Un logiciel de réservation pour auto-écoles pour améliorer la qualité de service

Sur un marché de plus en plus concurrentiel, le bon système de réservation peut faire toute la différence entre le succès et l’échec d’une auto-école. Au cours des vingt dernières années, le nombre d’entreprises proposant des cours de conduite a augmenté. Dans le même temps, le nombre de candidats à l’examen du permis de conduire a fortement baissé.

Entre 1984 et 2014, le nombre de jeunes adultes titulaires du permis de conduire a baissé de 16,4 %. Les raisons de ce recul sont nombreuses, notamment l’essor des services de VTC à la demande comme Uber et le coût relatif d’une voiture personnelle.

Fait intéressant, la première raison, citée par 37 % des personnes interrogées, était qu’elles étaient « trop occupées ou manquaient de temps pour passer le permis ». Cela montre que les auto-écoles qui veulent attirer de nouveaux élèves doivent rendre la réservation des leçons de conduite aussi fluide que possible. Les jeunes ont l’habitude de commander un Uber en quelques clics sur leur téléphone. Le logiciel de réservation d’une auto-école doit être tout aussi simple.

De nombreuses auto-écoles en ligne n’ont pas suivi ces tendances. Beaucoup obligent encore les futurs élèves à appeler pour prendre rendez-vous pendant les heures de bureau. Celles qui proposent la prise de rendez-vous en ligne utilisent des formulaires peu conviviaux et mal conçus pour le mobile.

Les auto-écoles qui ne proposent pas de réservation simple des leçons perdront presque à coup sûr des clients au profit de celles qui le font. Pour les auto-écoles en ligne, l’absence de formulaire de réservation alourdit aussi la charge administrative : le personnel d’accueil doit prendre les appels, encaisser les paiements et planifier les moniteurs.

Voyons comment toute auto-école peut mettre en place une solution de réservation et de planification efficace et conviviale avec Bookly.

Premiers pas avec le système de réservation de votre auto-école

Pour utiliser Bookly comme système de réservation pour votre auto-école, votre site doit d’abord fonctionner sous WordPress. WordPress est une plateforme flexible et conviviale, qui ne demande aucune compétence en programmation pour la modification et la gestion du site. C’est le système de gestion de contenu le plus populaire au monde : il fait tourner environ un tiers de tous les sites Internet. Il y a donc de bonnes chances que votre site fonctionne déjà sous WordPress. Sinon, envisagez de passer à WordPress pour profiter de plugins comme Bookly.

Une fois WordPress installé et configuré, vous pouvez ajouter le plugin Bookly. Il suffit de suivre les étapes ci-dessous.

Bookly existe en version gratuite et en version payante (Bookly Pro). La version gratuite offre moins de fonctionnalités que Bookly Pro, mais c’est un excellent moyen de découvrir Bookly. Vous pourrez facilement passer à la version payante plus tard.

Installer la version gratuite de Bookly

Étape 1 : connectez-vous au panneau d’administration WordPress.
Étape 2 : sélectionnez le menu Extensions dans la barre latérale.
Étape 3 : saisissez « Bookly » dans le champ de recherche, puis cliquez sur le bouton de recherche d’extensions.
Étape 4 : une fois le plugin Bookly trouvé, cliquez sur Installer maintenant. L’installation de Bookly ne prend que quelques secondes.

Configurer Bookly Pro

Étape 1 : achetez d’abord le plugin Bookly Pro, sur la page de commande.
Étape 2 : téléchargez l’archive zip de Bookly.
Étape 3 : connectez-vous à votre tableau de bord WordPress.
Étape 4 : ouvrez le menu Extensions dans la barre latérale, cliquez sur le bouton Ajouter, puis choisissez « Téléverser une extension ».
Étape 5 : sélectionnez le fichier zip de Bookly Pro sur votre ordinateur.
Étape 6 : une fois le téléversement terminé, activez le plugin.

Des formulaires de réservation de leçons de conduite optimisés pour le mobile

Aux États-Unis, 96 % des 18-29 ans possèdent un smartphone. Pour les jeunes, le mobile est désormais le principal moyen d’accéder à Internet.

Pour les auto-écoles en ligne, il est donc impératif que le système de réservation soit adapté aux mobiles. Si un formulaire est mal conçu pour le mobile, le nombre d’utilisateurs qui le remplissent chute considérablement.

