Un software di prenotazione per autoscuole migliora la qualità dei servizi
In un mercato sempre più competitivo, il giusto sistema di prenotazione per autoscuole può fare la differenza tra successo e fallimento. Negli ultimi vent’anni il numero di aziende che offrono lezioni di guida è aumentato, mentre il numero di persone che sostengono l’esame per la patente è calato drasticamente.
Tra il 1984 e il 2014 il numero di giovani adulti con la patente è diminuito del 16,4%. I motivi sono molti, tra cui la diffusione di servizi di auto su richiesta come Uber e il costo relativamente elevato di un’auto propria.
È interessante però che il motivo principale, citato dal 37% degli intervistati, fosse di essere «troppo impegnati o di non avere abbastanza tempo per prendere la patente». Questo dimostra che, se vogliono attirare nuovi allievi, le autoscuole devono rendere la prenotazione delle lezioni di guida il più semplice possibile. I giovani sono abituati a prenotare un Uber in un attimo con pochi tocchi sul telefono, e il software di prenotazione di un’autoscuola deve essere altrettanto semplice.
Molte autoscuole online non hanno tenuto il passo con queste tendenze. Molte chiedono ancora ai potenziali allievi di telefonare per fissare un appuntamento durante l’orario di lavoro. Quelle che offrono la prenotazione online usano spesso moduli poco intuitivi e mal progettati per i dispositivi mobili.
Le autoscuole che non offrono modi semplici per prenotare le lezioni di guida perderanno quasi certamente terreno rispetto a quelle che lo fanno. Per le autoscuole online, non offrire moduli di prenotazione moltiplica anche i grattacapi amministrativi: il personale della segreteria deve rispondere alle chiamate, incassare i pagamenti e organizzare gli orari degli istruttori.
Vediamo come qualsiasi autoscuola può configurare con Bookly un sistema di prenotazione e pianificazione efficiente e intuitivo.
Come iniziare con il sistema di prenotazione della tua autoscuola
Per usare Bookly come sistema di prenotazione della tua autoscuola, devi prima avere un sito WordPress. WordPress è una piattaforma flessibile e intuitiva, che non richiede competenze di programmazione per essere modificata e gestita. È il sistema di gestione dei contenuti più diffuso al mondo e alimenta circa un terzo di tutti i siti su internet. È molto probabile che il tuo sito usi già WordPress; in caso contrario, potresti valutare di passare a WordPress per sfruttare plugin come Bookly.
Dopo aver configurato e installato WordPress, potrai aggiungere il plugin Bookly seguendo i passaggi qui sotto.
Bookly è disponibile in versione gratuita e a pagamento (Bookly Pro). La versione gratuita ha meno funzionalità di Bookly Pro, ma è un ottimo modo per iniziare, e in seguito potrai passare facilmente alla versione a pagamento.
Installare la versione gratuita di Bookly
Passaggio 1: accedi al pannello di amministrazione di WordPress
Passaggio 2: seleziona il menu Plugin nella barra laterale
Passaggio 3: nel campo di ricerca scrivi «Bookly» e avvia la ricerca dei plugin.
Passaggio 4: quando hai trovato il plugin Bookly, fai clic su Installa ora. L’installazione di Bookly richiede solo pochi secondi.
Configurare Bookly Pro
Passaggio 1: per prima cosa devi acquistare il plugin Bookly Pro, dalla pagina d’ordine.
Passaggio 2: scarica l’archivio zip di Bookly.
Passaggio 3: accedi alla bacheca di WordPress.
Passaggio 4: vai al menu Plugin nella barra laterale, fai clic su Aggiungi nuovo plugin e scegli «Carica plugin».
Passaggio 5: seleziona dal tuo computer il file zip di Bookly Pro.
Passaggio 6: al termine del caricamento, attiva il plugin.
Assicurati che i moduli di prenotazione delle lezioni siano ottimizzati per i dispositivi mobili
Negli Stati Uniti il 96% delle persone tra i 18 e i 29 anni ha uno smartphone. Per i più giovani, il telefono è ormai il modo principale per accedere a internet.
Per le autoscuole online è quindi fondamentale che il sistema di prenotazione sia ottimizzato per i dispositivi mobili. Se un modulo è mal progettato per mobile, il numero di utenti che lo completano crolla.
