Como universidades do mundo todo podem se beneficiar de um plugin de agendamento para WordPress

Muitas empresas recebem diariamente uma enorme quantidade de ligações e e-mails para se relacionar com os clientes. Como cliente, é bem provável que você faça reservas com antecedência para ter acesso a diferentes tipos de serviço. Reservar uma mesa no seu restaurante favorito, agendar uma consulta médica, uma sessão com um personal trainer na academia do bairro ou um atendimento na universidade são alguns dos serviços que você pode reservar com bastante antecedência.

Não há dúvida de que as funcionalidades de um site WordPress são muito ampliadas pela infinidade de plugins existentes. O plugin de agendamento é um desses plugins incríveis. Antigamente, fazer uma reserva significava procurar o telefone do prestador de serviço, ligar e anotar a data e o horário. Isso já não é mais assim, porque os plugins de agendamento estão mudando a forma de fazer reservas. Você não vai mais precisar de um pedaço de papel.

Muitas empresas aproveitam ao máximo o plugin de agendamento no site WordPress. As universidades também podem usar bem esse recurso para interagir mais e se relacionar com estudantes, visitantes e pessoas interessadas nos serviços que oferecem.

Neste artigo, apresentamos três motivos pelos quais um plugin de agendamento para WordPress é essencial para as melhores universidades. Também sugerimos um ótimo plugin de agendamento para reservas sem complicação. E, além disso, mostramos os passos para criar um site no WordPress e instalar os plugins necessários com tranquilidade.

Por que um plugin de agendamento para WordPress é tão importante para as melhores universidades

Há vários motivos pelos quais as universidades do mundo todo devem aproveitar os plugins de agendamento disponíveis na internet. Primeiro, perde-se muito tempo criando agendamentos, atendendo ligações e respondendo e-mails. Essas tarefas administrativas não só tomam tempo, como também são trabalhosas e não tão produtivas quanto deveriam. Os motivos a seguir mostram exatamente por que os plugins de agendamento para WordPress são uma ótima escolha para as melhores universidades do mundo.

1. Automatiza a agenda dos funcionários

Um sistema de agendamento envolve muito trabalho. Algumas empresas dependem de vários funcionários para essas tarefas; outras designam uma pessoa em tempo integral só para isso. É muito comum atribuir um funcionário a cada reserva para facilitar o processo. Com o plugin de agendamento on-line, não é mais preciso atribuir um funcionário a cada tarefa. A universidade passa a contar com um calendário geral, onde se registra quando cada funcionário está disponível. O sistema avisa o funcionário sobre novas reservas e as adiciona à agenda dele. O calendário compartilhado também ajuda vários funcionários a acompanhar o horário de prestação de cada serviço. Isso é fundamental para uma universidade com muitos setores, departamentos e funcionários. Cada departamento pode acompanhar e cumprir seus agendamentos sem entrar em contato com a administração central.

2. Elimina processos manuais

O plugin de agendamento para WordPress é um processo totalmente automatizado, que dispensa um funcionário para cuidar dessas tarefas manualmente. Não há dúvida de que um sistema totalmente automatizado aumenta a produtividade da área administrativa da instituição — e também é mais prático para o cliente. As reservas podem ser feitas a qualquer hora do dia, em qualquer dispositivo, ao contrário de um sistema manual, em que só é possível agendar durante o expediente.

3. Obtém as informações relevantes

Em qualquer negócio de serviços, os clientes fornecem certas informações relevantes. Isso é especialmente importante no ambiente universitário, em que muitos formulários, manuais e documentos circulam entre a instituição e o seu público. Em um sistema manual, em que um funcionário precisa cadastrar os dados obtidos do cliente, o risco de erro é maior. Já o plugin de agendamento automatizado para WordPress permite que os clientes preencham os próprios dados, incluindo documentos e questionários relevantes, e reúne tudo em um só lugar, de fácil acesso. O processo de agendamento fica mais ágil, já que todos os dados ficam juntos, em um formato padronizado para a instituição.

Como criar um site no WordPress e instalar os plugins necessários

Primeiro, você precisa levar em conta o tipo de negócio para personalizar o formulário. Mesmo assim, há alguns pontos comuns a observar em um plugin de agendamento para WordPress:

• os formulários de agendamento devem aceitar pedidos dos clientes em diferentes horários, dentro do horário de funcionamento do seu negócio;
• o plugin deve ser adaptado para celular, para permitir o acesso em vários dispositivos;
• um bom formulário armazena os dados no banco de dados do WordPress, no Google Calendar ou em outro aplicativo semelhante;
• um calendário personalizável, que se encaixe em qualquer parte do site;
• opções de recebimento de pagamentos;
• campos personalizáveis e menus suspensos, para que os clientes pesquisem, vejam e alterem as suas reservas.
• É preciso avisar automaticamente os clientes sobre a aceitação ou a recusa do pedido. Por isso, vale a pena procurar um plugin que também faça isso.

Com isso em mente, passe para a próxima etapa. É compreensível ver um plugin de agendamento como um simples calendário com um formulário. Mas não é bem assim: o tipo de negócio vai determinar a escolha do plugin.

O WordPress é famoso pela sua grande flexibilidade, que permite adicionar várias funcionalidades. Há milhares de plugins disponíveis para o seu site. Para ter acesso aos incríveis recursos de agendamento disponíveis para sites WordPress, veja exatamente o que você precisa saber para criar o seu site:

• Pesquise
Antes de adicionar qualquer plugin ao site, pesquise bem do que se trata. Um plugin pode melhorar o site, quebrá-lo ou deixá-lo mais vulnerável a ameaças de segurança. Alguns nem fazem o que prometem. Na pesquisa, verifique também se a sua empresa de hospedagem permite instalar o plugin que você tem em mente.

