що ви дбаєте про клієнтів і допомагаєте їм не забути.

Іноді клієнти не приходять навіть після нагадувань. Різні способи підвищити відвідуваність допоможуть зменшити кількість таких випадків. Хоча зазвичай це трапляється ненавмисно, неявок усе одно хочеться позбутися.

Якщо у вас таке буває, найкраще просити клієнтів підтвердити запис електронною поштою або телефоном. Цікаво, як звичайне підтвердження змушує людей відповідальніше ставитися до своїх планів і підвищує відвідуваність.

Зробіть клієнтів відповідальнішими

Є чимало способів зробити клієнтів відповідальнішими. І один із найдієвіших — фінансова відповідальність.

Іншими словами, можна запровадити передоплату за записи. Клієнтам не обовʼязково платити всю суму до зустрічі, але якщо взяти з них частину вартості, вони добре подумають, перш ніж скасувати запис.

Дайте клієнтам стимул прийти

Передоплата частини вартості підвищить відвідуваність, бо клієнти не захочуть втрачати вже сплачені гроші. Але гроші — не завжди достатній стимул, якщо людина дуже хоче чи мусить пропустити запис.

Щоб клієнтам захотілося прийти, постарайтеся дізнатися про них якомога більше. Система онлайн-запису на масаж допоможе персоналізувати обслуговування й заохотити клієнтів приходити. Це не означає стежити за клієнтом чи лякати його надмірною увагою. Просто дізнайтеся більше про його потреби, які можна закрити під час візиту.

Крім того, чудовий спосіб познайомитися ближче — поговорити телефоном перед візитом. Говоріть особисто, виявляйте емпатію й співчуття. А коли зустрінетеся після розмови, запропонуйте рішення проблеми клієнта.

Так ви покажете, що вам не байдуже, і клієнтові захочеться повертатися знову, а неявок стане менше. Такі стратегії вкрай важливі, якщо ви думаєте, як ефективно підвищити відвідуваність.

Висловлюйте вдячність

Вдячність — це не завжди подарунки й гучні жести. Іноді досить сказати «дякую» й показати, що ви справді вдячні.

Є кілька способів показати клієнтам, що ви їх цінуєте.

Найпростіший — особисто подякувати й сказати, наскільки вони важливі для бізнесу.

Деякі компанії надсилають персоналізовані листівки з подякою або рукописні записки. Так клієнти відчувають не лише вдячність, а й свою особливість. А коли ми почуваємося особливими, то намагаємося відповідати тим самим людині, яка нам це дала.
Тож наступного разу клієнти, які отримали записку з подякою, рідше скасовуватимуть запис.

Покажіть клієнтам їхню вигоду

Клієнти записуються до вас, бо у вас є щось цінне, і вони цього хочуть. Але коли розклад шалений, як у більшості з нас, легко недооцінити запис і вибрати щось інше.

Тож саме ви маєте нагадати, скільки користі клієнт отримає, якщо прийде. Ви побачите, що більшість клієнтів зрозуміють: запис дасть їм набагато більше, ніж вони думали.

Залежно від того, як ви це подасте, вони можуть навіть почати з нетерпінням чекати візиту.

Запровадьте систему онлайн-запису

Сьогодні клієнти шукають будь-яку інформацію онлайн. Система онлайн-запису дасть їм контроль. Вони не будуть обмежені варіантами, які може запропонувати фахівець служби підтримки, а зможуть самі вибирати й переносити час.

Крім того, система онлайн-запису робить процес набагато простішим і швидшим. Завдяки гнучкості та зручності для клієнтів такі системи можуть суттєво підвищити відвідуваність. А якщо клієнти бачать усі вільні вікна, перш ніж вибрати зручне, вони рідше пропускатимуть записи — і відвідуваність зросте.

Для фітнес-бізнесу надійний плагін абонементів для фітнесу на WordPress ще більше спростить розклад, допоможе ефективно керувати абонементами й подбає, щоб клієнти не пропускали заняття чи сесії.

Ведіть список очікування

З якоїсь незбагненної причини ми всі хочемо того, чого не маємо. А коли нарешті знаходимо спосіб це отримати, готові чекати. Як не дивно, що довше чекаємо, то бажанішою стає винагорода. Наприклад, ми вступаємо до університету, знаючи, що за кілька років його закінчимо. Багато хто вважає випуск початком нового життя й з нетерпінням на нього чекає. І що ближче випуск, то більше нетерпіння.

Так само й із записами. Коли людина потрапляє до списку очікування, це сигнал, що записатися до вас не так просто й треба стати в чергу, щоб мати шанс потрапити на зустріч.

Ще одна перевага списку очікування — він значно полегшує вашу роботу. Коли хтось скасовує запис, не доведеться шукати заміну: система автоматично запише на це місце наступну людину зі списку.

Будьте пунктуальними

Пунктуальність — одна з найважливіших цінностей у бізнесі.
Якщо ви завжди приходите на зустрічі вчасно й робите саме те, що обіцяли, це показує, що вам не байдужі люди, з якими ви працюєте, і що ви поважаєте їхній час.

