Online-Terminsystem für Beratungsunternehmen

Ein Beratungsunternehmen zu führen, erfordert harte Arbeit, Engagement und den Willen, Ergebnisse zu erzielen. Als Unternehmensberater sollen Sie effiziente, praxisnahe und fundierte Lösungen für die geschäftlichen Herausforderungen Ihrer Kunden liefern. Wie bei den meisten Fachleuten sollte es Ihre Priorität sein, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfüllen, ihnen zu helfen, besser zu werden, und das Ziel zu erreichen, mit dem sie zu Ihnen gekommen sind. Dafür müssen Sie es Kunden aber leicht machen, Sie zu treffen und von Ihren Leistungen zu profitieren. Wenn Ihre Kunden Termine immer noch telefonisch vereinbaren müssen, tun Sie womöglich nicht alles für ihre Zufriedenheit.

Ein Online-Terminsystem gehört zu den wichtigsten Tools für Beratungsunternehmen, um Kunden zu zeigen, dass ihnen deren Interessen am Herzen liegen. Damit verwalten Sie die Terminplanung und Buchungen effizient. Wie wichtig ein Online-Terminsystem für Ihr Unternehmen ist, merken Sie womöglich erst, wenn Ihr Kundenstamm schrumpft. Das sind die Vorteile eines Online-Terminsystems in Ihrem Beratungsunternehmen.

1. Ihre Leistungen werden leichter zugänglich

In einer modernen Welt, in der Smartphones und andere Mobilgeräte ständige Begleiter sind, erwarten Verbraucher, dass Marken und Dienstleister so leicht wie möglich erreichbar sind. Sie wollen Sie nicht weit weg wissen. Wenn sie Sie nicht finden oder nicht erreichen, wann sie möchten, lösen sie ihre Probleme einfach woanders.

Mit einem Online-Terminsystem können bestehende und potenzielle Kunden Sie ganz einfach erreichen und einen Termin vereinbaren. Sind Ihre Leistungen leicht zugänglich, haben Ihre Kunden kaum Grund zur Beschwerde.

2. Kundenbindung

Manchmal reicht es nicht, dass Beratungsunternehmen professionelle Lösungen und Verbesserungsstrategien anbieten. Für alle Unternehmensberatungen, die ihre Kunden halten wollen, ist ein Online-Terminsystem ein Muss. Fragen Sie sich, wie einfach es für Ihre Kunden ist, ein persönliches Gespräch mit Ihnen zu bekommen. Viele Unternehmen und Privatpersonen, die professionelle Lösungen suchen, haben wenig Zeit. Sie möchten so schnell wie möglich Hilfe. Wenn Ihre Kunden keinen Termin bei Ihnen buchen können, wenn sie ihn brauchen, suchen sie sich eine andere Beratungsfirma. Dafür müssen sie sich nur ein paar Empfehlungen holen oder Online-Bewertungen lesen und einen Berater wählen, dem sie effizienten Service zutrauen. Sind Ihre Leistungen dagegen leicht verfügbar, kommen Ihre Kunden immer wieder, und Sie gewinnen sogar neue Kunden, die von Ihrem effizienten Service gehört haben.

3. Mehr Komfort

Sie sind es Ihren Kunden schuldig, jederzeit Komfort zu bieten. Verbraucher sind heute besser informiert als früher und wissen, dass sie Anspruch auf hochwertigen Service haben. Wenn Sie international beraten, müssen Sie Ihren Kunden die Zusammenarbeit so angenehm wie möglich machen.

Ein Online-Terminsystem bietet genau den Komfort, den Kunden wollen: Sie können jederzeit und von überall auf der Welt Termine buchen. Manche Kunden sind tagsüber mit ihrer Arbeit beschäftigt oder befinden sich sogar in einem anderen Teil der Welt, von wo aus sie nicht einfach anrufen können, um einen Termin zu vereinbaren.

Die Folge: Viele dieser Menschen verpassen die Chance auf ein Treffen mit Ihnen, wenn sie nicht während der Bürozeiten anrufen, in denen Ihre Empfangskraft ans Telefon geht und Termine vergibt. Mit einem Online-Terminsystem buchen Ihre Kunden dagegen einen Termin, wann es ihnen passt – per Smartphone oder einem anderen Gerät mit Internetzugang.

4. Bessere Leistung Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter überlasten, steigt die Fluktuation. Telefonate anzunehmen, mag einfach erscheinen, ist es aber nicht. Kunden zu betreuen, die E-Mails schicken und anrufen, um Fragen zu stellen und Termine zu vereinbaren, ist viel Arbeit. An hektischen Tagen beantworten Ihre Mitarbeiter womöglich die gesamte Bürozeit über Anrufe und E-Mails, ohne Zeit für die Mittagspause oder auch nur den Gang zur Toilette. Wenn Ihre Mitarbeiter den ganzen Tag am Telefon hängen, geraten sie unter Stress, und das kann ihre Leistung beeinträchtigen. Schlechte Leistung wiederum schadet Ihrem Geschäftserfolg.

