8 redenen waarom een boekings- en reserveringssysteem je productiviteit verhoogt
Telefoontjes en e-mails beantwoorden is voor veel ondernemers de vloek van hun werkdag. Óf de eigenaar zit vastgeplakt aan de telefoon, óf er moet een medewerker voor worden aangenomen. Afspraken aannemen is natuurlijk essentieel voor het succes van elk bedrijf, maar het kost tijd die je niet aan de groei van je bedrijf en de kwaliteit van je diensten kunt besteden. Met een boekings- en reserveringssysteem winnen ondernemers die tijd terug en besteden ze die productiever.
De tijd die verloren gaat aan telefoontjes en het inplannen van afspraken is meestal aanzienlijk. Volgens een onderzoek van Sage besteedt het gemiddelde kleine bedrijf 120 werkdagen aan administratieve taken. En zoals je hieronder ziet, worden de werkelijke kosten van afspraken aannemen vaak onderschat, omdat het effect van afleiding niet wordt meegeteld. De meeste mensen kennen wel die 'drukke' werkdag waarop je het gevoel hebt dat je bijna niets hebt gedaan. Dat overkomt vooral mensen die een groot deel van hun dag aan telefoontjes en e-mails kwijt zijn.
Gelukkig zijn er oplossingen voor deze grote productiviteitskiller. Lees verder en ontdek waarom online reserveringssoftware je productiviteit flink kan verhogen, zonder dat je inlevert op de service die je je klanten biedt.
1. Geen receptionist meer nodig
Wil je begrijpen waarom een boekings- en reserveringssysteem zo waardevol is voor je productiviteit, kijk dan naar het alternatief: geen systeem. Is er geen geautomatiseerd systeem om boekingen aan te nemen, dan moet dat handmatig. Die taak komt onvermijdelijk terecht bij de eigenaar of bij een receptionist.
Een telefoontje aannemen of een e-mail beantwoorden kost veel tijd. Eerst is er het contact met de klant zelf. Bij een e-mail lees je de vraag, bedenk je een antwoord en schrijf je je reactie. Bij een telefoontje moet je begrijpen wat de klant nodig heeft en de mogelijkheden voor een afspraak doorlopen. Vaak is daar meer dan één contactmoment voor nodig. En is de boeking eenmaal bevestigd, dan moet je die nog invoeren in het planningssysteem dat je gebruikt.
Met een online boekings- en reserveringssysteem doet de klant dit allemaal zelf. Hij boekt zelf, zonder dat de eigenaar of een medewerker eraan te pas komt. Moet de reservering worden aangepast, dan kan de klant dat ook zelf doen, zonder contact op te nemen.
Voor de klant is dit zelfs nog handiger. Hij kan op elk moment van de dag boeken, op elk apparaat. Heb je daarentegen een medewerker die speciaal telefoontjes en e-mails afhandelt, dan kunnen afspraken alleen tijdens werktijden worden gemaakt.
2. Geen onderbrekingen in je workflow
De meeste mensen onderschatten enorm hoeveel tijd het kost om na een onderbreking weer met een taak verder te gaan. In een onderzoek van de University of Irvine bleek dat het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt om na een onderbreking terug te keren naar een taak. Met dat cijfer in je achterhoofd zijn de werkelijke kosten van een e-mail of telefoontje om een afspraak te boeken verbijsterend.
Neem je bijvoorbeeld maar zes e-mails of telefoontjes per dag aan, dan verlies je bijna tweeënhalf uur productieve tijd alleen al om weer bij je oorspronkelijke taak te komen. En dan is de tijd voor het aannemen van de reservering of het telefoontje zelf nog niet eens meegeteld.
Misschien nog schadelijker voor het succes van je bedrijf op lange termijn: door die voortdurende afleiding kom je minder toe aan wat vaak 'deep work' heet. Deep work is werk waarbij je langere tijd volledig opgaat in een betekenisvolle taak.
Juist dat soort deep work levert de echte doorbraken voor je bedrijf op. Worden jij of je belangrijkste medewerkers steeds afgeleid door telefoontjes, dan komt deep work er nooit van. Ben je de eigenaar van het bedrijf en neem je zelf de telefoon op, dan zijn de kosten op lange termijn aanzienlijk. Heb je het gevoel dat je altijd 'in' je bedrijf werkt en nooit 'aan' je bedrijf, dan is afleiding misschien een van de grootste boosdoeners.
3. Minder stress en meer productiviteit
Een andere belangrijke uitkomst van het onderzoek van de University of Irvine was dat onderbrekingen tijdens de werkdag ook tot meer stress leiden. Volgens het onderzoek:
'onderbrekingen hebben een prijs: mensen die werden onderbroken, ervoeren een hogere werkdruk, meer stress, meer frustratie, meer tijdsdruk en meer inspanning.'
