使用預約訂位系統能提升生產力的 8 個理由
接電話、回 email，是許多企業主每天工作中最頭痛的事。要不是老闆自己被電話綁住，就是得聘請員工專門處理。接受預約當然是任何企業成功的關鍵，但它所花的時間，會壓縮用來拓展業務和提升服務品質的時間。使用預約訂位系統，企業主就能把這些時間拿回來，用在更有生產力的地方。
花在接電話和建立預約上的時間通常相當可觀。根據 Sage 的一項研究，一般小型企業每年要花 120 個工作天處理行政工作。而且，如下文所述，接受預約的真正成本常被低估，因為它沒有把分心的影響算進去。大多數人都有過這種經驗：一整天「很忙」，卻感覺幾乎沒完成什麼事。對於一天中大部分時間都在接電話、回 email 的人來說，這種經驗再常見不過。
幸好，這個生產力殺手是有解方的。繼續看下去，了解為什麼使用線上預約軟體能大幅提升您的生產力，又不必犧牲您為客戶提供的服務。
1. 免除櫃檯人員的需求
要理解預約訂位系統在生產力上為何如此有價值，不妨想想沒有它的情況。如果沒有自動化系統來接受預約，就必須以人工處理，而這份責任必然會落在企業主或櫃檯人員身上。
接一通電話或回一封 email 所需的時間相當可觀。首先是與客戶的初次互動：如果是 email，就要閱讀對方的詢問、思考如何回應，再寫下回覆；如果是電話，就要了解客戶的需求，再向他們說明可選擇的時段。這個過程經常需要不只一次的互動。預約確認後，您還需要把它輸入您使用的排程系統。
有了線上預約訂位系統，這一切都由客戶自己完成。他們可以自行預約，完全不需要企業主或員工參與。如果需要修改預約，他們也能自行處理，不必另外聯絡。
從客戶的角度來看，這其實是更方便的做法。他們可以在一天中任何想要的時間、用任何裝置預約。相反地，即使您有專人負責接電話或回 email，也只能在營業時間內預約。
2. 工作流程不再被打斷
大多數人都大大低估了被打斷後重新回到工作所需的時間。在爾灣大學研究人員的一項研究中發現，被打斷後平均需要 23 分 15 秒才能回到原本的工作。想到這個數字，就會驚覺回覆一封 email 或接一通預約電話的真正成本有多高。
例如，如果您一天只處理六封 email 或六通電話，光是重新回到原本的工作，就會損失將近兩個半小時的有效工作時間。這還沒算上處理預約或通話本身所花的時間。
對業務長期成功傷害更大的，或許是這種持續的干擾減少了所謂「深度工作」的機會。深度工作是指我們能長時間全心投入一項有意義的工作。
正是這種深度工作，能為您的業務帶來真正改變局面的轉變。如果您或您的核心員工一直被電話打擾，深度工作就根本不可能發生。如果您是企業主，又親自接電話，長期下來的代價會非常可觀。如果您覺得自己總是忙著「在」業務中工作，而從未「為」業務工作，分心可能就是罪魁禍首之一。
3. 減輕壓力，提升生產力
爾灣大學這項研究的另一個重要發現是，工作日中不斷被打斷也會增加壓力。根據該研究：
「打斷是有代價的：處於被打斷情境中的人，會感受到更高的工作負荷、更大的壓力、更強的挫折感、更多的時間壓力，以及需要付出更多努力。」
對任何曾負責接電話處理預約的人來說，這個發現再合理不過。如果您正努力完成其他重要工作，不斷的打擾會讓人不堪負荷。負責接受預約的員工，常因沒時間處理其他核心工作而感到挫折，進而導致更高的離職率。
眾所周知，壓力是生產力的一大殺手。一項針對 12 個國家 22,347 名員工的研究發現，自述壓力程度高的員工中，超過一半對工作缺乏投入感；而在壓力程度低的員工中，只有十分之一表示對工作缺乏投入感。
壓力與生產力低落、經常缺勤之間的關聯早已確立。線上預約免除了必須不斷接電話或回 email 的壓力，進而能營造更健康的工作環境，讓員工能更有效率地處理其他工作。
4. 簡化收款流程
客戶預約時，接受預約只是流程的一部分。客戶還需要為預約付款，可能是先付訂金，也可能是全額支付服務費用。由員工以人工收款可能很耗時。如果客戶尚未付款，還得去催款。
有了 WordPress 預約系統，付款就能整合進您的流程，包括設定訂金來保留預約。把收取訂金自動化並納入預約流程，也能減少「爽約」。
讓客戶在預約過程中付款，就不需要再記下付款資料並輸入系統。此外，客戶可以在一天中任何時間付款。而且由於您可以讓客戶查看自己的預約詳情，客戶也能確信自己的預約已經完成並付款。
5. 免除人工發送通知
客戶希望隨時掌握預約狀態。無論是私人教練課程還是機場接送，客戶都想確信自己的預約已經登記，而且服務會準時提供。提醒通知也是減少爽約的最佳方法之一，還能確保客戶擁有赴約所需的所有相關資訊。
對任何接受預約的企業來說，預約通知都很重要，但以人工發送這些訊息很花時間。使用像 Bookly 這樣的線上預約系統，這些通知可以完全自動化。
