Buchungssoftware für Fahrschulen verbessert die Servicequalität

In einem immer härter umkämpften Markt kann das richtige Buchungssystem über Erfolg oder Misserfolg einer Fahrschule entscheiden. In den letzten zwei Jahrzehnten ist die Zahl der Fahrschulen gestiegen. Gleichzeitig ist die Zahl der Menschen, die eine Führerscheinprüfung ablegen, stark gesunken.

Zwischen 1984 und 2014 sank die Zahl junger Erwachsener mit Führerschein um 16,4 %. Dafür gibt es zahlreiche Gründe, etwa die Verbreitung von Fahrdiensten auf Abruf wie Uber und die vergleichsweise hohen Kosten eines eigenen Autos.

Interessant ist jedoch, dass der wichtigste Grund – genannt von 37 % der Befragten – lautete, sie seien „zu beschäftigt oder hätten nicht genug Zeit für den Führerschein“. Das zeigt: Wenn Fahrschulen neue Schüler gewinnen wollen, muss die Buchung von Fahrstunden so reibungslos wie möglich sein. Junge Menschen sind es gewohnt, ein Uber mit wenigen Klicks auf dem Smartphone zu buchen. Buchungssoftware für Fahrschulen muss genauso einfach sein.

Viele Fahrschulen haben diese Entwicklung verschlafen. Oft müssen Interessenten anrufen, um während der Geschäftszeiten Termine zu vereinbaren. Wer Online-Termine anbietet, nutzt häufig benutzerunfreundliche Formulare, die auf Mobilgeräten schlecht funktionieren.

Fahrschulen ohne einfache Buchungsmöglichkeiten für Fahrstunden verlieren mit ziemlicher Sicherheit gegen die Konkurrenz, die sie bietet. Ohne Online-Buchungsformulare wächst außerdem der Verwaltungsaufwand: Mitarbeiter im Büro müssen Anrufe annehmen, Zahlungen entgegennehmen und Fahrlehrer einteilen.

Im Folgenden zeigen wir, wie jede Fahrschule mit Bookly eine effiziente, benutzerfreundliche Lösung für Buchung und Terminplanung einrichtet.

Erste Schritte mit dem Buchungssystem für Ihre Fahrschule

Um Bookly als Buchungssystem für Ihre Fahrschule einzurichten, brauchen Sie zunächst eine WordPress-Website. WordPress ist eine flexible, benutzerfreundliche Plattform, die sich ohne Programmierkenntnisse bearbeiten und verwalten lässt. Es ist das weltweit beliebteste Content-Management-System und betreibt rund ein Drittel aller Websites im Internet. Gut möglich, dass Ihre Website bereits auf WordPress läuft. Falls nicht, lohnt sich vielleicht ein Umstieg, damit Sie Plugins wie Bookly nutzen können.

Sobald Sie WordPress eingerichtet und installiert haben, können Sie das Bookly-Plugin hinzufügen. Folgen Sie dazu einfach den Schritten unten.

Bookly gibt es als kostenlose und als kostenpflichtige Version (Bookly Pro). Die kostenlose Version hat weniger Funktionen als Bookly Pro, ist aber ein guter Einstieg in Bookly. Auf die kostenpflichtige Version können Sie später ganz einfach upgraden.

Die kostenlose Version von Bookly installieren

Schritt 1: Melden Sie sich im WordPress-Adminbereich an.
Schritt 2: Wählen Sie in der Seitenleiste das Menü „Plugins“.
Schritt 3: Geben Sie im Suchfeld „Bookly“ ein und klicken Sie auf die Suche.
Schritt 4: Sobald Sie das Bookly-Plugin gefunden haben, klicken Sie auf „Jetzt installieren“. Die Installation dauert nur wenige Sekunden.

Bookly Pro einrichten

Schritt 1: Zuerst kaufen Sie das Plugin Bookly Pro – auf der Bestellseite.
Schritt 2: Laden Sie das ZIP-Archiv von Bookly herunter.
Schritt 3: Melden Sie sich in Ihrem WordPress-Dashboard an.
Schritt 4: Öffnen Sie in der Seitenleiste das Menü „Plugins“, klicken Sie auf „Neues Plugin hinzufügen“ und wählen Sie „Plugin hochladen“.
Schritt 5: Wählen Sie die ZIP-Datei von Bookly Pro auf Ihrem Computer aus.
Schritt 6: Aktivieren Sie das Plugin, sobald der Upload abgeschlossen ist.

Buchungsformulare für Fahrstunden für Mobilgeräte optimieren

In den USA besitzen 96 % der Menschen zwischen 18 und 29 Jahren ein Smartphone. Für junge Menschen ist das Smartphone heute der wichtigste Zugang zum Internet.

