8 Gründe, warum ein Buchungs- und Reservierungssystem Ihre Produktivität steigert
Anrufe und E-Mails zu beantworten ist für viele Unternehmer der Fluch des Arbeitstags. Entweder hängt der Inhaber selbst am Telefon, oder er muss dafür einen Mitarbeiter einstellen. Termine anzunehmen ist natürlich entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens – doch die dafür nötige Zeit fehlt für das Wachstum des Geschäfts und die Verbesserung der Servicequalität. Mit einem Buchungs- und Reservierungssystem gewinnen Unternehmer diese Zeit zurück und können sie produktiver nutzen.
Die Zeit, die durch Telefonate und das Anlegen von Terminen verloren geht, ist meist beträchtlich. Laut einer Studie von Sage verbringt ein durchschnittliches kleines Unternehmen 120 Arbeitstage mit Verwaltungsaufgaben. Und wie unten gezeigt, werden die tatsächlichen Kosten der Terminannahme oft unterschätzt, weil die Folgen der Ablenkung nicht berücksichtigt werden. Die meisten kennen Arbeitstage, die „voll“ sind, an denen sich aber kaum etwas erledigt anfühlt. Genau das erleben Menschen, die einen großen Teil ihres Tages mit Anrufen und E-Mails verbringen.
Zum Glück gibt es Lösungen für diesen großen Produktivitätskiller. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, warum eine Online-Reservierungssoftware Ihre Produktivität deutlich steigern kann, ohne dass der Service für Ihre Kunden leidet.
1. Kein Empfangspersonal mehr nötig
Um zu verstehen, warum ein Buchungs- und Reservierungssystem für die Produktivität so wertvoll ist, stellen Sie sich die Alternative vor. Gibt es kein automatisiertes System für Buchungen, muss das manuell geschehen. Die Aufgabe bleibt dann zwangsläufig am Inhaber oder an der Empfangskraft hängen.
Ein Anruf oder eine E-Mail kostet viel Zeit. Da ist zunächst der eigentliche Kontakt mit dem Kunden: Bei einer E-Mail lesen Sie die Anfrage, überlegen sich eine Antwort und schreiben sie. Bei einem Anruf ermitteln Sie die Wünsche des Kunden und gehen mit ihm die möglichen Termine durch. Oft ist mehr als ein Kontakt nötig. Ist eine Buchung bestätigt, müssen Sie sie noch in Ihr Terminplanungssystem eintragen.
Mit einem Online-Buchungs- und Reservierungssystem erledigt der Kunde all das selbst. Er bucht ohne jede Mitwirkung des Inhabers oder eines Mitarbeiters. Möchte er die Reservierung ändern, kann er auch das tun, ohne Kontakt aufnehmen zu müssen.
Für den Kunden ist das sogar noch bequemer: Er kann zu jeder Tageszeit und auf jedem Gerät buchen. Selbst wenn Sie einen eigenen Mitarbeiter für Anrufe und E-Mails haben, lassen sich Termine dagegen nur während der Geschäftszeiten vereinbaren.
2. Keine Unterbrechungen im Arbeitsablauf
Die meisten Menschen unterschätzen gewaltig, wie lange es dauert, nach einer Unterbrechung zu einer Aufgabe zurückzukehren. Eine Studie von Forschern der University of Irvine ergab, dass es im Schnitt 23 Minuten und 15 Sekunden dauert, nach einer Unterbrechung zur Aufgabe zurückzufinden. Mit dieser Zahl im Kopf sind die tatsächlichen Kosten einer E-Mail oder eines Anrufs zur Terminbuchung erschreckend.
Wenn Sie zum Beispiel nur sechs E-Mails oder Anrufe am Tag bearbeiten, verlieren Sie fast zweieinhalb Stunden produktive Zeit allein dadurch, dass Sie zur ursprünglichen Aufgabe zurückfinden müssen. Die Zeit für die Reservierung oder das Telefonat selbst ist dabei noch gar nicht eingerechnet.
