Zo voorkom je gaten tussen afspraken
We weten hoe belangrijk een efficiënte planning is voor elk bedrijf. Ongewenste gaten tussen afspraken zijn onhandig en kunnen het hele werkritme verstoren. Wil je een boekingssysteem dat slim genoeg is om je afspraken beter te organiseren?
In dit artikel krijg je tips om je agenda in Bookly te optimaliseren en lege tijdsloten zoveel mogelijk te beperken.
Eerste beschikbare tijdslot tonen in het boekingsformulier
Schakel je in Bookly de optie Toon alleen het dichtstbijzijnde tijdslot in, dan zien je klanten alle bestaande tijdsloten niet meer, behalve het eerstvolgende vrije moment in de agenda van de medewerker. Zo beperk je gaten tussen boekingen, omdat klanten naar de eerst beschikbare afspraken worden geleid.
Je schakelt deze functie in via Weergave > Stap voor stap formulier > tabblad Tijd.
Lees hier meer.
Duur van de service instellen als lengte van het tijdslot
De interval tussen de tijdsloten in je openbare boekingsformulier kan gelijk zijn aan de duur van de service. De dag wordt dan verdeeld in een reeks boekbare blokken die elk de begintijd van een afspraak aangeven. Met zulke instellingen haal je meer uit je planningsplugin, omdat de stilstand tussen afspraken minimaal wordt.
Je kunt een klant niet dwingen een bepaald tijdslot te kiezen of een volgorde aan te houden, maar klanten kunnen dan niet meer op elk willekeurig moment boeken (bijvoorbeeld als er elke 15 minuten een tijdslot is) en kleine gaten achterlaten waar geen andere afspraak in past. Een WordPress-plugin die gaten tussen afspraken opvult, helpt lege tijdsloten in je boekingssysteem te voorkomen en die kleine gaten efficiënter te vullen.
Je stelt deze optie globaal in (Instellingen > Algemeen > Stel lengte vak als service tijdsduur in) of per service in het onderdeel Diensten > Lengte tijdsblok.
Lees hier meer.
Promoot minder populaire tijden
Met de add-on Bookly Special Hours bepaal je de prijs van je service op basis van het tijdstip. Weet je bijvoorbeeld dat je 's ochtends meestal minder boekingen hebt, dan maak je de prijs voor die periodes aantrekkelijker. Zo boeken je klanten eerder de rustige uren en zit je agenda vol.
Om goedkopere tijdsloten in het boekingsformulier onder de aandacht te brengen, gebruik je de optie Markeer speciale uren onder Weergave > Stap voor stap formulier > tabblad Tijd.
Lees hier meer.
Stuur meldingen en herinneringen
Automatische e-mails, spraakberichten of sms-meldingen zijn de eenvoudigste manier om te zorgen dat een klant een gepland bezoek niet vergeet. Stel in elk geval een herinnering op de avond vóór de afspraak in, plus een melding die 1 of 2 uur vóór de afspraak naar de klant gaat.
Geef je je klanten een annuleringslink in een e-mail of sms, dan weet je vooraf dat er een tijdslot in je agenda vrijkomt.
Lees hier meer.
Beperk hoe ver vooruit klanten kunnen boeken
Stel je de beschikbare boekingsperiode in op een aantal dagen, dan kunnen je klanten alleen binnen die periode boeken. Vul je bijvoorbeeld 7 in bij Aantal dagen beschikbaar voor reservering (Instellingen > Algemeen), dan kunnen je klanten een afspraak maken binnen de komende 7 dagen. Beschikbare tijdsloten na die periode zien ze niet. Zo worden de eerst beschikbare tijden als eerste geboekt.
Lees hier meer.
Met deze aanbevelingen voorkom je ongewenste gaten tussen afspraken helemaal, of beperk je ze in elk geval tot een minimum. Met zulke strategieën vul je gaten in je agenda effectief op en benut je je boekingscapaciteit maximaal. Heb je hulp nodig bij de instellingen van Bookly? Neem gerust contact met ons op, we beantwoorden al je vragen graag.
