3 raisons d’utiliser un plugin de réservation pour les services juridiques

Pourquoi un cabinet juridique aurait-il besoin d’un système de réservation en ligne ? Tout simplement parce que les rendez-vous et les réunions font vivre les entreprises de services : réunions avec des clients, des confrères, des avocats de la partie adverse, des commissions, des comités, etc. Les rendez-vous sont le moteur des cabinets juridiques. Jongler entre les rendez-vous et enchaîner les réunions est une tâche très fastidieuse. C’est précisément pour cela qu’un cabinet juridique a tout intérêt à adopter un plugin de réservation.

De nombreuses entreprises tirent pleinement parti d’un plugin de réservation. C’est aussi le cas de différents services juridiques et cabinets de conseil juridique. Ils peuvent s’en servir pour proposer une aide juridique en ligne, accompagner les petites entreprises ou encore gérer des assurances de protection juridique.

Un plugin de réservation ne se contente pas de gérer les affaires de votre cabinet : il permet à vos clients de choisir ce qui leur convient le mieux, y compris la date et l’heure du rendez-vous ou de la prestation juridique en ligne. Vous disposez vous aussi de ces options et pouvez même indiquer quel avocat sera disponible au créneau qui leur convient. Et ce ne sont là que quelques exemples. Pour tirer le meilleur parti de leur activité, voici trois raisons pour lesquelles les services juridiques ont besoin d’un plugin de réservation.

Cet article présente un plugin de réservation WordPress aux fonctionnalités remarquables. Vous y verrez aussi comment créer un site WordPress et installer sans difficulté le plugin nécessaire pour faire tourner votre service juridique en ligne de façon optimale.

L’importance d’un plugin de réservation WordPress pour les services juridiques

Les services juridiques du monde entier ont de nombreuses raisons d’intégrer les plugins de réservation disponibles sur Internet. Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons que planifier des rendez-vous, répondre aux emails et prendre les appels téléphoniques prend énormément de temps. Mal gérées, ces tâches font perdre beaucoup de temps. En plus d’être chronophages, ces tâches administratives sont, comme on peut s’y attendre, improductives et pénibles. C’est exactement pour ces raisons que votre cabinet doit intégrer un plugin de réservation à son site WordPress.

1. Supprimer les processus manuels

Le plugin de réservation sur WordPress est entièrement automatisé. Il supprime la gestion manuelle de nombreuses tâches administratives par les employés. Un système automatisé augmente la productivité administrative et, cerise sur le gâteau, offre plus de confort aux clients. Les réservations, réunions et rendez-vous peuvent être pris à toute heure de la journée, depuis n’importe quel appareil de l’utilisateur du site. C’est tout l’inverse des systèmes de saisie manuelle, où les réservations ne se font que pendant les heures de bureau.

2. Automatiser le planning des employés

Le système de réservation assure de nombreuses fonctions. Certaines entreprises chargent plusieurs employés de gérer l’essentiel de ce travail, d’autres recrutent du personnel à temps plein pour ces tâches. Souvent, un employé est affecté à une réservation précise pour plus de simplicité. Le plugin de réservation supprime cette affectation d’employés à des tâches spécifiques. Un calendrier général du service juridique, intégré au site, indique les créneaux où un employé est disponible pour un rendez-vous. Il prévient ensuite l’employé de la nouvelle réservation et ajoute le rendez-vous à son planning.
Les employés d’un cabinet juridique peuvent beaucoup gagner à utiliser le plugin, car ils peuvent s’en servir pour suivre les délais de traitement. C’est essentiel pour les cabinets comptant de nombreux départements et collaborateurs. Chaque département peut désormais mieux assurer le suivi des rendez-vous.

3. Recueillir les informations importantes

Dans les entreprises de services, les clients transmettent de nombreuses informations importantes. C’est d’autant plus vrai dans le domaine juridique, où de nombreux formulaires et documents s’échangent entre les clients et les cabinets de conseil. Avec un système manuel, le risque d’erreur augmente, puisque ce sont les employés qui saisissent les informations des clients. C’est l’inverse avec un plugin de réservation automatisé : les clients renseignent eux-mêmes leurs coordonnées, remplissent les documents et questionnaires, qui sont ensuite archivés pour un accès facile. Le plugin de réservation garantit ainsi la cohérence des données.

Créer un site WordPress et installer les plugins

C’est au cabinet de déterminer comment le formulaire doit être rempli. Il existe néanmoins des points communs à rechercher dans un plugin de réservation pour votre site WordPress :

• le plugin doit être adapté aux mobiles pour être accessible depuis différents appareils ;
• les formulaires de prise de rendez-vous doivent accepter les demandes des clients sur différents créneaux pendant les heures d’ouverture ;
• l’intégration d’options de paiement ;
• la notification automatique des clients sur le statut de leur réservation, c’est-à-dire l’acceptation ou le refus de leur demande ;
• un calendrier personnalisable qui s’intègre à n’importe quelle partie du site ;
• des champs personnalisables, y compris des listes déroulantes, pour permettre aux clients de rechercher, consulter et modifier leurs réservations.

Avec ces points en tête, vous pouvez passer à l’étape suivante. WordPress est très flexible et permet à ses utilisateurs d’ajouter de multiples fonctionnalités. De nombreux plugins peuvent être utilisés sur le site de votre cabinet. Pour profiter de fonctions de réservation remarquables sur un site WordPress, voici ce qu’il faut savoir au moment de créer votre site.