Noch schädlicher für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens ist vielleicht, dass diese ständige Ablenkung kaum Raum für sogenanntes „Deep Work“ lässt – also Phasen, in denen wir uns lange und ganz auf eine bedeutsame Aufgabe konzentrieren.
Genau diese konzentrierte Arbeit bringt Ihr Unternehmen wirklich entscheidend voran. Werden Sie oder Ihre wichtigsten Mitarbeiter ständig durch Anrufe abgelenkt, ist Deep Work unmöglich. Wenn Sie als Inhaber selbst die Anrufe annehmen, sind die langfristigen Kosten erheblich. Haben Sie das Gefühl, immer nur „im“ und nie „am“ Unternehmen zu arbeiten, ist Ablenkung womöglich einer der Hauptgründe.
3. Weniger Stress, mehr Produktivität
Eine weitere zentrale Erkenntnis der Studie der University of Irvine: Unterbrechungen im Laufe des Arbeitstags erhöhen auch den Stress. Laut der Studie gilt:
„Unterbrechungen haben ihren Preis: Menschen, die unterbrochen wurden, erlebten eine höhere Arbeitsbelastung, mehr Stress, größere Frustration, mehr Zeitdruck und mehr Anstrengung.“
Wer schon einmal Buchungen am Telefon entgegennehmen musste, wird das bestätigen. Wenn Sie andere wichtige Arbeit erledigen wollen, können die ständigen Unterbrechungen überwältigend sein. Mitarbeiter, die für Buchungen zuständig sind, sind oft frustriert, weil ihnen die Zeit für andere Kernaufgaben fehlt – was wiederum zu höherer Fluktuation führen kann.
Stress gilt als einer der größten Produktivitätskiller. Eine Studie mit 22.347 Beschäftigten in 12 Ländern ergab, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeiter mit hohem Stresslevel innerlich nicht mehr bei der Arbeit war. Bei Mitarbeitern mit geringem Stress gab nur jeder Zehnte an, nicht engagiert zu sein.
Der Zusammenhang zwischen Stress, geringer Produktivität und häufigen Fehlzeiten ist gut belegt. Ein Online-Reservierungssystem beseitigt den Stress, ständig Anrufe annehmen oder E-Mails beantworten zu müssen. Das schafft ein gesünderes Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter produktiver an ihren anderen Aufgaben arbeiten können.
4. Zahlungen einfacher abwickeln
Wenn ein Kunde einen Termin vereinbart, ist die Buchung nur ein Teil des Ablaufs. Der Kunde muss die Buchung auch bezahlen – sei es eine Anzahlung oder der volle Preis. Zahlungen manuell durch einen Mitarbeiter entgegennehmen zu lassen, kann zeitaufwendig sein. Und bleibt die Zahlung aus, muss man dem Kunden hinterherlaufen.
Mit einem Reservierungssystem für WordPress lassen sich Zahlungen in Ihren Ablauf integrieren – einschließlich einer Anzahlung, die den Termin reserviert. Automatisieren Sie Anzahlungen bei der Buchung, sinkt auch die Zahl der Nichterscheinenden.
Wenn Kunden bei der Buchung bezahlen können, müssen Sie keine Zahlungsdaten aufnehmen und in Ihr System eintragen. Außerdem sind Zahlungen zu jeder Tageszeit möglich. Und weil Sie Kunden Zugriff auf ihre Termindetails geben können, wissen sie sicher, dass ihre Buchung erfolgt und bezahlt ist.
5. Keine manuellen Benachrichtigungen mehr
Kunden möchten über den Status ihres Termins informiert sein. Ob Personal Training oder Flughafentransfer: Sie wollen sicher sein, dass ihr Termin gebucht ist und pünktlich stattfindet. Erinnerungen gehören außerdem zu den besten Mitteln, um Nichterscheinen zu verringern und sicherzustellen, dass Kunden alle nötigen Informationen für ihren Termin haben.
Buchungsbenachrichtigungen sind für jedes Unternehmen mit Terminen wichtig, doch sie manuell zu verschicken kostet Zeit. Mit einem Online-Reservierungssystem wie Bookly lassen sich diese Benachrichtigungen vollständig automatisieren.