Für Fahrschulen ist es daher besonders wichtig, dass ihr Buchungssystem mobilfreundlich ist. Ist ein Formular für Mobilgeräte schlecht gestaltet, sinkt die Zahl der Nutzer, die es ausfüllen, drastisch.

Bookly ist vollständig responsiv. Erkennt Bookly, dass die Website mit einem Smartphone aufgerufen wird, passt es sich automatisch an und zeigt das mobilfreundliche Formular an.

Formulare an das Branding der Website anpassen

Studien zeigen, dass 38 % der Menschen eine Website verlassen, wenn Inhalt oder Layout unattraktiv sind. Das kann beim Einbinden eines neuen Buchungsformulars zum Problem werden: Passt ein Buchungsformular nicht zu den Farben und zum Branding der Website, leidet das Nutzererlebnis.

Die Formulare von Bookly sind vollständig anpassbar. Farben und Texte lassen sich exakt an die Website anpassen. Auch die Formulare selbst können Sie auf die Anforderungen der Fahrschul-Website zuschneiden und zum Beispiel unnötige Felder oder Schritte im Online-Buchungsablauf für Fahrstunden entfernen.

Sie können beliebig viele Formulare auf Ihrer Website einbinden. Jedes kann eigene Felder und Schritte haben und so auf den jeweiligen Service zugeschnitten werden.

Unterschiedliche Preise für Services anbieten

Zu bestimmten Tageszeiten ist Ihr Terminkalender leer, zu anderen sind Sie regelmäßig überbucht. Um Ihren Umsatz zu maximieren und die Zeitpläne Ihrer Fahrlehrer zu füllen, können Sie unterschiedliche Preise anbieten.

Dabei variieren die Preise je nach Uhrzeit oder Wochentag der Buchung. Ist zum Beispiel der Samstag für Fahrstunden besonders beliebt, können Sie die Preise am Wochenende anheben. Unter der Woche ist die Nachfrage vielleicht geringer – mit niedrigeren Preisen motivieren Sie mehr Menschen, zu dieser Zeit zu buchen. Mit Bookly bieten Sie ganz einfach unterschiedliche Preise je nach Tageszeit an, zu der Kunden Fahrstunden buchen möchten.

Wiederkehrende Fahrstunden online buchen

Fahrschüler müssen natürlich mehrere Termine buchen. Leider machen es viele Online-Buchungsformulare Kunden nicht leicht, wiederkehrende Termine zu buchen.

Mit Bookly können Kunden mehrere Termine Wochen oder Monate im Voraus buchen. Nach einer Buchung erhalten sie die Option, den Termin in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. Die gesamte Terminserie können sie dann auf einmal planen und bezahlen.

Als Administrator legen Sie die Zahlungsbedingungen für wiederkehrende Termine fest. Außerdem bestimmen Sie, welche Services eine Wiederholungsoption bieten und welche nicht.

Zahlungen bei der Buchung von Fahrstunden annehmen

Immer mehr Menschen bezahlen Dienstleistungen wie Fahrstunden lieber online. Wenn Kunden Fahrstunden einfach kaufen können, steigt Ihr Umsatz ohne großen Aufwand. Zudem sinkt der Verwaltungsaufwand für die Zahlungsabwicklung und das Nachfassen bei offenen Rechnungen.

Bookly Pro enthält PayPal Express Checkout, und darüber hinaus ist Bookly mit zahlreichen Zahlungsanbietern integriert. So können Kunden Fahrstunden direkt bei der Buchung bezahlen. Ebenso einfach sehen Sie, wer bezahlt hat und wer nicht: Im Bookly-Dashboard sortieren und filtern Sie ausstehende und abgeschlossene Zahlungen im Handumdrehen.

Alternativ können Sie für die Fahrstunde eine Anzahlung verlangen. Im Adminbereich wählen Sie eine prozentuale oder feste Anzahlung. Erst nach Eingang der Anzahlung ist die Buchung abgeschlossen. Im Zahlungsbericht sehen Sie sofort, wie viel der Kunde bezahlt hat und welcher Betrag noch offen ist. Nach vollständiger Zahlung wird das Konto als vollständig bezahlt markiert.

Mit Gutscheinen mehr Buchungen gewinnen

Der Wettbewerb um Fahrschüler kann hart sein. Eine Möglichkeit, neue Schüler zur Anmeldung zu motivieren, sind Gutscheine. Solche Aktionsgutscheine können an bestimmte Jahreszeiten gekoppelt sein, etwa Thanksgiving oder die Frühlingsferien. Sie eignen sich auch für einen Sonderpreis bei der ersten Fahrstunde.

Mit Bookly bieten Sie Fahrschülern ganz einfach Aktionscodes an. Kunden geben ihren Code im Buchungsformular ein, und er wird auf den Preis der Fahrstunde angerechnet.

