3 razones para usar un plugin de reservas en servicios jurídicos
¿Por qué un despacho de abogados necesitaría un sistema de reservas online? Lo cierto es que las citas y reuniones son el sustento de los negocios de servicios: reuniones con clientes, colegas, abogados de la parte contraria, tribunales, comités, etc. Las citas son el motor de un despacho. Organizarlas y saltar de una reunión a otra es una tarea muy pesada, y precisamente por eso un despacho necesita un plugin de reservas.
Muchos negocios sacan el máximo partido a los plugins de reservas, y lo mismo ocurre con distintos servicios jurídicos y consultorías legales. Pueden usar un plugin de reservas para ofrecer asesoría jurídica online, prestar servicios a pequeñas empresas, gestionar seguros de defensa jurídica, etc.
Un plugin de reservas no solo gestiona los asuntos de tu despacho: también permite a tus clientes elegir lo que más les conviene, incluida la fecha y la hora en que quieren reunirse o recibir asesoría online. Tú también tienes estas opciones y, además, puedes mostrar qué abogado estará disponible en el horario que les venga bien. Y estas son solo algunas razones. Para sacar el máximo partido a su negocio, estas son tres razones por las que los servicios jurídicos deberían usar un plugin de reservas.
En este artículo hablamos de un plugin de reservas para WordPress con funciones excelentes. También te contamos cómo crear una web con WordPress e instalar cómodamente el plugin necesario para que tu servicio jurídico online funcione al máximo rendimiento.
Importancia de un plugin de reservas para WordPress en los servicios jurídicos
Hay muchas razones por las que los servicios jurídicos de todo el mundo deberían integrar los plugins de reservas disponibles en internet. Antes de entrar en materia, conviene señalar que programar citas, responder emails y atender llamadas consume mucho tiempo. De hecho, si no se gestionan bien, estas tareas hacen perder muchísimo tiempo. Además, son tareas administrativas tan improductivas como laboriosas. Por eso mismo tu despacho debería incorporar un plugin de reservas en su web de WordPress.
1. Elimina los procesos manuales
El plugin de reservas para WordPress está totalmente automatizado y elimina la gestión manual de muchas tareas administrativas por parte de los empleados. Un sistema automatizado suele aumentar la productividad administrativa y, por si fuera poco, resulta más cómodo para los clientes: las reservas, reuniones y citas se pueden hacer a cualquier hora del día y desde cualquier dispositivo. Con los sistemas manuales ocurre lo contrario: solo se reserva en horario laboral.
2. Automatiza la agenda de los empleados
El sistema de reservas se encarga de muchas funciones. De hecho, en algunos despachos se asigna a varios empleados para que se ocupen del grueso de este trabajo, y otros contratan a personal a tiempo completo para estas tareas. A menudo, para simplificar, se asigna un empleado a una reserva concreta. El plugin de reservas elimina la necesidad de asignar empleados a tareas específicas. Un calendario general del servicio jurídico integrado en la web muestra cuándo está disponible cada empleado para programar una reunión. Además, notifica al empleado la nueva reserva y añade la cita a su agenda.
Los empleados de un despacho pueden beneficiarse mucho del plugin, ya que pueden usarlo para controlar los plazos de entrega. Esto es muy importante en despachos con muchos departamentos y empleados: cada departamento puede hacer un mejor seguimiento de sus citas.
3. Obtiene información importante
En los negocios de servicios, los clientes facilitan mucha información importante. Esto es clave en el ámbito jurídico, donde despachos y clientes suelen intercambiar muchos formularios y documentos. En un sistema manual, el margen de error aumenta porque los empleados tienen que introducir los datos de los clientes. Con un plugin de reservas automatizado ocurre lo contrario: los clientes rellenan sus propios datos, incluidos documentos y cuestionarios, que quedan archivados para consultarlos fácilmente. El plugin de reservas aporta coherencia.
Cómo crear una web con WordPress e instalar los plugins
Cada despacho debe decidir cómo se rellena el formulario. Aun así, hay aspectos comunes que conviene buscar en un plugin de reservas para tu web de WordPress:
- El plugin tiene que estar adaptado a móviles para que se pueda usar desde distintos dispositivos;
- Los formularios de reserva de citas deben aceptar solicitudes de clientes en distintas franjas horarias dentro del horario comercial;
- Integración de opciones de pago;
- Notificación automática a los clientes sobre el estado de su reserva, es decir, si su solicitud se ha aceptado o rechazado;
- Un calendario personalizable que encaje en cualquier parte de la web;
- Campos personalizables, incluidas listas desplegables, para que los clientes busquen, consulten y editen sus reservas.
Con estos puntos en mente, puedes dar el siguiente paso. WordPress es muy flexible y permite añadir múltiples funcionalidades. Hay numerosos plugins que puedes usar en la web de tu despacho. Para disponer de funciones de reserva excelentes en tu web de WordPress, esto es lo que debes saber al crearla.
