8 motivi per cui un sistema di prenotazione ti aiuta a essere più produttivo
Rispondere a telefonate ed email è il tormento quotidiano di molti titolari d’attività: o restano attaccati al telefono, o devono assumere qualcuno apposta. Fissare appuntamenti è ovviamente essenziale per il successo di qualsiasi attività, ma il tempo che richiede viene sottratto alla crescita del business e al miglioramento dei servizi. Un sistema di prenotazione permette ai titolari di recuperare questo tempo e usarlo in modo più produttivo.
Il tempo perso a rispondere al telefono e a fissare appuntamenti è di solito notevole. Secondo uno studio di Sage, la piccola impresa media dedica 120 giorni lavorativi alle attività amministrative. E, come vedremo, il vero costo della gestione degli appuntamenti viene spesso sottovalutato perché non tiene conto dell’effetto delle distrazioni. Quasi tutti conoscono la sensazione di una giornata «piena» in cui però sembra di aver concluso ben poco. È un’esperienza comune per chi passa buona parte della giornata al telefono e a rispondere alle email.
Per fortuna esistono soluzioni a questo grande nemico della produttività. Continua a leggere per scoprire perché un software di prenotazione online può aiutarti ad aumentare notevolmente la produttività, senza sacrificare la qualità del servizio che offri ai clienti.
1. Non serve più una persona alla reception
Per capire perché un sistema di prenotazione è così prezioso per la produttività, pensa all’alternativa: senza un sistema automatizzato, le prenotazioni vanno gestite a mano. E la responsabilità ricadrà inevitabilmente sul titolare o su una persona alla reception.
Rispondere a una telefonata o a un’email richiede parecchio tempo. C’è innanzitutto il primo contatto con il cliente: nel caso di un’email, leggere la richiesta, pensare a una risposta e scriverla; con una telefonata, capire le esigenze del cliente e illustrargli le opzioni disponibili. Spesso serve più di un contatto. E una volta confermata la prenotazione, devi inserirla nel sistema di pianificazione che usi.
Con un sistema di prenotazione online è il cliente stesso a fare tutto: può prenotare da solo, senza alcun intervento del titolare o di un dipendente. E se deve modificare la prenotazione, può farlo senza dover contattare nessuno.
Dal punto di vista del cliente, è una soluzione ancora più comoda: può prenotare a qualsiasi ora del giorno e da qualsiasi dispositivo. Al contrario, anche con un dipendente dedicato alle telefonate e alle email, gli appuntamenti si possono fissare solo durante l’orario di lavoro.
2. Nessuna interruzione del flusso di lavoro
La maggior parte delle persone sottovaluta enormemente il tempo necessario per riprendere un’attività dopo un’interruzione. Uno studio dei ricercatori dell’Università di Irvine ha rilevato che, in media, servono 23 minuti e 15 secondi per tornare a un’attività dopo essere stati interrotti. Alla luce di questo dato, il vero costo di rispondere a un’email o a una telefonata per fissare un appuntamento è impressionante.
Per esempio, se gestisci appena sei email o chiamate al giorno, perdi quasi due ore e mezza di tempo produttivo solo per tornare all’attività che stavi svolgendo. E questo senza contare il tempo necessario per gestire la prenotazione o la chiamata.
Forse ancora più dannoso per il successo a lungo termine della tua attività è che queste continue distrazioni riducono le occasioni per il cosiddetto «deep work», cioè la capacità di dedicarsi completamente a un compito importante per un lungo periodo di tempo.
È proprio questo tipo di lavoro profondo che può dare una vera svolta alla tua attività. Se tu o i tuoi collaboratori chiave siete continuamente distratti dalle telefonate, il deep work diventa impossibile. Se sei il titolare e sei tu a rispondere al telefono, il costo a lungo termine sarà notevole. Se hai la sensazione di lavorare sempre «nell’azienda» e mai «sull’azienda», le distrazioni potrebbero essere tra le principali responsabili.
3. Meno stress e più produttività
Un altro risultato chiave dello studio dell’Università di Irvine è che le interruzioni durante la giornata lavorativa aumentano anche lo stress. Secondo lo studio:
«le interruzioni hanno un costo: le persone sottoposte a interruzioni hanno riportato un carico di lavoro maggiore, più stress, più frustrazione, più pressione dovuta al tempo e più fatica».
Chiunque abbia dovuto rispondere al telefono per gestire le prenotazioni lo troverà ovvio. Se stai cercando di portare avanti altro lavoro importante, le continue interruzioni possono farti sentire sopraffatto. I dipendenti incaricati delle prenotazioni sono spesso frustrati perché non hanno tempo per le altre mansioni principali, e questo a sua volta può aumentare il turnover.
