Zo laten ontwerpbureaus hun dienstverlening groeien met een online boekingskalender

Volgens onderzoek van IBISWorld had de grafische ontwerpbranche in 2019 een geschatte omzet van $15 miljard per jaar. De afgelopen vijf jaar groeide de branche met 3,5% per jaar. Dat komt door gunstige economische omstandigheden, waardoor veel bedrijven geld uitgaven aan reclamediensten, waaronder grafisch ontwerp. De branche telt nu 58.457 werkenden bij 16.823 bedrijven.

De grafische ontwerpbranche is sterk versnipperd, met veel zzp'ers en kleine en middelgrote bedrijven. De branche omvat alles van een zelfstandige softwareontwerper die aan interfaceontwerp werkt tot bureaus met honderden grafisch ontwerpers. Omdat de drempel om te beginnen laag is, is de concurrentie groot en moeten bedrijven zich onderscheiden. Voor ontwerpadviesdiensten is uitstekende klantenservice een van de manieren om dat te doen. En zoals dit artikel laat zien, begint dat bij het boekingsproces. Een gebruiksvriendelijk en efficiënt boekingsproces is een vast onderdeel van elke website van een creatief ontwerper. Of het nu gaat om een logo of een websiteontwerp, klanten willen die diensten eenvoudig kunnen boeken en betalen.

Werken als online ontwerpadviseur heeft complete nieuwe markten geopend. Een grafisch ontwerper kan zijn diensten nu aan klanten over de hele wereld aanbieden en werken waar hij maar wil. Tegelijk ligt er meer nadruk op een uitstekende online klantervaring. Waar je vroeger een goede indruk maakte met het juiste kantoor of een sterke presentatie in persoon, moet de website nu diezelfde ervaring bieden.

Hier bekijken we hoe je met Bookly het boekingsproces voor je gebruikers optimaliseert en je bedrijf laat groeien.

Zorg voor een website die geoptimaliseerd is voor mobiel

Een fantastische gebruikerservaring is cruciaal voor het succes van elke website van een creatief ontwerper. Een gebied dat vaak over het hoofd wordt gezien, is optimalisatie voor mobiel. Dat kan een kritieke fout zijn, want veel, zo niet de meeste, klanten bekijken en boeken diensten op hun mobiele telefoon. Met een effectief boekingssysteem voor webdesignadvies plannen klanten eenvoudig een adviesgesprek op elk apparaat. Uit een onderzoek bleek dat mobiele gebruikers 5 keer zo vaak een website verlaten als die niet goed geoptimaliseerd is voor mobiel. Iedereen die ooit een dienst heeft geprobeerd te boeken met formulieren die niet voor mobiel zijn geoptimaliseerd, begrijpt waarom.

Boekingsformulieren die niet mobielvriendelijk zijn, zijn een enorme gemiste kans voor elke online ontwerpadviseur.

Klanten die ontwerpdiensten niet eenvoudig via de formulieren op de website kunnen boeken, gaan zeer waarschijnlijk naar een andere website voor grafisch ontwerp waar boeken makkelijker is. Een boekingssysteem voor adviseurs in WordPress zoals Bookly is een naadloze, geïntegreerde oplossing om afspraken efficiënt af te handelen. Bookly gebruiken voor je boekingen is de eenvoudigste manier om deze problemen te voorkomen. De plugin ondersteunt direct boeken van ontwerpadvies, zodat klanten snel en moeiteloos een afspraak vastleggen. Bookly toont een voor mobiel geoptimaliseerd formulier zodra de plugin ziet dat de website op een mobiel apparaat wordt bezocht.

Maak een eigen formulier voor elke ontwerpdienst

Ontwerpadviseurs bieden hun klanten meestal verschillende diensten aan, van werken aan een website en logo-ontwerp tot hulp bij het opmaken van een jaarverslag. Met zo'n gevarieerd aanbod is het logisch om voor elke dienst een eigen formulier te maken. Voor verschillende diensten moet je soms heel andere informatie van de klant verzamelen. Met een 'one size fits all'-aanpak geeft de klant misschien te weinig of niet-bruikbare details over zijn project.

