I vantaggi di un plugin di prenotazione per WordPress per le università di tutto il mondo

Molte aziende ricevono ogni giorno moltissime telefonate ed email dai propri clienti. Come cliente, è probabile che tu prenoti in anticipo per accedere a diversi servizi: un tavolo al tuo ristorante preferito, una visita dal medico, una sessione con un personal trainer nella palestra di quartiere o un appuntamento all’università sono solo alcuni dei servizi che puoi prenotare con largo anticipo.

Non c’è dubbio che le funzionalità di un sito WordPress vengano enormemente ampliate dagli innumerevoli plugin esistenti, e il plugin di prenotazione è uno di questi plugin straordinari. In passato, prenotare significava cercare il numero di telefono del fornitore, chiamare e annotare data e ora della prenotazione. Oggi non è più così: i plugin di prenotazione stanno cambiando il modo di prenotare, e non serve più nemmeno un foglio di carta.

Molte aziende sfruttano appieno il plugin di prenotazione sul proprio sito WordPress. Anche le università possono usare bene questo servizio per interagire di più con studenti, visitatori e chiunque chieda informazioni sui servizi offerti, e coinvolgerli.

Questo articolo illustra tre motivi per cui un plugin di prenotazione per WordPress è indispensabile per le migliori università e suggerisce un ottimo plugin per prenotazioni senza intoppi. Inoltre spiega i passaggi per creare un sito su WordPress e installare comodamente i plugin necessari.

Perché un plugin di prenotazione per WordPress è così importante per le migliori università

Ci sono parecchi motivi per cui le università di tutto il mondo dovrebbero sfruttare i plugin di prenotazione disponibili su internet. Innanzitutto, si perde moltissimo tempo a fissare appuntamenti, rispondere al telefono e alle email. Queste attività amministrative non solo richiedono tempo, ma sono anche faticose e meno produttive di quanto dovrebbero. Ecco esattamente perché i plugin di prenotazione per WordPress sono adatti alle migliori università del mondo.

1. Automatizzare gli orari dei dipendenti

Un sistema di prenotazione comporta moltissimo lavoro. Alcune organizzazioni affidano queste attività a diversi dipendenti, altre le assegnano a una persona a tempo pieno. Per semplificare, è molto comune assegnare un dipendente a ogni prenotazione. Con un plugin di prenotazione online, la necessità di assegnare un dipendente a ogni attività scompare. L’università dispone di un calendario generale in cui inserire la disponibilità di ogni dipendente. Il sistema avvisa il dipendente delle nuove prenotazioni e le aggiunge alla sua agenda. Il calendario condiviso aiuta anche più dipendenti a tenere traccia dei tempi di erogazione di un servizio. È fondamentale per un’università con molte sezioni, dipartimenti e personale: ogni dipartimento può seguire e rispettare i propri appuntamenti senza contattare l’ufficio centrale.

2. Elimina i processi manuali

Il plugin di prenotazione per WordPress è un processo completamente automatizzato che elimina la necessità che un dipendente se ne occupi a mano. Un sistema completamente automatizzato aumenta senza dubbio la produttività dell’amministrazione dell’istituto, ma è anche più comodo per gli utenti: possono prenotare a qualsiasi ora del giorno, da qualsiasi dispositivo, a differenza di un sistema manuale in cui si può prenotare solo in orario di lavoro.

3. Raccogliere le informazioni necessarie

In qualsiasi attività di servizi gli utenti forniscono informazioni importanti. Questo vale in particolare per un’università, dove tra l’istituto e i suoi utenti si scambiano tanti moduli, manuali e documenti. Con un sistema manuale, in cui un dipendente deve inserire i dati forniti dall’utente, aumenta il rischio di errori. Il plugin di prenotazione per WordPress, invece, è automatizzato e permette agli utenti di inserire da soli i propri dati, compilare documenti e questionari e raccoglierli in un unico posto, facilmente accessibile. La prenotazione è più snella, perché tutti i dati sono raccolti insieme e l’istituto li riceve in un formato uniforme.

Creare un sito su WordPress e installare i plugin necessari

Prima di tutto devi tenere conto del tipo di attività per personalizzare il modulo. Ci sono comunque alcuni elementi comuni da cercare in un plugin di prenotazione per WordPress:

• i moduli di prenotazione devono accettare richieste in diverse fasce orarie, all’interno dell’orario di lavoro;
• il plugin deve essere ottimizzato per i dispositivi mobili, per essere accessibile da più dispositivi;
• un buon modulo salva i dati nel database di WordPress, in Google Calendar o in un’altra app simile;
• un calendario personalizzabile da inserire in qualsiasi parte del sito;
• opzioni per ricevere pagamenti;
• campi personalizzabili e menu a discesa per permettere agli utenti di cercare, vedere e modificare le proprie prenotazioni.
• È necessario avvisare automaticamente gli utenti dell’accettazione o del rifiuto della loro richiesta, quindi conviene cercare un plugin che faccia anche questo.

Tenendo presente tutto questo, puoi passare alla fase successiva. È comprensibile pensare che un plugin di prenotazione sia un semplice calendario con un modulo, ma non è proprio così: è il tipo di attività a determinare la scelta del plugin.

WordPress è famoso per la sua grande flessibilità, perché permette di aggiungere tantissime funzionalità, e hai a disposizione migliaia di plugin per il tuo sito. Per accedere alle straordinarie funzionalità di prenotazione disponibili per i siti WordPress, ecco esattamente cosa devi sapere per creare il tuo sito:

• Fai le tue ricerche
Prima di aggiungere un plugin al sito, informati bene su cosa fa, perché un plugin può migliorare il sito, ma anche danneggiarlo o renderlo più vulnerabile alle minacce informatiche. Alcuni plugin non fanno nemmeno ciò che promettono. Verifica anche che il tuo hosting consenta di aggiungere il plugin che hai in mente.

