Boekingssoftware voor rijscholen verbetert de kwaliteit van je dienstverlening
In een steeds competitievere markt kan het juiste boekingssysteem het verschil maken tussen succes en mislukking voor een rijschool. De afgelopen twintig jaar is het aantal bedrijven dat rijlessen aanbiedt gegroeid. Tegelijk is het aantal mensen dat rijexamen doet sterk gedaald.
Tussen 1984 en 2014 daalde het aantal jongvolwassenen met een rijbewijs met 16,4%. Er zijn veel redenen waarom minder jongvolwassenen hun rijbewijs willen halen, zoals de opkomst van vervoersdiensten op aanvraag zoals Uber en de relatief hoge kosten van een eigen auto.
Opvallend is echter dat de belangrijkste reden, genoemd door 37% van de respondenten, was dat ze 'het te druk hadden of niet genoeg tijd hadden om een rijbewijs te halen'. Dat laat zien dat rijscholen die nieuwe leerlingen willen aantrekken, het boeken van rijlessen zo soepel mogelijk moeten maken. Jongeren zijn gewend om met een paar tikken op hun telefoon snel een Uber te boeken. Boekingssoftware voor rijscholen moet net zo eenvoudig zijn.
Veel rijscholen met een website zijn niet met deze trends meegegaan. Veel rijscholen laten potentiële leerlingen bellen om tijdens werktijden een afspraak te maken. En wie wel online afspraken aanbiedt, gebruikt vaak onvriendelijke formulieren die slecht zijn ontworpen voor mobiel.
Rijscholen die het boeken van rijlessen niet eenvoudig maken, verliezen vrijwel zeker terrein aan rijscholen die dat wel doen. Voor rijscholen betekenen ontbrekende boekingsformulieren bovendien meer administratieve kopzorgen. Medewerkers aan de balie moeten telefoontjes aannemen, betalingen verwerken en instructeurs inplannen.
Hier bekijken we hoe elke rijschool met Bookly een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing voor boeken en plannen opzet.
Aan de slag met het boekingssysteem voor je rijschool
Wil je Bookly als boekingssysteem voor je rijschool gebruiken, dan heb je eerst een WordPress-website nodig. WordPress is een flexibel, gebruiksvriendelijk platform waarvoor je niet hoeft te kunnen programmeren om het te bewerken en te beheren. Het is het populairste contentmanagementsysteem ter wereld en draait op ongeveer een derde van alle websites op internet. De kans is groot dat je website al op WordPress draait. Zo niet, dan kun je overwegen over te stappen op WordPress, zodat je plugins als Bookly kunt gebruiken.
Heb je WordPress ingesteld en geïnstalleerd, dan kun je de Bookly-plugin toevoegen. Volg daarvoor gewoon de stappen hieronder.
Bookly is er in een gratis en een betaalde versie (Bookly Pro). De gratis versie heeft minder functies dan Bookly Pro, maar is een prima manier om met Bookly te beginnen. Je kunt later eenvoudig upgraden naar de betaalde versie.
De gratis versie van Bookly installeren
Stap 1: log in op je WordPress-beheerpaneel
Stap 2: kies in de zijbalk het menu Plugins
Stap 3: typ 'Bookly' in het zoekveld en klik op de zoekknop.
Stap 4: heb je de Bookly-plugin gevonden, klik dan op Nu installeren. Het installeren van Bookly duurt maar een paar seconden.
Bookly Pro instellen
Stap 1: koop eerst de Bookly Pro-plugin. Dat doe je via de bestelpagina.
Stap 2: download het zip-archief van Bookly.
Stap 3: log in op je WordPress-dashboard.
Stap 4: ga in de zijbalk naar het menu Plugins. Klik op de knop Nieuwe plugin en kies 'Plugin uploaden'.
Stap 5: kies het zip-bestand van Bookly Pro op je computer.
Stap 6: is het uploaden klaar, activeer dan de plugin.
Zorg dat formulieren voor het boeken van rijlessen geoptimaliseerd zijn voor mobiel
In de Verenigde Staten heeft 96% van de mensen tussen 18 en 29 jaar een smartphone. Voor jongeren is mobiel inmiddels de belangrijkste manier om op internet te gaan.
Voor rijscholen is het daarom extra belangrijk dat het boekingssysteem van de rijschool mobielvriendelijk is. Is een formulier slecht ontworpen voor mobiel, dan daalt het aantal gebruikers dat het invult drastisch.