Lo stress è ampiamente riconosciuto come uno dei grandi nemici della produttività. Uno studio su 22.347 dipendenti in 12 paesi ha rilevato che più della metà dei dipendenti con livelli di stress elevati era poco coinvolta nel proprio lavoro. Tra i dipendenti con livelli di stress bassi, invece, solo uno su dieci si diceva poco coinvolto.
Il legame tra stress, bassa produttività e frequenti assenze è ormai consolidato. Un sistema di prenotazione online elimina lo stress di dover rispondere continuamente a telefonate ed email. Questo, a sua volta, può creare un ambiente di lavoro più sano, in cui i dipendenti possono dedicarsi in modo più produttivo alle altre attività.
4. Pagamenti più semplici
Quando un cliente fissa un appuntamento, la prenotazione è solo una parte del processo: il cliente deve anche pagare, che si tratti di un acconto iniziale o dell’intero importo del servizio. Far gestire i pagamenti manualmente a un dipendente può richiedere molto tempo, e se il pagamento non arriva bisogna sollecitare il cliente.
Con un sistema di prenotazione per WordPress i pagamenti possono essere integrati nel processo, compresa la possibilità di richiedere un acconto per confermare l’appuntamento. Automatizzando la riscossione degli acconti durante la prenotazione puoi anche ridurre i no-show.
Permettere ai clienti di pagare durante la prenotazione elimina la necessità di raccogliere i dati di pagamento e inserirli nel tuo sistema. Inoltre, i pagamenti si possono fare a qualsiasi ora del giorno. E poiché puoi offrire ai clienti l’accesso ai dettagli del proprio appuntamento, possono essere sicuri che la prenotazione è stata registrata e pagata.
5. Niente più notifiche manuali
I clienti vogliono essere informati sullo stato del proprio appuntamento. Che si tratti di una sessione di personal training o di un transfer dall’aeroporto, vogliono essere sicuri che l’appuntamento sia confermato e che il servizio venga erogato in orario. I promemoria sono anche uno dei modi migliori per ridurre i no-show e assicurarsi che i clienti abbiano tutte le informazioni necessarie per presentarsi all’appuntamento.
Le notifiche di prenotazione sono un elemento importante per qualsiasi attività che lavora su appuntamento, ma inviarle manualmente richiede tempo. Con un sistema di prenotazione online come Bookly, le notifiche possono essere completamente automatizzate.
Grazie ai modelli, puoi programmare l’invio delle notifiche via email o SMS secondo il calendario che preferisci. Con le notifiche automatiche non devi più preoccuparti che il cliente non abbia ricevuto informazioni importanti. Le notifiche possono essere attivate da determinati eventi o momenti del processo di prenotazione: per esempio, subito dopo una nuova prenotazione o il giorno prima del servizio.
Il risultato complessivo sono clienti più soddisfatti e meglio informati, che avranno meno bisogno di contattarti per avere informazioni sulla prenotazione.
6. Raccogli le informazioni iniziali necessarie
Quando offri un servizio, il cliente fornisce di solito alcune informazioni iniziali che rendono più efficiente l’erogazione del servizio. Purtroppo molte attività raccolgono queste informazioni in modo improvvisato. Se le prendi per telefono, un errore umano può portare all’inserimento di dati sbagliati. Se servono dei documenti, il cliente potrebbe doverli inviare manualmente e un membro dello staff doverli caricare.
Con un sistema di prenotazione online puoi dare ai clienti la possibilità di inserire da soli queste informazioni, compilando un questionario o caricando i documenti necessari. Avere tutte le informazioni in un unico posto rende più snelli i processi e fornisce a collaboratori e dipendenti ciò che serve per erogare il servizio. E poiché sei tu a decidere quali campi usare per raccogliere le informazioni, puoi assicurarti che i dati richiesti abbiano sempre lo stesso formato.
7. Automatizza gli orari dei tuoi dipendenti
L’altra metà di ogni prenotazione è il dipendente o il collaboratore che erogherà il servizio. Per la maggior parte delle aziende organizzare gli orari richiede molto lavoro; anzi, a seconda del numero di persone dello staff, può essere un impiego a tempo pieno per uno o più dipendenti.
Un sistema di prenotazione come Bookly ti aiuta ad automatizzare questo processo, così non dovrai più assegnare un dipendente a una determinata prenotazione. Inserendo in un calendario quando un collaboratore o un dipendente è disponibile, il cliente potrà prenotare solo quando c’è qualcuno libero.
Il dipendente riceve poi una notifica automatica quando viene effettuata una prenotazione e l’appuntamento viene aggiunto alla sua agenda. Con un calendario condiviso, il dipendente può vedere quando è impegnato in un servizio. È molto utile per le attività che si avvalgono di molti collaboratori indipendenti, come i servizi di traslochi o di noleggio limousine: i collaboratori possono seguire facilmente i propri appuntamenti senza dover contattare la sede.
