全球大學如何從 WordPress 預約外掛中獲益

許多企業每天都要接聽大量電話、處理大量 email 來與顧客互動。身為顧客，您很可能需要事先預約才能取得各種服務。在喜愛的餐廳訂位、預約醫師看診、在附近健身房預約私人教練課，以及大學的面談預約，都是可以提前預約的服務。

毫無疑問，WordPress 網站的功能因為數不清的外掛而大幅提升，預約外掛就是其中一款出色的外掛。過去，預約需要查詢服務業者的電話號碼、打電話，再把預約的日期和時間記下來。如今情況已經不同，預約外掛正在改變預約的方式，您再也不需要紙筆了。

許多企業正在充分利用 WordPress 網站上的預約外掛。大學同樣可以善用這項服務，與學生、訪客和詢問服務的人有更多互動。

事實上，本文將探討 WordPress 預約外掛對頂尖大學不可或缺的三大理由，並推薦一款能順暢處理預約的優質外掛。此外，本文還會進一步說明如何輕鬆在 WordPress 上建立網站並安裝必要的外掛。

為什麼 WordPress 預約外掛對頂尖大學非常重要

全球各地的大學應該善用網路上現有的預約外掛，原因有很多。首先要注意的是，安排預約、接聽電話和回覆 email 會浪費大量時間。這類行政工作不僅耗時，而且繁重，效率也不如預期。以下列出的理由，正說明了為什麼 WordPress 預約外掛非常適合全球的頂尖大學。

1. 自動安排員工排程

預約系統背後有大量工作。事實上，有些企業需要多位員工來處理這些工作，有些則指派專人全職負責。為了簡化流程，指派員工負責特定預約是很常見的做法。有了線上預約外掛，就不再需要為特定工作指派員工。大學可以使用一個共用行事曆，輸入每位員工的可服務時間。系統會通知員工新的預約，並將其加入他們現有的行程。共用行事曆也能幫助多位員工追蹤特定服務的提供時間。這對擁有眾多單位、科系和教職員的大學來說非常重要，能讓每個科系不必聯絡行政中心，就能追蹤並完成自己的預約。

2. 免除手動流程

WordPress 預約外掛是一套完全自動化的流程，讓員工不必再手動處理這些工作。毫無疑問，完全自動化的系統能提高校方行政部門的工作效率，同時對使用者來說也更方便：現在一天中的任何時間、用手邊的任何裝置都能預約，而手動系統只能在上班時間安排。

3. 取得相關資訊

在任何服務型事業中，客戶都會提供某些相關資訊。這在大學裡尤其重要，因為學校與使用者之間要交換大量表格、手冊和文件。在手動系統中，員工必須把從客戶那裡取得的資料上傳，出錯的可能性也隨之增加。相比之下，自動化的 WordPress 預約外掛讓使用者自行填寫資料，包括填寫相關文件和問卷，並將它們集中存放在同一處，方便存取。由於所有資料都存放在一起，並為學校提供一致的格式，預約流程也更加順暢。

在 WordPress 上建立網站並安裝必要的外掛

首先，您需要考量相關業務的性質，以便自訂表單。不過，在選擇 WordPress 預約外掛時，有一些共通的要點需要注意：

• 預約表單必須能在營業時間內接受客戶對不同時段的預約申請。
• 外掛必須支援行動裝置，讓使用者可以從多種裝置存取。
• 好的表單應該將資料存放在 WordPress 資料庫、Google Calendar 或其他類似的應用程式中。
• 可自訂、能放在網站任何位置的行事曆。
• 收款選項。
• 可自訂的欄位與下拉式選單，讓使用者能搜尋、查看並編輯自己的預約。
• 您需要自動通知使用者申請是否獲得接受，因此找一款也具備這項功能的外掛會很有幫助。

記住這些要點後，就可以進入下一步。如果您把預約外掛看成只是一個附帶表單的簡單行事曆，也情有可原。但實際上並非如此，因為業務類型將決定您選擇哪款外掛。

WordPress 以極大的彈性著稱，可以加入多種功能，您的網站有上千款外掛可以使用。若要讓 WordPress 網站擁有這些出色的預約功能，以下是建立網站時需要了解的事項：

• 研究
在網站加入任何外掛之前，都必須好好研究這款外掛的用途，因為外掛可能改善網站，也可能讓網站出問題，或增加網站遭受安全威脅的風險；有些外掛甚至無法發揮應有的作用。此外，您的研究也應該包括確認主機商是否允許安裝您想用的外掛。

