顧問公司的線上預約系統
經營顧問公司需要努力、投入，以及追求成果的決心。如果您是企業管理顧問，客戶會期待您針對他們面臨的任何經營挑戰，提出有效、務實且有根據的解決方案。和大多數專業人士一樣，您的首要任務應該是滿足客戶需求，幫助他們做得更好，達成他們來找您的目標。不過，您也需要讓客戶能輕鬆與您見面、受惠於您的服務。如果客戶仍然必須打電話預約，或許您還沒有盡全力確保顧客滿意。
線上預約系統是顧問公司最重要的工具之一，能讓客戶相信您真心為他們著想。它讓您能有效管理預約排程。在客群開始減少之前，您可能不知道線上預約系統對事業有多重要。以下是在顧問公司提供線上預約系統的好處。
1. 讓您的服務容易取得
在智慧型手機和其他行動裝置已成為日常夥伴的現代世界，消費者希望品牌和專業服務業者盡可能容易聯絡。他們不希望您遙不可及。如果他們在需要時找不到您、聯絡不上您，就會直接到別處解決問題。
線上預約系統讓現有客戶和潛在客戶能輕鬆聯絡您並預約。當客戶能輕鬆取得您的服務時，他們幾乎沒有理由抱怨。
2. 留住客戶
有時候，顧問公司光是提供專業的解決方案和改善策略還不夠。對所有想留住客戶的管理顧問公司來說，線上預約系統是不可或缺的。您需要問問自己：客戶要與您一對一面談有多容易？許多需要專業解決方案的企業和個人，通常沒有充裕的時間，他們希望盡快獲得協助。如果客戶在需要時無法向您預約，他們就會找另一家顧問公司完成工作。他們只需要取得幾個推薦或閱讀網路評價，就能挑選一位自認能提供有效服務的顧問。如果您讓服務隨時可得，客戶就會不斷回訪，您甚至還會吸引聽聞您高效服務的新客戶。
3. 帶來便利
隨時為客戶提供便利，是您的責任。消費者比以往更有見識，知道自己有權獲得優質服務。如果您提供全球性的顧問服務，就必須讓客戶與您往來時感到非常自在。
線上預約系統提供客戶想要的便利，讓他們能在世界任何地方、任何時間預約。有些客戶白天可能忙於工作，或身在世界另一端，無法輕易打電話預約。
結果往往是，如果他們沒能在辦公時間、櫃檯人員能接聽電話並安排預約的時候打來，很多人就會錯過與您見面的機會。然而，有了線上預約系統，客戶就能用智慧型手機或任何能上網的裝置，在方便的時間預約。
4. 提升員工表現
如果讓員工過勞，員工流動率就會升高。接電話看似輕鬆，其實不然。應付寄 email、打電話來詢問和預約的客戶，工作量很大。在忙碌的日子裡，員工可能整個辦公時間都在接電話、回覆 email，連吃午餐甚至上洗手間的時間都沒有。當員工整天講電話，就會承受壓力，進而影響表現。表現不佳會對您的經營成果產生負面影響。
預約系統讓員工能把注意力集中在前來顧問公司的客戶身上。由於隨時有人能照顧他們的需求，這些客戶將享有絕佳的到訪體驗。
5. 減少職場中的挫折感
感到挫折的員工會變得漫不經心，往往不在乎自己的態度如何影響顧客，這對生意永遠是壞事。大家都知道，有些日子就是特別糟，許多難纏的客戶會打電話來詢問。事實上，這些客戶可能讓您焦躁甚至非常生氣。當櫃檯人員一整天都在電話上應付這樣的客戶時，挫折感就會油然而生，她可能會把情緒發洩在其他客戶身上。新客戶如果在電話中沒有受到熱情接待，可能會覺得被冒犯，改變向您預約的念頭。
線上預約系統有助於避免這種情況。當客戶可以自行在您的網站上預約時，就不需要與員工通電話，也不會有客戶惹惱您的員工。
6. 減少營收損失
當客戶在預約當天沒有出現時，您就會損失營收。有些客戶可能有急事要處理，因此錯過與您的會面。並非所有人都會記得打電話取消預約，讓其他客戶遞補時段。如果這種情況一再發生，您就會損失營收。別忘了，您的顧問公司是為了服務客戶並獲利而經營的。
有了預約系統，大多數客戶都需要支付訂金，如果沒有在系統上取消預約，就會損失這筆錢。當然，大多數人連一毛錢都不想損失，所以他們很可能會記得在系統上取消，並把與您的預約改到更方便的日期。這樣一來，其他想與您見面的客戶就能很快遞補。這對您和客戶來說是雙贏。
7. 節省成本