Investiga
Antes de añadir un plugin a tu web, investiga a fondo el mercado. Es fundamental, porque un plugin puede mejorar tu web, romperla o hacerla vulnerable a amenazas de seguridad. Otros plugins, simplemente, no estarán a la altura de tus expectativas. Además, conoce bien a tu proveedor de hosting y averigua si permite añadir los plugins que quieres instalar.
Ve al escritorio de WordPress
Inicia sesión en el escritorio de WordPress de tu web y haz clic en la pestaña «Plugins» del menú de la izquierda de la pantalla.
Sube e instala el plugin
Para instalarlo, haz clic en «Añadir nuevo», en la parte superior de la página. Puedes hacerlo de dos formas: subiendo el archivo, si has descargado la copia en .zip, o buscando el plugin en el repositorio con el buscador.
Bookly
Bookly ofrece ventajas notables para los clientes, los empleados y todo el negocio. Es un plugin moderno que se adapta a despachos de abogados de cualquier país, a negocios de salud y bienestar, fitness y gimnasios, peluquería y belleza, y a otros servicios profesionales.
Su frontend y su backend tienen un diseño elegante que lo sitúa entre los pocos plugins de reservas de primer nivel. Es muy fácil de personalizar y usar, incluso para quienes no son programadores ni saben programar. Además de ser adaptable y personalizable, ofrece varias vistas a clientes y administradores. Cuenta con una interfaz única que permite a cada empleado del departamento jurídico configurar distintos precios y disponibilidades.
Por qué deberías usar el plugin Bookly
Bookly es más que un software de agenda. Tiene versión gratuita y de pago, y la de pago ofrece numerosas ventajas: permite instalar más add-ons con funciones adicionales. Con este software de citas y agenda para negocios, configurar tu web es aún más fácil, porque no necesitas saber programar. Puedes editar el aspecto del formulario de reserva para que encaje con el diseño de tu web y tu marca. Desde una sola interfaz gestionas la lista de clientes y los servicios que ofreces, y envías emails y SMS.
Además de al despacho y a sus clientes, Bookly aporta numerosas ventajas a los empleados:
- Gestión del tiempo
La automatización ayuda a gestionar el tiempo de trabajo: las tareas más sencillas y pequeñas se automatizan, mientras que el personal jurídico se ocupa del trabajo principal. Esto contribuye mucho a aumentar la productividad y a reducir el agotamiento laboral.
- Menos interrupciones en el trabajo
Mucha gente subestima el tiempo que se tarda en retomar el trabajo tras una distracción. Un estudio de la Universidad de Irvine mostró que un empleado tarda de media unos 23 minutos en volver a una tarea interrumpida. Esto da una buena idea del efecto de atender llamadas, reservar citas y responder emails. Las distracciones constantes reducen la productividad de cualquier profesional del servicio jurídico que tenga tareas pendientes. De hecho, responder a una media de 6 emails durante la jornada supone perder dos horas y media de productividad. Además, el empleado se ve privado del trabajo profundo, ese estado de concentración total en la tarea. En general, un despacho o empresa de servicios jurídicos gana tiempo productivo al adoptar un sistema de reservas online.
- Menos estrés
Las interrupciones aumentan el estrés de quien se ocupa de las tareas administrativas y otras labores. Interrumpir el trabajo reduce la productividad, aumenta el estrés y presiona más a los empleados, que tienen que esforzarse más para terminar sus tareas, lo que acaba generando más frustración. La comunicación con los clientes puede resentirse, y la reserva de citas, que debería ser sencilla, se convierte en un proceso más largo y pesado.
- Menos tareas adicionales
Los servicios jurídicos para pequeñas empresas necesitan llevar el control de sus citas. Normalmente, el recepcionista, el secretario u otro empleado encargado de programar las reservas tiene que hacerlo a mano y, además, enviar las notificaciones.
Con Bookly, en cambio, este proceso se automatiza por completo gracias a plantillas que informan a los clientes del estado de su reserva por email o SMS. Así desaparece por completo el contacto manual con los clientes y el trabajo de los empleados se simplifica, porque pueden dedicarse a otras tareas.
Con un software de reservas online, tus clientes pueden consultar por sí mismos la información de sus citas para recibir asesoría jurídica online, prepararse y hacer cambios si lo necesitan. Con un plugin de reservas para WordPress como Bookly, puedes darles un acceso personal a tu web. Con sus datos de acceso pueden ver la lista de sus citas programadas, con el nombre del servicio, el empleado o colaborador que la atenderá, el precio y, por supuesto, la hora.
Con plugins de reservas tan potentes, una consultoría legal puede automatizar el proceso de solicitud de un seguro de defensa jurídica. Y lo mismo vale para muchas otras consultorías que ofrecen asesoría jurídica online. Sea cual sea el despacho, conseguir asesoría jurídica online nunca había sido tan fácil.
