Sistema de agendamento on-line para empresas de consultoria
Administrar uma empresa de consultoria exige muito trabalho, dedicação e vontade de alcançar resultados. Como consultor de gestão empresarial, espera-se que você ofereça soluções eficientes, práticas e bem fundamentadas para os desafios de negócio dos seus clientes. Como a maioria dos profissionais, a sua prioridade deve ser atender às necessidades dos clientes, ajudá-los a melhorar e alcançar o objetivo que os levou até você. Mas você precisa facilitar para que os clientes se encontrem com você e aproveitem os seus serviços. Se os seus clientes ainda precisam agendar por telefone, talvez você não esteja fazendo tudo o que pode para garantir a satisfação deles.
Um sistema de agendamento on-line é uma das ferramentas mais essenciais que as empresas de consultoria podem usar para mostrar aos clientes que se preocupam com os interesses deles. Ele permite gerenciar com eficiência os agendamentos e as reservas. Talvez você só perceba a importância de um sistema de agendamento on-line quando a sua clientela começar a diminuir. Veja as vantagens de oferecer um sistema de agendamento on-line na sua empresa de consultoria.
1. Torna os seus serviços acessíveis
Em um mundo moderno em que smartphones e outros dispositivos móveis viraram companheiros do dia a dia, os consumidores querem que marcas e prestadores de serviços profissionais sejam o mais acessíveis possível. Eles não querem você longe. Se não conseguirem encontrar você ou falar com você quando quiserem, simplesmente vão procurar outra pessoa para resolver os seus problemas.
Um sistema de agendamento on-line facilita para os clientes atuais e potenciais falarem com você e agendarem um horário. Quando os seus serviços são acessíveis, os clientes têm pouco ou nenhum motivo para reclamar.
2. Fidelização de clientes
Às vezes, não basta que as consultorias ofereçam soluções profissionais e estratégias de melhoria. O sistema de agendamento on-line é obrigatório para todas as consultorias de gestão que querem manter os clientes. Pergunte-se: é fácil para os seus clientes terem uma reunião individual com você? Muitas empresas e pessoas que precisam de soluções profissionais não têm tempo de sobra. Elas querem ajuda o mais rápido possível. Se os clientes não conseguem agendar com você quando precisam, vão procurar outra consultoria. Basta pedir algumas indicações ou ler avaliações on-line e escolher um consultor que pareça capaz de oferecer um serviço eficiente. Se os seus serviços estiverem sempre disponíveis, os clientes vão voltar, e você ainda vai atrair novos clientes que ouviram falar da sua eficiência.
3. Oferece praticidade
Você deve oferecer praticidade aos seus clientes o tempo todo. Os consumidores estão mais bem informados do que antes e sabem que têm direito a um serviço de qualidade. Se você oferece serviços de consultoria internacionais, precisa deixar os clientes muito à vontade ao fazer negócio com você.
Um sistema de agendamento on-line oferece a praticidade que os clientes querem, permitindo agendar de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora. Alguns clientes podem estar ocupados com o trabalho durante o dia ou até em outra parte do mundo, de onde não conseguem ligar facilmente para agendar.
O resultado, muitas vezes, é que muitas dessas pessoas perdem a chance de se reunir com você se não ligarem no horário comercial, quando a recepcionista está disponível para atender e agendar. Já com o sistema de agendamento on-line, os clientes agendam no horário mais conveniente, pelo smartphone ou por qualquer outro dispositivo com internet.
4. Melhora o desempenho dos funcionários
Se você sobrecarregar a sua equipe, a rotatividade dos funcionários vai aumentar. Atender ligações pode parecer uma tarefa fácil, mas não é. Dá muito trabalho atender clientes que mandam e-mails e ligam para tirar dúvidas e agendar. Em dias movimentados, a equipe pode passar o expediente inteiro atendendo ligações e respondendo e-mails, sem tempo nem para almoçar ou ir ao banheiro. Quando a equipe passa o dia todo ao telefone, fica estressada, e isso afeta o desempenho. Um desempenho ruim prejudica os resultados do seu negócio.
