Online afsprakensysteem voor adviesbureaus

Een adviesbureau runnen vraagt hard werken, toewijding en de wil om resultaten te boeken. Als bedrijfskundig adviseur word je geacht efficiënte, praktische en goed onderbouwde oplossingen te bieden voor de zakelijke uitdagingen van je klanten. Zoals voor de meeste professionals moet het je prioriteit zijn om aan de behoeften van je klanten te voldoen, ze verder te helpen en het doel te bereiken waarvoor ze bij je kwamen. Je moet het klanten echter ook makkelijk maken om je te ontmoeten en van je diensten te profiteren. Moeten je klanten nog steeds telefonisch een afspraak maken, dan doe je misschien niet alles wat je kunt om ze tevreden te stellen.

Een online afsprakensysteem is een van de belangrijkste tools die adviesbureaus kunnen gebruiken om klanten te laten zien dat ze hun belangen voorop stellen. Je beheert er de planning van afspraken en boekingen efficiënt mee. Misschien besef je pas hoe belangrijk een online afsprakensysteem voor je bedrijf is als je klantenkring begint te krimpen. Dit zijn de voordelen van een online afsprakensysteem in je adviesbureau.

1. Het maakt je diensten toegankelijk

In een moderne wereld waarin smartphones en andere mobiele apparaten dagelijkse metgezellen zijn, willen consumenten dat merken en professionele dienstverleners zo makkelijk mogelijk bereikbaar zijn. Ze willen niet dat je ver weg bent. Kunnen ze je niet vinden of bereiken wanneer ze willen, dan gaan ze gewoon ergens anders heen om hun problemen op te lossen.

Met een online afsprakensysteem kunnen bestaande en potentiële klanten je makkelijk bereiken en een afspraak plannen. Zijn je diensten toegankelijk, dan hebben je klanten weinig of geen reden tot klagen.

2. Klanten behouden

Soms is het voor adviesbureaus niet genoeg om professionele oplossingen en verbeterstrategieën te bieden. Een online afsprakensysteem is een must voor elk managementadviesbureau dat zijn klanten wil behouden. Vraag jezelf af hoe makkelijk het voor je klanten is om een persoonlijk gesprek met je te hebben. Veel bedrijven en particulieren die professionele oplossingen voor hun problemen zoeken, hebben meestal weinig tijd. Ze willen zo snel mogelijk geholpen worden. Kunnen je klanten geen afspraak met je maken wanneer ze dat nodig hebben, dan zoeken ze een ander adviesbureau. Ze hoeven alleen maar een paar aanbevelingen te vragen of online reviews te lezen en een adviseur te kiezen van wie ze denken dat hij efficiënt werkt. Zijn je diensten direct beschikbaar, dan blijven je klanten terugkomen en trek je zelfs nieuwe klanten aan die over je efficiënte service hebben gehoord.

3. Het biedt gemak

Je bent het je klanten verschuldigd om altijd gemak te bieden. Consumenten zijn beter geïnformeerd dan vroeger en weten dat ze recht hebben op goede service. Bied je wereldwijd adviesdiensten aan, dan moet je het je klanten heel makkelijk maken om zaken met je te doen.

Een online afsprakensysteem biedt het gemak dat klanten willen: ze boeken overal ter wereld en op elk moment een afspraak. Sommige klanten zijn overdag druk met hun werk of zitten zelfs aan de andere kant van de wereld, waardoor ze niet makkelijk kunnen bellen om een afspraak te maken.

Het gevolg is vaak dat veel van deze mensen de kans op een gesprek met je mislopen als ze niet bellen tijdens kantooruren, wanneer je receptionist de telefoon kan opnemen en een afspraak kan plannen. Met een online afsprakensysteem kunnen je klanten echter een afspraak boeken op een moment dat hun uitkomt, met hun smartphone of een ander apparaat met internet.

4. Betere prestaties van medewerkers

Overbelast je je medewerkers, dan lopen ze weg. Telefoontjes beantwoorden lijkt misschien een makkelijke taak, maar dat is het niet. Het is veel werk om klanten te woord te staan die mailen en bellen met vragen en om een afspraak te maken. Op drukke dagen zijn je medewerkers misschien de hele dag bezig met telefoontjes en e-mails, zonder tijd om te lunchen of zelfs naar het toilet te gaan. Zitten je medewerkers de hele dag aan de telefoon, dan raken ze gestrest en dat kan hun prestaties beïnvloeden. Slechte prestaties hebben een negatief effect op de resultaten van je bedrijf.

