3 motivi per usare un plugin di prenotazione negli studi legali

Perché uno studio legale dovrebbe usare un sistema di prenotazione online? Le attività basate sui servizi vivono di appuntamenti e incontri: con clienti, colleghi, avvocati della controparte, commissioni, comitati e così via. Gli appuntamenti sono la linfa vitale degli studi legali, e destreggiarsi tra un appuntamento e l’altro, passando da una riunione alla successiva, è un compito molto faticoso. È proprio per questo che uno studio legale ha bisogno di un plugin di prenotazione.

Molte attività sfruttano appieno i plugin di prenotazione, e lo stesso vale per i servizi legali e gli studi di consulenza legale. Questi possono usare un plugin di prenotazione per offrire assistenza legale online, servizi alle piccole imprese, gestire le pratiche di tutela legale e altro ancora.

Un plugin di prenotazione non solo gestisce l’attività del tuo studio, ma offre ai clienti la possibilità di scegliere ciò che preferiscono, compresi il giorno e l’ora dell’incontro o del servizio legale online. Le stesse opzioni sono disponibili anche per te, e puoi indicare quale avvocato sarà disponibile nell’orario più comodo per il cliente. E questi sono solo alcuni dei motivi. Per sfruttare al meglio il proprio mercato, ecco tre motivi per cui i servizi legali dovrebbero usare un plugin di prenotazione.

In questo articolo parliamo di un plugin di prenotazione per WordPress con funzionalità straordinarie. Vedremo anche come creare un sito WordPress e installare senza difficoltà il plugin necessario per far funzionare al meglio il tuo servizio legale online.

L’importanza di un plugin di prenotazione WordPress per i servizi legali

Sono molti i motivi per cui i servizi legali di tutto il mondo dovrebbero integrare i plugin di prenotazione disponibili su internet. Prima di entrare nel vivo, vale la pena ricordare che fissare appuntamenti, rispondere alle email e alle telefonate richiede molto tempo. Anzi, se non gestite bene, queste attività fanno perdere moltissimo tempo. Oltre a essere dispendiose, sono attività amministrative poco produttive e faticose. Sono proprio questi i motivi per cui il tuo studio legale deve integrare un plugin di prenotazione nel proprio sito WordPress.

1. Elimina i processi manuali

Il plugin di prenotazione per WordPress è completamente automatizzato ed elimina la gestione manuale di molte attività amministrative da parte dei dipendenti. Un sistema automatizzato tende ad aumentare la produttività amministrativa e, per di più, è più comodo per i clienti. Prenotazioni, incontri e appuntamenti si possono fissare a qualsiasi ora del giorno e da qualsiasi dispositivo dell’utente. Con i sistemi manuali, invece, si prenota solo durante l’orario di lavoro.

2. Automatizza gli orari dei dipendenti

Il sistema di prenotazione svolge molte funzioni. In molti studi alcuni dipendenti si occupano di gran parte di questo lavoro, mentre altri assumono personale dedicato a tempo pieno. Spesso, per comodità, un dipendente viene assegnato a una determinata prenotazione. Il plugin di prenotazione elimina questa assegnazione manuale: un calendario generale dello studio, integrato nel sito, mostra quando un dipendente è disponibile per un incontro. Inoltre avvisa lo staff della nuova prenotazione e aggiunge l’appuntamento alla sua agenda.
I dipendenti di uno studio legale possono trarre grande vantaggio dal plugin, perché possono usarlo per monitorare i tempi di consegna. È fondamentale per gli studi legali con molti reparti e collaboratori: ogni reparto può seguire meglio i propri appuntamenti.

3. Raccoglie informazioni importanti

Nelle attività basate sui servizi i clienti forniscono molte informazioni importanti. Questo vale soprattutto per i servizi legali, dove clienti e studi di consulenza si scambiano di solito molti moduli e documenti. Con un sistema manuale, in cui sono i dipendenti a inserire i dati dei clienti, il margine di errore aumenta. Con un plugin di prenotazione automatizzato accade il contrario, perché sono i clienti stessi a inserire i propri dati, compilando documenti e questionari che vengono archiviati per un facile accesso. Il plugin di prenotazione garantisce coerenza.

Creare un sito WordPress e installare i plugin

Lo studio legale deve decidere come verrà compilato il modulo. Detto questo, ci sono alcuni elementi comuni da cercare in un plugin di prenotazione per il tuo sito WordPress:

• il plugin deve essere ottimizzato per i dispositivi mobili, così da funzionare su più dispositivi;
• i moduli di prenotazione devono accettare richieste dei clienti per diverse fasce orarie durante l’orario di apertura;
• integrazione delle opzioni di pagamento;
• notifica automatica ai clienti sullo stato della prenotazione, cioè sull’accettazione o il rifiuto della richiesta;
• un calendario personalizzabile che si adatti a qualsiasi parte del sito;
• campi personalizzabili, compresi menu a tendina, che permettano ai clienti di cercare, visualizzare e modificare le proprie prenotazioni.

Tenendo a mente questi punti, puoi andare avanti. WordPress è molto flessibile e permette di aggiungere numerose funzionalità, e per il sito del tuo studio legale sono disponibili moltissimi plugin. Per avere funzioni di prenotazione straordinarie sul tuo sito WordPress, ecco cosa devi sapere quando lo crei.

