Wie Universitäten weltweit von einem WordPress-Buchungs-Plugin profitieren

Viele Unternehmen erhalten täglich zahllose Anrufe und E-Mails, um mit ihren Kunden in Kontakt zu treten. Als Kunde reservieren Sie viele Leistungen im Voraus: einen Tisch in Ihrem Lieblingsrestaurant, einen Termin beim Arzt, eine Trainingsstunde beim Personal Trainer im Fitnessstudio oder einen Termin an der Universität – all das lässt sich frühzeitig buchen.

Zweifellos erweitern die unzähligen verfügbaren Plugins die Funktionen einer WordPress-Website enorm. Das Buchungs-Plugin ist eines dieser großartigen Plugins. Früher bedeutete eine Reservierung: die Telefonnummer des Anbieters heraussuchen, anrufen und Datum und Uhrzeit notieren. Das ist vorbei, denn Buchungs-Plugins verändern die Art, wie wir reservieren. Einen Zettel brauchen Sie nicht mehr.

Viele Unternehmen nutzen Buchungs-Plugins auf ihrer WordPress-Website bereits voll aus. Auch Universitäten können davon profitieren, um mit Studierenden, Besuchern und Interessenten über ihre Angebote intensiver in Kontakt zu treten.

In diesem Artikel stellen wir drei Gründe vor, warum ein WordPress-Buchungs-Plugin für führende Universitäten unverzichtbar ist. Außerdem empfehlen wir ein hervorragendes Buchungs-Plugin für reibungslose Buchungen und zeigen Schritt für Schritt, wie Sie bequem eine WordPress-Website erstellen und die nötigen Plugins installieren.

Warum ein WordPress-Buchungs-Plugin für führende Universitäten so wichtig ist

Es gibt viele Gründe, warum Universitäten weltweit die verfügbaren Buchungs-Plugins nutzen sollten. Zunächst geht viel Zeit dafür verloren, Termine anzulegen, Anrufe anzunehmen und E-Mails zu beantworten. Solche Verwaltungsaufgaben sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mühsam und weniger produktiv, als sie sein sollten. Die folgenden Gründe zeigen, warum WordPress-Buchungs-Plugins gut zu führenden Universitäten weltweit passen.

1. Automatisierte Dienstpläne

Hinter einem Buchungssystem steckt viel Arbeit. Manche Organisationen setzen dafür mehrere Mitarbeiter ein, andere schaffen dafür eine Vollzeitstelle. Häufig wird einer Buchung ein bestimmter Mitarbeiter zugewiesen, um den Ablauf zu erleichtern. Mit einem Online-Buchungs-Plugin entfällt diese Zuweisung. Die Universität erhält einen gemeinsamen Kalender, in den eingetragen wird, wann welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Das System informiert Mitarbeiter über neue Buchungen und trägt sie in ihren bestehenden Plan ein. Der gemeinsame Kalender hilft auch mehreren Mitarbeitern, den Zeitpunkt einer bestimmten Leistung im Blick zu behalten. Das ist für eine Universität mit vielen Bereichen, Fakultäten und Mitarbeitern besonders wichtig: Jede Abteilung behält ihre Termine im Blick und hält sie ein, ohne die Zentralverwaltung kontaktieren zu müssen.

2. Keine manuellen Abläufe mehr

Ein WordPress-Buchungs-Plugin arbeitet vollautomatisch, sodass kein Mitarbeiter diese Aufgaben manuell erledigen muss. Ein vollautomatisches System steigert zweifellos die Produktivität der Verwaltung und ist zugleich bequemer für die Nutzer. Sie können jetzt zu jeder Tageszeit und mit jedem Gerät buchen – anders als bei einem manuellen System, bei dem Termine nur während der Arbeitszeiten vereinbart werden können.

3. Relevante Informationen erfassen

In jedem Dienstleistungsbetrieb geben Kunden bestimmte relevante Informationen an. An einer Universität, an der viele Formulare, Handbücher und Dokumente zwischen der Hochschule und ihren Nutzern ausgetauscht werden, ist das besonders wichtig. Bei einem manuellen System, bei dem ein Mitarbeiter die Angaben der Nutzer erfassen muss, steigt die Fehlergefahr. Mit einem automatisierten WordPress-Buchungs-Plugin geben die Nutzer ihre Daten dagegen selbst ein. Dazu gehört das Ausfüllen relevanter Dokumente und Fragebögen, die an einem Ort gespeichert werden und leicht zugänglich sind. Da alle Angaben gebündelt vorliegen, wird die Buchung effizienter, und die Hochschule erhält ein einheitliches Format.

