Software de agendamento para autoescolas melhora a qualidade dos serviços

Em um mercado cada vez mais competitivo, o sistema de agendamento certo pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma autoescola. Nas últimas duas décadas, o número de empresas que oferecem aulas de direção cresceu. Ao mesmo tempo, o número de pessoas que fazem o exame de habilitação caiu bastante.

Entre 1984 e 2014, o número de jovens adultos com carteira de motorista caiu 16,4%. Há vários motivos para essa queda, entre eles a popularização de serviços de transporte sob demanda como o Uber e o custo relativamente alto de ter um carro próprio.

Mas o interessante é que o principal motivo, citado por 37% dos entrevistados, foi estar “ocupado demais ou sem tempo para tirar a carteira de motorista”. Isso mostra que, se as autoescolas querem atrair novos alunos, precisam tornar o agendamento das aulas o mais simples possível. Os jovens estão acostumados à facilidade de chamar um Uber com poucos toques no celular. O software de agendamento da autoescola precisa ser igualmente fácil.

Muitas autoescolas não acompanharam essas tendências. Muitas exigem que os futuros alunos liguem para agendar durante o horário de expediente. As que oferecem agendamento on-line usam formulários pouco amigáveis e mal adaptados ao celular.

As autoescolas que não oferecem opções fáceis de agendamento de aulas quase certamente vão perder para as que oferecem. Além disso, não ter formulários de agendamento on-line aumenta a dor de cabeça administrativa. A equipe da recepção precisa atender as ligações, receber os pagamentos e organizar a agenda dos instrutores.

Veja como qualquer autoescola pode configurar uma solução de agendamento eficiente e fácil de usar com o Bookly.

Primeiros passos com o sistema de agendamento da sua autoescola

Para usar o Bookly como sistema de agendamento da sua autoescola, primeiro você precisa ter um site WordPress. O WordPress é uma plataforma flexível e fácil de usar, que não exige saber programar para editar e gerenciar o site. É o sistema de gerenciamento de conteúdo mais popular do mundo, usado em cerca de um terço de todos os sites da internet. É bem provável que o seu site já funcione com WordPress. Se não, vale considerar a mudança para o WordPress, para aproveitar plugins como o Bookly.

Depois de configurar e instalar o WordPress, você já pode adicionar o plugin Bookly. Basta seguir os passos abaixo.

O Bookly tem uma versão gratuita e uma paga (Bookly Pro). A versão gratuita tem menos recursos que o Bookly Pro, mas é uma ótima forma de começar a usar o Bookly. Você pode passar facilmente para a versão paga mais tarde.

Como instalar a versão gratuita do Bookly

Passo 1: faça login no painel de administração do WordPress.
Passo 2: selecione o menu Plugins na barra lateral.
Passo 3: no campo de busca, digite “Bookly” e clique no botão Pesquisar plugins.
Passo 4: quando encontrar o plugin Bookly, clique em Instalar agora. A instalação do Bookly leva só alguns segundos.

Como configurar o Bookly Pro

Passo 1: primeiro, você precisa comprar o plugin Bookly Pro. Para isso, acesse a página de pedido.
Passo 2: baixe o arquivo zip do Bookly.
Passo 3: faça login no painel do WordPress.
Passo 4: acesse o menu Plugins na barra lateral. Depois, clique no botão Adicionar novo e escolha “Enviar plugin”.
Passo 5: selecione o arquivo zip do Bookly Pro no seu computador.
Passo 6: quando o envio terminar, ative o plugin.

Garanta que os formulários de agendamento de aulas funcionem bem no celular

Nos Estados Unidos, 96% das pessoas de 18 a 29 anos têm smartphone. Para os mais jovens, o celular já é a principal forma de acessar a internet.

Para as autoescolas, é especialmente importante que o sistema de agendamento da autoescola funcione bem no celular. Se um formulário é mal projetado para o celular, o número de usuários que o concluem cai drasticamente.

