Ce qu’un plugin de réservation WordPress peut apporter aux universités du monde entier

Beaucoup d’entreprises reçoivent chaque jour une foule d’appels et d’e-mails de leurs clients. En tant que client, vous êtes de plus en plus amené à réserver à l’avance pour accéder à toutes sortes de services : une table dans votre restaurant préféré, un rendez-vous chez le médecin, une séance individuelle avec un coach à la salle de sport du quartier, ou encore un rendez-vous à l’université.

Il ne fait aucun doute que les innombrables plugins existants enrichissent considérablement les fonctionnalités d’un site WordPress. Le plugin de réservation en fait partie. Autrefois, pour réserver, il fallait chercher le numéro de téléphone du prestataire, appeler et noter la date et l’heure de sa réservation. Ce n’est plus le cas : les plugins de réservation changent la façon de réserver. Plus besoin d’un bout de papier.

Beaucoup d’entreprises tirent pleinement parti d’un plugin de réservation sur leur site WordPress. Les universités peuvent elles aussi utiliser ce service pour échanger davantage avec les étudiants, les visiteurs et toutes les personnes qui se renseignent sur leurs services.

Cet article présente trois raisons pour lesquelles un plugin de réservation WordPress est indispensable aux grandes universités. Il propose aussi un excellent plugin pour une réservation fluide. Enfin, il détaille les étapes pour créer un site sous WordPress et installer tranquillement les plugins nécessaires.

Pourquoi un plugin de réservation WordPress est très important pour les grandes universités

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les universités du monde entier ont tout intérêt à utiliser les plugins de réservation disponibles sur internet. D’abord, beaucoup de temps est perdu à fixer des rendez-vous, à répondre au téléphone et aux e-mails. Ces tâches administratives sont non seulement chronophages, mais aussi fastidieuses et moins productives qu’elles ne devraient l’être. Voici précisément pourquoi les plugins de réservation WordPress conviennent parfaitement aux grandes universités du monde entier.

1. Automatiser le planning des employés

Un système de réservation représente beaucoup de travail. Certaines entreprises mobilisent plusieurs employés pour ces tâches, d’autres en font un poste à plein temps. Il est très courant d’attribuer un employé à une réservation donnée pour faciliter le processus. Avec le plugin de réservation en ligne, plus besoin d’attribuer un employé à chaque tâche. L’université dispose d’un agenda commun où l’on indique les disponibilités de chaque employé. Le système informe l’employé des nouvelles réservations et les ajoute à son planning. L’agenda partagé aide aussi plusieurs employés à suivre l’horaire d’un service donné. C’est essentiel pour une université qui compte de nombreux services, départements et membres du personnel : chaque département peut suivre et honorer ses rendez-vous sans contacter l’administration centrale.

2. En finir avec les processus manuels

Le plugin de réservation WordPress est un processus entièrement automatisé qui évite à un employé de traiter ces tâches à la main. Un système entièrement automatisé augmente sans aucun doute la productivité des services administratifs de l’établissement, et il est aussi plus pratique pour l’usager. Les réservations peuvent désormais se faire à toute heure, depuis n’importe quel appareil, contrairement à un système manuel où l’on ne peut s’organiser que pendant les heures de travail.

3. Recueillir les informations utiles

Dans toute activité de services, les usagers fournissent certaines informations utiles. C’est particulièrement important à l’université, où l’établissement et ses usagers échangent de nombreux formulaires, guides et documents. Le risque d’erreur augmente avec un système manuel où un employé doit saisir les informations fournies par l’usager. À l’inverse, le plugin de réservation WordPress automatisé permet aux usagers de remplir eux-mêmes leurs informations, y compris les documents et questionnaires utiles, et de tout regrouper au même endroit pour un accès facile. La réservation est plus fluide, car toutes les informations sont réunies, dans un format constant pour l’établissement.

Créer un site sous WordPress et installer les plugins nécessaires

D’abord, tenez compte de l’activité concernée pour personnaliser le formulaire. Il y a toutefois quelques points communs à rechercher dans un plugin de réservation WordPress :

• Les formulaires de prise de rendez-vous doivent accepter les demandes des clients sur différents créneaux compris dans vos heures d’ouverture.
• Le plugin doit être adapté au mobile pour être accessible depuis différents appareils.
• Une base de données WordPress, Google Agenda ou une application similaire doit servir de lieu de stockage au formulaire.
• Un calendrier personnalisable qui s’intègre à n’importe quelle partie du site.
• Des options pour encaisser les paiements.
• Des champs personnalisables et des listes déroulantes pour permettre aux clients de rechercher, consulter et modifier leurs réservations.
• Il faut informer automatiquement vos clients de l’acceptation ou du refus de leur demande. Un plugin qui le fait sera donc bien utile.

Avec tout cela en tête, passez à l’étape suivante. On vous pardonnera facilement de voir un plugin de réservation comme un simple calendrier avec un formulaire. Ce n’est pas vraiment le cas : c’est le type d’activité qui déterminera votre choix de plugin.

WordPress est réputé pour sa grande flexibilité, car il permet d’ajouter de nombreuses fonctionnalités. Des milliers de plugins sont à votre disposition pour votre site. Pour profiter des remarquables fonctions de réservation accessibles aux sites WordPress, voici précisément ce qu’il faut savoir pour créer votre site :

• Se renseigner
Avant d’ajouter un plugin à votre site, renseignez-vous bien sur ce qu’il fait. Un plugin peut améliorer votre site, mais aussi le casser ou le rendre plus vulnérable aux menaces de sécurité. Certains ne font même pas ce qu’on attend d’eux. Vérifiez aussi si votre hébergeur autorise l’ajout du plugin envisagé.

