Un software de reservas para autoescuelas mejora la calidad del servicio

En un mercado cada vez más competitivo, el sistema de reservas adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una autoescuela. En las dos últimas décadas ha crecido el número de empresas que ofrecen clases de conducir, mientras que el número de personas que se presentan al examen del carné ha caído en picado.

Entre 1984 y 2014, el número de jóvenes con carné de conducir bajó un 16,4%. Hay muchas razones por las que menos jóvenes intentan sacarse el carné, entre ellas la proliferación de servicios de coche bajo demanda como Uber y lo caro que resulta, en comparación, tener un vehículo propio.

Sin embargo, lo interesante es que el motivo principal, citado por el 37% de los encuestados, fue que estaban «demasiado ocupados o no tenían tiempo para sacarse el carné». Esto demuestra que, si las autoescuelas quieren atraer nuevos alumnos, tienen que hacer que reservar una clase de conducir sea lo más sencillo posible. Los jóvenes están acostumbrados a pedir un Uber en unos pocos toques en el móvil, y el software de reservas de una autoescuela tiene que ser igual de fácil.

Muchas autoescuelas online no se han adaptado a estas tendencias. Muchas exigen a los futuros alumnos que llamen para pedir cita en horario laboral. Y las que ofrecen reservas online tienen formularios poco intuitivos y mal diseñados para móviles.

Las autoescuelas que no ofrecen formas fáciles de reservar clases casi seguro que perderán terreno frente a las que sí lo hacen. Además, para las autoescuelas online, no ofrecer formularios de reserva supone más quebraderos de cabeza administrativos: el personal de recepción tiene que atender las llamadas, cobrar y organizar la agenda de los profesores.

A continuación veremos cómo cualquier autoescuela puede montar con Bookly una solución de reservas y agenda eficaz y fácil de usar.

Primeros pasos con el sistema de reservas de tu autoescuela

Para usar Bookly como sistema de reservas de tu autoescuela, primero necesitas una web con WordPress. WordPress es una plataforma flexible y fácil de usar que no exige saber programar para editarla y gestionarla. Es el sistema de gestión de contenidos más popular del mundo y mueve aproximadamente un tercio de todas las webs de internet, así que es muy posible que tu web ya funcione con WordPress. Si no es así, quizá te convenga pasarte a WordPress para aprovechar plugins como Bookly.

Una vez que hayas configurado e instalado WordPress, estarás listo para añadir el plugin Bookly. Para hacerlo, sigue estos pasos.

Bookly tiene una versión gratuita y otra de pago (Bookly Pro). La versión gratuita tiene menos funciones que Bookly Pro, pero es una forma estupenda de empezar con Bookly, y puedes pasarte fácilmente a la versión de pago más adelante.

Instalar la versión gratuita de Bookly

Paso 1: inicia sesión en el panel de administración de WordPress.
Paso 2: selecciona el menú Plugins en la barra lateral.
Paso 3: en el campo de búsqueda, escribe «Bookly» y haz clic en el botón de búsqueda de plugins.
Paso 4: cuando encuentres el plugin Bookly, haz clic en «Instalar ahora». La instalación de Bookly solo tarda unos segundos.

Configurar Bookly Pro

Paso 1: primero tienes que comprar el plugin Bookly Pro. Puedes hacerlo en la página de pedido.
Paso 2: descarga el archivo zip de Bookly.
Paso 3: inicia sesión en el escritorio de WordPress.
Paso 4: ve al menú Plugins en la barra lateral, haz clic en el botón «Añadir nuevo» y elige «Subir plugin».
Paso 5: selecciona en tu ordenador el archivo zip de Bookly Pro.
Paso 6: cuando termine la subida, activa el plugin.

Asegúrate de que los formularios de reserva de clases estén optimizados para móviles

En Estados Unidos, el 96% de las personas de entre 18 y 29 años tiene smartphone. Para los más jóvenes, el móvil es ya la forma principal de acceder a internet.