每位企業主都想節省成本，而這正是預約系統能幫顧問公司做到的。有了它，您可以在櫃檯接待時間上省下大量時間。電話減少後，櫃檯人員要處理的工作也會變少，有助於節省成本。此外，客戶即使在營業時間之後也能隨時預約，預約系統因此有助於降低營運成本。如果沒有預約系統，您的辦公室就得每週每個小時都開著，讓想在非常規時間預約的客戶能夠預約。
8. 減少錯誤
您和員工難免會犯錯，但不幸的是，有些錯誤代價高昂，尤其是在醫療保健領域的顧問公司。線上預約能杜絕預約過程中可能發生的錯誤。首先，不會再有意外取消或超額預約的情況。預約系統讓您每天只接待能應付的客戶數量。當預約過多時，您會疲於應付，這可能導致客戶不滿。
有了預約系統，一旦當天的預約額滿，就沒有客戶能再預約當天，客戶必須改約隔天。然而，如果透過電話安排預約，櫃檯人員可能會忘記當天已經有多少預約，又把更多客戶加進名單。櫃檯人員在填寫客戶資料時也可能出錯。等到客戶真的到場時，可能會引發混亂，他們可能會認為您和團隊既不專業又疏忽。
9. 減少多餘的紙本作業
所有顧問公司都需要處理一些紙本作業，但這些文件可能讓辦公室看起來凌亂。既然可以輕鬆地把所有客戶資料和預約彙整在單一的線上資料庫中，您就不會想讓紙張散落一地。預約系統能幫您儲存所有需要的客戶資料，您可以隨時存取。此外，紙本作業也要花錢，只需要少量紙張，您就能節省成本。
10. 讓您保持競爭力
由於現今大多數正式活動都圍繞著科技進行，科技落後的顧問公司將隨著時間流失客戶。如果您不擁抱新的做事方式，就會被淘汰，客戶也會轉向更先進的顧問公司。在顧問公司的使命宣言中，告訴客戶與您合作時會有什麼樣的體驗非常重要。為客戶提供線上預約系統，就是給他們想要的東西。如果客戶知道您會提供他們受惠於您服務所需的一切，他們就會留下來。
選擇 WordPress 外掛
現在您已經知道預約系統對企業管理顧問有多重要，就著手尋找一套適合您品牌的系統吧。無論您已經從事顧問業多年還是剛起步，都需要一個 WordPress 網站來更好地服務客戶。WordPress 是最好的架站平台，讓您可以安裝必要的外掛，讓客戶輕鬆預約。
如果您難以決定要選擇哪款外掛，可以考慮 Bookly。這款 WordPress 外掛自推出以來人氣持續攀升，因為它能減輕員工的工作量，幫助他們更善用時間。以下是您應該了解的 Bookly 特色。
- 向客戶發送提醒
提醒能幫助客戶為與您的會面做好準備。有些客戶可能會忘記與您有約，讓您在預定日期空等。Email 或簡訊提醒有助於減少爽約。
- 讓客戶自行取消和修改預約
讓客戶自行取消或修改預約，可以減少花在電話上的時間以及營收損失。沒有線上預約系統，客戶可能不會記得取消。
- 收取款項
Bookly 能與 WooCommerce 順暢整合，這意味著客戶可以在預約時預先付款。當客戶預先付款時，他們會更認真看待預約，會盡一切努力赴約；如果無法前來，也會在系統上更改預約日期。這讓您能掌控自己的行程。
- 讓您自訂預約表單
Bookly 讓您可以自訂預約表單，以符合您的業務需求。您可以更改表單的顏色和字型大小來調整外觀，也可以新增欄位，並在預約表單中加入標誌和您提供的服務。
- 支援多種語言
如果您有英語不流利的客戶，Bookly 外掛可以幫您留住他們。這款外掛支援十二種語言，客戶可以用偏好的語言預約。
- 建立並發布不限數量的預約表單
使用 Bookly 這樣的外掛，預約表單永遠不會不夠用。這套線上預約軟體讓您可以在網站上建立任意數量的預約表單。軟體會在客戶填寫每份預約表單時通知您，預約也會立即出現在您的 Bookly 行事曆中。
結論
在當今社會，人們追求最簡單、最快速的辦事方式。既然他們可以在家中或辦公室舒適地預訂機票、叫車、買電影票、向附近餐廳點外送，那麼他們也一定會喜歡在網路上預約企業管理顧問。
在擬定顧問公司的發展計畫時，別忘了納入線上預約系統。這套系統不僅讓您和客戶都更輕鬆，還能幫您跟上時代、提升業績。有了 Bookly 這樣的外掛，您可以隨時隨地輕鬆管理公司事務，並規劃如何提高生產力。