• 進入 WordPress 控制台
登入 WordPress 網站的控制台，點擊畫面左側選單中的「外掛」。

• 新增外掛
選擇頂端的「安裝外掛」按鈕。您有兩種方式：如果已經下載了 .zip 檔，可以透過上傳功能上傳外掛；如果知道外掛的名稱，也可以使用搜尋功能從外掛目錄找到它。

• 安裝
使用「立即安裝」按鈕，將外掛安裝到 WordPress 網站。

Bookly

前面已經提到大學預約外掛的許多好處。Bookly 就是這樣一款能為客戶、員工和整體事業帶來卓越好處的外掛。它外觀非常現代化，非常適合全球的大學、健康養生、美髮美容、健身房，以及其他專業服務。

它簡潔俐落的前台與後台設計，讓它躋身少數頂尖預約外掛之列。它高度可自訂，不需要任何程式設計技能，使用起來很容易。除了完全響應式且可自訂之外，客戶和管理員都能使用多種檢視模式。它還有一個獨特的模組，讓每位員工（在這裡是大學的各個科系）都能設定不同的可預約模式與價格。

使用 Bookly 外掛的好處

Bookly 遠不只是一套排程軟體。它同時提供免費和付費選項，適合任何預算與產業的企業。付費版解除了員工數量的限制，並允許安裝更多 add-on。此外，付費版還提供許多其他出色的好處。

使用免費的預約排程商業軟體，您不需要任何程式設計經驗，就能用這款外掛建立網站。預約表單的外觀可以自訂，以配合網站設計和品牌。它提供單一介面，讓您管理客戶清單和服務，並發送簡訊和 email。

透過 Bookly 軟體，客戶不必聯絡任何員工就能預約。它支援行動裝置和電腦，客戶也可以在軟體中選擇服務類別、負責服務的員工，以及日期和時間。
除了企業與顧客之外，Bookly 還為企業的員工帶來許多出色的好處，例如：

• • 避免工作流程中斷

世界各地有許多人低估了分心後重新回到工作狀態所需的時間。爾灣大學的一項研究顯示，平均需要約 23 分鐘才能回到被打斷的工作上。這清楚說明了安排預約、接聽電話和回覆 email 所造成的影響。持續的干擾會降低大學中負責這些工作的任何人員的生產力。事實上，一個工作天只要回覆六封 email，就會損失兩個半小時的有效工作時間。校方員工也因此無法進入深度工作——完全投入手上工作的狀態。一般來說，大學使用線上預約系統，就能找回更多有效的工作時間。

• • 時間管理

自動化有助於管理工作時間：較簡單、較瑣碎的工作可以自動化，讓員工處理主要的工作流程。這對提高生產力、減少職業倦怠大有幫助。

• • 減輕壓力

工作流程中斷會讓負責行政工作的人壓力倍增。打斷工作流程會降低生產力、增加壓力，讓當事人必須付出更多努力才能完成工作，最後更加沮喪。最終，與客戶的溝通可能受到影響，原本應該輕鬆完成的預約也會變得更加冗長。

• • 免除額外的工作

客戶會想追蹤自己的預約，並期待不時收到回覆。員工必須手動跟進這些事務並發送預約通知。有了 Bookly，透過建立範本以 email 或簡訊通知客戶預約狀態，這個流程就能完全自動化。手動通知客戶的程序被免除，員工的工作也更輕鬆，可以專注於其他工作。

• 啟用
安裝 WordPress 外掛後，啟用外掛。您可能需要輸入外掛的購買代碼，這主要取決於所使用的外掛，並非所有外掛都需要購買代碼。

• 設定
外掛的設定方式取決於所使用的外掛。有些外掛會在控制台新增選單來進行設定，有些則會附上設定頁面的連結。如果您不確定如何設定外掛，只要在 Google 上搜尋，就能找到設定方法。

• 前台檢視
您需要查看網站前台，確認外掛的運作是否符合需求。如果不符合期望，您可以輕鬆停用外掛或將它從網站刪除。

WordPress 預約外掛的實用性無庸置疑，它不僅對大學很重要，對其他產業的企業也是如此。本文詳細說明了這些企業的客戶與員工能獲得的眾多好處。善加利用，就是您的責任了。