Bookly is volledig responsief ontworpen voor mobiele apparaten. Ziet Bookly dat de website op een smartphone wordt bezocht, dan past het zich automatisch aan en toont het een mobielvriendelijk formulier.
Pas formulieren aan de huisstijl van je website aan
Uit onderzoek blijkt dat 38% van de mensen afhaakt op een website als de content of de opmaak onaantrekkelijk is. Dat kan een risico opleveren als je een nieuw boekingsformulier aan je website toevoegt. Past een boekingsformulier niet bij de kleuren en huisstijl van de website, dan kan dat de gebruikerservaring schaden.
De formulieren van Bookly zijn volledig aanpasbaar. Zowel de kleuren als de teksten kun je precies afstemmen op die van de website. De formulieren zelf kun je aanpassen aan de behoeften van de website van de rijschool, bijvoorbeeld door overbodige velden of stappen uit het online boekingsproces voor rijlessen te verwijderen.
Je kunt zoveel formulieren aan je website toevoegen als je nodig hebt. Elk formulier kan eigen velden en stappen hebben, zodat je het afstemt op die specifieke dienst.
Bied gedifferentieerde prijzen voor je diensten
Op bepaalde momenten van de dag is je planning leeg. Op andere momenten ben je misschien steeds overboekt. Wil je je omzet maximaliseren en de roosters van je instructeurs vullen, dan kun je gedifferentieerde prijzen aanbieden.
Dat betekent dat je de prijs laat afhangen van de tijd of dag waarop de dienst wordt geboekt. Is zaterdag bijvoorbeeld een populaire dag voor lessen, dan kun je de prijzen in het weekend verhogen. Doordeweeks is er misschien minder vraag. Om meer mensen op die momenten te laten boeken, kun je lagere prijzen aanbieden. Met Bookly bied je eenvoudig andere prijzen aan, afhankelijk van het tijdstip waarop klanten lessen willen boeken.
Boek terugkerende rijlessen online
Leerlingen moeten natuurlijk meerdere afspraken boeken. Helaas maken veel online boekingsformulieren het klanten niet makkelijk om terugkerende afspraken te boeken.
Met Bookly kunnen klanten meerdere afspraken boeken, weken of maanden vooruit. Heeft een klant een boeking gemaakt, dan krijgt die de optie om die afspraak met vaste tussenpozen te herhalen. Daarna kan de klant de hele reeks afspraken in één keer inplannen en betalen.
Als beheerder bepaal je de betalingsvoorwaarden voor terugkerende afspraken. Ook kies je bij welke diensten de optie voor terugkerende afspraken beschikbaar is en bij welke niet.
Ontvang betalingen bij het boeken van rijlessen
Steeds meer mensen betalen diensten zoals rijlessen het liefst online. Klanten makkelijk lessen laten kopen, is een eenvoudige manier om meer omzet te halen. Het vermindert ook het administratieve werk voor het verwerken van betalingen en het najagen van openstaande rekeningen.
Bookly Pro bevat PayPal Express Checkout, en daarnaast koppelt Bookly met een breed scala aan betaalproviders. Zo geef je klanten de mogelijkheid om tijdens het boeken voor de lessen te betalen. Zien wie er heeft betaald en wie niet, is net zo eenvoudig. In het dashboard van Bookly sorteer en filter je snel openstaande en voltooide betalingen.
Je kunt ook kiezen voor een aanbetaling op de rijles. In het beheerpaneel kies je voor een aanbetaling als percentage of als vast bedrag. De boeking wordt pas afgerond als deze aanbetaling binnen is. In het betalingsrapport zie je snel hoeveel de klant heeft betaald en hoeveel er nog openstaat. Is alles betaald, dan kan het account als volledig betaald worden gemarkeerd.
Stimuleer boekingen met kortingsbonnen
De concurrentie om potentiële leerlingen kan hevig zijn. Een manier om nieuwe leerlingen over de streep te trekken, is kortingsbonnen aanbieden. Die kunnen aansluiten bij bepaalde periodes van het jaar, zoals Thanksgiving of de voorjaarsvakantie. Je kunt ze ook gebruiken voor een speciale actieprijs voor de eerste les.
Met Bookly bied je leerlingen eenvoudig kortingscodes aan. Klanten vullen de kortingscode die ze hebben gekregen in tijdens het boeken. De code wordt dan verrekend met de prijs die de leerling voor de les betaalt.