Um sistema de agendamento permite que a sua equipe se concentre nos clientes que vão até a sua consultoria. Esses clientes terão uma excelente experiência presencial, porque haverá pessoas disponíveis para atendê-los.
5. Reduz a frustração no ambiente de trabalho
Funcionários frustrados ficam indiferentes e muitas vezes não se importam com o efeito da sua atitude sobre os clientes. Isso é sempre ruim para o negócio. Todo mundo sabe que alguns dias são simplesmente péssimos, com muitos clientes difíceis ligando para tirar dúvidas. A verdade é que esses clientes podem deixar qualquer um irritado e muito bravo. Quando a recepcionista passa o dia inteiro ao telefone com clientes assim, a frustração aparece, e ela pode descontar em outros clientes. Novos clientes que não recebem um atendimento cordial por telefone podem se ofender e desistir de agendar com você.
O sistema de agendamento on-line ajuda a evitar situações assim. Quando os clientes podem agendar sozinhos pelo seu site, não precisam falar com o seu funcionário por telefone, e nenhum cliente vai irritá-lo.
6. Reduz a perda de receita
Você perde receita quando os clientes não aparecem no dia marcado. Alguns podem ter uma emergência e, por isso, faltar à reunião. Nem todos vão se lembrar de ligar para cancelar, para que outro cliente ocupe o horário. Se isso continuar acontecendo, você vai perder receita. Não se esqueça de que a sua consultoria existe para atender clientes e dar lucro.
Com um sistema de agendamento, a maioria dos clientes precisa pagar um sinal e perde o dinheiro se não cancelar o agendamento no sistema. Claro, a maioria não quer perder um centavo, então provavelmente vai se lembrar de cancelar no sistema e remarcar para uma data mais conveniente. Assim, outro cliente que quer se reunir com você pode ocupar o lugar rapidamente. Todos saem ganhando.
7. Reduz custos
Todo dono de negócio quer reduzir custos, e é isso que um sistema de agendamento ajuda as consultorias a fazer. Com ele, você economiza muitas horas de recepção. Com menos ligações, a recepcionista tem menos tarefas, o que reduz custos. Além disso, o sistema de agendamento ajuda a reduzir os custos operacionais, já que os clientes podem agendar quando quiserem, mesmo fora do horário comercial. Sem um sistema de agendamento, o seu escritório teria que ficar aberto em todos os horários da semana para que os clientes pudessem agendar em horários incomuns.
8. Reduz erros
Você e a sua equipe estão sujeitos a erros, e alguns deles podem sair caros, especialmente em uma consultoria na área da saúde. O agendamento on-line elimina erros que podem acontecer durante o processo de agendamento. Para começar, não haverá cancelamentos acidentais nem agendamentos em excesso. Um sistema de agendamento permite que você atenda apenas o número de clientes que consegue por dia. Quando a agenda fica lotada demais, você tem dificuldade para dar conta de tudo, o que pode gerar insatisfação nos clientes.
Com um sistema de agendamento, quando todos os horários do dia estão preenchidos, nenhum cliente consegue mais agendar para aquele dia: terá que agendar para o dia seguinte. Já no agendamento por telefone, a recepcionista pode perder a conta de quantos agendamentos foram feitos no dia e adicionar mais clientes à lista. Também pode errar ao anotar os dados dos clientes. Isso pode causar um caos quando os clientes chegarem, e eles podem concluir que você e a sua equipe são incompetentes e descuidados.
9. Reduz o excesso de papelada
Toda empresa de consultoria tem alguma papelada, mas esses papéis podem deixar o escritório bagunçado. Você não quer papel espalhado por todo lado quando pode reunir facilmente todas as informações dos clientes e dos agendamentos em um único banco de dados on-line. Um sistema de agendamento ajuda a guardar todas as informações de que você precisa sobre os clientes, e você pode acessá-las quando quiser. Além disso, papelada custa dinheiro, e, precisando de menos, você economiza.