Mithilfe von Vorlagen legen Sie fest, wann Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS verschickt werden. Dank automatischer Benachrichtigungen müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass wichtige Informationen den Kunden nicht erreichen. Benachrichtigungen können durch bestimmte Ereignisse oder Zeitpunkte im Buchungsablauf ausgelöst werden – zum Beispiel sofort nach einer neuen Terminbuchung oder am Tag vor dem Termin.
Das Ergebnis: zufriedenere und besser informierte Kunden, die seltener nachfragen müssen, um Informationen zu ihrer Buchung zu erhalten.
6. Die nötigen Kundenangaben erfassen
Bei jeder Dienstleistung gibt es bestimmte Angaben vor dem Termin, die der Kunde macht und die die Erbringung der Leistung effizienter machen. Leider erfassen viele Unternehmen diese Informationen eher unsystematisch. Werden die Angaben telefonisch aufgenommen, können durch menschliche Fehler falsche Daten erfasst werden. Müssen Dokumente vorgelegt werden, schickt der Kunde sie womöglich manuell, und ein Mitarbeiter muss sie hochladen.
Mit einem Online-Buchungssystem können Kunden ihre Angaben selbst machen – etwa einen Fragebogen ausfüllen oder Dokumente hochladen. Wenn alle Informationen an einem Ort liegen, werden Ihre Abläufe schlanker, und Ihre Auftragnehmer oder Mitarbeiter haben alles, was sie für die Dienstleistung brauchen. Da Sie selbst festlegen, welche Felder abgefragt werden, sind die Angaben stets einheitlich formatiert.
7. Automatisierte Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter
Die andere Hälfte jeder Buchung ist der Mitarbeiter oder Auftragnehmer, der die Dienstleistung erbringt. Für die meisten Unternehmen ist die Einsatzplanung sehr aufwendig. Je nach Zahl der Mitarbeiter kann sie sogar eine oder mehrere Vollzeitstellen beanspruchen.
Ein Buchungssystem wie Bookly automatisiert diesen Ablauf, sodass Sie Mitarbeiter nicht mehr einzelnen Buchungen zuweisen müssen. Tragen Sie im Kalender ein, wann ein bestimmter Auftragnehmer oder Mitarbeiter verfügbar ist – dann kann der Kunde nur buchen, wenn jemand den Termin übernehmen kann.
Der Mitarbeiter wird bei einer Buchung automatisch benachrichtigt, und der Termin wird in seinen Zeitplan eingetragen. In einem gemeinsamen Kalender sieht der Mitarbeiter, wann er für eine Dienstleistung gebucht ist. Das ist sehr nützlich für Unternehmen mit vielen selbstständigen Auftragnehmern, etwa Umzugs- oder Limousinenservices. Diese Auftragnehmer behalten ihre Termine selbst im Blick, ohne die Zentrale kontaktieren zu müssen.
Durch die automatisierte Einsatzplanung gewinnen sowohl die Mitarbeiter, die die Dienstleistung erbringen, als auch diejenigen, die sie einteilen, mehr Zeit.
8. Kunden verwalten ihre Termine selbst
Die Abstimmung mit Kunden, die einen Termin gebucht haben, kostet zwangsläufig viel Zeit. Viele Fragen betreffen Details zum Termin. Sie sind vielleicht leicht zu beantworten, aber die Weitergabe der Informationen ist zeitaufwendig.
E-Mail-Benachrichtigungen mit diesen Details nach der Buchung helfen, doch Kunden verlieren die Informationen trotzdem oft aus den Augen. Möchten sie einen Termin stornieren, müssen sie anrufen oder eine E-Mail schreiben, und ein Mitarbeiter muss die Anfrage bearbeiten.
Mit einer Online-Reservierungssoftware finden Kunden die nötigen Informationen zu ihren Terminen selbst und können Änderungen vornehmen. Mit einem WordPress-Reservierungs-Plugin wie Bookly geben Sie Kunden persönliche Zugangsdaten für Ihre Website. Damit sehen sie die Details ihres Termins: die Art der Dienstleistung, den zuständigen Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die Kosten und den Termin. Sie können Kunden auch erlauben, ihren Termin zu stornieren. Stornierungen lassen sich manuell oder automatisch genehmigen.
