3 motivos para usar um plugin de agendamento em serviços jurídicos

Por que exatamente um escritório de advocacia precisaria de um sistema de agendamento on-line? É fato que agendamentos e reuniões são o sustento dos negócios de serviços. São reuniões com clientes, colegas, advogados da parte contrária, bancas, comissões etc. Os agendamentos são a força vital da prática jurídica. Administrar compromissos e pular de uma reunião para outra é uma tarefa muito cansativa. É exatamente por isso que um escritório de advocacia precisa adotar um plugin de agendamento.

Muitas empresas aproveitam ao máximo os plugins de agendamento. O mesmo vale para diversos serviços jurídicos e escritórios de consultoria jurídica. Eles podem usar o plugin para oferecer assistência jurídica on-line, atender pequenas empresas, cuidar de seguros de assistência jurídica etc.

Um plugin de agendamento não só organiza as atividades do seu escritório, como também dá aos clientes a oportunidade de escolher o que mais lhes convém, incluindo a data e o horário em que querem se reunir ou receber serviços jurídicos on-line. Você também tem essas opções e ainda pode mostrar qual advogado estará disponível no horário mais conveniente para o cliente. E esses são apenas alguns motivos. Para aproveitar ao máximo o mercado em que atuam, veja três motivos pelos quais os serviços jurídicos devem usar um plugin de agendamento.

Este artigo apresenta um plugin de agendamento para WordPress com funções incríveis. Você também vai ver como criar um site WordPress e instalar com tranquilidade o plugin necessário para que o seu serviço jurídico on-line funcione com máxima eficiência.

A importância de um plugin de agendamento para WordPress em serviços jurídicos

Há muitos motivos pelos quais os serviços jurídicos do mundo todo devem integrar os plugins de agendamento disponíveis na internet. Antes de entrar nos pontos principais, vale lembrar que agendar compromissos, responder e-mails e atender telefonemas consome muito tempo. Na verdade, se essas tarefas não forem bem gerenciadas, perde-se muito tempo com elas. Além de tomarem tempo, essas tarefas administrativas são improdutivas e trabalhosas. São exatamente esses os motivos pelos quais o seu escritório deve adotar um plugin de agendamento no site WordPress.

1. Elimina processos manuais

O plugin de agendamento no WordPress é totalmente automatizado. Ele elimina a execução manual de várias tarefas administrativas pelos funcionários. É fato que um sistema automatizado tende a aumentar a produtividade administrativa e, além de tudo, oferece mais comodidade aos clientes. Reservas, reuniões e agendamentos podem ser feitos a qualquer hora do dia e em qualquer dispositivo que o usuário do site tenha em mãos. Com sistemas de registro manual é o contrário: as reservas só são feitas durante o horário de expediente.

2. Automatiza a agenda dos funcionários

O sistema de agendamento cuida de muitas funções. Em alguns escritórios, vários funcionários são designados para dar conta do grosso desse trabalho; outros contratam pessoal só para essas tarefas em tempo integral. Muitas vezes, por praticidade, um funcionário fica responsável por uma reserva específica. O plugin de agendamento elimina essa alocação de funcionários a tarefas específicas. Um calendário geral do serviço jurídico, integrado ao site, mostra quando cada funcionário está disponível para uma reunião. Além disso, o sistema notifica o profissional sobre a nova reserva e adiciona o agendamento à agenda dele.
Os funcionários de um escritório de advocacia podem se beneficiar muito do plugin, pois podem usar o sistema para acompanhar os prazos de atendimento. Isso é muito importante para escritórios com muitos departamentos e funcionários. Cada departamento passa a ter mais condições de acompanhar os agendamentos.

3. Obtém informações importantes

Nos negócios de serviços, os clientes fornecem muitas informações importantes. Isso também é essencial nos serviços jurídicos, em que muitos formulários e documentos costumam ser trocados entre os clientes e os escritórios de consultoria jurídica. No sistema manual, a margem de erro aumenta, porque são os funcionários que digitam as informações dos clientes. Com um plugin de agendamento automatizado é o contrário: os próprios clientes preenchem os seus dados, incluindo documentos e questionários, que ficam arquivados para facilitar o acesso. O plugin de agendamento garante consistência.

Como criar um site WordPress e instalar os plugins

Cada escritório deve definir como o formulário será preenchido. Mesmo assim, há pontos em comum a procurar em um plugin de agendamento para o seu site WordPress. Entre eles:

• o plugin deve funcionar bem no celular, para permitir o acesso por vários dispositivos;
• os formulários de agendamento devem aceitar solicitações dos clientes em diferentes horários dentro do horário de funcionamento;
• integração com opções de pagamento;
• notificação automática aos clientes sobre o status da reserva, ou seja, se a solicitação foi aceita ou recusada;
• um calendário personalizável que se encaixe em qualquer parte do site;
• campos personalizáveis, incluindo listas suspensas, para que os clientes possam pesquisar, visualizar e editar as suas reservas.

Com esses pontos em mente, é hora de seguir em frente. O WordPress é muito flexível e permite adicionar diversas funcionalidades. Há inúmeros plugins disponíveis para o site do seu escritório. Para ter recursos de agendamento incríveis no seu site WordPress, veja o que você precisa saber ao criá-lo.