Website mit WordPress erstellen und die nötigen Plugins installieren

Zunächst sollten Sie die Besonderheiten Ihrer Organisation berücksichtigen, um das Formular anzupassen. Dennoch gibt es einige allgemeine Punkte, auf die Sie bei einem WordPress-Buchungs-Plugin achten sollten:

• Buchungsformulare sollten Anfragen für verschiedene Zeitfenster innerhalb Ihrer Geschäftszeiten annehmen.
• Das Plugin muss mobilfreundlich sein, damit es auf verschiedenen Geräten funktioniert.
• Ein gutes Formular speichert seine Daten in einer WordPress-Datenbank, in Google Calendar oder einer ähnlichen App.
• Ein anpassbarer Kalender, der sich an jeder Stelle der Website einfügen lässt.
• Möglichkeiten, Zahlungen anzunehmen.
• Anpassbare Felder und Dropdown-Menüs, mit denen Kunden ihre Buchungen suchen, einsehen und bearbeiten können.
• Ihre Nutzer sollten automatisch benachrichtigt werden, ob ihre Anfrage angenommen oder abgelehnt wurde. Achten Sie also auf ein Plugin, das auch das kann.

Mit diesen Punkten im Hinterkopf geht es zum nächsten Schritt. Man könnte ein Buchungs-Plugin leicht für einen einfachen Kalender mit Formular halten. Das stimmt aber nicht ganz, denn die Art Ihrer Organisation bestimmt, welches Plugin passt.

WordPress ist für seine große Flexibilität bekannt und lässt sich um zahlreiche Funktionen erweitern. Ihnen stehen Tausende Plugins für Ihre Website zur Verfügung. Um diese großartigen Buchungsfunktionen für WordPress-Websites zu nutzen, müssen Sie Folgendes wissen:

• Recherche
Bevor Sie ein Plugin zu Ihrer Website hinzufügen, sollten Sie sich gründlich darüber informieren. Denn ein Plugin kann Ihre Website verbessern, sie aber auch beschädigen oder anfälliger für Sicherheitsrisiken machen. Manche Plugins erfüllen ihre Aufgabe nicht einmal wie erwartet. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Hosting-Anbieter das gewünschte Plugin zulässt.

• WordPress-Dashboard öffnen
Melden Sie sich im Dashboard Ihrer WordPress-Website an und klicken Sie im linken Menü auf „Plugins“.

• Plugin hinzufügen
Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Neues Plugin hinzufügen“. Dafür gibt es zwei Wege: Haben Sie das Plugin bereits als .zip-Datei heruntergeladen, laden Sie es über „Plugin hochladen“ hoch. Kennen Sie den Namen des Plugins, finden Sie es über die Suche im Plugin-Verzeichnis.

• Installieren
Klicken Sie auf „Jetzt installieren“, um das Plugin auf Ihrer WordPress-Website zu installieren.

Bookly

Die Vorteile von Buchungs-Plugins für Universitäten haben wir bereits beschrieben. Bookly ist eines dieser Plugins und bietet Nutzern, Mitarbeitern und der gesamten Organisation herausragende Vorteile. Es ist ein sehr modernes Plugin, das sich gut für Universitäten weltweit eignet, aber auch für Gesundheit und Wellness, Salons und Beauty, Fitnessstudios und andere professionelle Dienstleistungen.

Dank seines eleganten Frontend- und Backend-Designs gehört es zu den wenigen Spitzen-Buchungs-Plugins. Es ist einfach zu bedienen und ohne Programmierkenntnisse umfassend anpassbar. Es ist vollständig responsiv und anpassbar, und sowohl Kunden als auch Administratoren stehen mehrere Ansichten zur Verfügung. Ein besonderes Modul ermöglicht es jedem Mitarbeiter (hier: jeder Fakultät oder Abteilung), eigene Verfügbarkeiten und Preise festzulegen.

Vorteile des Bookly-Plugins

Bookly ist weit mehr als eine Terminplanungssoftware. Es gibt eine kostenlose und eine kostenpflichtige Version, die für jedes Budget und jede Branche hervorragend geeignet sind. Die kostenpflichtige Version hebt die Begrenzung bei den Mitarbeitern auf und ermöglicht die Installation weiterer Add-ons. Darüber hinaus bietet die kostenpflichtige Version viele weitere Vorteile.

