8 причин, почему система онлайн-записи повысит вашу продуктивность
Ответы на звонки и письма — бич рабочего дня многих владельцев бизнеса. Либо владелец привязан к телефону, либо ему приходится нанимать для этого сотрудника. Приём записей, конечно, необходим для успеха любого бизнеса, но на него уходит время, которого потом не хватает на развитие бизнеса и улучшение качества услуг. Система онлайн-записи позволяет владельцам бизнеса вернуть себе это время и тратить его с большей пользой.
На звонки и запись клиентов обычно уходит очень много времени. По данным исследования Sage, средний малый бизнес тратит на административные задачи 120 рабочих дней. А как показано ниже, реальная стоимость приёма записей часто недооценивается, потому что не учитывается, как сильно отвлечения мешают работе. Многим знаком рабочий день, который был «загруженным», но после которого кажется, что почти ничего не сделано. Это обычное дело для тех, кто проводит значительную часть дня на телефоне и за ответами на письма.
К счастью, у этого главного убийцы продуктивности есть решения. Читайте дальше, чтобы узнать, почему программа онлайн-записи помогает заметно повысить продуктивность без ущерба для качества обслуживания клиентов.
1. Не нужен администратор на ресепшене
Чтобы понять, почему система онлайн-записи так ценна с точки зрения продуктивности, представьте, что её нет. Без автоматизированной системы записи принимать их приходится вручную. И эта обязанность неизбежно ляжет на владельца бизнеса или администратора.
Ответ на звонок или письмо занимает немало времени. Сначала — сам первый контакт с клиентом. В случае письма нужно прочитать запрос, продумать ответ и написать его. В случае звонка — понять, что нужно клиенту, и рассказать ему о вариантах времени. Часто для этого требуется не один контакт. А когда запись подтверждена, её нужно внести в систему планирования, которой вы пользуетесь.
С системой онлайн-записи всё это делает сам клиент. Он записывается самостоятельно, без участия владельца или сотрудника. А если запись нужно изменить, это тоже можно сделать, ни с кем не связываясь.
Для клиента это даже удобнее: записаться можно в любое время суток и с любого устройства. А даже если у вас есть отдельный сотрудник для звонков и писем, записаться можно только в рабочие часы.
2. Никаких перерывов в работе
Большинство людей сильно недооценивают, сколько времени нужно, чтобы вернуться к задаче после того, как их прервали. Исследование учёных из университета в Ирвайне показало, что в среднем на возвращение к задаче после перерыва уходит 23 минуты 15 секунд. С учётом этой статистики реальная стоимость ответа на письмо или звонок с просьбой о записи просто поражает.
Например, если вы обрабатываете всего шесть писем или звонков в день, почти два с половиной часа продуктивного времени уходит только на то, чтобы вернуться к основной задаче. И это без учёта времени на сам звонок и оформление записи.
Возможно, ещё сильнее на долгосрочный успех бизнеса влияет то, что из-за постоянных отвлечений почти не остаётся возможности для так называемой «глубокой работы» — когда мы долго и полностью погружены в важную задачу.
Именно глубокая работа способна по-настоящему изменить ваш бизнес. Если вас или ключевых сотрудников постоянно отвлекают звонки, глубокая работа становится невозможной. Если вы владелец бизнеса и при этом сами отвечаете на звонки, в долгосрочной перспективе это обойдётся очень дорого. Если вам кажется, что вы всё время работаете «в» бизнесе и никогда — «над» бизнесом, одна из главных причин может быть в отвлечениях.
3. Меньше стресса и выше продуктивность
Ещё один важный вывод того же исследования университета в Ирвайне: перерывы в течение рабочего дня повышают уровень стресса. Как сказано в исследовании:
«У прерываний есть своя цена: люди, которых прерывали, испытывали более высокую нагрузку, больше стресса, сильнее раздражение, острее ощущали нехватку времени и прикладывали больше усилий».
Это очевидно любому, кому доводилось отвечать на звонки и принимать записи. Если вы пытаетесь сделать другую важную работу, постоянные прерывания вызывают ощущение перегруженности. Сотрудники, которые отвечают за запись клиентов, часто раздражены тем, что им не хватает времени на другие основные задачи, а это, в свою очередь, может повышать текучесть кадров.
