3 Gründe für ein Buchungs-Plugin in der Rechtsberatung

Warum genau sollte eine Kanzlei ein Online-Buchungssystem nutzen? Ganz einfach: Dienstleistungsunternehmen leben von Terminen und Besprechungen – mit Mandanten, Kollegen, gegnerischen Anwälten, Gremien, Ausschüssen und so weiter. Termine sind das Lebenselixier jeder Kanzlei. Sich durch Termine zu arbeiten und von einer Besprechung zur nächsten zu hetzen, ist äußerst mühsam. Genau deshalb braucht eine Kanzlei ein Buchungs-Plugin.

Viele Unternehmen nutzen Buchungs-Plugins in vollem Umfang. Das gilt auch für verschiedene Rechtsdienstleister und Rechtsberatungsfirmen. Sie können ein Buchungs-Plugin nutzen, um Rechtsberatung online anzubieten, Dienstleistungen für kleine Unternehmen zu erbringen, Rechtsschutzversicherungen abzuwickeln und vieles mehr.

Ein Buchungs-Plugin organisiert nicht nur die Abläufe Ihrer Kanzlei, sondern lässt Ihre Mandanten auch selbst wählen, was am besten zu ihnen passt – einschließlich Datum und Uhrzeit für ein Treffen oder eine Online-Rechtsberatung. Auch Sie haben diese Optionen und können zusätzlich anzeigen, welcher Anwalt zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist. Das sind nur einige Gründe. Damit Rechtsdienstleister das Beste aus ihrem Geschäft herausholen, stellen wir drei Gründe vor, warum sie ein Buchungs-Plugin nutzen sollten.

In diesem Artikel geht es um ein WordPress-Buchungs-Plugin mit beeindruckenden Funktionen. Sie erfahren, wie Sie eine WordPress-Website erstellen und das passende Plugin bequem installieren, damit Ihr juristisches Online-Angebot reibungslos und schnell läuft.

Warum ein WordPress-Buchungs-Plugin für Rechtsdienstleistungen wichtig ist

Es gibt viele Gründe, warum Rechtsdienstleister weltweit die im Internet verfügbaren Buchungs-Plugins einsetzen sollten. Vorab ist festzuhalten: Termine vereinbaren, E-Mails beantworten und Anrufe entgegennehmen kostet viel Zeit. Ohne gute Organisation geht bei diesen Aufgaben sogar sehr viel Zeit verloren. Neben dem Zeitaufwand sind diese Verwaltungsaufgaben erwartungsgemäß unproduktiv und mühsam. Genau deshalb sollte Ihre Kanzlei ein Buchungs-Plugin auf ihrer WordPress-Website einsetzen.

1. Manuelle Abläufe entfallen

Das Buchungs-Plugin für WordPress arbeitet vollautomatisch. Viele Verwaltungsaufgaben müssen Mitarbeiter nicht mehr manuell erledigen. Ein automatisiertes System steigert nachweislich die Produktivität in der Verwaltung und ist obendrein bequemer für Mandanten. Buchungen, Besprechungen, Reservierungen und Termine lassen sich zu jeder Tageszeit und auf jedem Gerät des Website-Besuchers erledigen. Bei manueller Erfassung ist es umgekehrt: Gebucht wird nur während der Geschäftszeiten.

2. Automatisierte Einsatzplanung der Mitarbeiter

Das Buchungssystem übernimmt viele Funktionen. In manchen Kanzleien ist ein Teil der Mitarbeiter mit dem Großteil dieser Arbeit beschäftigt, andere stellen dafür eigens Vollzeitkräfte ein. Oft wird der Einfachheit halber ein Mitarbeiter einer bestimmten Buchung zugewiesen. Das Buchungs-Plugin macht die manuelle Zuteilung von Mitarbeitern zu einzelnen Aufgaben überflüssig. Ein gemeinsamer Kalender der Kanzlei auf der Website zeigt, wann ein Mitarbeiter für eine Besprechung verfügbar ist. Zudem benachrichtigt er die Mitarbeiter über neue Buchungen und trägt den Termin in ihren Zeitplan ein.
Auch die Mitarbeiter einer Kanzlei profitieren stark vom Plugin, denn sie können damit Bearbeitungszeiten nachverfolgen. Das ist besonders für Kanzleien mit vielen Abteilungen und Mitarbeitern wichtig. Jede Abteilung kann Termine nun besser nachverfolgen.