O Bookly é totalmente responsivo em dispositivos móveis. Quando detecta que o site está sendo acessado por um smartphone, ele se ajusta automaticamente e exibe o formulário adaptado ao celular.

Personalize os formulários de acordo com a identidade visual do site

Pesquisas mostram que 38% das pessoas deixam de interagir com um site se o conteúdo ou o layout não for atraente. Isso pode ser um problema ao adicionar um novo formulário de agendamento ao site. Se o formulário não refletir as cores e a identidade visual do site, pode prejudicar a experiência do usuário.

Os formulários do Bookly são totalmente personalizáveis. As cores e os textos podem ser ajustados para combinar exatamente com o site. Os próprios formulários podem ser adaptados às necessidades do site da autoescola, inclusive removendo campos ou etapas desnecessários do agendamento on-line de aulas de direção.

Você pode adicionar ao site quantos formulários precisar. Cada um pode ter campos e etapas próprios, para ser personalizado para um serviço específico.

Ofereça preços diferenciados para os serviços

Haverá horários do dia em que a agenda fica vazia. Em outros, talvez você perceba que há sempre mais procura do que vagas. Para maximizar a receita e preencher a agenda dos instrutores, você pode oferecer preços diferenciados.

Ou seja, o preço varia conforme o horário ou o dia em que o serviço é reservado. Se, por exemplo, o sábado é um dia muito procurado para aulas, você pode aumentar os preços no fim de semana. Durante a semana, a procura pode ser menor. Para incentivar mais pessoas a reservar nesses horários, você pode oferecer preços mais baixos. O Bookly facilita oferecer preços diferenciados conforme o horário em que os clientes querem reservar as aulas.

Agendamento on-line de aulas de direção recorrentes

Os alunos, claro, vão precisar reservar várias aulas. Infelizmente, muitos formulários de agendamento on-line não facilitam a reserva de agendamentos recorrentes.

Com o Bookly, os clientes podem reservar vários agendamentos com semanas ou meses de antecedência. Depois de fazer uma reserva, o cliente tem a opção de repetir o agendamento em intervalos regulares. Ele pode então agendar e pagar toda a série de aulas de uma só vez.

Como administrador, você define as condições de pagamento dos agendamentos recorrentes. Também escolhe quais serviços oferecem a opção de recorrência e quais não.

Receba pagamentos no agendamento das aulas

Cada vez mais, as pessoas preferem pagar on-line por serviços como aulas de direção. Facilitar a compra de aulas é um jeito simples de aumentar a receita. Isso também reduz o trabalho administrativo de processar pagamentos e cobrar contas em aberto.

O Bookly Pro já vem com o PayPal Express Checkout e, além disso, se integra a uma ampla variedade de gateways de pagamento. Assim, você pode permitir que os clientes paguem pelas aulas durante a reserva. Saber quem pagou e quem não pagou é igualmente fácil. No painel do Bookly, você ordena e filtra rapidamente os pagamentos pendentes e concluídos.

Você também pode optar por cobrar um sinal pela aula. No painel de administração, você escolhe entre um sinal percentual ou de valor fixo. Para que a reserva seja concluída, o sinal precisa ser pago primeiro. No relatório de pagamentos, você vê rapidamente quanto o cliente já pagou e quanto ainda falta. Quando o pagamento integral é feito, a conta pode ser marcada como totalmente paga.

Use cupons para incentivar as reservas

A disputa por alunos pode ser acirrada. Uma forma de incentivar novos alunos a se inscrever é oferecer cupons. Esses cupons promocionais podem acompanhar certas épocas do ano, como o Dia de Ação de Graças ou as férias de primavera. Também podem ser usados para oferecer um preço promocional na primeira aula.

O Bookly facilita oferecer códigos promocionais aos alunos. O cliente digita o código promocional que recebeu durante o preenchimento do formulário de agendamento. O código é então aplicado ao preço que o aluno paga pela aula.

Use notificações por SMS

Alunos que faltam às aulas desperdiçam a agenda do instrutor. As faltas também diminuem a chance de o aluno alcançar o objetivo de tirar a carteira de motorista. Uma das melhores formas de reduzir o número de alunos que faltam às aulas é usar notificações por SMS. Essa notificação inclui os detalhes da aula, como a data, o horário e o local.