Faites des recherches

Avant d’ajouter un plugin à votre site, étudiez le marché en profondeur. C’est indispensable, car un plugin peut améliorer un site, le casser ou l’exposer à des menaces de sécurité. D’autres plugins ne seront tout simplement pas à la hauteur de vos attentes. Renseignez-vous aussi sur votre hébergeur et vérifiez qu’il autorise l’ajout des plugins que vous voulez installer.

Accédez à votre tableau de bord WordPress

Connectez-vous au tableau de bord WordPress de votre site et cliquez sur l’onglet « Extensions » dans le menu à gauche de l’écran.

Téléversez et installez votre plugin

Pour l’installer, cliquez sur le bouton « Ajouter » en haut de la page. Deux options s’offrent à vous : téléverser l’archive si vous avez téléchargé le fichier .zip, ou utiliser la recherche pour trouver le plugin dans le répertoire officiel.

Bookly

Bookly offre des avantages remarquables aux clients, aux employés et à l’ensemble de l’entreprise. C’est un plugin moderne qui convient aux cabinets juridiques de tous les pays, aux secteurs de la santé et du bien-être, du fitness et des salles de sport, de la coiffure et de la beauté, ainsi qu’à d’autres services professionnels.
Son front-end et son back-end au design soigné le placent parmi les rares meilleurs plugins de réservation. Il est très facile à personnaliser et à utiliser, même pour les personnes qui ne savent pas programmer. En plus d’être responsive et personnalisable, il offre plusieurs vues aux clients comme aux administrateurs. Son interface unique permet à chaque collaborateur du service juridique de définir différents tarifs et modes de disponibilité.

Pourquoi utiliser le plugin Bookly

Bookly est bien plus qu’un logiciel de planification. Il existe en version gratuite et en version payante. La version payante offre de nombreux avantages : elle permet d’installer davantage d’add-ons pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires. Avec ce logiciel de prise de rendez-vous et de planification, la configuration de votre site est encore plus simple, car vous n’avez pas besoin de connaissances en programmation. L’apparence du formulaire de réservation peut être modifiée pour s’accorder au design de votre site et à votre image de marque. Une seule interface vous permet de gérer la liste des clients et les services proposés, mais aussi d’envoyer des emails et des SMS.
Au-delà du cabinet et de sa clientèle, Bookly apporte de nombreux avantages aux employés, notamment :

• La gestion du temps

L’automatisation aide à mieux gérer le temps passé au travail : les tâches plus simples et plus petites sont automatisées, tandis que le personnel juridique se consacre aux tâches essentielles. Cela contribue largement à augmenter la productivité et à réduire l’épuisement professionnel.

• Moins d’interruptions dans le travail

Beaucoup de gens sous-estiment le temps nécessaire pour se remettre au travail après avoir été interrompu. Une étude de l’Université d’Irvine a montré qu’il faut en moyenne environ 23 minutes à un employé pour reprendre une tâche interrompue. Cela illustre bien l’effet des appels, des prises de rendez-vous et des réponses aux emails. Les interruptions constantes réduisent la productivité de tout collaborateur du service juridique qui a des tâches à accomplir. En fait, répondre en moyenne à 6 emails au cours d’une journée de travail entraîne une perte de productivité de deux heures et demie. De plus, l’employé est privé de travail en profondeur, cet état d’engagement total dans la tâche en cours. Globalement, un service ou un cabinet juridique gagnera du temps productif en adoptant un système de réservation en ligne.

• Moins de stress

Les interruptions augmentent le stress des personnes chargées des tâches administratives et des autres opérations. Elles réduisent la productivité, font monter le stress et mettent davantage de pression sur les employés, qui doivent redoubler d’efforts pour terminer leurs tâches, ce qui finit par générer encore plus de frustration. Les échanges avec les clients peuvent en pâtir, et la prise de rendez-vous, qui devrait être simple, devient un processus long et éprouvant.

• Moins de tâches supplémentaires

Les services juridiques pour petites entreprises doivent suivre leurs rendez-vous. La réceptionniste, la secrétaire ou tout autre employé chargé des réservations doit alors s’en occuper manuellement et envoyer aussi les notifications de réservation.

Avec Bookly, en revanche, cette procédure est entièrement automatisée grâce à des modèles qui informent les clients du statut de leur réservation par email ou SMS. La prise de contact manuelle avec les clients disparaît complètement, ce qui simplifie la vie des employés, qui peuvent se consacrer à d’autres tâches.

Avec un logiciel de réservation en ligne, vos clients sont encouragés à consulter eux-mêmes les informations sur leurs rendez-vous d’aide juridique en ligne, à s’y préparer et à apporter des modifications si nécessaire. Avec un plugin de réservation WordPress comme Bookly, vous pouvez leur donner un accès personnel à votre site. Grâce à leurs identifiants, ils peuvent consulter la liste de leurs rendez-vous prévus : le nom du service, l’employé ou le prestataire qui s’en chargera, le prix et, bien sûr, l’heure.

Un cabinet de conseil juridique peut automatiser les demandes d’assurance de protection juridique grâce à d’excellents plugins de réservation comme celui-ci. Cela vaut pour un large éventail de cabinets proposant une aide juridique en ligne. Quel que soit le domaine du droit, obtenir un conseil juridique en ligne n’a jamais été aussi simple.