Zo profiteren universiteiten wereldwijd van een WordPress-boekingsplugin

Veel bedrijven krijgen dagelijks een flinke hoeveelheid telefoontjes en e-mails van hun klanten. Als klant reserveer je steeds vaker vooraf om van allerlei diensten gebruik te maken. Een tafel in je favoriete restaurant, een afspraak bij de arts, een persoonlijke training bij de sportschool om de hoek of een afspraak op de universiteit: het zijn allemaal diensten die je ruim van tevoren kunt boeken.

Het lijdt geen twijfel dat de functionaliteit van een WordPress-website enorm wordt uitgebreid door het ontelbare aantal plugins dat er bestaat. De boekingsplugin is zo'n geweldige plugin. Vroeger moest je voor een reservering het telefoonnummer van de dienstverlener opzoeken, bellen en de datum en tijd van je reservering noteren. Dat is niet meer zo, want boekingsplugins veranderen de manier van reserveren. Je hebt geen papiertje meer nodig.

Veel bedrijven halen alles uit een boekingsplugin op hun WordPress-website. Ook universiteiten kunnen er goed gebruik van maken om meer contact te hebben met studenten, bezoekers en mensen met vragen over hun diensten, en ze beter te betrekken.

In dit artikel bespreken we drie redenen waarom een WordPress-boekingsplugin onmisbaar is voor topuniversiteiten. We raden ook een goede boekingsplugin aan voor naadloos boeken. Daarnaast leggen we stap voor stap uit hoe je in je eigen tempo een website op WordPress maakt en de benodigde plugins installeert.

Waarom een WordPress-boekingsplugin zo belangrijk is voor topuniversiteiten

Er zijn heel wat redenen waarom universiteiten over de hele wereld goed gebruik moeten maken van de boekingsplugins op internet. Om te beginnen gaat er veel tijd verloren aan het maken van afspraken, het beantwoorden van telefoontjes en het reageren op e-mails. Zulke administratieve taken zijn niet alleen tijdrovend, maar ook arbeidsintensief en minder productief dan ze zouden moeten zijn. Dit zijn precies de redenen waarom WordPress-boekingsplugins goed passen bij topuniversiteiten over de hele wereld.

1. De roosters van medewerkers automatiseren

Een boekingssysteem omvat heel veel werk. Sommige bedrijven laten meerdere medewerkers deze taken uitvoeren. Andere maken er een fulltime functie van voor één persoon. Het is heel gebruikelijk om een medewerker aan een bepaalde boeking toe te wijzen om het proces te vereenvoudigen. Met een online boekingsplugin hoef je geen medewerker meer aan een bepaalde taak toe te wijzen. De universiteit krijgt een algemene agenda waarin je invoert wanneer een bepaalde medewerker beschikbaar is. Het systeem laat de medewerker weten dat er nieuwe boekingen zijn en voegt ze toe aan zijn bestaande rooster. Met de gedeelde agenda kunnen meerdere medewerkers ook bijhouden wanneer een bepaalde dienst wordt geleverd. Dat is heel belangrijk voor een universiteit met veel afdelingen, faculteiten en medewerkers. Elke afdeling kan haar afspraken bijhouden en nakomen zonder contact op te nemen met het centrale kantoor.

2. Geen handmatige processen meer

De WordPress-boekingsplugin is een volledig geautomatiseerd proces, waardoor geen medewerker zulke taken meer handmatig hoeft uit te voeren. Een volledig geautomatiseerd systeem verhoogt ongetwijfeld de productiviteit van de administratie van de instelling, en het is ook handiger voor de klant. Er kan nu op elk moment van de dag worden geboekt, met elk apparaat dat de klant tot zijn beschikking heeft. Bij een handmatig systeem kunnen afspraken daarentegen alleen tijdens werktijd worden gemaakt.

