De belangrijkste redenen voor een online boekingssysteem in je kapsalon

Een drukke kapsalon runnen is een uitdaging. Je moet afspraken aannemen, je diensten leveren en je kappers aansturen. En dat komt nog bovenop alle andere administratieve taken die bij het runnen van een bedrijf horen.

Een online boekingssysteem is een manier om grip te krijgen op die omgeving. Laat je klanten online een afspraak maken die automatisch wordt gesynchroniseerd met de roosters van je medewerkers, dan neemt dat je een enorme logistieke last uit handen.

Waarom gebruiken dan niet meer kapsalons een online reserveringssysteem? Een van de meest gehoorde redenen is dat het technisch te ingewikkeld lijkt. En inderdaad vragen veel online boekingssystemen flink wat technische kennis om ze in te stellen en te gebruiken, maar niet allemaal.

Hier bekijken we waarom een online boekingssysteem een gamechanger kan zijn voor het beheer van je kapsalon. We laten ook zien waarom het instellen van zo'n systeem niet moeilijk hoeft te zijn.

De voordelen van een online boekingssysteem voor kapsalons

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een online boekingssysteem:

Minder telefoontjes en e-mails

Telefoontjes aannemen en e-mails beantwoorden is inefficiënt. Mailt iemand om een afspraak bij de kapper te maken en is het gewenste tijdslot niet beschikbaar, dan moet je misschien een paar keer heen en weer mailen om een geschikte datum en tijd te vinden. Belt de klant, dan moet een van de kappers opnemen, of heb je een fulltime receptionist nodig. Met een online boekingssysteem heb je dat probleem niet: de klant boekt zijn kappersafspraak wanneer hij maar wil. Een betrouwbare WordPress-boekingsplugin voor afspraken in een nagelsalon verbetert op dezelfde manier de planning van afspraken en vermindert administratief gedoe.

Minder gemiste afspraken

Gemiste afspraken zorgen voor twee problemen in een kapsalon. Ten eerste loop je de omzet van de gemiste afspraak mis. Ten tweede zit de kapper die dat tijdslot zou werken nu misschien niets te doen. Met Bookly verminder je gemiste afspraken met sms- en e-mailmeldingen. Je plant automatische meldingen die de klant herinneren aan zijn komende kappersafspraak. Je kunt klanten zelfs een vaste periode na hun afspraak een melding sturen om ze aan te moedigen een nieuwe afspraak te maken. Met de juiste timing komt die melding ongeveer op het moment dat de klant merkt dat hij waarschijnlijk weer naar de kapper moet.

Laat betalen

Betalen tijdens het boeken is vaak handiger voor de klant en verbetert de cashflow van je kapsalon. Heeft de klant al betaald, dan zal hij zijn afspraak ook niet missen. Je kunt klanten aanmoedigen om tijdens het boeken te betalen door ze daarvoor korting te geven.

Geef klanten de details van hun afspraak

Klanten vergeten soms op welke datum en welk tijdstip hun afspraak is. Dan moeten ze de salon bellen of mailen om dat na te vragen. Met Bookly voorkom je dat door elke klant eigen inloggegevens te geven waarmee hij de details van zijn afspraak kan bekijken.

Beheer de roosters van je medewerkers

Bij elke afspraak moet er een kapper beschikbaar zijn om de dienst te leveren. Met Bookly voer je de beschikbaarheid van je medewerkers in de agenda in. Met een WordPress-boekingsplugin voor salons verloopt dat soepel en efficiënt. Zo worden tijdsloten goed beheerd en gaat er geen tijd verloren. Een klant kan alleen een afspraak maken als er een kapper beschikbaar is. Klanten willen vaak elke keer bij dezelfde kapper terecht. Je kunt klanten laten zien wanneer bepaalde kappers beschikbaar zijn. Is er een afspraak gemaakt, dan krijgt de toegewezen kapper een melding met de details en wordt de afspraak aan zijn agenda toegevoegd.

Zo stel je een online boekingssysteem in voor je kapsalon

De technische drempel om een online boekingssysteem in te stellen is lager dan ooit. Om Bookly te gebruiken, moet je website op het CMS WordPress draaien. WordPress is het populairste CMS ter wereld, dus de kans is groot dat de website van je salon het al gebruikt. Gebruik je nu nog geen WordPress, overweeg dan over te stappen.

De volgende stap is de Bookly-plugin installeren. Een stapsgewijze uitleg over waar je de Bookly-plugin vindt en hoe je hem aan je WordPress-website toevoegt, vind je hier. Heb je de plugin toegevoegd, dan kies je de diensten die je wilt aanbieden, voer je de roosters van je medewerkers in en pas je je formulier aan. Het hele proces duurt zo'n tien tot vijftien minuten en vraagt geen technische kennis.

Online boekingssystemen zijn perfect voor een kapsalon. Klanten zijn er dol op, omdat ze sneller en makkelijker een afspraak maken bij de kapper die ze willen. De roosters van medewerkers zijn makkelijker te beheren, omdat afspraken automatisch aan hun agenda worden toegevoegd. En voor de eigenaar kost het aannemen van afspraken minder geld en tijd.