Termine sind das Lebenselixier jedes Dienstleistungsunternehmens, doch die Annahme von Reservierungen kann viel Produktivität kosten. Ein Online-Buchungs- und Reservierungssystem gibt Ihren Kunden die Kontrolle über ihre Buchungen: Sie können jederzeit buchen und alle Informationen zu ihren Buchungen abrufen. Sie und Ihre Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für erstklassigen Service.
Bookly FAQ
Warum unterschätzen Unternehmen oft die Bedeutung eines Reservierungssystems?
Weil Buchungen per Telefon oder E-Mail sich immer noch so anfühlen, als würden sie funktionieren – bis aus einer verpassten Nachricht drei verlorene Kunden werden. Viele kleine Dienstleister sehen ein Buchungs- und Reservierungssystem als optionales Extra statt als Notwendigkeit.
Doch zählt man die auf Klebezetteln notierten Verschiebungen, die Nichterscheinenden, bei denen niemand nachgefasst hat, und den einen Dienstag, an dem drei Termine kollidierten, kommt einiges zusammen. Mit Bookly direkt in WordPress legen Sie nicht nur Zeitfenster an, sondern schaffen Ordnung, bevor etwas aus dem Ruder läuft.
Welche Vorteile bietet ein Online-Reservierungssystem kleinen Dienstleistern?
Zum einen können Kunden auch weit nach Geschäftsschluss einen Termin bei Ihnen buchen. Hinzu kommt die integrierte Automatisierung: rechtzeitige Erinnerungen, sofortiges Umbuchen, sichere Zahlungen und übersichtliche Kalenderansichten, mit denen Sie Ihre Reservierungen besser verwalten, statt jedem Detail hinterherzulaufen. Mit Bookly laufen all diese Vorteile eines Online-Reservierungssystems nahtlos in Ihrer bestehenden Website (keine zusätzlichen Logins, keine separaten Tools), sodass sich Ihr Team auf guten Service konzentrieren kann.
Ob Sie eine Praxis, ein Beauty-Studio oder eine Beratung betreiben: Dieses Tool wird zu Ihrem stets verfügbaren Assistenten, der nichts vergisst, nichts doppelt bucht und nichts schleifen lässt.
Wie steigert das Verständnis für die Bedeutung eines Reservierungssystems meine Produktivität?
Sobald Ihnen klar ist, dass die Terminplanung das Tempo Ihres Tages bestimmt, wird alles klarer. Kunden erscheinen zuverlässig, Ihre Verfügbarkeit bleibt intakt, und Sie verschwenden keine Zeit mehr damit, Bestätigungen hinterherzulaufen oder sich für Kalenderpannen zu entschuldigen. Bookly ist ein natürlicher Teil Ihres Online-Auftritts und hält alles im Takt, während Sie sich um die Arbeit kümmern, für die Sie tatsächlich bezahlt werden – ob Sie nun eine Wirbelsäule einrenken oder jemanden durch seinen ersten Finanzplan führen.
Welche Vorteile eines Online-Reservierungssystems helfen gegen Nichterscheinen und Stornierungen?
Menschen vergessen. Das Leben ist chaotisch. Doch wenn Ihr Buchungs- und Reservierungssystem eine freundliche Erinnerung verschickt, Kunden ihr Zeitfenster anpassen lässt und Sie bei einer Stornierung vorab informiert, bleibt Ihr Tag stabil. Mit dem Online-Reservierungsablauf von Bookly bestimmen Sie Zeitpunkt, Tonfall und Follow-ups.
Sie können sogar eine kleine Anzahlung verlangen, um unzuverlässige Buchungen zu vermeiden. Es geht nicht nur darum, mehr Zeitfenster zu füllen, sondern Ihre Reservierungen besser zu verwalten – und Gewohnheiten und Erwartungen zu schaffen, damit Kunden Ihre Termine wie einen Flug oder Arztbesuch behandeln (geplant, nicht vergessen und respektiert).