Fai una ricerca

Prima di aggiungere un plugin al sito, fai un’ampia ricerca di mercato. È fondamentale, perché un plugin può migliorare un sito, ma anche bloccarlo o esporlo a minacce di sicurezza. Altri plugin semplicemente non saranno all’altezza delle tue aspettative. Inoltre, informati bene sulla tua società di hosting e verifica che permetta di aggiungere i plugin che vuoi installare.

Vai alla bacheca di WordPress

Accedi alla bacheca di WordPress del sito e fai clic sulla voce «Plugin» nel menu a sinistra dello schermo.

Carica e installa il plugin

Per installarlo, fai clic su «Aggiungi nuovo plugin» in alto nella pagina. Puoi procedere in due modi: caricare l’archivio, se hai scaricato il file .zip, oppure usare la ricerca per trovare il plugin nel repository.

Bookly

Bookly offre vantaggi notevoli a clienti, dipendenti e a tutta l’attività. È un plugin moderno adatto agli studi legali di qualsiasi paese, al settore salute e benessere, a fitness e palestre, a saloni e centri estetici e ad altri servizi professionali.
Frontend e backend hanno un design elegante, che lo colloca tra i pochi plugin di prenotazione di alto livello. È molto facile da personalizzare e usare, anche per chi non è programmatore e non sa scrivere codice. Oltre a essere responsive e personalizzabile, offre a clienti e amministratori diverse visualizzazioni. Ha un’interfaccia unica che permette a ogni membro del reparto legale di impostare prezzi e disponibilità diversi.

Perché dovresti usare il plugin Bookly

Bookly è più di un software di pianificazione: è disponibile sia in versione gratuita sia a pagamento. La versione a pagamento offre numerosi vantaggi, tra cui la possibilità di installare altri add-on con funzionalità aggiuntive. Con questo software per appuntamenti e pianificazione, configurare il sito è ancora più facile, perché non serve conoscere il codice. L’aspetto del modulo di prenotazione si può modificare per adattarlo al design del sito e al tuo brand. Un’unica interfaccia ti permette di gestire l’elenco dei clienti e i servizi offerti, e di inviare email e SMS.
Oltre allo studio legale e ai suoi clienti, Bookly offre numerosi vantaggi anche ai dipendenti:

• Gestione del tempo

L’automazione aiuta a gestire il tempo sul posto di lavoro: le attività più semplici e minute possono essere automatizzate, mentre il lavoro principale resta nelle mani del personale legale. Questo contribuisce molto ad aumentare la produttività e a ridurre il burnout.

• Meno interruzioni del flusso di lavoro

In tutto il mondo molte persone sottovalutano il tempo necessario per tornare al lavoro dopo una distrazione. Uno studio dell’Università di Irvine ha dimostrato che, in media, un dipendente impiega circa 23 minuti per riprendere un’attività interrotta. È un buon esempio dell’effetto che hanno rispondere alle chiamate, fissare appuntamenti e rispondere alle email. Le continue distrazioni riducono la produttività di chiunque, nel servizio legale, abbia compiti da svolgere. Rispondere in media a 6 email in una giornata lavorativa comporta una perdita di produttività di due ore e mezza. Inoltre, il dipendente viene privato del deep work, cioè dello stato di pieno coinvolgimento nell’attività in corso. In generale, uno studio o una società di servizi legali che adotta un sistema di prenotazione online guadagna tempo produttivo.

• Meno stress

Le interruzioni del flusso di lavoro aumentano lo stress di chi svolge attività amministrative e altre mansioni. Interrompere il lavoro riduce la produttività, aumenta lo stress e mette più pressione sullo staff, che deve impegnarsi di più per portare a termine i compiti, con il risultato di una frustrazione crescente. Anche il dialogo con i clienti può risentirne, e una prenotazione che dovrebbe essere semplice diventa un processo lungo e faticoso.

• Meno mansioni aggiuntive

Anche gli studi legali che servono le piccole imprese devono tenere traccia dei propri appuntamenti. Di solito sono la receptionist, la segretaria o un altro membro dello staff a dover fissare manualmente le prenotazioni e inviare le relative notifiche.

Con Bookly, invece, questa procedura è completamente automatizzata grazie a modelli che informano i clienti sullo stato della prenotazione via email o SMS. Così non c’è più bisogno di contattare i clienti manualmente, e il lavoro dei dipendenti diventa più semplice perché possono dedicarsi ad altre attività.

Con un software di prenotazione online, i clienti sono incoraggiati a consultare da soli le informazioni sui propri appuntamenti di assistenza legale online, a prepararsi e, se necessario, ad apportare modifiche. Con un plugin di prenotazione per WordPress come Bookly puoi offrire loro un accesso personale al tuo sito. Con le proprie credenziali possono vedere l’elenco degli appuntamenti fissati, con il nome del servizio, il dipendente o il collaboratore che se ne occuperà, il costo e, naturalmente, l’orario.

Uno studio di consulenza legale può automatizzare anche la procedura di richiesta di tutela legale grazie a ottimi plugin di prenotazione come questo, e lo stesso vale per molti studi che offrono assistenza legale online. Qualunque sia l’ambito dello studio, fissare un appuntamento per una consulenza legale online non è mai stato così facile.