3. Wichtige Informationen erfassen

In Dienstleistungsunternehmen geben Kunden viele wichtige Informationen an. Das gilt besonders für Rechtsberatungen, in denen zahlreiche Formulare und Dokumente zwischen Mandanten und Kanzlei ausgetauscht werden. Bei manueller Erfassung steigt die Fehlerquote, weil Mitarbeiter die Angaben der Mandanten eintippen. Ein automatisiertes Buchungs-Plugin dagegen lässt Mandanten ihre Daten selbst eingeben – einschließlich Dokumenten und Fragebögen, die für einen leichten Zugriff abgelegt werden. Das Buchungs-Plugin sorgt für Einheitlichkeit.

WordPress-Website erstellen und Plugins installieren

Wie das Formular ausgefüllt wird, legt jede Kanzlei selbst fest. Dennoch gibt es typische Punkte, auf die Sie bei einem Buchungs-Plugin für Ihre WordPress-Website achten sollten:

• Das Plugin muss mobilfreundlich sein, damit es auf verschiedenen Geräten funktioniert;
• Terminbuchungsformulare müssen Anfragen für verschiedene Zeitfenster innerhalb der Geschäftszeiten annehmen;
• Integration von Zahlungsoptionen;
• Automatische Benachrichtigung der Mandanten über den Status ihrer Buchung, also ob die Buchungsanfrage angenommen oder abgelehnt wurde;
• Ein anpassbarer Kalender, der in jeden Bereich der Website passt;
• Anpassbare Felder, einschließlich Dropdown-Listen, damit Mandanten ihre Buchungen suchen, ansehen und bearbeiten können.

Mit diesen Punkten im Hinterkopf geht es weiter. WordPress ist sehr flexibel und lässt sich um viele Funktionen erweitern. Für Ihre Kanzlei-Website gibt es zahlreiche Plugins. Damit Sie die besten Buchungsfunktionen auf Ihrer WordPress-Website nutzen können, sollten Sie bei der Erstellung Folgendes wissen.

Recherchieren

Bevor Sie ein Plugin auf Ihrer Website einsetzen, recherchieren Sie den Markt gründlich. Das ist wichtig, denn ein Plugin kann eine Website verbessern, sie lahmlegen oder anfällig für Sicherheitsbedrohungen machen. Andere Plugins bleiben schlicht hinter Ihren Erwartungen zurück. Informieren Sie sich außerdem gut über Ihren Hosting-Anbieter und klären Sie, ob er die gewünschten Plugins zulässt.

Zum WordPress-Dashboard wechseln

Melden Sie sich im WordPress-Dashboard Ihrer Website an und klicken Sie im Menü links auf „Plugins“.

Plugin hochladen und installieren

Klicken Sie zur Installation oben auf der Seite auf „Neues Plugin hinzufügen“. Es gibt zwei Wege: Haben Sie das Plugin als .zip-Datei heruntergeladen, laden Sie das Archiv hoch. Oder Sie finden das Plugin über die Suche im Plugin-Verzeichnis.

Bookly

Bookly bietet Kunden, Mitarbeitern und dem gesamten Unternehmen bemerkenswerte Vorteile. Das moderne Plugin eignet sich für Kanzleien in jedem Land, für Gesundheit und Wellness, Fitness und Fitnessstudios, Beauty-Salons und andere professionelle Dienstleistungen.
Frontend und Backend sind elegant gestaltet – damit gehört Bookly zu den wenigen Spitzenreitern unter den Buchungs-Plugins. Es lässt sich sehr einfach anpassen und bedienen, auch ohne Programmier- oder Coding-Kenntnisse. Neben dem responsiven und anpassbaren Design bietet es Kunden und Administratoren verschiedene Ansichten. Die einzigartige Oberfläche erlaubt es jedem Mitarbeiter einer Kanzlei, unterschiedliche Preise und Verfügbarkeiten festzulegen.

