Pourquoi un plugin de réservation WordPress est essentiel pour toute activité de garde d’enfants
La garde d’enfants est l’un des secteurs qui connaissent la croissance la plus rapide aux États-Unis. Le secteur a souffert dans une certaine mesure pendant les crises financières, car la hausse du chômage a réduit la demande. Mais avec l’amélioration de l’économie, le nombre de parents qui travaillent a augmenté au même rythme, ce qui a fait croître la demande de services de garde d’enfants. La hausse de l’emploi rend ces services nécessaires et permet en même temps aux parents de les payer plus facilement.
On estime que d’ici 2023, le marché des services de garde d’enfants atteindra environ $49,2 milliards, contre $44,51 milliards en 2019. Les sommes consacrées à la garde d’enfants ne sont pas négligeables non plus : une étude menée dans le district de Columbia, aux États-Unis, a montré que les ménages dépensaient en moyenne $1 321 par mois en crèche.
Si le potentiel du marché est prometteur, la concurrence risque aussi d’être rude. Les parents sont de plus en plus exigeants quant à la qualité des services qu’ils reçoivent. Ils attendent le même niveau de commodité que celui des entreprises de la tech.
Cette exigence est une opportunité pour toute agence de garde d’enfants capable de proposer un service fluide. Les parents qui travaillent manquent cruellement de temps et veulent que la réservation d’une garde soit aussi simple que possible. Souvent, ils ne peuvent tout simplement pas réserver pendant leurs heures de travail.
Pour répondre aux besoins de ces parents, il est essentiel que tout site de service de garde d’enfants dispose d’un système de réservation en ligne convivial. Les parents peuvent ainsi réserver à toute heure, depuis l’appareil de leur choix.
Voyons pourquoi Bookly est le choix judicieux pour toute agence de garde d’enfants qui veut ajouter un formulaire de réservation en ligne à son site. Nous verrons qu’un formulaire de réservation en ligne améliore l’expérience client et augmente les réservations, mais aussi qu’il simplifie beaucoup la gestion d’une équipe d’employés et de prestataires.
Des formulaires de réservation adaptés au mobile
92 % des Américains âgés de 30 à 49 ans possèdent un smartphone. Lorsqu’ils cherchent un service de garde d’enfants, ils le recherchent et le réservent depuis leur téléphone. Beaucoup de sites de garde d’enfants n’ont pas de vrai formulaire de réservation, ou alors un formulaire mal adapté au mobile. Si un formulaire est difficile à remplir sur smartphone, le client potentiel passe généralement à un autre site, plus simple d’utilisation.
Les formulaires Bookly ont été conçus pour être entièrement responsives. Bookly détecte quand une personne consulte le site depuis un appareil mobile et affiche alors un formulaire spécialement conçu pour le mobile. Des formulaires vraiment optimisés pour le mobile, c’est plus de formulaires remplis et plus de réservations.
Des identifiants personnels et des notifications pour vos clients
Les parents ont une vie bien remplie. Ils doivent donc pouvoir accéder facilement aux détails de leurs réservations. Bookly fournit à la fois des identifiants personnels et des notifications pour que les parents accèdent facilement à toutes les informations sur leurs réservations.
Chaque client de votre site peut recevoir ses propres identifiants. Grâce à eux, il peut consulter ses réservations passées et à venir. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi lui permettre d’annuler n’importe quelle réservation. Cela réduit le temps que vos employés consacrent à la gestion des rendez-vous.
Les notifications par SMS et par e-mail peuvent aussi rappeler leur réservation aux parents et leur donner les informations nécessaires. Grâce à l’automatisation, les parents n’ont pas besoin d’appeler pour obtenir les détails de leur réservation. Bookly permet aussi d’inclure un lien d’annulation dans l’e-mail : en un clic, le client peut annuler sa réservation.
Afficher toutes vos réservations de garde d’enfants en liste ou en agenda
Gérer le planning chargé d’un service de garde d’enfants n’est pas simple. Avec plusieurs employés qui assurent différents services, garder le contrôle peut être difficile. Bookly vous permet facilement d’avoir une vue d’ensemble des réservations et des plannings des employés, puis d’examiner les détails d’une réservation précise.
Bookly propose deux façons de consulter le planning des réservations : une vue liste et une vue agenda. La vue agenda affiche toutes les réservations en cours. Vous pouvez aussi afficher l’agenda d’un employé ou d’un groupe d’employés, par jour, par semaine ou par mois. Cliquez sur une réservation pour en voir le détail. La façon dont ces informations s’affichent peut aussi être personnalisée.
L’autre façon de consulter les rendez-vous est la vue liste. Elle permet de filtrer et de trier tous les rendez-vous de garde d’enfants, notamment par nom du client, durée, service, employé, etc. La liste peut aussi être exportée au format CSV et imprimée pour s’y référer facilement.
Approuver manuellement les rendez-vous de garde d’enfants
Par défaut, Bookly approuve automatiquement tous les rendez-vous. Cela réduit les tâches administratives et simplifie la réservation. Mais lorsqu’on se lance dans la garde d’enfants, il peut y avoir de bonnes raisons d’approuver les rendez-vous manuellement. Dans ce cas, ils restent au statut « en attente » jusqu’à ce qu’un administrateur les approuve. La liste des rendez-vous en attente se trouve facilement dans le panneau d’administration de Bookly. L’approbation manuelle est utile si, par exemple, vous voulez d’abord vérifier que le service demandé convient à l’enfant.
Lorsqu’un client prend un rendez-vous qui doit être approuvé manuellement, il reçoit d’abord une notification l’informant que sa demande a bien été reçue. Une fois le rendez-vous approuvé, il reçoit automatiquement une notification de suivi confirmant son rendez-vous. Le client est ainsi tenu informé tout au long du processus, sans que vous ayez à le relancer personnellement.