Стресс — общепризнанный убийца продуктивности. В исследовании с участием 22 347 сотрудников из 12 стран выяснилось, что более половины сотрудников с высоким уровнем стресса не были вовлечены в работу. Среди сотрудников с низким уровнем стресса о невовлечённости сообщил лишь каждый десятый.
Связь стресса с низкой продуктивностью и частыми прогулами давно доказана. Онлайн-запись избавляет от стресса из-за постоянных звонков и писем. А это, в свою очередь, создаёт более здоровую рабочую среду, в которой сотрудники могут продуктивнее заниматься другими задачами.
4. Упростите приём оплаты
Когда клиент записывается, сама запись — лишь часть процесса. Клиенту также нужно оплатить услугу: внести предоплату или полную стоимость. Если оплату принимает сотрудник вручную, это отнимает много времени. А если клиент не заплатил, за ним приходится бегать.
В системе записи на WordPress оплату можно встроить в процесс записи — в том числе задать предоплату, чтобы закрепить запись за клиентом. Автоматизировав приём предоплаты при записи, вы также сократите число неявок.
Если клиенты оплачивают услугу прямо при записи, не нужно собирать платёжные данные и вносить их в систему. Кроме того, оплатить можно в любое время суток. А поскольку вы можете дать клиентам доступ к данным их записи, они будут уверены, что запись оформлена и оплачена.
5. Не нужно вручную отправлять уведомления
Клиенты хотят знать статус своей записи. Будь то персональная тренировка или трансфер в аэропорт, клиентам важно быть уверенными, что запись оформлена и услугу окажут вовремя. Напоминания к тому же — один из лучших способов сократить число неявок и убедиться, что у клиента есть вся нужная информация для визита.
Уведомления о записи важны для любого бизнеса, работающего по записи, но отправлять их вручную долго. В системе онлайн-записи вроде Bookly уведомления можно полностью автоматизировать.
С помощью шаблонов можно настроить отправку уведомлений по email или SMS по нужному графику. Автоматические уведомления избавляют от беспокойства, что клиент не получил важную информацию. Уведомления можно привязать к определённым событиям или срокам в процессе записи. Например, отправлять уведомление сразу после новой записи или за день до оказания услуги.
В итоге клиенты довольнее и лучше информированы, и им реже приходится связываться с вами, чтобы что-то уточнить о записи.
6. Получайте нужную информацию о клиенте заранее
При оказании любой услуги клиент сообщает определённые сведения, которые помогают оказать её эффективнее. К сожалению, многие компании собирают эту информацию бессистемно. Если принимать данные по телефону, из-за человеческого фактора могут быть внесены неверные сведения. А если нужны документы, клиенту приходится отправлять их вручную, а сотруднику — загружать в систему.
С системой онлайн-записи клиенты могут сами заполнить нужные сведения — например, ответить на анкету или загрузить документы. Когда вся информация собрана в одном месте, процессы становятся проще, а подрядчики и сотрудники получают всё необходимое для оказания услуги. Поскольку вы сами решаете, какие поля использовать для сбора информации, данные всегда будут в едином формате.
7. Автоматизируйте расписание сотрудников
Вторая сторона любой записи — сотрудник или подрядчик, который оказывает услугу. Для большинства компаний составление расписания — большая работа. Более того, в зависимости от численности персонала это может быть полноценной работой для одного или нескольких сотрудников.
Система записи вроде Bookly помогает автоматизировать этот процесс, и вам больше не нужно вручную закреплять сотрудника за конкретной записью. Если указать в календаре, когда свободен конкретный подрядчик или сотрудник, клиент сможет записаться только на то время, когда есть кому его принять.
Сотрудник автоматически получает уведомление о новой записи, а запись добавляется в его расписание. В общем календаре сотрудник видит, когда он должен оказывать услуги. Это очень удобно, если в бизнесе работает много независимых подрядчиков — например, в службе переездов или лимузинов. Такие подрядчики легко отслеживают свои записи, не связываясь с главным офисом.