Enviar uma notificação lembra o aluno do agendamento e aumenta muito a chance de ele comparecer. Com o Bookly, você pode configurar notificações automáticas. Essas notificações por SMS são enviadas em momentos predefinidos antes do agendamento. Além do SMS, também é possível configurar notificações por e-mail, que podem ser personalizadas com a identidade visual da sua autoescola.

Evite cancelamentos de última hora

Cancelamentos de última hora podem ser uma dor de cabeça administrativa. Como já dissemos, as notificações por SMS e e-mail são uma ótima forma de reduzir o número de alunos que faltam.

O Bookly permite definir um prazo mínimo de antecedência para fazer ou cancelar uma reserva. Isso evita que os alunos reservem uma aula no último minuto. Ao mesmo tempo, se o cliente quiser cancelar ou alterar o agendamento antes desse prazo, ele pode fazer isso.

Elimine o trabalho administrativo

O custo em tempo e em funcionários para gerenciar as aulas de direção dos alunos pode ser alto. Em muitas autoescolas, se um aluno quer cancelar ou alterar um agendamento, ele precisa ligar e pedir a mudança. Depois, um funcionário precisa registrar manualmente o reagendamento ou o cancelamento. Todo o processo pode ser frustrante para os clientes e toma um tempo da equipe que poderia ser mais bem aproveitado.

Com o Bookly, você permite que os clientes gerenciem os próprios agendamentos. Se quiser, pode dar a cada cliente um login exclusivo no site. Com esses dados, o cliente acessa todos os detalhes do agendamento. Os dados de acesso são enviados automaticamente ao cliente na primeira reserva.

Além disso, os clientes podem cancelar ou reagendar os próprios agendamentos pela conta. Essas mudanças podem ser aprovadas manual ou automaticamente. No geral, é uma solução mais prática para os clientes e reduz os custos administrativos da autoescola.

Adicione um número ilimitado de instrutores

Os alunos querem saber quem vai dar as aulas de direção. Com o Bookly, você pode adicionar um número ilimitado de instrutores, cada um com o seu perfil personalizado, incluindo dados pessoais, foto e contatos. Depois, você vincula o instrutor a um ou mais serviços.

Depois de configurar o perfil, você adiciona a agenda do instrutor com a sua disponibilidade, incluindo folgas e intervalos regulares. Quando um cliente quiser reservar, só poderá escolher um horário em que haja um instrutor disponível. Se o agendamento for aprovado, ele é adicionado automaticamente à agenda do instrutor correspondente.

Se quiser, você pode deixar essas informações visíveis para os alunos. Isso é útil se você quer permitir que os alunos escolham instrutores específicos. A agenda do instrutor no Bookly pode ser sincronizada com o popular Google Calendar. Todo o processo pode funcionar de forma totalmente automática, sem que a equipe do escritório precise gerenciar a agenda de reservas.

Acompanhe as reservas de aulas

O Bookly facilita acompanhar as reservas de aulas dos clientes no painel de administração. Os administradores podem usar filtros para encontrar rapidamente qualquer reserva passada ou futura. Depois de encontrar a reserva, é possível fazer alterações na hora. Também é possível adicionar observações à reserva. Isso é útil se o aluno tiver algum pedido ou necessidade específica. A observação fica vinculada à reserva para que o instrutor possa vê-la.

Além disso, todas as reservas de um instrutor podem ser impressas ou exportadas como arquivo CSV. Assim, você pode entregar cópias impressas da agenda aos instrutores da sua autoescola.

Conclusão

O mercado de alunos de autoescola só vai ficar mais competitivo à medida que encolhe. Melhorar o processo de inscrição on-line nas aulas de direção é uma das formas mais eficazes de aumentar as matrículas. Com um sistema de agendamento como o Bookly, você melhora a experiência dos clientes e reduz os custos administrativos da sua autoescola.