3. Relevante informatie verzamelen

In elk dienstverlenend bedrijf geven klanten bepaalde relevante informatie op. Op een universiteit is dat extra belangrijk, omdat de instelling en haar klanten veel formulieren, handleidingen en documenten uitwisselen. Bij een handmatig systeem, waarbij een medewerker de gegevens van de klant moet invoeren, is de kans op fouten groter. Met een geautomatiseerde WordPress-boekingsplugin vullen klanten daarentegen zelf hun gegevens in, waaronder relevante documenten en vragenlijsten, en wordt alles op één plek bewaard zodat het makkelijk terug te vinden is. Het boekingsproces verloopt efficiënter, omdat alle gegevens bij elkaar staan en de instelling steeds hetzelfde format krijgt.

Een website maken op WordPress en de benodigde plugins installeren

Kijk eerst goed naar het soort bedrijf, zodat je het formulier daarop kunt afstemmen. Toch zijn er een paar algemene dingen om op te letten bij een WordPress-boekingsplugin:

• Boekingsformulieren moeten aanvragen van klanten accepteren op verschillende tijdsloten binnen de openingstijden van je bedrijf.
• De plugin moet mobielvriendelijk zijn, zodat hij op meerdere apparaten werkt.
• Een goed formulier slaat zijn gegevens op in een WordPress-database, Google Agenda of een vergelijkbare app.
• Een aanpasbare agenda die op elke plek van de website past.
• Mogelijkheden om betalingen te ontvangen.
• Aanpasbare velden en vervolgkeuzelijsten waarmee klanten hun boekingen kunnen zoeken, bekijken & bewerken.
• Je klanten moeten automatisch een melding krijgen als hun aanvraag is geaccepteerd of geweigerd. Het is dus handig om een plugin te kiezen die dat ook doet.

Met dit in gedachten ga je naar de volgende stap. Het is begrijpelijk als je een boekingsplugin ziet als een eenvoudige agenda met een formulier. Maar dat klopt niet helemaal, want het soort bedrijf bepaalt welke plugin je kiest.

WordPress staat bekend om zijn grote flexibiliteit, omdat je er allerlei functies aan kunt toevoegen. Er zijn duizenden plugins beschikbaar voor je website. Om toegang te krijgen tot de geweldige boekingsfuncties voor WordPress-websites, moet je dit weten over het maken van je site:

• Onderzoek
Zoek goed uit wat een plugin precies doet voordat je hem aan je website toevoegt. Een plugin kan je website namelijk verbeteren, maar ook kapotmaken of kwetsbaarder maken voor beveiligingsrisico's. Sommige plugins doen niet eens wat je ervan verwacht. Zoek ook uit of je hostingbedrijf de plugin die je in gedachten hebt toestaat.

• Ga naar je WordPress-dashboard
Log in op het dashboard van je WordPress-site en klik in het menu links op het scherm op 'Plugins'.

• Voeg je plugin toe
Klik bovenaan op de knop 'Nieuwe plugin'. Dan heb je twee mogelijkheden. Heb je het zip-bestand al gedownload, dan upload je de plugin via 'Plugin uploaden'. Weet je de naam van de plugin, dan zoek je hem op in de plugindirectory via het zoekveld.

• Installeer
Klik op de knop 'Nu installeren' om de plugin op je WordPress-website te installeren.

Bookly

Hierboven noemden we al een aantal voordelen van boekingsplugins voor universiteiten. Bookly is zo'n plugin, met uitstekende voordelen voor klanten, medewerkers en het bedrijf als geheel. Het is een heel modern ogende plugin die uitstekend geschikt is voor universiteiten over de hele wereld, gezondheid en welzijn, kappers en schoonheidssalons, fitness en sportscholen en andere professionele diensten.

Dankzij het strakke ontwerp van de frontend en de backend hoort Bookly bij de absolute top van boekingsplugins. Het is eenvoudig in gebruik, omdat je het zonder programmeerkennis uitgebreid kunt aanpassen. Bookly is niet alleen volledig responsief en aanpasbaar; klanten en beheerders hebben ook meerdere weergaven tot hun beschikking. Bovendien heeft het een unieke module waarmee elke medewerker (in dit geval een afdeling van de universiteit) eigen beschikbaarheid en prijzen kan instellen.