Voor iedereen die ooit de telefoon moest opnemen om boekingen aan te nemen, is dit gezond verstand. Probeer je ander belangrijk werk af te krijgen, dan kunnen de voortdurende onderbrekingen je het gevoel geven dat je overspoeld wordt. Medewerkers die boekingen aannemen, raken vaak gefrustreerd omdat ze geen tijd hebben voor hun andere kerntaken, wat op zijn beurt tot meer verloop kan leiden.
Stress staat bekend als een grote productiviteitskiller. Uit een onderzoek onder 22.347 werknemers in 12 landen bleek dat meer dan de helft van de werknemers met veel stress niet betrokken was bij hun werk. Van de werknemers met weinig stress zei maar één op de tien dat ze niet betrokken waren.
Het verband tussen stress, lage productiviteit en veel verzuim is overtuigend aangetoond. Met online reserveren verdwijnt de stress van steeds maar telefoontjes en e-mails beantwoorden. Dat zorgt voor een gezondere werkomgeving, waarin medewerkers productiever aan hun andere taken kunnen werken.
4. Betalingen eenvoudiger ontvangen
De boeking aannemen is maar een deel van het proces wanneer een klant een afspraak maakt. De klant moet de boeking ook betalen, met een aanbetaling vooraf of in één keer voor de hele dienst. Laat je een medewerker die betalingen handmatig verwerken, dan kost dat veel tijd. En is er niet betaald, dan moet je de klant achter de broek zitten.
Met een WordPress-reserveringssysteem integreer je betalingen in je proces. Je kunt bijvoorbeeld een aanbetaling instellen om de afspraak vast te leggen. Door aanbetalingen automatisch te laten verlopen tijdens het boeken, verminder je ook het aantal no-shows.
Laat je klanten tijdens het boeken betalen, dan hoef je geen betaalgegevens meer op te nemen en in je systeem in te voeren. Bovendien kan er op elk moment van de dag worden betaald. En omdat je klanten toegang tot hun afspraakgegevens kunt geven, weten klanten zeker dat hun boeking is gemaakt en betaald.
5. Geen handmatige meldingen meer
Klanten willen op de hoogte blijven van de status van hun afspraak. Of het nu gaat om een sessie met een personal trainer of een luchthavenvervoer, klanten willen zeker weten dat hun afspraak vastligt en op tijd plaatsvindt. Herinneringen zijn bovendien een van de beste manieren om no-shows te verminderen en ervoor te zorgen dat klanten alle informatie hebben die ze voor hun afspraak nodig hebben.
Boekingsmeldingen zijn een belangrijk onderdeel van elk bedrijf dat met afspraken werkt, maar die berichten handmatig versturen kost tijd. Met een online reserveringssysteem als Bookly zijn die meldingen volledig te automatiseren.
Met sjablonen stel je in dat meldingen volgens het gewenste schema per e-mail of sms worden verstuurd. Met automatische meldingen hoef je je geen zorgen te maken dat belangrijke informatie de klant niet heeft bereikt. Meldingen kunnen worden geactiveerd door bepaalde gebeurtenissen of momenten in het boekingsproces, bijvoorbeeld direct na een nieuwe boeking of op de dag voordat de dienst plaatsvindt.
Het resultaat: tevredenere en beter geïnformeerde klanten, die minder snel contact opnemen om iets over hun boeking te vragen.
6. De juiste intakegegevens verzamelen
Bij elke dienst geeft de klant bepaalde intakegegevens door, waardoor je de dienst efficiënter kunt leveren. Helaas verzamelen veel bedrijven die gegevens nogal lukraak. Neem je de intakegegevens telefonisch op, dan kan een menselijke fout ertoe leiden dat er onjuiste informatie wordt ingevoerd. Zijn er documenten nodig, dan moet de klant die misschien handmatig opsturen en moet een medewerker ze uploaden.
Met een online boekingssysteem kunnen klanten hun intakegegevens zelf invullen, bijvoorbeeld door een vragenlijst in te vullen of documenten te uploaden. Staat alle informatie op één plek, dan verlopen je processen soepeler en hebben je freelancers of medewerkers de informatie die ze nodig hebben om de dienst te leveren. Omdat jij bepaalt welke velden je gebruikt om de informatie op te vragen, weet je zeker dat de gegevens altijd in hetzelfde formaat binnenkomen.
7. Automatiseer het rooster van je medewerkers
De andere helft van elke boeking is de medewerker of freelancer die de dienst levert. Voor de meeste bedrijven is het organiseren van de planning veel werk. Afhankelijk van het aantal medewerkers kan dat zelfs een fulltimebaan zijn voor een of meer mensen.
Met een boekingssysteem als Bookly automatiseer je dit proces, zodat je niet meer zelf een medewerker aan een bepaalde boeking hoeft toe te wijzen. Leg je in een agenda vast wanneer een bepaalde freelancer of medewerker beschikbaar is, dan kan de klant alleen boeken wanneer er iemand beschikbaar is om de boeking aan te nemen.