Met een afsprakensysteem kunnen je medewerkers hun aandacht richten op de klanten die naar je adviesbureau komen. Die klanten hebben een uitstekende ervaring op kantoor, omdat er mensen klaarstaan om ze te helpen.

5. Minder frustratie op de werkvloer

Gefrustreerde medewerkers worden onverschillig en het kan ze vaak niet schelen hoe hun houding klanten beïnvloedt. Dat is altijd slecht voor het bedrijf. Iedereen weet dat sommige dagen gewoon heel slecht zijn, omdat er veel lastige klanten bellen met vragen. Zulke klanten kunnen je behoorlijk opjagen en boos maken. Zit je receptioniste de hele dag aan de telefoon met dit soort klanten, dan slaat de frustratie toe en reageert ze die misschien af op andere klanten. Nieuwe klanten die aan de telefoon niet hartelijk worden ontvangen, voelen zich misschien beledigd en zien af van een afspraak met je.

Een online afsprakensysteem helpt zulke situaties te voorkomen. Kunnen klanten zelf een afspraak boeken op je website, dan hoeven ze je medewerker niet aan de telefoon te spreken en kan geen enkele klant je medewerker van streek maken.

6. Minder omzetverlies

Je verliest omzet als klanten op de dag van hun afspraak niet komen opdagen. Sommige klanten hebben een noodgeval en slaan daarom hun afspraak met je over. Niet iedereen denkt eraan om te bellen en af te zeggen, zodat een andere klant hun plek kan innemen. Gebeurt dat steeds weer, dan verlies je omzet. Vergeet niet dat je adviesbureau bestaat om klanten te helpen en winst te maken.

Met een afsprakensysteem moeten de meeste klanten een aanbetaling doen, die ze kwijtraken als ze hun geplande afspraak niet in het systeem annuleren. De meesten willen natuurlijk geen cent verliezen, dus denken ze er waarschijnlijk wel aan om in het systeem te annuleren en hun afspraak naar een beter moment te verzetten. Zo kan een andere klant die je wil spreken snel hun plaats innemen. Het is een win-winsituatie voor jou en de klant.

7. Bespaart kosten

Elke ondernemer wil kosten besparen, en daar helpt een afsprakensysteem adviesbureaus mee. Je bespaart veel tijd aan de receptie. Zijn er minder telefoontjes, dan heeft je receptionist minder taken, en dat scheelt kosten. Bovendien verlaagt een afsprakensysteem de bedrijfskosten, omdat klanten afspraken kunnen boeken wanneer ze maar willen, zelfs na kantoortijd. Zonder boekingssysteem zou je kantoor elk uur van de week open moeten zijn, zodat klanten ook op ongebruikelijke tijden een afspraak kunnen maken.

8. Minder fouten

Jij en je medewerkers maken weleens fouten, en helaas kunnen sommige fouten duur uitvallen, vooral bij een adviesbureau in de zorg. Online plannen voorkomt fouten die bij het boeken van afspraken kunnen ontstaan. Om te beginnen zijn er geen per ongeluk geannuleerde of dubbel geboekte afspraken meer. Met een afsprakensysteem spreek je per dag alleen zoveel klanten als je aankunt. Ben je overboekt, dan heb je moeite om alles bij te houden, en dat kan leiden tot ontevreden klanten.

Met een afsprakensysteem kan, zodra alle plekken voor een dag zijn geboekt, geen enkele klant meer een afspraak voor die dag maken. De klant moet dan voor de volgende dag boeken. Plan je afspraken telefonisch, dan raakt je receptionist misschien de tel kwijt van het aantal afspraken voor die dag en zet hij er nog meer klanten bij. Ook kan de receptionist fouten maken bij het invullen van klantgegevens. Dat kan voor chaos zorgen als de klanten uiteindelijk komen opdagen, en ze kunnen concluderen dat jij en je team incompetent en nalatig zijn.

