3 redenen om een boekingsplugin te gebruiken voor juridische dienstverlening

Waarom zou een juridische praktijk eigenlijk een online boekingssysteem gebruiken? Dienstverleners draaien nu eenmaal op afspraken en overleggen: met cliënten, collega's, de advocaat van de tegenpartij, panels, commissies enzovoort. Afspraken zijn de levensader van een juridische praktijk. Afspraken bijhouden en van het ene overleg naar het andere rennen is bijzonder tijdrovend. Precies daarom heeft een juridische praktijk een boekingsplugin nodig.

Veel bedrijven halen volop voordeel uit een boekingsplugin. Dat geldt ook voor allerlei juridische dienstverleners en juridische adviesbureaus. Zij kunnen een boekingsplugin gebruiken om online juridische hulp te bieden, diensten te verlenen aan kleine bedrijven, rechtsbijstandsverzekeringen af te handelen enzovoort.

Een boekingsplugin regelt niet alleen de zaken van je juridische praktijk, maar laat je cliënten ook kiezen wat hun het beste uitkomt, inclusief de datum en tijd waarop ze willen afspreken of online juridische hulp willen krijgen. Die opties heb jij ook, en je kunt bovendien laten zien welke advocaat beschikbaar is op het tijdstip dat hun uitkomt. En dat zijn nog maar een paar redenen. Hieronder lees je drie redenen waarom juridische dienstverleners een boekingsplugin nodig hebben om het meeste uit hun markt te halen.

In dit artikel bespreken we een WordPress-boekingsplugin met uitstekende functies. Je leest hoe je een WordPress-website maakt en zonder moeite de juiste plugin installeert, zodat je online juridische dienstverlening optimaal draait.

Het belang van een WordPress-boekingsplugin voor juridische dienstverlening

Er zijn veel redenen waarom juridische dienstverleners wereldwijd een van de beschikbare boekingsplugins zouden moeten gebruiken. Voordat we op de hoofdpunten ingaan: afspraken plannen, e-mails beantwoorden en telefoontjes aannemen kost veel tijd. Sterker nog, zonder goede organisatie gaat er met deze taken veel tijd verloren. Bovendien zijn deze administratieve taken, zoals te verwachten, weinig productief en arbeidsintensief. Precies daarom moet je juridische praktijk een boekingsplugin op haar WordPress-website gebruiken.

1. Geen handmatige processen meer

De boekingsplugin in WordPress is volledig geautomatiseerd. Medewerkers hoeven een reeks administratieve taken niet meer handmatig uit te voeren. Een geautomatiseerd systeem verhoogt de administratieve productiviteit en is bovendien handiger voor cliënten. Boekingen, overleggen, reserveringen en afspraken kunnen op elk moment van de dag worden gemaakt, op elk apparaat dat de bezoeker van de site bij de hand heeft. Bij handmatige systemen is het omgekeerd: daar wordt alleen tijdens werktijden geboekt.

2. Automatische roosters voor medewerkers

Het boekingssysteem neemt veel functies over. Sommige kantoren laten een aantal medewerkers het grootste deel van dit werk doen, andere nemen er zelfs fulltime personeel voor aan. Vaak wordt voor het gemak een medewerker aan een bepaalde boeking gekoppeld. De boekingsplugin maakt het toewijzen van medewerkers aan specifieke taken overbodig. Een gezamenlijke agenda van het kantoor op de website laat zien wanneer een medewerker beschikbaar is voor een afspraak. Ook krijgt de medewerker een melding van de nieuwe boeking en wordt de afspraak aan zijn rooster toegevoegd.
Medewerkers van een advocatenkantoor hebben veel aan de plugin, omdat ze er de doorlooptijd mee kunnen bijhouden. Dat is vooral belangrijk voor kantoren met veel afdelingen en medewerkers. Elke afdeling kan afspraken nu beter opvolgen.

3. Belangrijke informatie verzamelen

Bij dienstverleners geven klanten veel belangrijke informatie door. Dat geldt zeker voor juridische dienstverlening, waar cliënten en juridische adviesbureaus doorgaans veel formulieren en documenten uitwisselen. In een handmatig systeem neemt de kans op fouten toe, omdat medewerkers de gegevens van cliënten zelf invoeren. Bij een geautomatiseerde boekingsplugin is het omgekeerd: cliënten vullen hun gegevens zelf in, inclusief documenten en vragenlijsten, die overzichtelijk worden opgeslagen. Zo zorgt de boekingsplugin voor consistentie.

Een WordPress-website maken en de plugins installeren

De juridische praktijk bepaalt zelf hoe het formulier wordt ingevuld. Toch zijn er een paar dingen waar je bij een boekingsplugin voor je WordPress-site altijd op moet letten:

• de plugin is mobielvriendelijk en werkt op meerdere apparaten;
• het afsprakenformulier accepteert verzoeken van cliënten voor verschillende tijdsloten binnen de openingstijden;
• betaalmogelijkheden zijn geïntegreerd;
• cliënten krijgen automatisch een melding over de status van hun boeking, dus of hun boekingsverzoek is geaccepteerd of afgewezen;
• een aanpasbare agenda die in elk deel van de site past;
• aanpasbare velden, inclusief keuzelijsten, zodat cliënten hun boekingen kunnen zoeken, bekijken en wijzigen.

Met deze punten in je achterhoofd ga je verder. WordPress is heel flexibel en laat je veel functionaliteit toevoegen. Er zijn talloze plugins die je op je juridische website kunt gebruiken. Wil je uitgebreide boekingsfuncties op je WordPress-website, dan moet je het volgende weten bij het opzetten van je site.

