8 motivos pelos quais um sistema de reservas vai aumentar a sua produtividade
Atender ligações e responder e-mails é o tormento do dia a dia de muitos empresários. Ou o dono fica preso ao telefone, ou precisa contratar alguém só para isso. Receber agendamentos é, claro, essencial para o sucesso de qualquer negócio, mas o tempo gasto com isso reduz o tempo disponível para fazer o negócio crescer e melhorar a qualidade dos serviços. Um sistema de reservas permite que os empresários recuperem esse tempo e o usem de forma mais produtiva.
O tempo perdido atendendo telefonemas e marcando horários costuma ser considerável. Segundo um estudo da Sage, a pequena empresa média gasta 120 dias úteis com tarefas administrativas. E, como mostramos abaixo, o custo real de receber agendamentos costuma ser subestimado, porque não leva em conta o impacto das distrações. Quase todo mundo já teve um dia de trabalho “corrido” em que, no fim, parece que quase nada foi feito. Essa é uma experiência comum para quem passa boa parte do dia atendendo ligações e respondendo e-mails.
Felizmente, há soluções para esse grande inimigo da produtividade. Continue lendo para descobrir por que um software de reservas on-line pode aumentar muito a sua produtividade sem prejudicar o atendimento aos seus clientes.
1. Dispense a necessidade de uma recepcionista
Para entender por que um sistema de reservas é tão valioso para a produtividade, pense na alternativa de não ter um. Se não houver um sistema automatizado para receber as reservas, isso precisa ser feito manualmente. Inevitavelmente, a responsabilidade vai recair sobre o dono do negócio ou sobre uma recepcionista.
O tempo gasto para atender uma ligação ou responder um e-mail é considerável. Primeiro, há a interação inicial com o cliente. No caso de um e-mail, é preciso ler a pergunta, pensar na resposta e escrevê-la. Numa ligação, é preciso entender o que o cliente precisa e depois apresentar as opções de horário. Muitas vezes, esse processo exige mais de uma interação. Depois que a reserva é confirmada, ainda é preciso registrá-la no sistema de agenda que você usa.
Com um sistema de reservas on-line, tudo isso é feito pelo próprio cliente. Ele faz a reserva sem nenhuma interação com o dono ou com um funcionário. Se precisar alterar a reserva, também pode fazer isso sem precisar entrar em contato.
Do ponto de vista do cliente, essa solução é ainda mais prática. Ele pode reservar a qualquer hora do dia e em qualquer dispositivo. Já com um funcionário dedicado a atender ligações ou responder e-mails, os agendamentos só podem ser feitos durante o horário de expediente.
2. Sem interrupções no fluxo de trabalho
A maioria das pessoas subestima muito o tempo necessário para voltar a uma tarefa depois de uma interrupção. Um estudo de pesquisadores da University of Irvine concluiu que, em média, leva-se 23 minutos e 15 segundos para retomar uma tarefa após uma interrupção. Diante dessa estatística, o custo real de responder um e-mail ou atender uma ligação para marcar um horário é impressionante.
Por exemplo, se você recebe apenas seis e-mails ou ligações por dia, está perdendo quase duas horas e meia de tempo produtivo só para retomar a tarefa original. E isso sem contar o tempo gasto com a própria reserva ou ligação.
Talvez ainda mais prejudicial para o sucesso do seu negócio a longo prazo seja o fato de essa distração constante reduzir as oportunidades para o chamado “trabalho focado” (deep work). Trabalho focado é quando conseguimos nos envolver totalmente com uma tarefa significativa por um longo período.
É esse tipo de trabalho focado que pode produzir mudanças realmente transformadoras no seu negócio. Se você ou os seus principais funcionários vivem sendo interrompidos por ligações, ele simplesmente não acontece. Se você é o dono do negócio e é quem atende as ligações, o custo a longo prazo será considerável. Se você sente que está sempre trabalhando “no” negócio e nunca “para o” negócio, a distração pode ser uma das principais culpadas.
3. Reduza o estresse e aumente a produtividade
Outra conclusão importante do estudo da University of Irvine foi que as interrupções ao longo do dia de trabalho também aumentam o estresse. Segundo o estudo:
“as interrupções têm o seu custo: as pessoas nas condições com interrupção tiveram uma carga de trabalho maior, mais estresse, mais frustração, mais pressão de tempo e mais esforço.”
Essa conclusão parece óbvia para qualquer pessoa que já teve a tarefa de atender o telefone para marcar horários. Quando você tenta fazer outro trabalho importante, as interrupções constantes podem dar a sensação de sobrecarga. Os funcionários responsáveis pelas reservas costumam se frustrar por não ter tempo para outras tarefas essenciais, o que, por sua vez, pode aumentar a rotatividade.