9. Minder papierwerk

Elk adviesbureau heeft papierwerk, maar al die papieren kunnen je kantoor rommelig maken. Je wilt geen papier overal laten slingeren als je alle klantgegevens en afspraken eenvoudig in één online database kunt bundelen. Met een afsprakensysteem bewaar je alle informatie die je over je klanten nodig hebt en kun je die op elk moment bekijken. Bovendien kost papierwerk geld; heb je er maar weinig van nodig, dan bespaar je kosten.

10. Je blijft concurrerend

Adviesbureaus die technologisch achterlopen, verliezen na verloop van tijd klanten, omdat de meeste zakelijke activiteiten tegenwoordig om technologie draaien. Omarm je geen nieuwe manieren van werken, dan raak je achterop en stappen je klanten over naar een moderner adviesbureau. Het is belangrijk om in de missie van je adviesbureau te vertellen wat klanten kunnen verwachten als ze zaken met je doen. Met een online afsprakensysteem geef je je klanten wat ze willen. Je klanten blijven als ze weten dat je alles biedt wat ze nodig hebben om van je diensten te profiteren.

Een WordPress-plugin kiezen

Nu je weet hoe belangrijk een afsprakensysteem is voor een bedrijfskundig adviseur, ga aan de slag en zoek er een dat bij je merk past. Of je nu al lang in de adviesbranche zit of net begint, je hebt een WordPress-website nodig om je klanten beter te bedienen. WordPress is het beste platform voor je site en laat je de plugins installeren waarmee klanten eenvoudig afspraken kunnen boeken.

Twijfel je welke plugin je moet kiezen, overweeg dan Bookly. Deze WordPress-plugin wordt sinds de lancering steeds populairder, omdat hij de werkdruk van medewerkers verlaagt en ze helpt hun tijd beter te benutten. Dit moet je weten over Bookly.

• Stuurt herinneringen naar klanten

Met een herinnering kunnen je klanten zich voorbereiden op hun afspraak met je. Sommigen vergeten anders dat ze een afspraak hebben, zodat jij op de geplande datum voor niets zit te wachten. Herinneringen per e-mail of sms helpen no-shows te verminderen.

• Klanten annuleren en wijzigen afspraken zelf

Laat je klanten zelf afspraken annuleren of wijzigen, dan besteed je minder tijd aan telefoontjes en verlies je minder omzet. Zonder online afsprakensysteem denken klanten er misschien niet aan om te annuleren.

• Betalingen ontvangen

Bookly werkt soepel samen met WooCommerce. Je klanten kunnen dus bij het boeken vooraf betalen. Betalen je klanten vooraf, dan nemen ze hun afspraak serieuzer. Ze doen er alles aan om te komen, en lukt dat niet, dan verzetten ze de afspraak in het systeem. Zo houd je de regie over je agenda.

• Je boekingsformulier aanpassen

Met Bookly pas je je boekingsformulier aan de behoeften van je bedrijf aan. Je wijzigt de weergave van het formulier door de kleur en de lettergrootte aan te passen. Ook kun je nieuwe velden toevoegen en je logo en de diensten die je aanbiedt in het boekingsformulier opnemen.

• Ondersteunt veel talen

Heb je klanten die het Engels niet goed beheersen, dan helpt de Bookly-plugin je om ze te behouden. De plugin ondersteunt twaalf talen en je klanten kunnen afspraken boeken in de taal van hun voorkeur.

• Maak en publiceer onbeperkt boekingsformulieren

Met een plugin als Bookly raken je boekingsformulieren nooit op. Met de online afsprakensoftware maak je zoveel boekingsformulieren op je website als je wilt. De software laat je weten wanneer een klant een boekingsformulier heeft ingevuld. De boeking verschijnt meteen in je Bookly-agenda.

Conclusie

In de huidige samenleving zoeken mensen de makkelijkste en snelste manier om dingen te regelen. Kunnen ze vanuit huis of kantoor vluchten boeken, een taxi bestellen, bioscoopkaartjes kopen en eten bestellen bij restaurants in de buurt, dan willen ze ook graag online een afspraak boeken bij een bedrijfskundig adviseur.

Stel je een plan op voor de opbouw van je adviesbureau, vergeet dan het online afsprakensysteem niet. Het systeem maakt het niet alleen makkelijker voor jou en je klanten, het helpt je ook relevant te blijven en de prestaties van je bedrijf te verbeteren. Met een plugin als Bookly beheer je de zaken van je bedrijf gemakkelijk waar je ook bent en kun je plannen maken om de productiviteit te verhogen.