Warum Sie Bookly nutzen sollten

Bookly ist mehr als eine Terminplanungs-Software. Es gibt eine kostenlose und eine kostenpflichtige Version. Die kostenpflichtige Version bietet zahlreiche Vorteile: Sie können weitere Add-ons installieren und so zusätzliche Funktionen nutzen. Mit dieser Software für Terminbuchung und -planung ist die Einrichtung Ihrer Website noch einfacher, denn Programmierkenntnisse brauchen Sie nicht. Das Aussehen des Buchungsformulars lässt sich an das Design Ihrer Website und Ihr Branding anpassen. In einer einzigen Oberfläche verwalten Sie Kundenlisten und angebotene Services und versenden E-Mails und SMS.
Neben der Kanzlei und ihren Mandanten bietet Bookly auch den Mitarbeitern zahlreiche Vorteile, darunter:

• Zeitmanagement

Automatisierung hilft, die Arbeitszeit besser einzuteilen: Einfache, kleinere Aufgaben werden automatisiert, während die juristischen Mitarbeiter sich um die eigentliche Arbeit kümmern. Das steigert die Produktivität erheblich und beugt Burnout am Arbeitsplatz vor.

• Keine Unterbrechungen im Arbeitsablauf

Wie lange es dauert, nach einer Ablenkung wieder in die Arbeit zu finden, unterschätzen viele Menschen. Laut einer Studie der University of Irvine braucht ein Mitarbeiter im Schnitt rund 23 Minuten, um zu einer unterbrochenen Aufgabe zurückzukehren. Das zeigt gut, wie sich Anrufe, Terminbuchungen und das Beantworten von E-Mails auswirken. Ständige Ablenkung senkt die Produktivität jedes Mitarbeiters in der Kanzlei, der Aufgaben zu erledigen hat. Tatsächlich führt das Beantworten von durchschnittlich 6 E-Mails pro Arbeitstag zu zweieinhalb Stunden Produktivitätsverlust. Zudem kommt der Mitarbeiter nicht in den Zustand konzentrierten Arbeitens („Deep Work“), in dem er ganz in seiner Aufgabe aufgeht. Insgesamt gewinnt eine Kanzlei mit einem Online-Buchungssystem mehr produktive Zeit.

• Weniger Stress

Unterbrechungen im Arbeitsablauf erhöhen den Stress aller, die Verwaltungsaufgaben und andere Tätigkeiten erledigen. Sie senken die Produktivität, steigern den Stress und setzen Mitarbeiter unter Druck, die mehr Aufwand betreiben müssen, um ihre Aufgaben abzuschließen – am Ende steht wachsende Frustration. Darunter kann auch die Kommunikation mit Mandanten leiden: Buchungen und Termine, die leicht gehen sollten, werden zu einem langwierigen, anstrengenden Prozess.

• Entlastung von Zusatzaufgaben

Auch Rechtsdienstleister für kleine Unternehmen müssen ihre Termine im Blick behalten. Von der Empfangskraft, dem Sekretariat oder anderen für die Terminplanung zuständigen Mitarbeitern wird erwartet, diese Aufgaben manuell zu erledigen und Buchungsbenachrichtigungen zu verschicken.

Mit Bookly läuft dieser Ablauf dagegen vollautomatisch: Sie legen Vorlagen an, die Mandanten per E-Mail oder SMS über den Status ihrer Buchung informieren. Die manuelle Kontaktaufnahme entfällt komplett – das erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter, die sich so stärker anderen Aufgaben widmen können.

Mit einer Online-Buchungssoftware können Ihre Mandanten selbst Informationen zu ihren Terminen für die Online-Rechtsberatung abrufen, sich vorbereiten und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Mit einem WordPress-Buchungs-Plugin wie Bookly geben Sie ihnen einen persönlichen Login für Ihre Website. Damit sehen sie die Liste ihrer gebuchten Termine – mit Name des Service, dem zuständigen Mitarbeiter oder Auftragnehmer, den Kosten und natürlich der Uhrzeit.

Rechtsberatungsfirmen können mit solchen Buchungs-Plugins auch den Antrag auf eine Rechtsschutzversicherung automatisieren. Das gilt für eine Vielzahl von Beratungsfirmen, die Rechtsberatung online anbieten. Ganz gleich, um welche Kanzlei es sich handelt: Termine für eine Online-Rechtsberatung zu vereinbaren war noch nie so einfach.