Cómo pueden beneficiarse las universidades de todo el mundo de un plugin de reservas para WordPress

Muchas empresas reciben cada día muchísimas llamadas y correos de sus clientes. Como cliente, lo normal es que reserves con antelación para acceder a distintos servicios. Reservar mesa en tus restaurantes favoritos, pedir cita con el médico o una sesión individual con un entrenador en el gimnasio del barrio, y también una cita en la universidad, son algunos de los servicios que puedes reservar con bastante antelación.

No cabe duda de que las funciones de una web de WordPress mejoran enormemente gracias a la infinidad de plugins que existen. El plugin de reservas es uno de esos plugins increíbles. Antes, hacer una reserva implicaba buscar el número de teléfono del proveedor, llamar y apuntar la fecha y la hora de la reserva. Eso ya no es así: los plugins de reservas están cambiando la forma de reservar, y ya no necesitas ni un trozo de papel.

Muchas empresas están sacando el máximo partido a los plugins de reservas en su web de WordPress. Las universidades también pueden aprovechar este servicio para interactuar más con estudiantes, visitantes y personas que consultan sobre los servicios que ofrecen.

En este artículo repasamos tres motivos por los que un plugin de reservas para WordPress es esencial para las mejores universidades. También te recomendamos un gran plugin de reservas para que todo funcione sin problemas. Además, explicamos los pasos para crear una web en WordPress e instalar cómodamente los plugins necesarios.

Por qué un plugin de reservas para WordPress es tan importante para las mejores universidades

Hay bastantes motivos por los que las universidades de todo el mundo deberían aprovechar los plugins de reservas disponibles en internet. En primer lugar, se pierde muchísimo tiempo creando citas, atendiendo llamadas y respondiendo correos. Estas tareas administrativas no solo llevan tiempo, sino que son laboriosas y no tan productivas como deberían. Estos son precisamente los motivos por los que los plugins de reservas para WordPress encajan tan bien con las mejores universidades del mundo.

1. Automatiza los horarios de los empleados

Un sistema de reservas conlleva muchísimo trabajo. De hecho, algunas organizaciones dependen de varios empleados para estas tareas, y otras las asignan a una persona a jornada completa. Es muy habitual asignar un empleado a cada reserva para facilitar el proceso. Con un plugin de reservas online, ya no hace falta asignar un empleado a cada tarea. La universidad dispone de un calendario general en el que se indica cuándo está disponible cada empleado. El sistema avisa al empleado de las nuevas reservas y las añade a su agenda. El calendario compartido también ayuda a varios empleados a controlar cuándo se presta cada servicio. Esto es fundamental en una universidad con muchas secciones, departamentos y personal, ya que permite a cada departamento controlar y cumplir sus citas sin tener que contactar con la oficina central.

2. Elimina los procesos manuales

El plugin de reservas para WordPress es un proceso totalmente automatizado que evita que un empleado tenga que encargarse manualmente de estas tareas. No cabe duda de que un sistema totalmente automatizado aumenta la productividad del área administrativa de la institución, y además es más cómodo para el usuario. Ahora se puede reservar a cualquier hora del día y desde cualquier dispositivo, a diferencia de un sistema manual, en el que solo se pueden hacer gestiones en horario laboral.

3. Obtén la información relevante

En cualquier negocio de servicios, los clientes facilitan cierta información relevante. Esto es especialmente importante en una universidad, donde se intercambian muchos formularios, manuales y documentos entre la institución y sus usuarios. Con un sistema manual, en el que un empleado tiene que introducir los datos obtenidos del usuario, aumenta la posibilidad de error. En cambio, el plugin de reservas para WordPress, automatizado, permite que los propios usuarios rellenen sus datos, incluidos los documentos y cuestionarios necesarios, y lo guarda todo en un mismo lugar para acceder fácilmente. El proceso de reserva es más ágil, ya que todos los datos se guardan juntos y la universidad recibe la información siempre con el mismo formato.

Crear una web en WordPress e instalar los plugins necesarios

Primero, tendrás que tener en cuenta el tipo de organización para personalizar el formulario. Aun así, hay algunas cosas comunes que conviene buscar en un plugin de reservas para WordPress:

• Los formularios de reserva de citas deben aceptar solicitudes en distintas franjas horarias dentro de tu horario laboral.
• El plugin debe estar adaptado a móviles para poder acceder desde varios dispositivos.
• Un buen formulario guarda los datos en la base de datos de WordPress, en Google Calendar o en otra aplicación similar.
• Un calendario personalizable que encaje en cualquier parte de la web.
• Opciones para recibir pagos.
• Campos personalizables y listas desplegables para que los usuarios puedan buscar, ver y modificar sus reservas.
• Es necesario avisar automáticamente a tus usuarios de si su solicitud se ha aceptado o rechazado, así que te vendrá bien buscar un plugin que también lo haga.

Con todo esto en mente, pasa al siguiente paso. Es comprensible que pienses que un plugin de reservas es simplemente un calendario con un formulario, pero no es así: el tipo de organización determinará qué plugin elegir.

WordPress es famoso por su gran flexibilidad, ya que permite añadir multitud de funciones. Tienes miles de plugins a tu disposición para tu web. Para acceder a estas increíbles funciones de reserva para webs de WordPress, esto es exactamente lo que necesitas saber para crear tu web:

• Investiga
Antes de añadir cualquier plugin a tu web, investiga bien en qué consiste. Un plugin puede mejorar tu web, estropearla o hacerla más vulnerable a amenazas de seguridad, y algunos ni siquiera hacen lo que se espera de ellos. Además, comprueba si tu empresa de hosting permite añadir el plugin que tienes en mente.