Bookly è progettato per essere completamente responsive sui dispositivi mobili. Quando rileva che il sito viene visitato da uno smartphone, si adatta automaticamente mostrando il modulo ottimizzato per mobile.
Personalizza i moduli in base al brand del sito
Le ricerche mostrano che il 38% delle persone smette di interagire con un sito se i contenuti o il layout non sono attraenti. Questo può creare problemi quando aggiungi un nuovo modulo di prenotazione al sito: se il modulo non rispecchia i colori e il brand del sito, può peggiorare l’esperienza utente.
I moduli di Bookly sono completamente personalizzabili. Colori e testi si possono adattare esattamente a quelli del sito, e i moduli stessi si possono modificare in base alle esigenze del sito dell’autoscuola, eliminando campi o passaggi superflui nella prenotazione online delle lezioni di guida.
Puoi aggiungere al sito tutti i moduli che ti servono, ognuno con campi e passaggi specifici, personalizzati per quel particolare servizio.
Offri prezzi differenziati per i servizi
In certi momenti della giornata avrai l’agenda vuota, in altri ti ritroverai sempre con troppe prenotazioni. Per massimizzare i ricavi e riempire l’agenda degli istruttori puoi offrire prezzi differenziati.
In pratica, il prezzo varia in base all’orario o al giorno in cui viene prenotato il servizio. Se, per esempio, il sabato è un giorno molto richiesto per le lezioni, potresti aumentare i prezzi nel fine settimana. Nei giorni feriali la domanda potrebbe essere più bassa, e per incoraggiare più persone a prenotare in quegli orari potresti offrire prezzi più bassi. Con Bookly è facile offrire prezzi differenziati in base all’orario in cui i clienti vogliono prenotare le lezioni.
Prenotazione online di lezioni di guida ricorrenti
Naturalmente gli allievi devono prenotare più appuntamenti. Purtroppo molti moduli di prenotazione online non rendono facile prenotare appuntamenti ricorrenti.
Con Bookly i clienti possono prenotare più appuntamenti con settimane o mesi di anticipo. Dopo aver effettuato una prenotazione, potranno ripetere l’appuntamento a intervalli regolari e poi programmare e pagare l’intera serie in un’unica soluzione.
Come amministratore puoi decidere le condizioni di pagamento per gli appuntamenti ricorrenti, e anche per quali servizi offrire l’opzione di ricorrenza.
Incassa i pagamenti durante la prenotazione delle lezioni
Sempre più persone preferiscono pagare online servizi come le lezioni di guida. Rendere facile l’acquisto delle lezioni è un modo semplice per aumentare i ricavi, e riduce anche il lavoro amministrativo legato alla gestione dei pagamenti e ai solleciti per quelli non saldati.
Bookly Pro include PayPal Express Checkout e si integra inoltre con molti gateway di pagamento, così puoi permettere ai clienti di pagare le lezioni durante la prenotazione. Capire chi ha pagato e chi no è altrettanto semplice: dalla bacheca di Bookly puoi ordinare e filtrare rapidamente i pagamenti in sospeso e completati.
In alternativa, puoi scegliere di incassare un acconto per la lezione di guida. Dal pannello di amministrazione puoi impostare un acconto in percentuale o a importo fisso, che deve essere ricevuto perché la prenotazione sia completata. Nel report dei pagamenti vedi subito quanto ha pagato il cliente e quanto resta da saldare. Una volta saldato l’intero importo, il conto può essere segnato come pagato.
Usa i coupon per incentivare le prenotazioni
La concorrenza per accaparrarsi nuovi allievi può essere agguerrita. Un modo per incentivare le iscrizioni è offrire coupon, che puoi legare a determinati periodi dell’anno, come il Ringraziamento o le vacanze di primavera, oppure usare per offrire un prezzo promozionale sulla prima lezione.
Con Bookly è facile offrire codici promozionali agli allievi. I clienti inseriscono il codice ricevuto durante la compilazione del modulo di prenotazione, e lo sconto viene applicato al prezzo che l’allievo paga per la lezione.