Pesquise

Antes de adicionar um plugin ao seu site, pesquise bastante o mercado. Isso é essencial, porque um plugin pode melhorar o site, quebrá-lo ou deixá-lo vulnerável a ameaças de segurança. Outros plugins simplesmente ficam aquém das suas expectativas. Além disso, conheça bem a sua empresa de hospedagem e verifique se ela permite adicionar os plugins que você quer instalar.

Acesse o painel do WordPress

Faça login no painel do WordPress do site e clique em “Plugins” no menu à esquerda da tela.

Envie e instale o plugin

Para instalar, clique em “Adicionar novo” no topo da página. Há duas formas de fazer isso. Uma é enviar o arquivo, se você tiver baixado a cópia .zip. A outra é usar a busca para encontrar o plugin no repositório do WordPress.

Bookly

O Bookly oferece vantagens notáveis para clientes, funcionários e o negócio como um todo. É um plugin moderno que serve para escritórios de advocacia de qualquer país, saúde e bem-estar, academias e fitness, salões e estética, além de outros serviços profissionais.
O frontend e o backend têm um design elegante, o que o coloca entre os poucos melhores plugins de agendamento. É muito fácil de personalizar e usar, mesmo para quem não é programador ou não sabe programar. Além de ser responsivo e personalizável, oferece várias visualizações para clientes e administradores. Ele tem uma interface única que permite a cada profissional do departamento jurídico definir diferentes preços e disponibilidades.

Por que usar o plugin Bookly

O Bookly é mais do que um software de agendamento. Ele tem versões gratuita e paga. A versão paga traz inúmeras vantagens: ela permite instalar mais add-ons, que adicionam recursos extras. Com este software de agendamento para empresas, configurar o seu site fica ainda mais fácil, porque você não precisa saber programar. A aparência do formulário de agendamento pode ser ajustada ao design do seu site e à sua marca. Há uma única interface para gerenciar a lista de clientes, os serviços oferecidos e o envio de e-mails e SMS.
Além do escritório e dos seus clientes, o Bookly traz inúmeras vantagens para os funcionários, entre elas:

• Gestão do tempo

A automação ajuda a administrar o tempo de trabalho. Tarefas mais simples e menores podem ser automatizadas, enquanto o trabalho principal fica com os profissionais jurídicos do escritório. Isso contribui muito para aumentar a produtividade e reduzir o esgotamento no trabalho.

• Menos interrupções no fluxo de trabalho

Muita gente no mundo todo subestima o tempo necessário para retomar o trabalho depois de uma distração. Um estudo da University of Irvine mostrou que um funcionário leva em média cerca de 23 minutos para voltar a uma tarefa interrompida. Isso dá uma boa ideia do efeito de atender ligações, agendar compromissos e responder e-mails. As distrações constantes reduzem a produtividade de qualquer profissional do serviço jurídico que tenha tarefas a cumprir. Na verdade, responder a uma média de 6 e-mails durante o expediente resulta em duas horas e meia de produtividade perdida. Além disso, o funcionário fica privado do trabalho focado (deep work), o estado de total envolvimento com a tarefa. Em geral, um escritório ou empresa de serviços jurídicos ganha mais tempo produtivo ao adotar um sistema de agendamento on-line.

• Menos estresse

As interrupções no fluxo de trabalho aumentam o nível de estresse de quem cuida das tarefas administrativas e de outras atividades. Interromper o trabalho reduz a produtividade, aumenta o estresse e pressiona os funcionários, que precisam se esforçar mais para concluir as tarefas, o que no fim leva a mais frustração. O diálogo com os clientes pode sair prejudicado, e um agendamento que deveria ser simples vira um processo longo e cansativo.

• Menos tarefas extras

Os serviços jurídicos para pequenas empresas precisam acompanhar os seus agendamentos. Espera-se que a recepcionista, a secretária ou outro funcionário responsável pelas reservas faça essas tarefas manualmente e também envie as notificações de reserva.

Com o Bookly, porém, esse procedimento é totalmente automatizado com modelos que informam os clientes sobre o status da reserva por e-mail ou SMS. Assim, o contato manual com os clientes deixa de ser necessário, e a rotina dos funcionários fica mais fácil, já que eles podem se dedicar a outras tarefas.

Com um software de agendamento on-line, os seus clientes são incentivados a consultar as informações sobre os seus agendamentos de assistência jurídica on-line, se preparar e fazer alterações, se necessário. Com um plugin de agendamento para WordPress como o Bookly, você pode oferecer a eles um login pessoal no seu site. Com esse login, eles veem a lista de agendamentos, incluindo o nome do serviço, o funcionário ou prestador que fará o atendimento, o preço e, claro, o horário.

Escritórios de consultoria jurídica podem automatizar o processo de contratação de seguro de assistência jurídica com plugins de agendamento como este. Isso vale para uma ampla gama de escritórios que oferecem assistência jurídica on-line. Seja qual for a área de atuação, agendar uma consultoria jurídica on-line nunca foi tão fácil.