Bookly speelt hierop in: ontwerpadviseurs maken voor elk van hun diensten een eigen formulier. In die formulieren kun je bepaalde velden verbergen of tonen. Die flexibiliteit maakt Bookly de ideale boekingsplugin voor ontwerpadvies, omdat je formulieren afstemt op de eisen van elke dienst. De formulieren kunnen ook vooraf ingevulde waarden hebben die specifiek zijn voor die dienst. Alle ingevulde formulieren beheer je via hetzelfde beheerdashboard en dezelfde kalender.

Beheer en volg je klanten

Begrijp je wat je klanten nodig hebben en lever je een persoonlijke service, dan overtref je hun verwachtingen. Maar hoe houd je die informatie vast als je een lange lijst klanten hebt en meerdere medewerkers de diensten leveren? Bookly regelt dat met klantenlijsten. Een klantenlijst geeft je een eenvoudig doorzoekbare en filterbare lijst van al je klanten. Bekijk je een klant in detail, dan zie je welke diensten die eerder heeft gekocht. Medewerkers kunnen ook notities over een klant toevoegen. Zo is informatie uit het boekingsproces beschikbaar voor je hele team.

De meeste ontwerpbureaus hebben al een lijst met klanten met wie ze eerder hebben gewerkt. Met Bookly importeer je die lijsten in het systeem. Boekt een klant opnieuw een dienst, dan zijn alle eerdere gegevens over die klant beschikbaar. Klanten kunnen ook direct via de kalender van Bookly aan de klantenlijst worden toegevoegd. Dat is handig als een medewerker een klant door het boekingsproces helpt.

Alle klanten kunnen een eigen WordPress-account krijgen. Na het inloggen zien ze alle details van hun boekingen en kunnen ze een wijziging van de datum en tijd aanvragen. Koopt een klant je diensten niet meer, dan kun je het account verwijderen.

Gebruik sms-meldingen voor medewerkers en klanten

Naar schatting kijken Amerikanen gemiddeld elke 12 minuten op hun telefoon. Wil je contact houden met je klanten of medewerkers, dan zijn sms-meldingen dus een uitstekende manier. Met sms-meldingen geef je klanten de belangrijkste details van hun afspraak door. Vanuit het dashboard van Bookly stellen beheerders automatische meldingen in. Die worden vervolgens op vooraf bepaalde momenten in de aanloop naar de afspraak naar de klant verstuurd. Met meldingen beperk je het aantal klanten dat niet op hun afspraak verschijnt.

Met meldingen kun je ook medewerkers laten weten dat ze een aangevraagde afspraaktijd handmatig moeten goedkeuren. Net als bij meldingen voor klanten helpen sms-berichten medewerkers een drukke agenda bij te houden, omdat ze herinnerd worden aan komende afspraken. Bij Bookly worden afspraken per sms-bericht in rekening gebracht. Een ontwerpbureau betaalt dus nooit voor meer berichten dan het echt gebruikt.

Maak boekingsformulieren die passen bij het ontwerp van de website

Als online ontwerpadviseur weet je hoe belangrijk een consistente merkuitstraling is. Plaats je een boekingsformulier op de website van een creatief ontwerper, dan is het cruciaal dat het dezelfde uitstraling heeft als de rest van de site. Boekingsformulieren die niet natuurlijk in de omringende opmaak passen, vallen uit de toon en kunnen de waarde van de aangeboden diensten ondermijnen.

Met Bookly is die consistente vormgeving eenvoudig. De formulieren van Bookly zijn volledig aanpasbaar, zodat ze naadloos aansluiten bij het uiterlijk van de website. Zo stem je de kleuren van het formulier af met een kleurenkiezer. Zelfs de teksten en labels van het formulier kun je aanpassen aan de stijl van de teksten op je website.

Bied afspraken op maat

Bookly wil een flexibele oplossing zijn die voldoet aan de behoeften van allerlei ontwerpadviesdiensten. De meeste gebruikers van Bookly maken een eigen boekingsformulier voor elk van hun diensten. Toch kan het voorkomen dat klanten een unieke of eenmalige dienst nodig hebben die niet netjes in de bestaande categorieën past. Daarvoor zijn afspraken op maat. In de back-end van Bookly maakt de medewerker een boeking op maat voor die afspraak, bijvoorbeeld een bepaald soort ontwerp- of adviesdienst die niet in de bestaande categorieën van je bureau past. Bovendien hebben afspraken van klanten zo altijd een duidelijke titel, waardoor je ze later veel makkelijker terugvindt.