O estresse é amplamente reconhecido como um grande inimigo da produtividade. Um estudo com 22.347 funcionários em 12 países concluiu que mais da metade dos funcionários com alto nível de estresse não se sentia engajada no trabalho. Entre os funcionários com baixo nível de estresse, apenas um em cada dez disse não estar engajado.
A relação entre estresse, baixa produtividade e faltas frequentes ao trabalho está bem comprovada. Um sistema de reservas on-line elimina o estresse de ter que atender ligações ou responder e-mails o tempo todo. Isso pode criar um ambiente de trabalho mais saudável, em que os funcionários conseguem trabalhar de forma mais produtiva nas suas outras tarefas.
4. Simplifique o recebimento de pagamentos
Registrar a reserva é só uma parte do processo quando um cliente agenda um horário. O cliente também precisa pagar pela reserva, seja um sinal inicial ou o valor integral do serviço. Ter um funcionário recebendo esses pagamentos manualmente pode tomar muito tempo. E, se o pagamento não for feito, é preciso cobrar o cliente.
Com um sistema de reservas para WordPress, os pagamentos podem ser integrados ao processo, incluindo a cobrança de um sinal para garantir o horário. Ao automatizar a cobrança do sinal durante a reserva, você também pode reduzir as faltas (no-shows).
Permitir que os clientes paguem durante a reserva dispensa a necessidade de anotar os dados de pagamento e registrá-los no seu sistema. Além disso, os pagamentos podem ser feitos a qualquer hora do dia. E, como você pode dar aos clientes acesso aos detalhes do agendamento, eles têm a segurança de que a reserva foi feita e paga.
5. Dispense as notificações manuais
Os clientes querem ser informados sobre o status do agendamento. Seja uma sessão de personal trainer ou um transfer para o aeroporto, eles querem ter certeza de que o horário está reservado e de que o serviço será prestado no horário. Os lembretes também são uma das melhores formas de reduzir as faltas e garantir que os clientes tenham todas as informações necessárias para comparecer.
As notificações de reserva são uma parte importante de qualquer negócio que trabalha com agendamentos, mas enviá-las manualmente toma tempo. Com um sistema de reservas on-line como o Bookly, essas notificações podem ser totalmente automatizadas.
Com modelos, você configura as notificações para serem enviadas por e-mail ou SMS no momento desejado. Com notificações automáticas, você não precisa se preocupar se alguma informação importante deixou de ser enviada ao cliente. As notificações podem ser disparadas por eventos específicos ou em determinados momentos do processo de reserva. Por exemplo, uma notificação pode ser enviada logo depois de um novo agendamento ou na véspera do serviço.
O resultado são clientes mais satisfeitos e mais bem informados, que têm menos motivos para entrar em contato para saber detalhes da reserva.
6. Obtenha as informações iniciais necessárias
Em qualquer serviço, há certas informações iniciais que o cliente fornece e que tornam o atendimento mais eficiente. Infelizmente, muitas empresas obtêm essas informações de forma muito improvisada. Se os dados são coletados por telefone, há o risco de erro humano e de informações incorretas serem registradas. Se for preciso enviar documentos, talvez o cliente tenha que mandá-los manualmente e alguém da equipe tenha que carregá-los no sistema.
Com um sistema de agendamento on-line, você pode deixar que os próprios clientes preencham os seus dados iniciais. Isso pode incluir um questionário ou o envio de documentos. Ter todas as informações num único lugar simplifica os seus processos e dá aos prestadores de serviço ou funcionários as informações de que precisam para atender. Como é você que define quais campos usar para solicitar as informações, pode garantir que os dados venham sempre no mesmo formato.
7. Automatize a agenda dos seus funcionários
A outra metade de qualquer reserva é o funcionário ou prestador de serviço que vai realizar o atendimento. Para a maioria das empresas, organizar a agenda dá muito trabalho. Na verdade, dependendo do número de profissionais, isso pode ser um trabalho em tempo integral para um ou mais funcionários.
Um sistema de agendamento como o Bookly ajuda a automatizar esse processo, para que você não precise mais designar um funcionário para cada reserva. Ao registrar no calendário quando cada prestador ou funcionário está disponível, o cliente só consegue reservar quando há alguém disponível para atender.
O funcionário pode então ser notificado automaticamente quando uma reserva é feita, e o agendamento entra na agenda dele. Com um calendário compartilhado, o funcionário acompanha quando tem atendimentos marcados. Isso é muito útil para negócios que trabalham com muitos prestadores de serviço independentes, como empresas de mudança ou de limusines. Esses prestadores acompanham facilmente os próprios agendamentos, sem precisar entrar em contato com a sede.