Автоматизация расписания экономит время и сотрудникам, которые оказывают услуги, и тем, кто организует их работу.
8. Клиенты сами управляют своими записями
Общение с записавшимися клиентами неизбежно отнимает много времени. Многие вопросы касаются деталей записи. Ответить на них несложно, но передача этой информации занимает время.
Помогают уведомления по email с деталями, отправленные после записи, но клиенты неизбежно теряют эту информацию. А чтобы отменить запись, им придётся позвонить или написать, а сотруднику — обработать запрос.
С программой онлайн-записи клиенты сами находят нужную информацию о своих записях и вносят изменения. Плагин записи для WordPress вроде Bookly позволяет выдать клиентам персональные данные для входа на сайт. Войдя под ними, клиенты видят детали своей записи: тип услуги, сотрудника или подрядчика, который её окажет, стоимость и время. Можно также разрешить клиентам отменять записи. Отмены можно подтверждать вручную или автоматически.
Записи — основа любого бизнеса в сфере услуг, но приём записей может дорого обходиться для продуктивности. Система онлайн-записи позволяет клиентам самим управлять своими записями: записываться и смотреть всю информацию о записях в любое время суток. А у вас и ваших сотрудников остаётся больше времени, чтобы обслуживать клиентов на высшем уровне.
FAQ о Bookly
Почему бизнес часто недооценивает важность системы записи?
Потому что кажется, что запись по телефону или email всё ещё работает. Пока одно пропущенное сообщение не обернётся тремя потерянными клиентами. Многие небольшие компании в сфере услуг считают систему онлайн-записи не необходимостью, а необязательным улучшением.
Но стоит подсчитать переносы, нацарапанные на стикерах, неявки, по которым никто не связался с клиентом, и тот самый вторник, когда три записи наложились друг на друга, — и картина складывается. С Bookly внутри WordPress вы не просто создаёте временные интервалы, а наводите порядок до того, как всё пойдёт наперекосяк.
Какие главные преимущества даёт система онлайн-записи небольшим компаниям в сфере услуг?
Во-первых, клиенты могут записаться к вам даже поздно вечером, когда рабочий день давно закончился. Во-вторых, встроенная автоматизация: своевременные напоминания, мгновенный перенос записи, безопасная оплата и наглядный календарь, с которыми вы управляете записями, а не гоняетесь за каждой мелочью. В Bookly все эти преимущества системы онлайн-записи работают прямо на вашем сайте (без отдельных логинов и инструментов), поэтому команда может сосредоточиться на качественном обслуживании.
Если у вас клиника, салон красоты или консалтинг, этот инструмент станет вашим помощником, который всегда на месте: он ничего не забывает, не допускает двойных записей и ничего не упускает.
Как понимание важности системы записи может повысить продуктивность бизнеса?
Когда вы понимаете, что расписание задаёт темп всего дня, всё становится чётче. Клиенты приходят вовремя, ваше расписание не сбивается, и вы больше не тратите время на то, чтобы добиваться подтверждений или извиняться за накладки в календаре. Bookly органично встроен в ваш сайт и держит всё в порядке, пока вы заняты работой, за которую вам на самом деле платят, — будь то коррекция позвоночника или составление первого финансового плана клиента.
Какие преимущества системы онлайн-записи помогают сократить неявки и отмены?
Люди забывают. В жизни всякое бывает. Но если ваша система записи отправляет мягкое напоминание, позволяет клиентам перенести время и предупреждает вас об отмене, ваш день остаётся предсказуемым. Процесс онлайн-записи в Bookly даёт вам контроль над сроками, тоном сообщений и повторными напоминаниями.
Можно даже взимать небольшую предоплату, чтобы отсеять несерьёзные записи. Смысл не только в том, чтобы заполнить больше слотов, но и в том, чтобы лучше управлять записями. Нужно выработать у клиентов привычку и ожидание относиться к записи к вам так же, как к авиарейсу или визиту к врачу (то есть как к тому, что запланировано, о чём помнят и что уважают).