Bookly est entièrement responsive sur les appareils mobiles. Lorsque Bookly détecte que le site est consulté depuis un smartphone, il affiche automatiquement le formulaire adapté au mobile.

Personnalisez les formulaires à l’image de votre site

Selon une étude, 38 % des internautes quittent un site si son contenu ou sa mise en page est peu attrayant. Ajouter un nouveau formulaire de réservation au site peut donc poser problème : s’il ne reprend pas les couleurs et l’identité du site, il peut nuire à l’expérience utilisateur.

Les formulaires Bookly sont entièrement personnalisables. Les couleurs comme les textes peuvent être ajustés pour correspondre exactement à ceux du site. Les formulaires eux-mêmes peuvent être adaptés aux besoins du site de l’auto-école, notamment en supprimant les champs ou étapes inutiles de la réservation des leçons de conduite en ligne.

Vous pouvez ajouter autant de formulaires que nécessaire à votre site, chacun avec ses propres champs et étapes, adaptés au service concerné.

Proposez des tarifs différenciés

À certains moments de la journée, votre planning sera vide. À d’autres, vous serez constamment débordé. Pour maximiser votre chiffre d’affaires et remplir le planning de vos moniteurs, vous pouvez proposer des tarifs différenciés.

Autrement dit, le prix varie selon l’heure ou le jour de la réservation. Si le samedi est un jour très demandé pour les leçons, vous pouvez augmenter vos tarifs le week-end. En semaine, la demande est peut-être plus faible : pour inciter davantage d’élèves à réserver sur ces créneaux, vous pouvez proposer des prix plus bas. Bookly permet de proposer facilement des tarifs différents selon l’heure à laquelle les clients souhaitent réserver leurs leçons.

Réservez des leçons de conduite récurrentes en ligne

Les élèves doivent bien sûr réserver plusieurs leçons. Malheureusement, de nombreux formulaires de réservation en ligne ne facilitent pas la réservation de rendez-vous récurrents.

Avec Bookly, les clients peuvent réserver plusieurs rendez-vous plusieurs semaines ou mois à l’avance. Après une réservation, le client peut choisir de répéter ce rendez-vous à intervalles réguliers. Il peut alors planifier et payer toute la série de rendez-vous en une seule fois.

En tant qu’administrateur, vous choisissez les conditions de paiement des rendez-vous récurrents. Vous pouvez aussi choisir quels services proposent l’option de récurrence et lesquels ne la proposent pas.

Encaissez le paiement lors de la réservation des leçons

Les clients préfèrent de plus en plus payer en ligne des services comme les leçons de conduite. Leur permettre d’acheter facilement des leçons est un moyen simple d’augmenter votre chiffre d’affaires. Cela réduit aussi la charge administrative liée au traitement des paiements et à la relance des impayés.

Bookly Pro inclut PayPal Express Checkout et s’intègre en outre à un large éventail de passerelles de paiement. Vous pouvez ainsi permettre aux clients de payer leurs leçons pendant la réservation. Savoir qui a payé, et qui ne l’a pas fait, est tout aussi simple : depuis le tableau de bord Bookly, vous pouvez rapidement trier et filtrer les paiements en attente et effectués.

Vous pouvez aussi choisir de demander plutôt un acompte pour la leçon de conduite. Depuis le panneau d’administration, vous choisissez un acompte en pourcentage ou d’un montant fixe. La réservation n’est finalisée qu’une fois l’acompte reçu. Le rapport des paiements vous montre rapidement combien le client a payé et le montant restant dû. Une fois le paiement complet effectué, le compte peut être marqué comme entièrement réglé.

Utilisez des codes promo pour encourager les réservations

La concurrence pour attirer de futurs élèves peut être rude. Proposer des codes promo est un moyen d’inciter de nouveaux élèves à s’inscrire. Ces promotions peuvent être liées à certaines périodes de l’année, comme Thanksgiving ou les vacances de printemps. Elles peuvent aussi servir à proposer un tarif promotionnel pour la première leçon.

Bookly permet de proposer facilement des codes promo aux élèves. Le client saisit le code qu’il a reçu pendant la réservation, et celui-ci s’applique au prix payé pour la leçon.