Voordelen van de Bookly-plugin

Bookly is veel meer dan planningssoftware. Er is een gratis en een betaalde versie, die geschikt zijn voor elk budget en elke branche. In de betaalde versie verdwijnt de beperking op het aantal medewerkers en kun je meer add-ons installeren. Toch zijn er ook in de betaalde versie heel wat mooie voordelen beschikbaar.

Met de gratis software voor planning en afspraken richt je je website met deze plugin in zonder programmeerervaring. Je past de weergave van je boekingsformulieren aan het ontwerp van je website en je huisstijl aan. Je beheert je klantenlijsten en diensten en verstuurt sms'jes en e-mails vanuit één interface.

Met de software van Bookly boeken en plannen klanten afspraken zonder contact op te nemen met een medewerker van het bedrijf. Het werkt op mobiele apparaten en op computers. Ook kiest de klant in de software de categorie van de dienst en de medewerker die de dienst uitvoert, en de datum en tijd.
Naast het bedrijf en de klanten heeft Bookly ook een aantal geweldige voordelen voor de medewerkers van het bedrijf, zoals:

• • Geen verstoring van de workflow

Hoeveel tijd het kost om na een afleiding weer aan het werk te gaan, wordt door heel veel mensen wereldwijd sterk onderschat. Uit onderzoek van de University of Irvine bleek dat het gemiddeld zo'n 23 minuten duurt om een onderbroken taak weer op te pakken. Dat geeft een goed beeld van het effect van afspraken boeken, telefoontjes beantwoorden en e-mails beantwoorden. De voortdurende afleiding verlaagt de productiviteit van elke medewerker van de universiteit die deze taken uitvoert. Sterker nog: alleen al zes e-mails op een werkdag beantwoorden kost tweeënhalf uur aan productieve tijd. De medewerker van de instelling kan ook niet toekomen aan deep work, een toestand waarin je volledig opgaat in je werk. Over het algemeen wint een universiteit productievere tijd terug door een online boekingssysteem te gebruiken.

• • Tijdbeheer

Automatisering helpt je de tijd op het werk beter te beheren. Eenvoudigere, kleinere taken kun je automatiseren, terwijl medewerkers zich op het belangrijke werk richten. Dat verhoogt de productiviteit flink en vermindert burn-outs op de werkvloer.

• • Minder stress

Verstoringen van de workflow zorgen voor meer stress bij degene die administratieve taken uitvoert. Onderbrekingen verlagen de productiviteit, verhogen de stress, zetten meer druk op degene die meer moeite moet doen om taken af te ronden en leiden tot meer frustratie. Uiteindelijk lijdt het contact met klanten eronder, waardoor een boeking of reservering die eenvoudig had moeten zijn nog langer duurt.

• • Geen extra taken meer

Klanten willen hun afspraken kunnen volgen en verwachten regelmatig een update. Medewerkers moeten dat handmatig opvolgen en boekingsmeldingen versturen. Met Bookly is dit volledig geautomatiseerd: je maakt sjablonen om klanten per e-mail of sms over de status van hun afspraak te informeren. Het handmatig informeren van klanten verdwijnt, wat het werk van medewerkers makkelijker maakt, zodat ze zich op andere taken kunnen richten.

• Activeer
Activeer de WordPress-plugin nadat je hem hebt geïnstalleerd. Misschien moet je een aankoopcode voor je plugin invoeren. Dat hangt sterk af van de plugin, want niet alle plugins vragen om een aankoopcode.

• Configureer
Hoe je je plugin configureert, hangt af van de plugin. Sommige plugins voegen een nieuw menu aan je dashboard toe om ze te configureren, andere hebben een link naar de instellingen. Weet je niet zeker hoe je je plugin configureert, zoek dan op Google naar uitleg.

• Weergave in de frontend
Bekijk de frontend van je website om te zien hoe goed de plugin voor je werkt. Voldoet hij niet aan je verwachtingen, dan deactiveer je de plugin eenvoudig of verwijder je hem van je website.

De WordPress-boekingsplugin is onbetwist nuttig, en niet alleen voor universiteiten, maar ook voor bedrijven in andere sectoren. In dit artikel hebben we uitgebreid laten zien welke voordelen klanten en medewerkers van deze bedrijven ervan hebben. Het is aan jou om er goed gebruik van te maken.