法律服務使用預約外掛的 3 個理由
法律事務所為什麼需要使用線上預約系統？事實上，服務型企業的生計就建立在預約與會議上——無論是與客戶、同事、對造律師、審議小組還是委員會開會。預約是法律事務所的命脈。在一個又一個預約和會議之間來回奔波，是非常繁瑣的工作。這正是法律事務所需要導入預約外掛的原因。
許多企業都充分利用預約外掛，各種法律服務與法律顧問事務所也是如此。這些法律服務可以利用預約外掛提供線上法律協助、為小型企業提供服務，以及處理法律費用保險等業務。
預約外掛不只能管理您事務所的各項事務，還能讓客戶選擇最適合自己的安排，包括想要會面或取得線上法律服務的日期與時間。您同樣可以使用這些選項，並進一步顯示在客戶方便的時段有空的律師是哪一位。不過，這些只是其中幾個理由。為了讓法律服務在業務上發揮最大效益，以下是法律服務需要使用預約外掛的三個理由。
本文介紹一款功能出色的 WordPress 預約外掛。想讓線上法律服務以最佳效率運作，您會想知道如何建立 WordPress 網站並順利安裝所需外掛。
WordPress 預約外掛對法律服務的重要性
世界各地的法律服務有許多理由需要整合網路上現成的預約外掛。在進入重點之前，值得一提的是，安排預約、回覆 email 和接聽電話都非常耗時。事實上，如果管理不當，處理這些工作會浪費大量時間。除了耗時之外，這些行政工作也一如預期地缺乏生產力又費力。這正是您的事務所必須在 WordPress 網站上導入預約外掛的原因。
1. 免除人工流程
WordPress 上的預約外掛完全自動化，免除了員工以人工處理多項行政工作。自動化系統確實能提升行政效率，更重要的是，它也為客戶帶來更多便利。網站使用者可以在一天中的任何時間、用手邊的任何裝置完成預訂、會議安排和預約。人工登記系統則恰恰相反，只能在營業時間內預約。
2. 員工排程自動化
預約系統要處理許多功能。事實上，有些事務所會指派一些員工處理系統中的大部分工作，也有些會聘請專人全職處理。為了方便，通常會指派某位員工負責某筆預約。預約外掛免除了把員工分派到特定工作的需要。整合在網站上的法律服務總行事曆，能顯示員工何時可以安排會議。它還會通知員工有新的預約，並把預約加入他們的排程。
法律事務所的員工可以利用這套系統追蹤服務交付時間，從中獲益良多。這對擁有許多部門與人員的法律事務所來說非常重要。現在每個部門都更能掌握並跟進預約。
3. 取得重要資訊
在服務型企業中，客戶會提供許多重要資訊。在法律服務中也是如此，客戶與法律顧問事務所之間通常會交換許多表格和文件。在人工系統中，由員工輸入客戶資訊，出錯的機率會提高。自動化預約外掛則相反，它讓客戶自行填寫資料，包括填寫文件、問卷並歸檔以便取用。預約外掛有助於維持資料的一致性。
建立 WordPress 網站並安裝外掛
事務所必須自行決定表單的填寫方式。儘管如此，為 WordPress 網站挑選預約外掛時，仍有一些共通的條件需要留意，包括：
- 外掛必須支援行動裝置，讓使用者能透過多種裝置存取；
- 預約表單必須能在營業時間內接受客戶對不同時段的預約申請；
- 整合付款選項；
- 自動通知客戶預約狀態，也就是預約申請被接受或拒絕；
- 可自訂的行事曆，能放在網站的任何位置；
- 可自訂欄位，包括下拉選單，讓客戶搜尋、預覽和編輯自己的預約。
記住這些重點後，就可以進一步行動了。WordPress 非常靈活，讓使用者可以加入多種功能。您的法律網站有大量外掛可以使用。若想在 WordPress 網站上使用出色的預約功能，建立網站時您必須了解以下事項。
做好研究