Але хотіти дотримуватися розкладу — не те саме, що дотримуватися його. Іноді через непередбачені обставини ви можете не встигнути вчасно. Тож, щоб не розчаровувати клієнтів, закладайте час на такі ситуації, коли плануєте день чи тиждень.

Припустімо, у вас записи йдуть один за одним із 5-хвилинними перервами. А що, як один із клієнтів займе на 10 хвилин більше, ніж ви очікували? У нього можуть бути додаткові питання або нагальні проблеми, які доведеться вирішити. Враховуйте це під час планування й залишайте трохи більше часу між зустрічами, щоб наступному клієнтові не довелося чекати.

Коли клієнти бачать, що точність для вас на першому місці, вони охочіше приходитимуть на записи, бо знають, що їх приймуть вчасно і їхній час не пропаде.

Така стабільність відіграє ключову роль у підвищенні відвідуваності всього розкладу.

Звʼязуйтеся з тими, хто не прийшов

Повідомлення після візиту чудово працюють, коли клієнт прийшов і зустріч відбулася за планом. Але ще кориснішими вони можуть бути для тих, хто не прийшов.

Коли клієнт не прийшов на запис, насамперед зателефонуйте йому й дізнайтеся причину. Якщо він не просто забув і причина серйозна, спробуйте запропонувати допомогу, якщо це можливо. Якщо ні — покажіть, що розумієте ситуацію, і одразу спробуйте перенести зустріч.

Якщо не зробити цього під час дзвінка, повернути клієнта в розклад може бути складно. Найімовірніше, він ще довго забуватиме перенести запис. Якщо клієнт відмовляється записатися просто зараз, запитайте, коли вам зручніше йому зателефонувати.

Покажіть, що ваш час обмежений

Готовність переносити записи — це добре, але в ситуації є й інший бік. Коли клієнт телефонує в останню хвилину, а ви переносите його запис на іншу годину того самого дня чи на наступний день, це посилає хибний сигнал.

Клієнт розуміє, що може змінювати час і дату коли завгодно, бо ви завжди вільні. Але ж це не зовсім так, правда? Ви не завжди вільні — просто намагаєтеся підлаштуватися під його розклад.

Утім, є вихід.
Припустімо, клієнт телефонує й просить перенести запис, бо не зможе прийти завтра зранку. Скажіть, що перенести можна, але тоді доведеться чекати кілька тижнів. Якщо клієнт погодиться, наступного разу він знатиме, що прийти треба.

Якщо клієнт не погоджується на перенесення, можливі 2 варіанти.

Перший — він прийде на початковий запис, знаючи, що наступний буде можливий лише за кілька тижнів.

Другий — він може попросити не переносити, а скасувати запис. Щоб такого не сталося, спершу зрозумійте, навіщо клієнт іде до вас. Наскільки це для нього важливо? Якщо дуже важливо, він, найімовірніше, все одно спробує перенести запис. Якщо не дуже — може й зовсім відмовитися.

Від клієнта можна й відмовитися

Важливо розуміти: ви потрібні клієнтам так само, як вони вам для ведення бізнесу. Якщо клієнт постійно пропускає записи, переносить їх в останню хвилину або спізнюється, оцініть, чи вигідно вам із ним працювати, чи він створює більше проблем.

Клієнт, який завжди переносить запис в останню хвилину й не залишає вам часу знайти іншого, найімовірніше, створює проблеми. Або він навіть не переносить, а просто не приходить, і ви постійно телефонуєте йому, щоб зʼясувати причину й записати на інший час.

Такі клієнти не лише руйнують ваш розклад, а й забирають час у людей, яким справді потрібна ваша допомога. Можливо, комусь терміново потрібен запис, а ви відмовляєте, бо розклад заповнений. Але якщо ви знаєте, що інший клієнт знову не прийде, то можете прийняти термінове звернення.

Чудовий сервіс, щоб клієнти поверталися

Чудовий продукт чи послуга — це завжди дуже важливо. Але вони майже нічого не варті, якщо ви не підтримуєте добрих стосунків із клієнтами.

Якісний клієнтський сервіс показує клієнтам, що ви зважаєте на їхній час і потреби та готові зробити все можливе, щоб вони отримали бажане.

Саме такий сервіс — ключ, якщо ви думаєте, як зробити так, щоб більше клієнтів стабільно приходили на записи.

Ваше завдання — щоб клієнти почувалися важливими й цінними, а їхні проблеми розвʼязувалися якомога швидше. Небагато компаній це вміють, тож якщо ви опануєте цю навичку, то будете серед небагатьох, а клієнти з радістю приходитимуть на записи.

Підсумки

Загалом, щоб підвищити відвідуваність, покажіть клієнтам, що ви — найкращий варіант для них, і дайте їм стимул прийти. Деяким компаніям добре допомагає передоплата, іншим вистачає дружніх нагадувань. Можливо, вам знадобиться і те, і інше. Зʼясуйте, що працює у вашому бізнесі, і не забувайте показувати клієнтам, що ви — найкраще, що вони можуть знайти.