De medewerker krijgt automatisch een melding wanneer er een boeking binnenkomt, en de afspraak wordt aan zijn rooster toegevoegd. In een gedeelde agenda ziet de medewerker wanneer hij is ingepland voor een dienst. Dat is heel handig als je veel zelfstandige freelancers inzet, bijvoorbeeld bij een verhuisbedrijf of limousineservice. Deze freelancers houden hun eigen afspraken eenvoudig bij, zonder contact op te nemen met het hoofdkantoor.
Door de planning te automatiseren, hebben zowel de medewerker die de dienst levert als de mensen die de planning organiseren meer tijd.
8. Laat klanten hun eigen afspraken beheren
Contact met klanten die een afspraak hebben gemaakt, kost onvermijdelijk veel tijd. Veel vragen gaan over details van hun afspraak. Die vragen zijn misschien vrij eenvoudig te beantwoorden, maar de informatie doorgeven kost tijd.
E-mailmeldingen met deze gegevens na de boeking helpen, maar klanten raken die informatie vaak kwijt. Willen ze een afspraak annuleren, dan moeten ze bellen of mailen en moet een medewerker hun verzoek verwerken.
Met online reserveringssoftware vinden klanten zelf de informatie over hun afspraken en brengen ze zelf wijzigingen aan. Met een WordPress-reserveringsplugin als Bookly geef je klanten persoonlijke inloggegevens voor je website. Daarmee bekijken ze de details van hun afspraak, zoals het type dienst, welke medewerker of freelancer de afspraak verzorgt, wat die kost en wanneer de afspraak gepland staat. Je kunt klanten ook de mogelijkheid geven hun afspraak te annuleren. Annuleringen kun je handmatig of automatisch laten goedkeuren.
Afspraken zijn de levensader van elke dienstverlener, maar reserveringen aannemen kan flink ten koste gaan van je productiviteit. Met een online boekings- en reserveringssysteem hebben je klanten hun eigen boekingen zelf in de hand. Ze kunnen op elk moment van de dag boeken en al hun boekingsgegevens inzien. Zo hebben jij en je medewerkers meer tijd om je klanten een uitstekende service te bieden.
Bookly FAQ
Waarom zien bedrijven het belang van een reserveringssysteem vaak over het hoofd?
Omdat boeken per telefoon of e-mail nog steeds lijkt te werken. Tenminste, totdat één gemist bericht drie verloren klanten oplevert. Veel kleine dienstverleners zien een boekings- en reserveringssysteem als een optionele upgrade in plaats van een noodzaak.
Maar tel je de verzette afspraken op geeltjes op, de no-shows waar niemand achteraan is gegaan en die ene dinsdag waarop drie afspraken door elkaar liepen, dan begint het op te lopen. Met Bookly in WordPress maak je niet alleen tijdsloten aan, je schept orde voordat het uit de hand loopt.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van een online reserveringssysteem voor kleine dienstverleners?
Om te beginnen kunnen klanten een afspraak met je plannen, ook ruim na sluitingstijd. Daarnaast is er de ingebouwde automatisering: tijdige herinneringen, direct verzetten, veilige betalingen en overzichtelijke agendaweergaven, zodat je je reserveringen beter beheert in plaats van achter elk detail aan te jagen. Met Bookly werken al deze voordelen van een online reserveringssysteem naadloos binnen je bestaande site (geen extra logins, geen losse tools), zodat je team zich kan richten op uitstekende service.
Heb je een kliniek of een schoonheidssalon, of geef je advies, dan wordt deze tool je altijd aanwezige assistent die niets vergeet, niet dubbel boekt en niets laat liggen.
Hoe kan inzicht in het belang van een reserveringssysteem de productiviteit van mijn bedrijf verhogen?
Zodra je beseft dat je planning het tempo van je dag bepaalt, wordt alles scherper. Klanten komen betrouwbaar opdagen, je beschikbaarheid blijft kloppen en je verspilt geen tijd meer aan het najagen van bevestigingen of excuses voor agendafouten. Bookly werkt als een natuurlijk onderdeel van je online aanwezigheid en houdt alles op één lijn terwijl jij het werk doet waarvoor je eigenlijk betaald wordt, of dat nu het rechtzetten van iemands rug is of het doorlopen van een eerste financieel plan.
Welke voordelen van een online reserveringssysteem helpen no-shows en annuleringen te verminderen?
Mensen vergeten dingen. Het leven loopt niet altijd volgens plan. Maar als je boekings- en reserveringssysteem een vriendelijke herinnering stuurt, klanten hun tijdslot laat aanpassen en jou een seintje geeft als ze annuleren, blijft je dag rustig. Met het online reserveringsproces van Bookly heb je zelf de timing, de toon en de follow-up in de hand.
Je kunt zelfs een kleine aanbetaling vragen om vrijblijvende boekingen te ontmoedigen. Het doel is niet alleen meer tijdsloten te vullen, maar ook je reserveringen beter te beheren. Het gaat erom gewoonten en verwachtingen op te bouwen, zodat klanten je afspraken behandelen zoals een vlucht of een doktersbezoek: iets wat gepland, onthouden en gerespecteerd wordt.