Ao automatizar a agenda, tanto o funcionário que presta o serviço quanto quem é responsável por organizá-lo ganham mais tempo.
8. Deixe os clientes gerenciarem os próprios agendamentos
Lidar com clientes que já agendaram sempre toma muito tempo. Muitas das perguntas são sobre detalhes do agendamento. Elas podem ser relativamente simples de responder, mas repassar essas informações toma tempo.
As notificações por e-mail enviadas após a reserva com esses detalhes ajudam, mas os clientes inevitavelmente acabam perdendo essas informações. Se quiserem cancelar um agendamento, vão precisar ligar ou mandar e-mail, e alguém da equipe terá que processar o pedido.
Com um software de reservas on-line, os clientes podem encontrar sozinhos as informações de que precisam sobre os seus agendamentos e fazer alterações. Com um plugin de reservas para WordPress como o Bookly, você pode dar aos clientes um login pessoal no seu site. Com esse login, eles veem os detalhes do agendamento, como o tipo de serviço, o funcionário ou prestador que vai atender, o preço e o horário marcado. Você também pode permitir que os clientes cancelem o agendamento. Os cancelamentos podem ser aprovados manual ou automaticamente.
Os agendamentos são a força vital de qualquer negócio de serviços, mas o custo de receber reservas para a produtividade pode ser considerável. Um sistema de reservas on-line permite que os clientes assumam o controle das próprias reservas. Eles podem reservar e acessar todas as informações da reserva a qualquer hora do dia. E você e os seus funcionários ganham mais tempo para oferecer um atendimento excelente aos clientes.
Perguntas frequentes sobre o Bookly
Por que as empresas costumam subestimar a importância de um sistema de reservas?
Porque agendar por telefone ou e-mail ainda parece funcionar. Até que uma mensagem perdida vira três clientes perdidos. Muitos pequenos prestadores de serviço veem um sistema de agendamento e reservas como um extra opcional, e não como uma necessidade.
Mas, quando você soma os reagendamentos rabiscados em post-its, as faltas que ninguém acompanhou e aquela terça-feira em que três agendamentos se sobrepuseram, a conta começa a pesar. Com o Bookly funcionando dentro do WordPress, você não está só criando horários: está colocando ordem antes que as coisas saiam do controle.
Quais são as principais vantagens de um sistema de reservas on-line para pequenos prestadores de serviço?
Para começar, os clientes podem marcar horário com você mesmo bem depois do expediente. Depois, há a automação integrada: lembretes no momento certo, reagendamento instantâneo, pagamentos seguros e uma visão clara do calendário, que permitem gerenciar melhor as reservas em vez de correr atrás de cada detalhe. Com o Bookly, todas essas vantagens de um sistema de reservas on-line funcionam dentro do seu site atual (sem logins extras nem ferramentas separadas), e a sua equipe fica focada em prestar um ótimo atendimento.
Se você tem uma clínica, um estúdio de beleza ou presta consultoria, essa ferramenta vira uma assistente sempre presente, que não esquece, não marca dois clientes no mesmo horário e não deixa nada escapar.
Como entender a importância de um sistema de reservas pode aumentar a produtividade do meu negócio?
Quando você percebe que a agenda dita o ritmo do seu dia, tudo fica mais claro. Os clientes comparecem com regularidade, a sua disponibilidade fica protegida e você para de perder tempo correndo atrás de confirmações ou pedindo desculpas por confusões na agenda. O Bookly funciona como parte natural da sua presença on-line e mantém tudo em ordem enquanto você cuida do trabalho pelo qual é pago de verdade, seja ajustar a coluna de alguém ou apresentar o primeiro planejamento financeiro de um cliente.
Quais vantagens de um sistema de reservas on-line ajudam a reduzir faltas e cancelamentos?
As pessoas esquecem. A vida é corrida. Mas, quando o seu sistema de agendamento e reservas envia um lembrete gentil, permite que o cliente ajuste o horário e avisa você quando ele cancela, o seu dia segue estável. O processo de reserva on-line do Bookly dá a você controle sobre os horários, o tom das mensagens e os acompanhamentos.
Você pode até cobrar um pequeno sinal para desencorajar reservas pouco sérias. O objetivo não é só preencher mais horários, mas gerenciar melhor as reservas. É criar hábitos e expectativas para que os clientes tratem os seus agendamentos como tratariam um voo ou uma consulta médica (algo marcado, lembrado e respeitado).