• Acesse o painel do WordPress
Entre no painel do seu site WordPress e clique em “Plugins” no menu à esquerda da tela.

• Adicione o plugin
Clique no botão “Adicionar novo”, no topo. Há duas formas de fazer isso. Você pode enviar um plugin pela opção de upload, caso já tenha baixado o arquivo .zip. Ou pode usar a pesquisa para encontrar o plugin no repositório, se souber o nome dele.

• Instale
Clique no botão Instalar agora para instalar o plugin no seu site WordPress.

Bookly

Já falamos de várias vantagens dos plugins de agendamento para universidades. O Bookly é um desses plugins e oferece vantagens excepcionais para os clientes, os funcionários e o negócio como um todo. É um plugin com visual muito moderno, bem adequado para universidades do mundo todo, saúde e bem-estar, salões e beleza, fitness e academias e outros serviços profissionais.

O design elegante da interface do cliente e da área administrativa o coloca entre os melhores plugins de agendamento. Ele é fácil de usar e altamente personalizável, sem exigir conhecimento de programação. Além de ser totalmente responsivo e personalizável, oferece várias visualizações para clientes e administradores. E conta com um módulo exclusivo que permite que cada funcionário (neste caso, cada departamento da universidade) defina diferentes regras de disponibilidade e preços.

Vantagens do plugin Bookly

O Bookly é muito mais do que um software de agendamento. Ele tem opções gratuitas e pagas, ótimas para qualquer orçamento e setor. A versão paga remove o limite de funcionários e permite instalar mais add-ons. Mas a versão gratuita também oferece muitas vantagens.

Com o software gratuito de agendamento para empresas, você configura o plugin no seu site sem experiência prévia com programação. A aparência dos formulários de agendamento pode ser personalizada de acordo com o design do site e a sua marca. Ele oferece uma única interface para gerenciar a lista de clientes e os serviços e para enviar SMS e e-mails.

Com o Bookly, os clientes reservam e agendam horários sem falar com nenhum funcionário. Ele funciona tanto em dispositivos móveis quanto em computadores. O cliente também pode escolher no software a categoria do serviço e o funcionário que vai atendê-lo, além da data e do horário.
Além do negócio e dos clientes, o Bookly traz várias vantagens incríveis para os funcionários, como:

• • Fim das interrupções no fluxo de trabalho

Muita gente no mundo todo subestima o tempo necessário para retomar uma tarefa depois de uma distração. Uma pesquisa da Universidade de Irvine revelou que leva em média cerca de 23 minutos para voltar a uma tarefa interrompida. Isso dá uma boa ideia do impacto de agendar atendimentos, atender ligações e responder e-mails. As distrações constantes reduzem a produtividade de qualquer funcionário da universidade encarregado dessas tarefas. Na verdade, responder a apenas seis e-mails em um dia de trabalho resulta na perda de duas horas e meia de tempo produtivo. O funcionário da instituição também fica privado do trabalho focado — o estado de total envolvimento com a tarefa em andamento. Em geral, a universidade recupera tempo mais produtivo ao usar um sistema de agendamento on-line.

• • Gestão do tempo

A automação ajuda a gerenciar o tempo gasto no trabalho. As tarefas mais simples e menores podem ser automatizadas, enquanto os funcionários cuidam dos processos principais. Isso contribui muito para aumentar a produtividade e reduzir o esgotamento no trabalho.

• • Menos estresse

As interrupções no fluxo de trabalho aumentam o nível de estresse de quem cuida das tarefas administrativas. Elas reduzem a produtividade, aumentam o estresse, colocam mais pressão sobre quem precisa se esforçar mais para concluir as tarefas e acabam gerando mais frustração. No fim, o diálogo com os clientes pode sair prejudicado, e a reserva, que deveria ser simples, vira um processo ainda mais demorado.

• • Fim das tarefas extras

Os clientes querem acompanhar os seus agendamentos e esperam receber retorno de tempos em tempos. Os funcionários precisam acompanhar essas tarefas manualmente e enviar as notificações de reserva. Com o Bookly, esse processo é totalmente automatizado: você cria modelos para avisar os clientes sobre o status do agendamento por e-mail ou SMS. A notificação manual deixa de existir, o que facilita a rotina dos funcionários, que podem se concentrar em outras tarefas.

• Ative
Depois de instalar o plugin no WordPress, ative-o. Talvez seja necessário inserir um código de compra. Isso depende muito do plugin, já que nem todos exigem código de compra.

• Configure
A configuração depende do plugin usado. Alguns plugins adicionam um novo menu ao painel para a configuração; outros trazem um link para as configurações. Se não tiver certeza de como configurar o plugin, basta pesquisar no Google.

• Confira a interface do site
Dê uma olhada na interface do seu site para ver se o plugin funciona bem para você. Se ele não atender às suas expectativas, você pode desativá-lo ou excluí-lo do site com facilidade.

O plugin de agendamento para WordPress é indiscutivelmente útil. Ele não é importante apenas para universidades, mas também para empresas de outros setores. Este artigo mostrou em detalhes as inúmeras vantagens que os clientes e os funcionários desses negócios podem ter. Cabe a você aproveitá-lo bem.