SMS-Benachrichtigungen nutzen

Erscheinen Fahrschüler nicht zur Fahrstunde, ist die Zeit des Fahrlehrers verschwendet. Verpasste Termine verringern außerdem die Chance, dass der Schüler seinen Führerschein schafft. Eine der besten Möglichkeiten, Nichterscheinen zu verringern, sind SMS-Benachrichtigungen mit allen Details der Fahrstunde: Datum, Uhrzeit und Treffpunkt.

Eine Benachrichtigung erinnert den Schüler an seinen Termin und erhöht die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass er erscheint. Mit Bookly richten Sie automatische Benachrichtigungen ein, die zu festgelegten Zeitpunkten vor dem Termin per SMS verschickt werden. Zusätzlich lassen sich E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, die Sie an das Branding Ihrer Fahrschule anpassen können.

Kurzfristige Absagen vermeiden

Kurzfristige Absagen bereiten viel Verwaltungsaufwand. Wie bereits erwähnt, sind SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen ein hervorragendes Mittel, um Nichterscheinen zu verringern.

In Bookly legen Sie eine Mindestfrist fest, bis zu der eine Buchung vorgenommen oder storniert werden kann. So verhindern Sie, dass Schüler eine Fahrstunde im allerletzten Moment buchen. Gleichzeitig können Kunden ihren Termin vor Ablauf der Stornierungsfrist stornieren oder ändern.

Weniger Verwaltungsaufwand

Die Verwaltung der Fahrstunden kann viel Zeit und Personal kosten. Bei vielen Fahrschulen müssen Schüler anrufen, um einen Termin zu stornieren oder zu ändern. Ein Mitarbeiter muss die Verschiebung oder Stornierung dann manuell eintragen. Das ist für Kunden frustrierend und bindet Personal, das anderswo besser eingesetzt wäre.

Mit Bookly verwalten Ihre Kunden ihre Termine selbst. Auf Wunsch erhält jeder Kunde eigene Zugangsdaten für Ihre Website. Damit sieht er alle Details seines Termins. Die Zugangsdaten werden dem Kunden bei seiner ersten Buchung automatisch zugeschickt.

Zudem können Kunden ihre Termine in ihrem Konto selbst stornieren oder verschieben. Diese Änderungen lassen sich manuell oder automatisch genehmigen. Für Kunden ist das bequemer, und die Fahrschule spart Verwaltungskosten.

Unbegrenzt viele Fahrlehrer hinzufügen

Fahrschüler möchten wissen, wer ihnen das Fahren beibringt. Mit Bookly fügen Sie unbegrenzt viele Fahrlehrer mit eigenen Profilen hinzu – mit persönlichen Angaben, Foto und Kontaktdaten. Jeden Fahrlehrer können Sie einem oder mehreren Services zuordnen.

Ist ein Profil angelegt, hinterlegen Sie den Zeitplan des Fahrlehrers mit seiner Verfügbarkeit, einschließlich freier Tage und regelmäßiger Pausen. Kunden können nur Zeitfenster buchen, in denen ein Fahrlehrer verfügbar ist. Wird ein Termin genehmigt, wird er automatisch in den Zeitplan des passenden Fahrlehrers eingetragen.

Auf Wunsch machen Sie diese Informationen für Fahrschüler sichtbar. Das ist sinnvoll, wenn Schüler bestimmte Fahrlehrer wählen sollen. Der Bookly-Zeitplan der Fahrlehrer lässt sich mit dem beliebten Google Calendar synchronisieren. Der gesamte Ablauf kann vollständig automatisch laufen, sodass kein Büropersonal den Terminplan verwalten muss.

Buchungen von Fahrstunden im Blick behalten

Im Admin-Dashboard von Bookly behalten Sie die Buchungen Ihrer Kunden mühelos im Blick. Mit Filtern finden Administratoren schnell vergangene oder künftige Fahrstunden. Änderungen an einer Buchung lassen sich sofort vornehmen. Außerdem können Sie Notizen zur Buchung hinzufügen – nützlich, wenn ein Schüler besondere Wünsche oder Bedürfnisse hat. Die Notiz hängt an der Buchung und ist für den Fahrlehrer sichtbar.

Zudem lassen sich alle Buchungen eines Fahrlehrers ausdrucken oder als CSV-Datei exportieren. So können Sie Ihren Fahrlehrern ihren Zeitplan auch auf Papier geben.

Fazit

Der Markt für Fahrschüler schrumpft und wird dadurch immer umkämpfter. Ein besserer Online-Anmeldeprozess für Fahrstunden ist einer der wirksamsten Wege zu mehr Anmeldungen. Mit einem Buchungssystem für Fahrschulen wie Bookly verbessern Sie das Kundenerlebnis und senken gleichzeitig die Verwaltungskosten Ihrer Fahrschule.