Mit der kostenlosen Software für Terminplanung und Terminbuchung richten Sie Ihre Website mit diesem Plugin ohne Programmierkenntnisse ein. Das Erscheinungsbild Ihrer Buchungsformulare lässt sich an das Design Ihrer Website und Ihr Branding anpassen. Über eine einzige Oberfläche verwalten Sie Kundenlisten und Ihre Services und versenden SMS und E-Mails.

Mit Bookly buchen Kunden Termine, ohne einen Mitarbeiter kontaktieren zu müssen – auf Mobilgeräten ebenso wie am Computer. Kunden wählen in der Software die Kategorie des Services, den ausführenden Mitarbeiter sowie Datum und Uhrzeit.
Neben der Organisation und ihren Kunden profitieren auch die Mitarbeiter von Bookly, zum Beispiel so:

• • Keine Unterbrechungen im Arbeitsfluss

Wie lange es dauert, nach einer Ablenkung wieder in die Arbeit zurückzufinden, wird von sehr vielen Menschen weltweit stark unterschätzt. Eine Studie der University of Irvine ergab, dass es im Schnitt etwa 23 Minuten dauert, eine unterbrochene Aufgabe wieder aufzunehmen. Das zeigt gut, was Terminvereinbarungen, Anrufe und E-Mails bewirken. Die ständigen Unterbrechungen mindern die Produktivität aller Universitätsmitarbeiter, die diese Aufgaben übernehmen. Tatsächlich kostet schon die Beantwortung von nur sechs E-Mails pro Arbeitstag zweieinhalb Stunden produktive Zeit. Zudem kommen die Mitarbeiter der Hochschule nicht mehr zu Deep Work – dem Zustand, in dem man ganz in seine Arbeit vertieft ist. Mit einem Online-Buchungssystem gewinnt eine Universität also produktivere Zeit zurück.

• • Zeitmanagement

Automatisierung hilft, die Arbeitszeit besser einzuteilen: Kleinere, einfachere Aufgaben lassen sich automatisieren, während sich die Mitarbeiter um die wichtigen Arbeitsprozesse kümmern. Das steigert die Produktivität erheblich und beugt Burnout am Arbeitsplatz vor.

• • Weniger Stress

Unterbrechungen im Arbeitsfluss erhöhen den Stress für alle, die Verwaltungsaufgaben erledigen. Sie mindern die Produktivität, steigern den Stress, setzen die betroffene Person unter Druck, mehr Aufwand in ihre Aufgaben zu stecken, und führen zu noch mehr Frust. Am Ende leidet womöglich die Kommunikation mit den Nutzern, und eine Buchung, die ganz einfach hätte sein sollen, zieht sich noch länger hin.

• • Wegfall zusätzlicher Aufgaben

Nutzer möchten ihre Termine im Blick behalten und erwarten regelmäßig Rückmeldungen. Mitarbeiter müssen solche Aufgaben manuell nachverfolgen und Buchungsbenachrichtigungen verschicken. Mit Bookly läuft das vollautomatisch: Über Vorlagen werden Nutzer per E-Mail oder SMS über den Status ihres Termins informiert. Das manuelle Benachrichtigen entfällt, und die Mitarbeiter können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

• Aktivieren
Aktivieren Sie das WordPress-Plugin nach der Installation. Möglicherweise müssen Sie einen Kaufcode für Ihr Plugin eingeben. Das hängt vom jeweiligen Plugin ab, denn nicht alle Plugins benötigen einen Kaufcode.

• Konfigurieren
Wie Sie Ihr Plugin konfigurieren, hängt vom jeweiligen Plugin ab. Manche Plugins fügen Ihrem Dashboard ein neues Menü für die Konfiguration hinzu, andere bringen einen Link zu den Einstellungen mit. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihr Plugin konfigurieren, suchen Sie einfach bei Google nach einer Anleitung.

• Ansicht im Frontend
Sehen Sie sich das Frontend Ihrer Website an, um zu prüfen, wie gut das Plugin für Sie funktioniert. Erfüllt es Ihre Erwartungen nicht, können Sie es ganz einfach deaktivieren oder von Ihrer Website löschen.

Ein WordPress-Buchungs-Plugin ist unbestreitbar nützlich – nicht nur für Universitäten, sondern auch für Organisationen in anderen Branchen. In diesem Artikel haben wir ausführlich dargelegt, welche zahlreichen Vorteile Kunden und Mitarbeiter davon haben. Jetzt liegt es an Ihnen, sie zu nutzen.