在網站上加入外掛之前，請先對市場做充分的研究。這點非常重要，因為外掛可能改善網站，也可能讓網站壞掉，或使網站面臨安全威脅。有些外掛則根本達不到您的期望。此外，也要充分了解您的主機服務商，確認它是否允許安裝您想要的外掛。
前往 WordPress 控制台
登入網站的 WordPress 控制台，點選畫面左側選單中的「外掛」。
上傳並安裝外掛
若要安裝，請點選頁面上方的「安裝外掛」。有兩種方式：如果您已下載外掛的 .zip 檔，可以上傳壓縮檔；或者，也可以透過搜尋，從官方外掛目錄找到並安裝外掛。
Bookly
Bookly 為客戶、員工和整個企業帶來顯著的好處。這是一款現代化外掛，適合任何國家的法律事務所、健康與養生、健身房、美髮與美容，以及其他專業服務。
它的前台與後台設計精美，讓它躋身少數頂尖預約外掛之列。即使是非程式設計師、沒有寫程式技能的人，也能輕鬆自訂與使用。除了響應式設計和可自訂的特性外，客戶與管理員還能使用多種檢視方式。它配備獨特的介面，讓法律服務部門的每位人員都能設定不同的價格與可預約時段。
為什麼您應該使用 Bookly 外掛
Bookly 不只是一款排程外掛軟體。它提供免費與付費版本，使用付費版有許多好處。付費版可以安裝更多 add-on，使用額外功能。有了這套預約與排程業務軟體，設定網站更加容易，因為您不需要懂程式碼。網站上預約表單的外觀可以編輯，以符合網站設計與品牌形象。客戶清單、所提供服務的管理，以及 email 和簡訊的發送，都集中在同一個介面中。
除了事務所及其客戶之外，Bookly 也為員工帶來許多好處，包括：
- 時間管理
自動化有助於管理工作時間。較簡單、瑣碎的工作可以自動化，而主要的工作流程則由法律專業人員處理。這對提升生產力、減少職場倦怠大有幫助。
- 避免工作流程中斷
世界各地有許多人低估了分心後重新回到工作狀態所需的時間。爾灣大學的一項研究顯示，員工平均需要約 23 分鐘才能回到被打斷的工作上。這清楚說明了接電話、安排預約以及回覆 email 所造成的影響。持續的干擾會降低法律服務中任何有工作要完成的人員的生產力。事實上，在一個工作日中平均回覆 6 封 email，就會造成兩個半小時的生產力損失。此外，員工也無法進入深度工作——也就是全心投入手邊工作的狀態。整體而言，法律服務公司或事務所導入線上預約系統後，就能獲得更多有生產力的時間。
- 減輕壓力
工作流程中斷會增加處理行政工作及其他業務人員的壓力。打斷工作流程會降低生產力、增加壓力，讓員工必須付出更多努力才能完成工作，最後帶來更大的挫折感。與客戶的溝通最終也可能受到影響，原本應該輕鬆完成的預約變成冗長而費力的過程。
- 減少額外職責
為小型企業提供服務的法律事務所需要追蹤預約。公司的接待人員、秘書或其他負責安排預約的員工，原本需要以人工處理這些工作，並發送預約通知。
不過，使用 Bookly 後，這個流程就能完全自動化：只要建立範本，就能透過email 或簡訊通知客戶預約狀態。如此一來，就完全免除了以人工聯繫客戶的流程，讓員工的工作更輕鬆，能把更多心力放在其他工作上。
有了線上預約軟體，客戶會主動查詢與預約相關的資訊，以取得線上法律協助，並做好必要的準備，必要時也能修改預約。透過像 Bookly 這樣的 WordPress 預約外掛，您可以為客戶提供網站的個人登入帳號。客戶用個人登入資料就能查看已安排的預約清單，包括服務名稱、負責該預約的員工或外包人員、費用，當然還有時間。
法律顧問事務所可以利用這類出色的預約外掛，將申請法律費用保險的流程自動化。這也適用於提供線上法律協助的各類顧問事務所。無論是哪種法律業務，透過線上取得法律諮詢的預約從來沒有這麼簡單過。