Werk met een onbeperkt aantal freelancers of medewerkers

Naar schatting is iets meer dan een kwart (27%) van alle ontwerpers freelancer. De meeste ontwerpbureaus zetten minstens een paar freelancers in om diensten te leveren. Freelance ontwerpers inzetten is voor bureaus vaak een kosteneffectieve manier om een breder aanbod te bieden zonder alle doorlopende kosten van een vaste medewerker.

Met Bookly voeg je een onbeperkt aantal freelancers of medewerkers aan het systeem toe. Elk van hen kan een eigen profiel, foto en contactgegevens hebben. Die profielgegevens kun je openbaar maken of privé houden. Een medewerker of freelancer kan aan een of meer diensten van het ontwerpbureau worden gekoppeld. Voor elk van hen kun je een eigen rooster invoeren, inclusief vrije dagen. Dat is een handige manier om afspraken te beheren, want klanten kunnen een dienst alleen boeken als er een medewerker of freelancer beschikbaar is om die te leveren.

Net zo belangrijk: elke freelancer kan een eigen prijsstructuur hebben. Rekent een bepaalde freelancer meer voor een type dienst, dan pas je de prijs daarop aan. Zo behoudt het bureau zijn winstmarges als een freelancer meer wil vragen voor zijn diensten. Voor de freelancer of medewerker is het beheren van afspraken eenvoudig. De kalender van Bookly synchroniseert met Google Calendar. Wordt er een afspraak gemaakt, dan worden de details automatisch naar Google Calendar gesynchroniseerd. De synchronisatierichting is instelbaar, zodat de freelancer zijn afspraken in de Bookly-kalender ook via zijn Google Calendar kan bewerken.

Upsells en extra producten aan een dienst toevoegen

Klanten meer laten besteden, is een van de effectiefste manieren om je totale omzet te verhogen. De kosten om een nieuwe klant binnen te halen zijn meestal gelijk, of die nu $500, $2.000 of $10.000 uitgeeft. Bovendien is het over het algemeen makkelijker om iemand die al geld bij je uitgeeft te verleiden meer te kopen dan om een compleet nieuwe klant te vinden.

Gebruik je Bookly Pro en de add-on Bookly Service Extras, dan voeg je een extra stap aan het boekingsproces toe voor upsells. Dat kunnen extra producten of diensten zijn die de hoofddienst aanvullen, of een optie om de duur van de boeking te verlengen. Ontwerp je bijvoorbeeld brochures, dan kun je een extra optie aanbieden voor het drukken ervan. Of je geeft ontwerpadvies en wilt je klanten de mogelijkheid geven het adviesgesprek te verlengen. Je kunt ook een extra dienst aanbieden: maak je een websiteontwerp, bied dan ook een logo, visitekaartjes of ander marketingmateriaal aan.

Eerst kies je in welke fase van het boekingsproces je extra diensten aanbiedt. Daarna pas je het ontwerp en de details van die extra's aan, zoals de prijs en het aantal dat te koop is. Bied je een dienst aan, dan kun je de beschikbare tijdsduur aanpassen. Tot slot kun je een miniatuurafbeelding gebruiken voor het product of de dienst die je aanbiedt. Gebruik je de winkelmandje-add-on van Bookly, dan verschijnt elk gekocht extra item in de bestellijst. De klant betaalt de items wanneer hij zijn boeking afrondt.

Conclusie

Succesvol zijn als online ontwerpadviseur betekent een uitstekende klantervaring bieden. Het boekingsproces is een van de meest cruciale fasen in elke salesfunnel. Op dat punt heeft een klant besloten dat hij klaar is om een dienst te kopen. Verlies je die klant omdat een boekingsformulier lastig te gebruiken is, dan raakt dat direct je winst. Niet alleen is een verkoop verloren gegaan, ook de marketingkosten om die klant binnen te halen zijn verspild. Met Bookly is het boeken van een dienst een gebruiksvriendelijke en intuïtieve ervaring. Zo kun jij je richten op ontwerpwerk van hoge kwaliteit dat de verwachtingen van je klanten overtreft.