Para las autoescuelas online es especialmente imprescindible que el sistema de reservas de la autoescuela esté adaptado a móviles. Si un formulario está mal diseñado para el móvil, el número de usuarios que lo completan caerá en picado.

Bookly está diseñado para ser totalmente adaptable a dispositivos móviles. Cuando detecta que se accede a la web desde un smartphone, se reajusta automáticamente para mostrar el formulario adaptado.

Personaliza los formularios para que encajen con la imagen de tu web

Los estudios muestran que el 38% de las personas deja de interactuar con una web si su contenido o su diseño no resultan atractivos. Esto puede ser un riesgo al añadir un nuevo formulario de reserva a la web: si no refleja los colores y la imagen de marca de la web, puede perjudicar la experiencia del usuario.

Los formularios de Bookly son totalmente personalizables. Puedes ajustar tanto los colores como los textos para que coincidan exactamente con los de la web, y adaptar los propios formularios a las necesidades de la web de la autoescuela, por ejemplo, quitando campos o pasos innecesarios del proceso de reserva online de clases de conducir.

Puedes añadir a tu web tantos formularios como necesites, cada uno con sus propios campos y pasos, para adaptarlos a cada servicio.

Ofrece precios distintos según el momento

Habrá momentos del día en los que tengas la agenda vacía y otros en los que siempre tengas más reservas de las que puedes atender. Para maximizar tus ingresos y llenar la agenda de tus profesores, puedes ofrecer precios distintos según el momento.

Es decir, varías el precio según la hora o el día en que se reserva el servicio. Si, por ejemplo, el sábado es un día muy solicitado para dar clase, quizá te interese subir el precio del fin de semana. Entre semana puede que haya menos demanda, y para animar a más gente a reservar en esas horas podrías ofrecer precios más bajos. Bookly facilita ofrecer precios distintos según la hora del día en que los clientes quieran reservar sus clases.

Reserva online de clases de conducir recurrentes

Los alumnos, por supuesto, tendrán que reservar varias clases. Por desgracia, muchos formularios de reserva online no ponen fácil reservar citas recurrentes.

Con Bookly, los clientes pueden reservar varias citas con semanas o meses de antelación. Cuando un cliente hace una reserva, se le ofrece la opción de repetir esa cita a intervalos regulares, y puede programar y pagar toda la serie de citas a la vez.

Como administrador, puedes elegir las condiciones de pago de las citas recurrentes, y también qué servicios ofrecen la opción de repetición y cuáles no.

Cobra durante la reserva de las clases

Cada vez más gente prefiere pagar online servicios como las clases de conducir. Facilitar que los clientes compren clases es una forma sencilla de aumentar los ingresos, y además reduce el trabajo administrativo de procesar pagos y reclamar los impagos.

Bookly Pro incluye PayPal Express Checkout y, además, se integra con una amplia variedad de pasarelas de pago. Así puedes dar a los clientes la opción de pagar las clases durante la reserva. Saber quién ha pagado y quién no es igual de fácil: desde el panel de Bookly puedes ordenar y filtrar rápidamente los pagos pendientes y completados.

También puedes optar por cobrar una señal por la clase. Desde el panel de administración puedes elegir una señal en porcentaje o de importe fijo. Para que la reserva se complete, primero hay que recibir esa señal. En el informe de pagos verás rápidamente cuánto ha pagado el cliente y cuánto le queda por pagar. Cuando se haga el pago completo, la cuenta se puede marcar como totalmente pagada.

Usa cupones para animar a reservar

La competencia por los posibles alumnos puede ser feroz. Una forma de animar a nuevos alumnos a inscribirse es ofrecer cupones. Estos cupones promocionales pueden coincidir con determinadas épocas del año, como Acción de Gracias o las vacaciones de primavera, o servir para ofrecer un precio especial en la primera clase.

Bookly facilita ofrecer códigos promocionales a los alumnos. Los clientes pueden introducir el código que han recibido durante el proceso de reserva, y el descuento se aplicará al precio que paga el alumno por la clase.