10. Ajuda você a se manter competitivo
Consultorias tecnologicamente atrasadas vão perder clientes com o tempo, já que a maioria das atividades profissionais hoje gira em torno da tecnologia. Se você não adotar novas formas de trabalhar, vai ficar para trás, e os seus clientes vão procurar uma consultoria mais moderna. Na declaração de missão da sua consultoria, é importante dizer aos clientes o que eles vão encontrar ao fazer negócio com você. Oferecer um sistema de agendamento on-line é dar aos clientes o que eles querem. Eles vão continuar com você se souberem que você vai oferecer tudo o que precisam para aproveitar os seus serviços.
Como escolher um plugin para WordPress
Agora que você sabe como é importante para um consultor de gestão empresarial ter um sistema de agendamento, mãos à obra: procure um que combine com a sua marca. Esteja você no ramo da consultoria há muito tempo ou começando agora, precisa de um site WordPress para atender melhor os clientes. O WordPress oferece a melhor plataforma de hospedagem e permite instalar os plugins necessários para que os clientes agendem com facilidade.
Se estiver difícil decidir qual plugin escolher, considere o Bookly. Este plugin para WordPress não para de ganhar popularidade desde o lançamento, porque ajuda a reduzir a carga de trabalho dos funcionários e a aproveitar melhor o tempo deles. Veja o que você precisa saber sobre o Bookly.
- Envia lembretes aos clientes
Um lembrete ajuda os clientes a se prepararem para a reunião com você. Alguns podem esquecer que têm um horário marcado e deixar você esperando no dia. Lembretes por e-mail ou SMS ajudam a reduzir as faltas (no-shows).
- Permite que os clientes cancelem e alterem os agendamentos sozinhos
Quando você permite que os clientes cancelem ou alterem os agendamentos sozinhos, reduz o tempo gasto ao telefone e a perda de receita. Sem um sistema de agendamento on-line, os clientes podem esquecer de cancelar.
- Aceite pagamentos
O Bookly se integra perfeitamente ao WooCommerce. Ou seja, os clientes podem pagar antecipadamente ao agendar. Quando pagam antes, levam o agendamento mais a sério. Vão fazer de tudo para comparecer e, se não puderem, vão alterar a data no sistema. Assim, você fica no controle da sua agenda.
- Permite personalizar o formulário de agendamento
O Bookly permite personalizar o formulário de agendamento de acordo com as necessidades do seu negócio. Você pode mudar a aparência do formulário alterando as cores e o tamanho da fonte. Também pode adicionar novos campos e incluir o seu logotipo e os serviços que oferece.
- Suporte a vários idiomas
Se você tem clientes que não falam inglês fluentemente, o plugin Bookly pode ajudar a mantê-los. O plugin oferece suporte a doze idiomas, e os clientes podem agendar no idioma de sua preferência.
- Crie e publique formulários de agendamento ilimitados
Com um plugin como o Bookly, os formulários de agendamento nunca acabam. O software de agendamento on-line permite criar quantos formulários você quiser no seu site. Ele avisa você a cada formulário preenchido por um cliente, e o agendamento aparece imediatamente no calendário do Bookly.
Conclusão
Na sociedade atual, as pessoas buscam a forma mais fácil e rápida de resolver as coisas. Se conseguem reservar voos, chamar um táxi, comprar ingressos de cinema e pedir comida de restaurantes do bairro, tudo no conforto de casa ou do escritório, também vão adorar agendar on-line com um consultor de gestão empresarial.
Ao montar o plano de estruturação da sua consultoria, não se esqueça de incluir o sistema de agendamento on-line. Ele não só facilita a vida para você e para os clientes, como também ajuda você a se manter relevante e a impulsionar o desempenho do negócio. Com um plugin como o Bookly, você gerencia os assuntos da empresa de onde estiver e pode planejar como aumentar a produtividade.