Dans certains cas, vous préférerez laisser les employés décider si un rendez-vous doit être approuvé. Par exemple, si une équipe de prestataires assure les gardes, il faudra peut-être d’abord qu’ils acceptent le nouvel enfant. Pour cela, vous pouvez configurer des notifications d’approbation, envoyées automatiquement à l’employé concerné lorsqu’un rendez-vous est pris. L’employé peut alors approuver le rendez-vous en cliquant sur un lien dans l’e-mail de notification. Là encore, la réservation est plus fluide et les administrateurs ont moins à intervenir.
Présenter les profils des employés ou des prestataires
Les parents veulent savoir à qui ils confient leurs enfants. S’ils sentent qu’ils peuvent faire confiance à un service de garde, ils seront bien plus enclins à réserver. L’un des meilleurs moyens d’instaurer cette confiance est de présenter les profils des employés ou des prestataires qui assureront la garde.
Chaque employé peut disposer de son propre compte WordPress, relié à Bookly. Il peut s’en servir pour créer son profil, consulter les réservations qui lui sont attribuées et les modifier. Donner plus d’autonomie aux employés réduit le travail de gestion. Les droits de modification de chaque employé peuvent être ajustés, pour que l’administrateur garde toujours le contrôle.
Pour aider l’équipe à gérer son planning, Bookly s’intègre aussi à Google Agenda. Les employés peuvent utiliser Google Agenda pour consulter leurs rendez-vous ou pour gérer toute la réservation. Si l’option de synchronisation « unidirectionnelle » est sélectionnée, chaque rendez-vous pris dans l’agenda Bookly apparaît aussi dans Google Agenda. Si la synchronisation « bidirectionnelle » est choisie, les modifications de l’agenda Bookly apparaissent dans Google Agenda, et les modifications faites dans Google Agenda sont répercutées dans le planning Bookly. Les employés peuvent ainsi gérer leur planning, y compris les modifications, depuis Google Agenda.
Encaisser un acompte pour les services de garde d’enfants
Un acompte évite les annulations de dernière minute et améliore la trésorerie. Avec Bookly, vous pouvez encaisser un acompte au moment de la réservation d’un service de garde. Si les acomptes sont activés, le paiement se fait en deux fois : la première partie pendant la réservation en ligne, le reste hors ligne lorsque le client se présente. L’acompte peut être un montant fixe ou un pourcentage du prix du rendez-vous.
Les acomptes se gèrent depuis le tableau de bord des rendez-vous et des paiements de Bookly. Vous y voyez les détails du rendez-vous et du client, ainsi que le montant versé en acompte. Le solde restant s’affiche à côté du rendez-vous, pour que vos employés voient rapidement ce qu’il reste à payer à l’arrivée du client.
Plusieurs formulaires de réservation sur le site de votre service de garde d’enfants
Une agence de garde d’enfants propose généralement plusieurs services. Plutôt que de vous enfermer dans un seul type de service, Bookly vous permet de créer autant de formulaires de réservation que nécessaire pour votre site. Avec le modèle de formulaire Bookly, vous choisissez les champs à conserver et ceux à supprimer. Lorsque l’apparence d’un modèle vous convient, il est inséré dans la page correspondante.
De plus, la quasi-totalité de l’apparence des formulaires est personnalisable, pour s’accorder avec l’identité visuelle de votre site. Les formulaires Bookly disposent d’un sélecteur de couleurs pour reprendre les couleurs de votre site. Les textes des formulaires peuvent aussi être modifiés selon vos besoins. Vous créez ainsi des formulaires avec exactement l’apparence et les champs requis par chaque service.
Créer une liste d’attente pour les services ou les activités les plus demandés
Comme nous l’avons vu en introduction, la demande de services de garde de qualité peut être très forte. Pour certains services ou activités que vous proposez, la demande dépasse peut-être déjà l’offre.
Les annulations de ces services très demandés représentent un manque à gagner : une place qui aurait pu être occupée par un client payant est perdue pour de bon. Avec une liste d’attente, Bookly vous aide à garder ces services complets. Les clients peuvent s’inscrire sur une liste d’attente et, en cas d’annulation, être automatiquement placés sur le créneau libéré.
Gérer plusieurs sites
Une agence de garde d’enfants plus importante opère généralement depuis plusieurs sites. Avec Bookly, vous pouvez associer certains services et employés à un site précis. Les clients choisissent ensuite le site qu’ils souhaitent pour le service. L’adresse du site peut être ajoutée aux notifications par e-mail et par SMS pour que les parents le trouvent facilement.
Permettre aux parents de réserver une série de gardes pour leur enfant
La plupart des services de garde sont récurrents plutôt que ponctuels. Avec Bookly, les clients peuvent prendre des rendez-vous récurrents au moment de réserver. Ils choisissent notamment l’intervalle de répétition, la date de la dernière réservation et le nombre de rendez-vous souhaités. La répétition peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Les créneaux sont planifiés au plus près de l’heure demandée par le client.
Lorsqu’un employé ou un prestataire est choisi à la première étape de la réservation, tous les rendez-vous récurrents sont pris avec lui. S’il n’est pas disponible, Bookly vérifie les disponibilités des autres membres de l’équipe. Les clients obtiennent ainsi généralement l’horaire souhaité chaque semaine.
Conclusion
Les parents qui travaillent et manquent de temps doivent pouvoir réserver une garde d’enfants de manière pratique, compatible avec leur emploi du temps chargé. Tout business plan de crèche ou de service de garde doit tenir compte des besoins de cette clientèle très occupée. Bookly propose des formulaires de réservation qui simplifient considérablement la prise de rendez-vous. Résultat : des clients plus satisfaits et un fonctionnement plus fluide.