• Accéder au tableau de bord WordPress
Connectez-vous au tableau de bord de votre site WordPress et cliquez sur l’onglet « Extensions » dans le menu à gauche de l’écran.

• Ajouter votre plugin
Cliquez sur le bouton « Ajouter » en haut de la page. Deux possibilités s’offrent à vous : téléverser le plugin depuis l’onglet de téléversement si vous avez déjà téléchargé le fichier .zip, ou le chercher dans le répertoire via l’onglet de recherche si vous connaissez son nom.

• Installer
Cliquez sur le bouton « Installer maintenant » pour installer le plugin sur votre site WordPress.

Bookly

Nous avons vu plusieurs avantages des plugins de réservation pour les universités. Bookly est l’un de ces plugins : il offre des avantages remarquables aux usagers, aux employés et à l’ensemble de l’établissement. Ce plugin très moderne convient parfaitement aux universités du monde entier, à la santé et au bien-être, aux salons de coiffure et de beauté, au fitness et aux salles de sport, ainsi qu’à d’autres services professionnels.

Son design élégant, en front-end comme en back-end, le place au sommet avec quelques rares autres plugins de réservation. Il est facile à utiliser et très personnalisable sans compétences en programmation. Entièrement responsive et personnalisable, il offre aussi plusieurs vues aux usagers comme aux administrateurs. Il dispose d’un module unique qui permet à chaque employé (ici, chaque département de l’université) de définir ses propres disponibilités et tarifs.

Les avantages du plugin Bookly

Bookly est bien plus qu’un logiciel de planification. Il existe en version gratuite et en version payante, adaptées à tous les budgets et à tous les secteurs. La version payante lève la limite sur le nombre d’employés et permet d’installer d’autres add-ons. La version payante apporte aussi de nombreux autres avantages.

Avec la version gratuite de ce logiciel de planification et de prise de rendez-vous, vous pouvez configurer votre site avec ce plugin sans aucune expérience en programmation. L’apparence de vos formulaires de réservation peut être adaptée au design de votre site et à votre image de marque. Une interface unique vous permet de gérer la liste des clients et vos services, ainsi que d’envoyer des SMS et des e-mails.

Grâce au logiciel Bookly, les usagers peuvent réserver et planifier leurs rendez-vous sans contacter aucun employé de l’établissement, depuis un appareil mobile comme depuis un ordinateur. Ils peuvent aussi choisir dans le logiciel la catégorie du service et l’employé qui l’assurera, ainsi que la date et l’heure.
Au-delà de l’établissement et de ses usagers, Bookly offre aussi de nombreux avantages aux employés, notamment :

• • Fini les interruptions du travail

Le temps nécessaire pour se remettre au travail après une distraction est largement sous-estimé par un grand nombre de personnes dans le monde. Une étude menée par l’université d’Irvine a révélé qu’il faut en moyenne environ 23 minutes pour reprendre une tâche interrompue. Cela donne une bonne idée de l’effet de la prise de rendez-vous, des appels et des e-mails. Ces distractions constantes réduisent la productivité de tout membre du personnel universitaire chargé de ces tâches. En fait, répondre à seulement six e-mails dans une journée de travail fait perdre deux heures et demie de temps productif. L’employé de l’établissement est aussi privé de travail en profondeur, cet état d’implication totale dans la tâche en cours. De manière générale, une université regagne du temps productif en utilisant un système de réservation en ligne.

• • La gestion du temps

L’automatisation aide à gérer le temps passé au travail : les tâches plus simples et plus petites peuvent être automatisées, tandis que les employés se chargent des tâches principales. Cela contribue beaucoup à augmenter la productivité et à réduire l’épuisement professionnel.

• • Moins de stress

Les interruptions du travail augmentent le niveau de stress de la personne chargée des tâches administratives. Elles réduisent la productivité, augmentent le stress, mettent davantage de pression sur la personne qui doit redoubler d’efforts pour accomplir ses tâches, et finissent par accroître la frustration. Au final, la relation avec les usagers peut en pâtir, et la réservation qui aurait dû se faire facilement devient encore plus longue.

• • Moins de tâches supplémentaires

Les usagers voudront suivre leurs rendez-vous et s’attendront à recevoir des nouvelles régulièrement. Les employés devraient alors faire le suivi à la main et envoyer les notifications de réservation. Avec Bookly, ce processus est entièrement automatisé grâce à des modèles qui informent les usagers du statut de leur rendez-vous par e-mail ou par SMS. La notification manuelle disparaît, ce qui facilite le travail des employés, qui peuvent se concentrer sur d’autres tâches.

• Activer
Après avoir installé votre plugin WordPress, activez-le. Il vous sera peut-être demandé de saisir un code d’achat. Cela dépend du plugin utilisé, car tous n’exigent pas de code d’achat.

• Configurer
La configuration dépend du plugin utilisé. Certains plugins ajoutent un nouveau menu à votre tableau de bord pour la configuration, d’autres proposent un lien vers les paramètres. Si vous ne savez pas comment configurer votre plugin, une simple recherche sur Google vous aidera.

• Vue front-end
Consultez le front-end de votre site pour voir si le plugin fonctionne bien pour vous. S’il ne répond pas à vos attentes, vous pouvez facilement le désactiver ou le supprimer.

Le plugin de réservation WordPress est indiscutablement utile, et pas seulement pour les universités, mais aussi pour les entreprises d’autres secteurs. Cet article a longuement présenté les nombreux avantages qu’en retirent les usagers et les employés. À vous d’en faire bon usage.