Mit einem Terminsystem können sich Ihre Mitarbeiter auf die Kunden konzentrieren, die in Ihr Beratungsunternehmen kommen. Diese Kunden erleben einen hervorragenden Service vor Ort, weil jemand für sie da ist.

5. Weniger Frust am Arbeitsplatz

Frustrierte Mitarbeiter sind gleichgültig und kümmern sich oft nicht darum, wie ihr Verhalten auf Kunden wirkt. Das schadet dem Geschäft immer. Jeder kennt diese richtig schlechten Tage, an denen viele schwierige Kunden mit Fragen anrufen. Solche Kunden können einen aufregen und sehr wütend machen. Wenn Ihre Empfangskraft den ganzen Tag mit solchen Kunden telefoniert, staut sich Frust an, den sie womöglich an anderen Kunden auslässt. Neue Kunden, die am Telefon nicht freundlich empfangen werden, fühlen sich vielleicht vor den Kopf gestoßen und buchen doch keinen Termin bei Ihnen.

Ein Online-Terminsystem hilft, solche Situationen zu vermeiden. Wenn Kunden selbst Termine auf Ihrer Website buchen können, müssen sie nicht mit Ihren Mitarbeitern telefonieren, und kein Kunde kann Ihre Mitarbeiter mehr verärgern.

6. Weniger Umsatzverluste

Sie verlieren Umsatz, wenn Kunden am Tag ihres Termins nicht erscheinen. Manche Kunden haben einen Notfall und lassen deshalb das Treffen mit Ihnen platzen. Nicht alle denken daran, anzurufen und abzusagen, damit ein anderer Kunde den Termin übernehmen kann. Passiert das immer wieder, verlieren Sie Umsatz. Vergessen Sie nicht: Ihr Beratungsunternehmen arbeitet, um Kunden zu betreuen und Gewinn zu erzielen.

Mit einem Terminsystem leisten die meisten Kunden eine Anzahlung und verlieren Geld, wenn sie ihren Termin nicht im System stornieren. Natürlich möchte kaum jemand auch nur einen Cent verlieren, also denken die meisten daran, im System zu stornieren und ihren Termin auf ein passenderes Datum zu verlegen. So kann ein anderer Kunde, der Sie treffen möchte, schnell nachrücken. Eine Win-win-Situation für Sie und Ihre Kunden.

7. Geringere Kosten

Jeder Unternehmer möchte Kosten sparen – und genau dabei hilft ein Terminsystem Beratungsunternehmen. Damit sparen Sie viel Zeit am Empfang. Wenn weniger Anrufe eingehen, hat Ihre Empfangskraft weniger zu tun, und Sie sparen Kosten. Zudem senkt das Terminsystem die Betriebskosten, weil Kunden auch nach Geschäftsschluss jederzeit Termine buchen können. Ohne Buchungssystem müsste Ihr Büro rund um die Uhr geöffnet sein, damit Kunden auch zu ungewöhnlichen Zeiten Termine buchen können.

8. Weniger Fehler

Ihnen und Ihren Mitarbeitern unterlaufen Fehler, und manche davon können leider teuer werden, gerade in einer Beratungsfirma. Die Online-Terminplanung schließt Fehler bei der Terminbuchung aus. Zum Beispiel gibt es keine versehentlichen Stornierungen oder Überbuchungen mehr. Mit einem Terminsystem treffen Sie nur so viele Kunden, wie Sie an einem Tag bewältigen können. Sind Sie überbucht, kommen Sie kaum hinterher, und das kann zu Unzufriedenheit bei Kunden führen.

Mit einem Terminsystem kann niemand mehr für einen Tag buchen, sobald alle Termine vergeben sind. Der Kunde muss dann für den nächsten Tag buchen. Vergeben Sie Termine dagegen telefonisch, verliert Ihre Empfangskraft womöglich den Überblick darüber, wie viele Termine schon vereinbart sind, und trägt weitere Kunden ein. Auch beim Erfassen der Kundendaten können ihr Fehler unterlaufen. Das sorgt für Chaos, wenn die Kunden schließlich erscheinen, und sie halten Sie und Ihr Team womöglich für inkompetent und nachlässig.

9. Weniger Papierkram

Jede Beratungsfirma kommt nicht ganz ohne Papierkram aus, doch die Papierstapel lassen Ihr Büro unordentlich wirken. Warum überall Papier herumliegen lassen, wenn Sie alle Kundendaten und Termine einfach in einer einzigen Online-Datenbank zusammenführen können? Mit einem Terminsystem speichern Sie alle benötigten Informationen über Ihre Kunden und können jederzeit darauf zugreifen. Außerdem kostet Papierkram Geld – wenn Sie nur noch wenig davon brauchen, sparen Sie Kosten.

