8 причин, чому система бронювання допоможе підвищити вашу продуктивність
Відповіді на дзвінки й листи — прокляття робочого дня багатьох власників бізнесу. Або власник прикутий до телефону, або доводиться наймати для цього співробітника. Приймати записи, звісно, необхідно для успіху будь-якого бізнесу, але це забирає час, якого стає менше на розвиток бізнесу й покращення якості послуг. Система бронювання дає власникам бізнесу змогу повернути цей час і використати його продуктивніше.
На відповіді на дзвінки й оформлення записів зазвичай іде дуже багато часу. За дослідженням Sage, середній малий бізнес витрачає на адміністративні завдання 120 робочих днів. І, як показано нижче, реальну вартість приймання записів часто недооцінюють, бо не враховують вплив відволікань. Більшості людей знайомий «зайнятий» робочий день, після якого здається, що майже нічого не зроблено. Так часто почуваються ті, хто значну частину дня відповідає на дзвінки й листи.
На щастя, на цього головного вбивцю продуктивності є рішення. Читайте далі, щоб дізнатися, чому програмне забезпечення для онлайн-бронювання допоможе суттєво підвищити продуктивність без шкоди для якості обслуговування клієнтів.
1. Не потрібен адміністратор на рецепції
Щоб зрозуміти, чому система бронювання така цінна для продуктивності, уявіть, що її немає. Якщо немає автоматизованої системи для приймання бронювань, усе доводиться робити вручну. І ця відповідальність неминуче лягає на власника бізнесу або адміністратора на рецепції.
Відповідь на дзвінок чи лист забирає чимало часу. Спершу — сама взаємодія з клієнтом. У випадку email це прочитати запит, обміркувати відповідь і написати її. У випадку дзвінка — зрозуміти потреби клієнта й обговорити з ним варіанти часу. Часто для цього потрібна не одна взаємодія. А коли бронювання підтверджено, його ще треба внести в систему розкладу, якою ви користуєтеся.
З онлайн-системою бронювання усе це клієнт робить сам. Він може забронювати без участі власника чи співробітника. А якщо потрібно змінити бронювання, це теж можна зробити, ні з ким не звʼязуючись.
Для клієнта це навіть зручніше. Він може забронювати будь-коли й з будь-якого пристрою. А от навіть якщо у вас є окремий співробітник для дзвінків і листів, записатися можна лише в робочі години.
2. Без перерв у роботі
Більшість людей дуже недооцінюють, скільки часу потрібно, щоб повернутися до завдання після того, як їх перервали. Дослідники Університету Ірвайна зʼясували, що в середньому повернення до завдання після переривання займає 23 хвилини 15 секунд. З огляду на цю статистику реальна вартість відповіді на лист чи дзвінок щодо запису вражає.
Наприклад, якщо ви приймаєте лише шість листів чи дзвінків на день, то втрачаєте майже дві з половиною години продуктивного часу лише на повернення до основного завдання. І це без урахування часу на саме бронювання чи розмову.
Можливо, ще більше шкодить довгостроковому успіху бізнесу те, що постійні відволікання позбавляють можливості для так званої «глибокої роботи». Глибока робота — це стан, коли ми можемо тривалий час повністю зосереджуватися на важливому завданні.
Саме така глибока робота дає справжні проривні зміни для бізнесу. Якщо вас чи ключових співробітників постійно відволікають дзвінки, глибокої роботи просто не буде. Якщо ви власник бізнесу й самі відповідаєте на дзвінки, у довгостроковій перспективі це дуже дорого коштуватиме. Якщо вам здається, що ви завжди працюєте «в» бізнесі й ніколи «над» бізнесом, одна з головних причин може бути саме у відволіканнях.
3. Менше стресу, вища продуктивність
Ще один ключовий висновок дослідження Університету Ірвайна — переривання протягом робочого дня також посилюють стрес. Згідно з дослідженням:
«переривання мають свою ціну: люди в умовах переривань відчували більше навантаження, більше стресу, сильніше роздратування, більший тиск часу й потребу докладати більше зусиль».
Для кожного, кому доводилося відповідати на дзвінки, щоб приймати бронювання, цей висновок очевидний. Коли намагаєшся виконати іншу важливу роботу, постійні переривання створюють відчуття перевантаження. Співробітники, відповідальні за бронювання, часто роздратовані тим, що їм бракує часу на інші основні завдання, а це, своєю чергою, може підвищувати плинність кадрів.