透過範本，您可以設定通知依照所需的時程，以 email 或簡訊發送。使用自動通知，就不必擔心重要資訊沒有送到客戶手上。通知可以由預約過程中的特定事件或時間點觸發，例如在新預約建立後立即發送通知，或在服務日的前一天發送。
整體結果是客戶更滿意、資訊更充分，也比較不會為了詢問預約資訊而來聯絡您。
6. 取得相關的入門資料
提供任何服務時，客戶都會提供一些入門資料，讓服務的提供更有效率。可惜的是，許多企業取得這些資料的方式非常隨意。如果透過電話登記這些資料，就可能因人為錯誤而輸入錯誤資訊。如果需要提供文件，可能還得由客戶以人工方式寄送，再由員工上傳。
有了線上預約系統，您可以讓客戶自行填寫入門資料，例如填寫問卷或上傳相關文件。把所有資訊集中在同一個地方，能簡化您的流程，讓外包人員或員工取得提供服務所需的相關資訊。由於您可以自行決定要用哪些欄位來索取資訊，就能確保所需資訊的格式一致。
7. 員工排程自動化
每一筆預約的另一半，是提供服務的員工或外包人員。對大多數公司來說，安排排程需要大量工作。事實上，視員工人數而定，這可能需要一位或多位員工全職負責。
像 Bookly 這樣的預約系統能幫您把這個流程自動化，讓您不必再為某筆預約指派員工。只要在行事曆中輸入特定外包人員或員工的可預約時間，客戶就只能在有人可以接受預約時預約他們。
預約建立後，員工會自動收到通知，預約也會加入他們的排程。透過共用行事曆，員工可以掌握自己何時被安排提供服務。如果您的企業雇用大量獨立外包人員，例如搬家或禮車服務，這項功能就非常實用。這些外包人員可以輕鬆追蹤自己的預約，不需要聯絡總公司。
把排程自動化後，無論是提供服務的員工，還是負責安排排程的人員，都會有更多時間。
8. 讓客戶自行管理預約
與已預約的客戶聯繫，必然會佔用大量時間。許多需要回答的問題都與預約細節有關。這些問題也許相對容易回答，但轉達這些資訊卻很耗時。
預約後寄出含有這些細節的 email 通知會有幫助，但客戶總是會找不到這些資訊。如果他們想取消預約，就得打電話或寄 email，由員工處理他們的請求。
有了線上預約軟體，客戶就能自行查詢預約所需的資訊並做出修改。透過像 Bookly 這樣的 WordPress 預約外掛，您可以為客戶提供網站的個人登入資料。客戶用個人登入資料就能查看預約詳情，包括服務類型、由哪位員工或外包人員提供服務、費用多少，以及預約安排在什麼時間。您也可以選擇是否允許客戶取消預約。取消預約可以手動或自動核准。
預約是任何服務業的命脈，但接受預約對生產力造成的代價可能相當可觀。線上預約訂位系統讓客戶能自行掌控預約，隨時都能預約並查看所有預約資訊，讓您和員工有更多時間為客戶提供優質服務。
Bookly FAQ
為什麼企業常忽略預約系統的重要性？
因為透過電話或 email 預約，感覺上仍然行得通——直到一則漏看的訊息變成三位流失的客戶。許多小型服務業者把預約訂位系統視為可有可無的升級，而不是必需品。
但只要把寫在便利貼上的改期、沒人跟進的爽約，還有某個週二三筆預約撞期的狀況加總起來，問題就浮現了。在 WordPress 中執行 Bookly，您不只是在建立時段，更是在一切失控之前建立秩序。
線上預約系統對小型服務業者有哪些主要好處？
首先，即使早已過了營業時間，客戶仍然可以預約。再來是內建的自動化功能：適時的提醒、即時改期、安全的付款，以及清楚的行事曆檢視，讓您改善預約管理，而不必追著每個細節跑。使用 Bookly，線上預約系統的這些優勢都能在您現有的網站中無縫運作（不需要額外登入，也不需要另外的工具），讓團隊專心提供優質服務。
無論您經營診所、美容工作室，還是提供諮詢服務，這項工具都會成為您隨時待命的助理，不會忘記、不會重複預約，也不會出錯。
了解預約系統的重要性，如何提升我的業務生產力？
一旦您意識到排程主導了一天的節奏，一切都會變得更清晰。客戶會準時赴約，您的可預約時段保持完整，也不必再浪費時間追著確認預約，或為行事曆出錯道歉。Bookly 是您網路形象中自然的一部分，讓一切井然有序，而您則專心處理真正讓您賺錢的工作，無論是幫人調整脊椎，還是帶客戶完成第一份理財規劃。
線上預約系統有哪些好處能減少爽約和取消？
人總會忘記，生活也難免一團亂。但當您的預約訂位系統發送貼心的提醒、讓客戶調整時段，並在客戶取消時事先通知您，您的一天就能保持穩定。Bookly 的線上預約流程，讓您掌控提醒時間、語氣和回訪訊息。
您甚至可以收取少量訂金，減少隨便預約的情況。重點不只是填滿更多時段，而是幫助您改善預約管理：建立習慣與期待，讓客戶像對待航班或看診一樣看待您的預約（事先安排、記在心上，並且尊重）。