10. Sie bleiben wettbewerbsfähig

Technologisch rückständige Beratungsunternehmen verlieren mit der Zeit Kunden, denn die meisten geschäftlichen Abläufe drehen sich heute um Technologie. Wenn Sie sich neuen Arbeitsweisen verschließen, werden Sie abgehängt, und Ihre Kunden wechseln zu einer moderneren Beratungsfirma. Im Leitbild Ihres Beratungsunternehmens sollten Sie Ihren Kunden sagen, was sie bei der Zusammenarbeit mit Ihnen erwartet. Mit einem Online-Terminsystem geben Sie Ihren Kunden, was sie wollen. Ihre Kunden bleiben Ihnen treu, wenn sie wissen, dass Sie alles bieten, was sie brauchen, um von Ihren Leistungen zu profitieren.

Ein WordPress-Plugin auswählen

Jetzt, da Sie wissen, wie wichtig ein Terminsystem für Unternehmensberater ist, machen Sie sich auf die Suche nach einem, das zu Ihrer Marke passt. Ob Sie schon lange in der Beratung tätig sind oder gerade erst anfangen: Sie brauchen eine WordPress-Website, um Ihre Kunden besser zu betreuen. WordPress ist die beste Plattform für Ihre Website und ermöglicht es Ihnen, die nötigen Plugins zu installieren, mit denen Kunden ganz einfach Termine buchen.

Wenn Ihnen die Wahl des Plugins schwerfällt, sehen Sie sich Bookly an. Dieses WordPress-Plugin wird seit seinem Start immer beliebter, weil es die Arbeitslast der Mitarbeiter senkt und ihnen hilft, ihre Zeit besser zu nutzen. Das sollten Sie über Bookly wissen.

• Erinnerungen an Kunden senden

Eine Erinnerung hilft Ihren Kunden, sich auf das Treffen mit Ihnen vorzubereiten. Manche vergessen ihren Termin vielleicht und lassen Sie am vereinbarten Tag warten. Erinnerungen per E-Mail oder SMS helfen, No-Shows zu reduzieren.

• Kunden können Termine selbst stornieren und ändern

Wenn Kunden Termine selbst stornieren oder ändern können, verbringen Sie weniger Zeit am Telefon und verlieren weniger Umsatz. Ohne Online-Terminsystem denken Kunden womöglich nicht daran, abzusagen.

• Zahlungen annehmen

Bookly lässt sich nahtlos mit WooCommerce integrieren. So können Ihre Kunden schon bei der Buchung im Voraus bezahlen. Wer im Voraus bezahlt, nimmt seinen Termin ernster. Er tut alles, um zu erscheinen, und wenn es doch nicht klappt, ändert er das Datum im System. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Terminplan.

• Buchungsformular anpassen

Mit Bookly passen Sie Ihr Buchungsformular an die Anforderungen Ihres Unternehmens an. Sie können das Erscheinungsbild ändern, etwa Farbe und Schriftgröße. Außerdem können Sie neue Felder hinzufügen und Ihr Logo sowie Ihre Leistungen ins Buchungsformular aufnehmen.

• Unterstützung vieler Sprachen

Wenn Sie Kunden haben, die kein fließendes Englisch sprechen, hilft Ihnen das Bookly-Plugin, sie zu halten. Das Plugin unterstützt zwölf Sprachen, und Ihre Kunden können Termine in ihrer bevorzugten Sprache buchen.

• Unbegrenzt viele Buchungsformulare erstellen und veröffentlichen

Mit einem Plugin wie Bookly gehen Ihnen die Buchungsformulare nie aus. Mit der Online-Terminsoftware erstellen Sie so viele Buchungsformulare auf Ihrer Website, wie Sie möchten. Die Software benachrichtigt Sie über jedes Buchungsformular, das ein Kunde ausgefüllt hat. Die Buchung erscheint sofort in Ihrem Bookly-Kalender.

Fazit

In der heutigen Gesellschaft suchen Menschen den einfachsten und schnellsten Weg, Dinge zu erledigen. Wenn sie Flüge buchen, ein Taxi rufen, Kinokarten kaufen und Essen bei Restaurants in der Nähe bestellen können – alles bequem von zu Hause oder vom Büro aus –, dann werden sie es lieben, Termine bei einem Unternehmensberater online zu buchen.

Wenn Sie den Aufbauplan für Ihr Beratungsunternehmen erstellen, denken Sie an das Online-Terminsystem. Es erleichtert nicht nur Ihnen und Ihren Kunden das Leben, sondern hilft Ihnen auch, relevant zu bleiben und die Leistung Ihres Unternehmens zu steigern. Mit einem Plugin wie Bookly steuern Sie Ihre Geschäfte bequem von überall und können Pläne für mehr Produktivität schmieden.