Стрес — відомий вбивця продуктивності. Дослідження 22 347 працівників у 12 країнах показало, що понад половина тих, хто відчуває високий рівень стресу, втратили залученість до роботи. Серед працівників із низьким рівнем стресу про втрату залученості повідомив лише кожен десятий.
Звʼязок між стресом, низькою продуктивністю та частими прогулами давно доведено. Онлайн-бронювання позбавляє стресу від постійних дзвінків і листів. А це створює здоровіше робоче середовище, де співробітники продуктивніше виконують інші завдання.
4. Простіше приймати оплату
Прийняти бронювання — лише частина процесу, коли клієнт записується. Клієнт також має оплатити бронювання: внести депозит або повністю оплатити послугу. Якщо співробітник приймає оплату вручну, це забирає багато часу. А якщо оплату не внесено, клієнту доводиться нагадувати.
У системі бронювання для WordPress оплату можна вбудувати в процес, зокрема налаштувати депозит, щоб закріпити запис. Автоматизувавши приймання депозитів під час бронювання, ви також можете зменшити кількість неявок.
Коли клієнти оплачують під час бронювання, не потрібно приймати платіжні дані й вносити їх у систему. Крім того, оплатити можна будь-коли. А оскільки ви можете надати клієнтам доступ до даних про їхній запис, вони будуть упевнені, що бронювання зроблено й оплачено.
5. Без ручних сповіщень
Клієнти хочуть знати статус свого запису. Чи то персональне тренування, чи трансфер з аеропорту — клієнти хочуть бути впевнені, що запис зроблено і послугу нададуть вчасно. Нагадування — також один із найкращих способів зменшити кількість неявок і подбати, щоб клієнти мали всю потрібну інформацію для візиту.
Сповіщення про бронювання — важлива частина роботи будь-якого бізнесу, що приймає записи, але надсилати їх вручну довго. В онлайн-системі бронювання, як-от Bookly, ці сповіщення можна повністю автоматизувати.
За допомогою шаблонів сповіщення можна налаштувати так, щоб вони надходили за потрібним графіком через email або SMS. З автоматичними сповіщеннями не доводиться хвилюватися, що клієнту не надіслали важливу інформацію. Сповіщення можуть запускатися певними подіями чи в певні моменти процесу бронювання. Наприклад, сповіщення може надходити одразу після нового бронювання або за день до надання послуги.
У результаті клієнти задоволеніші й краще поінформовані, тож рідше звертаються, щоб дізнатися щось про своє бронювання.
6. Отримуйте потрібні дані від клієнта
Надаючи будь-яку послугу, ви отримуєте від клієнта певні початкові дані, які допомагають надати послугу ефективніше. На жаль, багато компаній збирають ці дані безсистемно. Якщо записувати їх під час телефонної розмови, через людську помилку можна внести неправильну інформацію. А якщо потрібні документи, клієнту доводиться надсилати їх окремо, а співробітнику — завантажувати.
Онлайн-система бронювання дає клієнтам змогу самостійно заповнити свої дані: анкету чи потрібні документи. Коли вся інформація в одному місці, процеси стають простішими, а підрядники чи співробітники отримують усе, що потрібно для надання послуги. Оскільки ви самі вирішуєте, які поля використовувати для запиту даних, інформація завжди матиме однаковий формат.
7. Автоматизуйте розклад співробітників
Друга половина будь-якого бронювання — співробітник чи підрядник, який надаватиме послугу. Для більшості компаній організація розкладу — це багато роботи. Залежно від кількості персоналу це може бути навіть повна ставка для одного чи кількох співробітників.
Система бронювання на кшталт Bookly допоможе автоматизувати цей процес, і вам більше не доведеться закріплювати співробітника за конкретним бронюванням. Якщо внести в календар, коли певний підрядник чи співробітник вільний, клієнт зможе записатися до нього лише тоді, коли є хтось, хто прийме бронювання.
Потім співробітник автоматично отримує сповіщення про бронювання, а запис додається до його розкладу. За спільним календарем співробітник бачить, коли в нього заплановані послуги. Це дуже зручно для бізнесу з великою кількістю незалежних підрядників, як-от служби переїздів чи оренди лімузинів. Такі підрядники легко відстежують свої записи, не звертаючись до головного офісу.