Usa notificaciones por SMS

Que los alumnos no se presenten a las clases es tiempo perdido en la agenda del profesor. Además, las clases perdidas hacen que sea menos probable que el alumno consiga su objetivo de sacarse el carné. Una de las mejores formas de reducir las ausencias es usar notificaciones por SMS con los detalles de la clase, como la fecha, la hora y el lugar.

Una notificación le recuerda al alumno su cita y aumenta mucho las probabilidades de que acuda. Con Bookly puedes configurar notificaciones automáticas por SMS que se envían en uno o varios momentos predefinidos antes de la cita. Además de los SMS, también puedes configurar notificaciones por email y personalizarlas con la imagen de marca de tu autoescuela.

Evita las cancelaciones de última hora

Las cancelaciones de última hora pueden ser un quebradero de cabeza administrativo. Como ya hemos visto, las notificaciones por SMS y email son una forma estupenda de reducir el número de alumnos que no se presentan.

Bookly te permite fijar un plazo mínimo para hacer o cancelar una reserva. Así evitas que los alumnos reserven una clase en el último momento. Y, al mismo tiempo, si un cliente quiere cancelar o cambiar su cita antes de que acabe el plazo de cancelación, podrá hacerlo.

Quítate carga administrativa

Gestionar las clases de conducir de los alumnos puede costar mucho tiempo y recursos de personal. En muchas autoescuelas online, si un alumno quiere cancelar o cambiar una cita, tiene que llamar a la autoescuela y pedir el cambio, y luego un empleado tiene que introducir a mano el cambio o la cancelación. Todo el proceso puede resultar frustrante para los clientes y consume un tiempo del personal que podría aprovecharse mejor.

Con Bookly puedes dar a tus clientes el control de sus propias citas. Si quieres, puedes dar a cada cliente sus propios datos de acceso a la web, con los que podrá consultar todos los detalles de su cita. Estos datos de acceso se envían automáticamente al cliente cuando hace su primera reserva.

Además, los clientes pueden cancelar o cambiar sus citas desde su cuenta, y estos cambios se pueden aprobar de forma manual o automática. En conjunto, es una solución más cómoda para los clientes que, a la vez, reduce los costes administrativos de la autoescuela.

Añade un número ilimitado de profesores

Los alumnos quieren saber quién les va a dar las clases de conducir. Con Bookly puedes añadir un número ilimitado de profesores, cada uno con su propio perfil personalizado, que incluye información personal, una foto y datos de contacto. Después puedes vincular a cada profesor con uno o varios servicios.

Una vez creado el perfil, puedes añadir el horario del profesor con su disponibilidad, incluidos los días libres y los descansos habituales. Cuando un cliente quiera reservar, solo podrá elegir una franja horaria en la que haya un profesor disponible. Si se aprueba la cita, se añadirá automáticamente a la agenda del profesor correspondiente.

Si quieres, puedes hacer visible esta información para los alumnos, algo útil si quieres que puedan elegir a un profesor concreto. La agenda de Bookly de cada profesor se puede sincronizar con el popular Google Calendar. Todo el proceso puede funcionar de forma totalmente automática, sin necesidad de que el personal de oficina gestione la agenda de reservas.

Controla las reservas de clases

Bookly facilita el seguimiento de las reservas de clases de los clientes desde su panel de administración. Los administradores pueden usar filtros para encontrar rápidamente cualquier reserva pasada o futura y hacer cambios al instante. Además, se pueden añadir notas a la reserva, algo útil si un alumno tiene peticiones o necesidades concretas: la nota queda vinculada a la reserva para que el profesor pueda verla.

Además, todas las reservas de un profesor se pueden imprimir o exportar a un archivo CSV, lo que te permite entregar copias en papel de la agenda a los profesores de tu autoescuela.

Conclusión

El mercado de alumnos de autoescuela será cada vez más competitivo a medida que se reduzca. Mejorar el proceso de inscripción online en las clases de conducir es una de las formas más eficaces de conseguir más alumnos. Con un sistema de reservas para autoescuelas como Bookly, puedes mejorar la experiencia de tus clientes y, a la vez, reducir los costes administrativos de tu autoescuela.