• Accedi alla bacheca di WordPress
Accedi alla bacheca del tuo sito WordPress e fai clic sulla voce «Plugin» nel menu a sinistra dello schermo.

• Aggiungi il plugin
Seleziona il pulsante «Aggiungi nuovo» in alto. Hai due possibilità: se hai già scaricato il file .zip del plugin, puoi caricarlo dalla scheda di caricamento; se conosci il nome del plugin, puoi cercarlo nella directory con la scheda di ricerca.

• Installa
Usa il pulsante «Installa ora» per installare il plugin sul tuo sito WordPress.

Bookly

Abbiamo già visto diversi vantaggi dei plugin di prenotazione per le università. Bookly è uno di questi plugin e offre vantaggi eccezionali a utenti, dipendenti e all’intera organizzazione. È un plugin dall’aspetto molto moderno, adatto alle università di tutto il mondo, a salute e benessere, saloni e centri estetici, fitness e palestre e ad altri servizi professionali.

Il suo design elegante, sia nel frontend sia nel backend, lo colloca ai vertici insieme a pochi altri plugin di prenotazione. È facile da usare e altamente personalizzabile senza competenze di programmazione. Oltre a essere completamente responsive e personalizzabile, offre più viste sia agli utenti sia agli amministratori. E dispone di un modulo che permette a ogni membro dello staff (in questo caso, a ogni dipartimento universitario) di impostare disponibilità e prezzi diversi.

I vantaggi del plugin Bookly

Bookly è molto più di un software di pianificazione. Offre opzioni gratuite e a pagamento adatte a qualsiasi budget e settore. La versione a pagamento elimina i limiti sul numero di membri dello staff e permette di installare altri add-on. Tuttavia molti ottimi vantaggi sono disponibili anche nella versione gratuita.

Con il software gratuito di pianificazione e prenotazione degli appuntamenti puoi configurare il tuo sito con questo plugin senza esperienza di programmazione. Puoi personalizzare l’aspetto dei moduli di prenotazione per adattarli al design del sito e al tuo brand. Un’unica interfaccia ti permette di gestire l’elenco dei clienti e i servizi e di inviare SMS ed email.

Con il software Bookly gli utenti possono prenotare e fissare appuntamenti senza contattare nessun dipendente. È accessibile sia da dispositivi mobili sia da computer. Dal software l’utente può scegliere anche la categoria del servizio e il membro dello staff che lo eseguirà, oltre a data e ora.
Oltre all’organizzazione e ai suoi utenti, Bookly offre diversi vantaggi straordinari anche ai dipendenti, tra cui:

• • Eliminare le interruzioni del lavoro

Moltissime persone in tutto il mondo sottovalutano il tempo necessario per tornare a un’attività dopo una distrazione. Una ricerca dell’Università di Irvine ha rivelato che in media servono circa 23 minuti per riprendere un’attività interrotta. Questo rende bene l’idea dell’effetto di fissare appuntamenti, rispondere al telefono e alle email. Le continue distrazioni riducono la produttività di qualsiasi membro del personale universitario incaricato di queste attività. In effetti, rispondere ad appena sei email in una giornata lavorativa fa perdere due ore e mezza di tempo produttivo. Il dipendente dell’istituto viene inoltre privato del «deep work», lo stato di completa immersione nel lavoro che sta svolgendo. In generale, usando un sistema di prenotazione online, un’università recupera tempo più produttivo.

• • Gestione del tempo

L’automazione aiuta a gestire il tempo sul lavoro: le attività più semplici e piccole possono essere automatizzate, mentre i dipendenti si occupano dei processi più importanti. Questo contribuisce molto ad aumentare la produttività e a ridurre il burnout.

• • Meno stress

Le interruzioni del lavoro aumentano lo stress di chi svolge attività amministrative. Interrompere il flusso di lavoro riduce la produttività, aumenta lo stress, mette più pressione su chi deve impegnarsi di più per completare le attività e porta a una frustrazione maggiore. Alla fine può risentirne anche il dialogo con gli utenti, e una prenotazione che avrebbe dovuto essere semplice diventa ancora più lunga.

• • Eliminazione delle incombenze aggiuntive

Gli utenti vogliono tenere traccia dei propri appuntamenti e si aspettano aggiornamenti di tanto in tanto. I dipendenti dovrebbero occuparsene a mano e inviare le notifiche sulle prenotazioni. Con Bookly questo processo è completamente automatizzato grazie a modelli che informano gli utenti dello stato dell’appuntamento via email o SMS. Le notifiche manuali vengono eliminate e la vita lavorativa dei dipendenti diventa più semplice, perché possono concentrarsi su altre attività.

• Attiva
Dopo aver installato il plugin per WordPress, attivalo. Potrebbe esserti chiesto di inserire un codice di acquisto: dipende molto dal plugin, perché non tutti lo richiedono.

• Configura
La configurazione dipende dal plugin che usi. Alcuni plugin aggiungono un nuovo menu alla bacheca per la configurazione, altri includono un link alle impostazioni. Se non sai come configurare il plugin, basta una ricerca su Google.

• Visualizzazione frontend
Dai un’occhiata al frontend del tuo sito per capire quanto funziona bene il plugin. Se non soddisfa le tue aspettative, puoi facilmente disattivarlo o eliminarlo dal sito.

Il plugin di prenotazione per WordPress è indiscutibilmente utile, non solo per le università ma anche per le aziende di altri settori. Questo articolo ha illustrato nel dettaglio i numerosi vantaggi che ne traggono utenti e dipendenti. Ora sta a te sfruttarlo al meglio.