Utilisez les notifications SMS

Un élève qui ne se présente pas à sa leçon, c’est un créneau perdu dans le planning du moniteur. Les rendez-vous manqués réduisent aussi les chances que l’élève obtienne son permis. L’un des meilleurs moyens de réduire le nombre d’absences est d’utiliser les notifications SMS, qui rappellent les détails de la leçon : date, heure et lieu.

Une notification rappelle à l’élève son rendez-vous et augmente nettement les chances qu’il s’y présente. Avec Bookly, vous pouvez configurer des notifications automatiques. Ces SMS sont envoyés à un ou plusieurs moments prédéfinis avant le rendez-vous. En plus des SMS, vous pouvez configurer des notifications par email, personnalisables aux couleurs de votre auto-école.

Évitez les annulations de dernière minute

Les annulations de dernière minute sont un casse-tête administratif. Comme nous l’avons vu, les notifications par SMS et email sont un excellent moyen de réduire le nombre d’élèves qui ne se présentent pas.

Bookly vous permet de définir un délai minimum pour réserver ou annuler un rendez-vous. Vous évitez ainsi que des élèves réservent une leçon au tout dernier moment. Et si un client veut annuler ou modifier son rendez-vous avant ce délai, il peut le faire.

Allégez votre charge administrative

La gestion des leçons de conduite des élèves peut coûter beaucoup de temps et de ressources humaines. Dans de nombreuses auto-écoles en ligne, un élève qui veut annuler ou modifier un rendez-vous doit appeler l’auto-école, puis un employé doit saisir manuellement le report ou l’annulation. Ce processus peut agacer les clients et mobilise un temps que l’équipe pourrait mieux employer ailleurs.

Avec Bookly, vous pouvez permettre à vos clients de gérer eux-mêmes leurs rendez-vous. Si vous le souhaitez, chaque client peut recevoir ses propres identifiants de connexion au site, qui lui donnent accès à tous les détails de son rendez-vous. Ces identifiants lui sont envoyés automatiquement lors de sa première réservation.

Les clients peuvent en outre annuler ou reporter eux-mêmes leurs rendez-vous depuis leur compte. Ces modifications peuvent être validées manuellement ou automatiquement. C’est une solution plus pratique pour les clients, qui réduit les coûts administratifs de l’auto-école.

Ajoutez un nombre illimité de moniteurs

Les élèves veulent savoir qui leur apprendra à conduire. Avec Bookly, vous pouvez ajouter un nombre illimité de moniteurs, chacun avec son profil personnalisé : informations personnelles, photo et coordonnées. Vous pouvez ensuite associer chaque moniteur à un ou plusieurs services.

Une fois le profil créé, vous pouvez saisir le planning et les disponibilités du moniteur, y compris ses jours de repos et ses pauses habituelles. Lorsqu’un client veut réserver, il ne peut choisir qu’un créneau où un moniteur est disponible. Une fois le rendez-vous approuvé, il est automatiquement ajouté au planning du moniteur concerné.

Si vous le souhaitez, vous pouvez rendre ces informations visibles aux élèves, ce qui est utile pour leur permettre de choisir un moniteur précis. Le planning Bookly des moniteurs peut être synchronisé avec le très populaire Google Calendar. L’ensemble du processus peut être entièrement automatisé, sans que le personnel d’accueil ait à gérer le planning des réservations.

Suivez les réservations de leçons

Bookly permet de suivre facilement les réservations de leçons des clients depuis le tableau de bord d’administration. Les administrateurs peuvent utiliser des filtres pour retrouver rapidement toute réservation passée ou à venir. Une fois la réservation trouvée, toute modification peut être apportée immédiatement. Des notes peuvent aussi être ajoutées à la réservation, ce qui est utile si un élève a des demandes ou des besoins particuliers. La note est rattachée à la réservation pour que le moniteur puisse la consulter.

Toutes les réservations d’un moniteur peuvent en outre être imprimées ou exportées au format CSV. Vous pouvez ainsi remettre des copies papier du planning aux moniteurs de votre auto-école.

Conclusion

Le marché des élèves conducteurs ne fera que devenir plus concurrentiel à mesure qu’il se réduit. Améliorer le parcours d’inscription en ligne aux leçons de conduite est l’un des moyens les plus efficaces d’augmenter les inscriptions. Avec un système de réservation pour auto-écoles comme Bookly, vous améliorez l’expérience client tout en réduisant les coûts administratifs de votre auto-école.