Завдяки автоматизації розкладу більше часу зʼявляється і в співробітника, який надає послугу, і в тих, хто організовує його роботу.
8. Клієнти самі керують своїми записами
Спілкування з клієнтами, які вже записалися, неминуче забирає багато часу. Багато запитань стосуються деталей запису. Відповісти на них зазвичай нескладно, але передавання цієї інформації забирає час.
Сповіщення email із цими деталями після бронювання допомагають, але клієнти неминуче їх гублять. А якщо клієнт хоче скасувати запис, йому доводиться телефонувати чи писати, а співробітнику — обробляти запит.
Програмне забезпечення для онлайн-бронювання дає клієнтам змогу самостійно знаходити потрібну інформацію про свої записи й вносити зміни. З плагіном бронювання для WordPress, як-от Bookly, ви можете надати клієнтам персональні облікові дані для входу на сайт. За ними клієнти бачитимуть подробиці свого запису: тип послуги, співробітника чи підрядника, який її надаватиме, вартість і час. Ви також можете дозволити клієнтам скасовувати записи. Скасування можна підтверджувати вручну або автоматично.
Записи — це кровоносна система будь-якого бізнесу у сфері послуг, але приймання бронювань може дорого коштувати продуктивності. Онлайн-система бронювання дає клієнтам змогу самим керувати своїми бронюваннями: бронювати й переглядати всю інформацію про бронювання будь-коли. А у вас і ваших співробітників зʼявляється більше часу, щоб надавати клієнтам кращий сервіс.
FAQ про Bookly
Чому компанії часто недооцінюють важливість системи бронювання?
Бо запис телефоном чи email усе ще здається робочим варіантом. Аж поки одне пропущене повідомлення не обернеться трьома втраченими клієнтами. Багато дрібних постачальників послуг вважають систему бронювання та резервування необовʼязковим покращенням, а не необхідністю.
Але щойно підрахуєте перенесення, записані на стікерах, неявки, з якими ніхто не попрацював, і той вівторок, коли зіткнулися три записи, картина стає очевидною. З Bookly всередині WordPress ви не просто створюєте часові слоти — ви наводите лад, перш ніж усе розсиплеться.
Які ключові переваги онлайн-системи бронювання для дрібних постачальників послуг?
По-перше, клієнти можуть записатися до вас навіть далеко після закінчення робочого дня. По-друге, вбудована автоматизація: своєчасні нагадування, миттєве перенесення, безпечні платежі й наочний календар, який допомагає краще керувати бронюваннями, а не ганятися за кожною деталлю. У Bookly всі ці переваги онлайн-системи бронювання безшовно працюють у межах вашого наявного сайту (без додаткових входів і окремих інструментів), тож команда зосереджується на якісному обслуговуванні.
Якщо у вас клініка, бʼюті-студія чи консалтинг, цей інструмент стає вашим завжди доступним помічником, який нічого не забуває, не робить подвійних бронювань і не підводить.
Як розуміння важливості системи бронювання може підвищити продуктивність мого бізнесу?
Щойно ви усвідомлюєте, що розклад задає темп вашого дня, усе стає чіткішим. Клієнти приходять вчасно, ваша доступність не порушується, і ви більше не витрачаєте час на підтвердження чи вибачення за плутанину в календарі. Bookly органічно вбудовується у ваш онлайн-простір і тримає все впорядкованим, поки ви робите роботу, за яку вам насправді платять, — чи то вправляєте комусь хребет, чи то складаєте з клієнтом його перший фінансовий план.
Які переваги онлайн-системи бронювання допомагають зменшити кількість неявок і скасувань?
Люди забувають. Життя буває хаотичним. Але коли ваша система бронювання надсилає делікатне нагадування, дає клієнтам змогу змінити час і попереджає вас про скасування, ваш день залишається стабільним. Процес онлайн-бронювання в Bookly дає вам контроль над часом, тоном і повідомленнями після візиту.
Можна навіть додати невеликий депозит, щоб відбити охоту до несерйозних бронювань. Мета — не просто заповнити більше слотів, а краще керувати бронюваннями: сформувати звички й очікування, щоб клієнти ставилися до записів до вас, як до авіарейсу чи візиту до лікаря (як до чогось запланованого, про що памʼятають і що поважають).