Usa le notifiche SMS
Gli allievi che non si presentano alle lezioni fanno sprecare tempo agli istruttori. Le lezioni saltate rendono anche meno probabile che l’allievo riesca a prendere la patente. Uno dei modi migliori per ridurre il numero di allievi che non si presentano è usare le notifiche SMS, con i dettagli della lezione: data, ora e luogo.
Una notifica ricorda all’allievo l’appuntamento e aumenta notevolmente la probabilità che si presenti. Con Bookly puoi configurare notifiche automatiche, che verranno inviate via SMS in uno o più momenti prestabiliti prima dell’appuntamento. Oltre agli SMS, puoi configurare anche notifiche email, personalizzabili con il brand della tua autoscuola.
Evita le cancellazioni dell’ultimo minuto
Le cancellazioni dell’ultimo minuto possono essere un grattacapo amministrativo. Come già detto, le notifiche via SMS ed email sono un ottimo modo per ridurre il numero di allievi che non si presentano.
Bookly ti permette di stabilire un tempo minimo entro cui una prenotazione può essere effettuata o annullata. Così eviti che gli allievi prenotino una lezione all’ultimo momento, mentre i clienti che vogliono annullare o modificare l’appuntamento prima di quel termine potranno farlo.
Riduci il carico amministrativo
Gestire le lezioni di guida degli allievi può costare molto in termini di tempo e risorse del personale. In molte autoscuole, se un allievo vuole annullare o modificare un appuntamento, deve telefonare e chiedere la modifica, e un dipendente deve poi inserirla manualmente. Tutto il processo può essere frustrante per i clienti e assorbe tempo del personale che potrebbe essere impiegato meglio.
Con Bookly puoi permettere ai clienti di gestire da soli i propri appuntamenti. Se vuoi, puoi fornire a ogni cliente credenziali personali per il sito, con cui potrà vedere tutti i dettagli dei suoi appuntamenti. Le credenziali vengono inviate automaticamente al cliente alla prima prenotazione.
Inoltre, i clienti possono annullare o spostare gli appuntamenti dal proprio account, con approvazione manuale o automatica delle modifiche. Nel complesso è una soluzione più comoda per i clienti, che riduce i costi amministrativi dell’autoscuola.
Aggiungi un numero illimitato di istruttori
Gli allievi vogliono sapere chi sarà il loro istruttore di guida. Con Bookly puoi aggiungere un numero illimitato di istruttori, ognuno con il proprio profilo personalizzato: dati personali, foto e contatti. Puoi poi associare ogni istruttore a uno o più servizi.
Una volta creato il profilo, puoi inserire l’orario dell’istruttore con la sua disponibilità, compresi giorni liberi e pause regolari. Quando un cliente vuole prenotare, potrà scegliere solo una fascia oraria in cui un istruttore è disponibile. Se l’appuntamento viene approvato, viene aggiunto automaticamente all’agenda dell’istruttore corrispondente.
Se vuoi, puoi rendere visibili queste informazioni agli allievi, utile se vuoi permettere loro di scegliere un istruttore specifico. L’agenda dell’istruttore in Bookly si può sincronizzare con il diffuso Google Calendar. L’intero processo può essere completamente automatizzato, senza bisogno che la segreteria gestisca le prenotazioni.
Tieni traccia delle prenotazioni delle lezioni
Con Bookly è facile tenere traccia delle prenotazioni delle lezioni dalla bacheca di amministrazione. Gli amministratori possono usare i filtri per trovare rapidamente qualsiasi prenotazione passata o futura e modificarla subito. Alla prenotazione si possono anche aggiungere note, utili se un allievo ha richieste o esigenze particolari: la nota resta associata alla prenotazione e l’istruttore può vederla.
Inoltre, tutte le prenotazioni di un istruttore si possono stampare o esportare in un file CSV, così puoi fornire agli istruttori della tua autoscuola una copia cartacea dell’agenda.
Conclusione
Con la riduzione del mercato, la concorrenza per accaparrarsi gli allievi delle autoscuole non potrà che aumentare. Migliorare il processo di iscrizione online alle lezioni di guida è uno dei modi più efficaci per aumentare le iscrizioni. Con un sistema di prenotazione per autoscuole come Bookly puoi migliorare l’esperienza dei clienti e ridurre i costi amministrativi della tua autoscuola.