• Accede al escritorio de WordPress
Inicia sesión en el escritorio de tu web de WordPress y haz clic en la pestaña «Plugins» del menú de la izquierda de la pantalla.

• Añade tu plugin
Selecciona el botón «Añadir nuevo» de la parte superior. Tienes dos opciones: si ya has descargado la copia .zip del archivo, puedes subir el plugin desde la pestaña de subida; si conoces el nombre del plugin, también puedes usar la búsqueda para encontrarlo en el repositorio.

• Instala
Usa el botón «Instalar ahora» para instalar el plugin en tu web de WordPress.

Bookly

Ya hemos visto varias ventajas de los plugins de reservas para universidades. Bookly es uno de esos plugins y ofrece ventajas excepcionales a los usuarios, a los empleados y a la organización en su conjunto. Es un plugin de aspecto muy moderno, ideal para universidades de todo el mundo, salud y bienestar, peluquerías y belleza, fitness y gimnasios, y otros servicios profesionales.

Su elegante diseño, tanto en el frontend como en el backend, lo sitúa en lo más alto junto a unos pocos plugins de reservas. Es fácil de usar, ya que se puede personalizar a fondo sin saber programar. Además de ser totalmente adaptable y personalizable, ofrece varias vistas tanto a los usuarios como a los administradores. Y cuenta con un módulo único que permite a cada empleado (en este caso, cada departamento de la universidad) definir distintos modos de disponibilidad y precios.

Ventajas de usar el plugin Bookly

Bookly es mucho más que un software de agenda. Ofrece opciones gratuitas y de pago que se adaptan a cualquier presupuesto y sector. La versión de pago elimina las limitaciones de empleados y permite instalar más add-ons. Aun así, hay bastantes ventajas que también están disponibles en la versión de pago.

Con el software gratuito de agenda y citas para negocios, puedes configurar tu web con este plugin sin experiencia previa en programación. Puedes personalizar el aspecto de tus formularios de reserva para que encajen con el diseño de tu web y tu marca. Ofrece una única interfaz para gestionar las listas de clientes y tus servicios, y para enviar SMS y correos electrónicos.

Con el software Bookly, los usuarios pueden reservar y programar citas sin contactar con ningún empleado. Se puede usar tanto desde dispositivos móviles como desde ordenadores. El usuario también puede elegir en el software la categoría del servicio y el empleado que lo prestará, además de la fecha y la hora.
Además de a la organización y a sus usuarios, Bookly ofrece una serie de ventajas increíbles a los empleados, como:

• • Elimina las interrupciones del trabajo

Mucha gente en todo el mundo subestima el tiempo que se tarda en retomar el trabajo después de una distracción. Un estudio de la Universidad de Irvine reveló que se tarda de media unos 23 minutos en volver a una tarea interrumpida. Esto da una idea clara del efecto de gestionar citas, atender llamadas y responder correos. Las distracciones constantes reducen la productividad de cualquier empleado de la universidad que tenga asignadas estas tareas. De hecho, responder solo seis correos en una jornada supone perder dos horas y media de tiempo productivo. Además, el empleado de la institución se ve privado del trabajo profundo, un estado de plena concentración en la tarea que tiene entre manos. En general, una universidad recuperará tiempo más productivo si usa un sistema de reservas online.

• • Gestión del tiempo

La automatización ayuda a gestionar el tiempo en el trabajo, ya que las tareas más sencillas y pequeñas se pueden automatizar mientras los empleados se ocupan del trabajo principal. Esto contribuye mucho a aumentar la productividad y a reducir el desgaste profesional.

• • Reducción del estrés

Las interrupciones del trabajo aumentan el nivel de estrés de quien realiza tareas administrativas. Interrumpir el flujo de trabajo reduce la productividad, aumenta el estrés, presiona más a la persona, que tiene que esforzarse más para terminar sus tareas, y acaba generando más frustración. Al final, la comunicación con los usuarios puede resentirse, y una reserva que debería ser sencilla se convierte en un proceso aún más largo.

• • Eliminación de tareas adicionales

Los usuarios querrán hacer un seguimiento de sus citas y esperarán recibir noticias de vez en cuando. Los empleados tendrían que encargarse manualmente de ese seguimiento y enviar las notificaciones de reserva. Con Bookly, este proceso está totalmente automatizado gracias a plantillas que avisan a los usuarios del estado de su cita por correo electrónico o SMS. Se elimina el aviso manual a los usuarios, lo que facilita la vida laboral de los empleados, que pueden centrarse en otras tareas.

• Activa
Después de instalar el plugin de WordPress, actívalo. Puede que tengas que introducir un código de compra. Depende sobre todo del plugin, ya que no todos lo exigen.

• Configura
La configuración depende del plugin que uses. Algunos plugins añaden un nuevo menú al escritorio para configurarlos, mientras que otros incluyen un enlace a los ajustes. Si no sabes bien cómo configurar tu plugin, simplemente búscalo en Google.

• Vista del frontend
Echa un vistazo al frontend de tu web para ver si el plugin funciona como esperas. Si no cumple tus expectativas, puedes desactivarlo o eliminarlo fácilmente de tu web.

El plugin de reservas para WordPress es indiscutiblemente útil, y no solo para las universidades, sino también para organizaciones de otros sectores. En este artículo hemos repasado con detalle las numerosas ventajas que pueden obtener sus usuarios y empleados. Ahora te toca a ti sacarle partido.