Doe onderzoek

Doe grondig marktonderzoek voordat je een plugin op je website zet. Dat is belangrijk, want een plugin kan je site verbeteren, maar ook laten crashen of kwetsbaar maken voor beveiligingsrisico's. Andere plugins voldoen simpelweg niet aan je verwachtingen. Ken daarnaast je hostingprovider goed en ga na of die de plugins toestaat die je wilt installeren.

Ga naar je WordPress-dashboard

Log in op het WordPress-dashboard van de site en klik in het menu links op het tabblad 'Plugins'.

Upload en installeer je plugin

Klik om te installeren bovenaan de pagina op 'Nieuwe plugin'. Dat kan op twee manieren: je uploadt het archief als je het .zip-bestand hebt gedownload, of je zoekt de plugin via het zoekveld in de pluginrepository.

Bookly

Bookly biedt opvallende voordelen voor klanten, medewerkers en het hele bedrijf. Het is een moderne plugin die past bij juridische praktijken in elk land, bij gezondheid en welzijn, fitness en sportscholen, kappers en schoonheidssalons en bij andere professionele diensten.
De front-end en back-end zijn strak ontworpen, waardoor Bookly bij de kleine groep beste boekingsplugins hoort. Bookly is heel eenvoudig aan te passen en te gebruiken, ook voor wie geen programmeur is of niet kan coderen. Naast de responsieve en aanpasbare opzet hebben klanten en beheerders toegang tot meerdere weergaven. Dankzij een unieke interface kan elke medewerker van een juridische afdeling eigen prijzen en beschikbaarheid instellen.

Waarom je de Bookly-plugin zou moeten gebruiken

Bookly is meer dan software voor planning. Er is een gratis en een betaalde versie. De betaalde versie heeft veel voordelen: je kunt er meer add-ons in installeren voor extra functies. Met deze software voor afspraken en planning is het instellen van je website nog eenvoudiger, want je hoeft geen verstand te hebben van programmeercode. Je kunt het uiterlijk van het boekingsformulier aanpassen aan het ontwerp van je website en je huisstijl. Je beheert klantenlijsten en aangeboden diensten en verstuurt e-mails en sms'jes vanuit één interface.
Naast de juridische praktijk en haar cliënten heeft Bookly ook veel voordelen voor medewerkers:

• Timemanagement

Automatisering helpt bij het indelen van de tijd op het werk. Eenvoudige, kleine taken kunnen worden geautomatiseerd, terwijl de juridische medewerkers zich op het hoofdwerk richten. Dat verhoogt de productiviteit flink en vermindert de kans op burn-out op de werkvloer.

• Geen onderbrekingen in de workflow

Veel mensen onderschatten hoeveel tijd het kost om na een onderbreking weer in je werkritme te komen. Uit onderzoek van de University of Irvine bleek dat een medewerker gemiddeld zo'n 23 minuten nodig heeft om terug te keren naar een onderbroken taak. Dat geeft een goed beeld van het effect van telefoontjes aannemen, afspraken inplannen en e-mails beantwoorden. Voortdurende afleiding verlaagt de productiviteit van iedere juridische medewerker met taken op zijn bord. Sterker nog: gemiddeld 6 e-mails beantwoorden op een werkdag kost tweeënhalf uur aan productiviteit. Bovendien komt de medewerker niet toe aan deep work, de toestand waarin je volledig opgaat in je werk. Over het algemeen wint een juridisch bedrijf of kantoor meer productieve tijd met een online boekingssysteem.

• Minder stress

Onderbrekingen in de workflow verhogen de stress bij wie administratieve taken en ander werk uitvoert. Een onderbroken workflow verlaagt de productiviteit, verhoogt de stress en zet meer druk op medewerkers, die zich extra moeten inspannen om hun taken af te ronden, met uiteindelijk meer frustratie als gevolg. Het contact met cliënten kan eronder lijden, en een boeking of afspraak die eenvoudig had moeten zijn, wordt een langer en zwaarder proces.

• Minder extra taken

Juridische dienstverleners voor kleine bedrijven moeten hun afspraken bijhouden. Van de receptionist, secretaresse of andere medewerker die boekingen inplant, wordt verwacht dat die dit handmatig doet en ook de boekingsmeldingen verstuurt.

Met Bookly is dit proces volledig geautomatiseerd: je maakt sjablonen die cliënten via e-mail of sms informeren over de status van hun geplande boeking. Het handmatig benaderen van klanten verdwijnt helemaal, wat het werk voor medewerkers makkelijker maakt, want zij kunnen meer aandacht aan andere taken besteden.

Met online boekingssoftware zoeken je cliënten zelf de informatie over hun afspraken op om online juridische hulp te krijgen, de nodige voorbereidingen te treffen en zo nodig wijzigingen door te voeren. Met een WordPress-boekingsplugin als Bookly geef je ze een persoonlijke login voor je website. Met hun eigen inloggegevens bekijken ze de lijst met geplande afspraken, inclusief de naam van de dienst, de medewerker of freelancer die de afspraak verzorgt, de kosten en natuurlijk de tijd.

Juridische adviesbureaus kunnen met zulke goede boekingsplugins ook het aanvragen van een rechtsbijstandsverzekering automatiseren. Dat geldt voor een breed scala aan adviesbureaus die online juridische hulp bieden. Welke juridische praktijk je ook hebt: afspraken plannen voor online juridisch advies was nog nooit zo eenvoudig.