Automatizzando la pianificazione, sia chi eroga il servizio sia chi si occupa di organizzare il lavoro ha più tempo a disposizione.
8. Lascia che i clienti gestiscano da soli i propri appuntamenti
Tenere i contatti con i clienti che hanno fissato un appuntamento richiede inevitabilmente molto tempo. Molte delle domande a cui rispondere riguardano i dettagli dell’appuntamento: possono essere domande semplici, ma comunicare queste informazioni richiede tempo.
Le notifiche via email inviate dopo la prenotazione con questi dettagli possono aiutare, ma i clienti finiscono quasi sempre per perderle. E se vogliono annullare un appuntamento, devono telefonare o scrivere un’email, e un membro dello staff deve gestire la richiesta.
Con un software di prenotazione online i clienti possono trovare da soli le informazioni sui propri appuntamenti e apportare modifiche. Con un plugin di prenotazione per WordPress come Bookly puoi fornire ai clienti credenziali personali per il tuo sito. Con le proprie credenziali possono vedere i dettagli dell’appuntamento: il tipo di servizio, il dipendente o collaboratore che lo erogherà, il costo e la data e l’ora. Puoi anche scegliere di permettere ai clienti di annullare l’appuntamento, con approvazione manuale o automatica delle cancellazioni.
Gli appuntamenti sono la linfa vitale di qualsiasi attività di servizi, ma il costo della loro gestione in termini di produttività può essere notevole. Un sistema di prenotazione online permette ai clienti di gestire da soli le proprie prenotazioni, fissare appuntamenti e accedere a tutte le informazioni a qualsiasi ora del giorno. E a te e ai tuoi dipendenti lascia più tempo per offrire un servizio eccellente.
FAQ su Bookly
Perché molte attività sottovalutano l’importanza di un sistema di prenotazione?
Perché prenotare per telefono o via email sembra ancora funzionare. Almeno finché un messaggio perso non si trasforma in tre clienti persi. Molti piccoli fornitori di servizi considerano un sistema di prenotazione un optional, non una necessità.
Ma quando metti insieme gli spostamenti scarabocchiati sui post-it, i no-show che nessuno ha ricontattato e quel martedì in cui tre appuntamenti si sono sovrapposti, il conto comincia a pesare. Con Bookly integrato in WordPress non crei solo fasce orarie: metti ordine prima che le cose ti sfuggano di mano.
Quali sono i principali vantaggi di un sistema di prenotazione online per i piccoli fornitori di servizi?
Innanzitutto, i clienti possono prenotare anche ben oltre l’orario di apertura. Poi c’è l’automazione integrata: promemoria puntuali, spostamenti immediati, pagamenti sicuri e una visualizzazione chiara del calendario che ti permette di gestire meglio le prenotazioni invece di rincorrere ogni dettaglio. Con Bookly tutti questi vantaggi funzionano direttamente nel tuo sito (senza altri accessi né strumenti separati), così il tuo team resta concentrato su un servizio eccellente.
Che tu gestisca una clinica, un centro estetico o un’attività di consulenza, questo strumento diventa un assistente sempre presente che non dimentica nulla, non fa doppie prenotazioni e non si lascia sfuggire niente.
In che modo capire l’importanza di un sistema di prenotazione può aumentare la produttività della mia attività?
Quando ti rendi conto che la pianificazione detta il ritmo della tua giornata, tutto diventa più chiaro. I clienti si presentano puntuali, la tua disponibilità resta sotto controllo e smetti di perdere tempo a rincorrere conferme o a scusarti per i pasticci in agenda. Bookly diventa parte integrante della tua presenza online e tiene tutto allineato mentre tu ti occupi del lavoro per cui vieni davvero pagato, che si tratti di sistemare la schiena di qualcuno o di accompagnarlo nel suo primo piano finanziario.
Quali vantaggi di un sistema di prenotazione online aiutano a ridurre no-show e cancellazioni?
Le persone dimenticano, la vita è complicata. Ma quando il tuo sistema di prenotazione invia un promemoria discreto, permette ai clienti di spostare l’orario e ti avvisa se qualcuno annulla, la tua giornata resta stabile. Il processo di prenotazione online di Bookly ti dà il controllo su tempi, tono e messaggi di follow-up.
Puoi anche chiedere un piccolo acconto per scoraggiare le prenotazioni poco serie. Lo scopo non è solo riempire più slot, ma aiutarti a gestire meglio le prenotazioni: creare abitudini e aspettative, così che i clienti trattino i tuoi appuntamenti come un volo o una visita medica (qualcosa di programmato, ricordato e rispettato).