Gebruik sms-meldingen
Leerlingen die niet op hun les verschijnen, verspillen de tijd van een instructeur. Gemiste afspraken betekenen ook dat de leerling minder snel zijn rijles haalt. Een van de beste manieren om het aantal leerlingen dat niet komt opdagen te verminderen, is sms-meldingen gebruiken. Zo'n melding bevat de details van de les, zoals de datum, de tijd en de locatie.
Een melding herinnert de leerling aan de afspraak en vergroot de kans flink dat die komt. Met Bookly stel je automatische meldingen in. Deze sms-meldingen worden op vooraf bepaalde momenten voor de afspraak verstuurd. Naast sms kun je ook e-mailmeldingen instellen. Die e-mailmeldingen kun je aanpassen aan de huisstijl van je rijschool.
Voorkom annuleringen op het laatste moment
Annuleringen op het laatste moment kunnen een administratieve kopzorg zijn. Zoals gezegd zijn sms- en e-mailmeldingen een uitstekende manier om het aantal leerlingen dat niet komt opdagen te verminderen.
Met Bookly kies je een minimale termijn waarbinnen een boeking nog kan worden gemaakt of geannuleerd. Zo voorkom je dat leerlingen op het allerlaatste moment een les boeken. Tegelijk kunnen klanten die hun afspraak vóór de annuleringstermijn willen annuleren of wijzigen dat gewoon doen.
Verlicht je administratieve last
Het beheren van rijlessen van leerlingen kan veel tijd en personeel kosten. Bij veel rijscholen moet een leerling die een afspraak wil annuleren of wijzigen de rijschool bellen en om de wijziging vragen. Een medewerker moet die wijziging of annulering vervolgens handmatig invoeren. Het hele proces kan frustrerend zijn voor klanten en kost tijd van medewerkers die beter elders kan worden besteed.
Met Bookly laat je klanten hun eigen afspraken beheren. Wil je, dan geef je elke klant eigen inloggegevens voor de website. Daarmee ziet de klant alle details van zijn afspraak. Deze inloggegevens worden automatisch naar de klant gestuurd wanneer die voor het eerst boekt.
Daarnaast kunnen klanten hun afspraken vanuit hun account annuleren of verzetten. Die wijzigingen kun je handmatig of automatisch laten goedkeuren. Al met al is het handiger voor klanten en lager in administratieve kosten voor de rijschool.
Voeg een onbeperkt aantal instructeurs toe
Leerlingen willen weten wie hun rijles geeft. Met Bookly voeg je een onbeperkt aantal rijinstructeurs toe, elk met een eigen profiel, inclusief persoonlijke gegevens, een foto en contactgegevens van die instructeur. Daarna koppel je de rijinstructeur aan een of meer diensten.
Is het profiel ingesteld, dan voer je het rooster en de beschikbaarheid van die instructeur in, inclusief vrije dagen en vaste pauzes. Wil een klant boeken, dan kan die alleen een tijdslot kiezen waarop een instructeur beschikbaar is. Wordt een afspraak goedgekeurd, dan wordt die automatisch aan het rooster van de betreffende instructeur toegevoegd.
Wil je, dan maak je deze informatie zichtbaar voor leerlingen. Dat is handig als je leerlingen een bepaalde instructeur wilt laten kiezen. Het Bookly-rooster van de instructeur kan worden gesynchroniseerd met het populaire Google Calendar. Het hele proces kan volledig automatisch verlopen, zodat er geen kantoormedewerkers nodig zijn om de planning te beheren.
Houd lesboekingen bij
In het beheerdashboard van Bookly houd je eenvoudig de lesboekingen van klanten bij. Beheerders vinden met filters snel eerdere of toekomstige lesboekingen. Heb je een boeking gevonden, dan kun je direct wijzigingen aanbrengen. Ook kun je notities aan de boeking toevoegen. Dat is handig als een leerling bepaalde verzoeken of behoeften heeft. De notitie hoort bij die boeking, zodat de instructeur die kan zien.
Daarnaast kun je alle boekingen van een instructeur afdrukken of als CSV-bestand exporteren. Zo kun je de instructeurs van je rijschool een papieren versie van hun rooster geven.
Conclusie
De markt voor rijschoolleerlingen wordt alleen maar competitiever nu die krimpt. Het online inschrijfproces voor rijlessen verbeteren, is een van de effectiefste manieren om meer aanmeldingen te krijgen. Met een boekingssysteem voor rijscholen zoals Bookly verbeter je de klantervaring en verlaag je de administratieve kosten van je rijschool.
