Waarom een WordPress-boekingsplugin zo belangrijk is voor elke kinderopvang

De markt voor kinderopvang is een van de snelst groeiende branches in de Verenigde Staten. De branche had tijdens de financiële crisis tot op zekere hoogte te lijden, omdat door de stijgende werkloosheid de vraag naar kinderopvang daalde. Maar nu de economie is aangetrokken, is het aantal werkende ouders evenredig gestegen. Daardoor stijgt ook de vraag naar kinderopvang. Een hogere arbeidsparticipatie maakt kinderopvang noodzakelijk en maakt het voor ouders tegelijk makkelijker om ervoor te betalen.

Naar schatting zal de markt voor kinderdagopvang in 2023 ongeveer $49,2 miljard bedragen, tegenover $44,51 miljard in 2019. Ook de bedragen die aan kinderopvang worden uitgegeven, zijn niet gering. Uit een onderzoek in het District of Columbia in de VS bleek dat huishoudens gemiddeld $1.321 per maand uitgaven aan kinderdagverblijven.

De markt voor kinderopvang biedt goede vooruitzichten, maar de concurrentie zal waarschijnlijk ook hevig zijn. Ouders stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van de opvang. Ze verwachten hetzelfde gemak als bij techbedrijven.

Die vraag biedt kansen voor elke organisatie voor kinderopvang die een gestroomlijnde service kan bieden. Werkende ouders hebben extreem weinig tijd, dus ze willen dat het boeken van kinderopvang zo eenvoudig mogelijk is. Vaak kunnen ze tijdens werktijd gewoon niet boeken.

Om aan de behoeften van deze werkende ouders te voldoen, is het essentieel dat elke website voor kinderopvang een gebruiksvriendelijk online boekingssysteem heeft. Zo kunnen ouders op elk moment van de dag boeken, met elk apparaat dat ze willen.

Hier bekijken we waarom Bookly de slimme keuze is voor elke organisatie voor kinderopvang die een online boekingsformulier op haar website wil. We laten zien dat een online boekingsformulier niet alleen de klantervaring verbetert en meer boekingen oplevert, maar het ook veel makkelijker maakt om een team van medewerkers en zzp'ers aan te sturen.

Mobielvriendelijke boekingsformulieren

92% van de Amerikanen tussen 30 en 49 jaar heeft een smartphone. Zoeken mensen kinderopvang, dan zoeken en boeken ze die met hun mobiele telefoon. Veel websites voor kinderopvang hebben geen goed boekingsformulier, of als ze er wel een hebben, is het slecht ontworpen voor mobiel. Is een formulier lastig in te vullen op een smartphone, dan gaat de potentiële klant meestal naar een andere website waar het makkelijker gaat.

De formulieren van Bookly zijn volledig responsief ontworpen. Bookly detecteert wanneer iemand de website van je kinderopvang op een mobiel apparaat bezoekt en toont dan een formulier dat speciaal voor mobiel is ontworpen. Met formulieren die goed zijn geoptimaliseerd voor mobiel worden meer formulieren ingevuld en stijgt het aantal boekingen.

Geef je klanten een eigen login en meldingen

Ouders hebben een druk leven. Daarom moeten ze de details van hun boekingen voor kinderopvang makkelijk kunnen vinden. Bookly biedt eigen inloggegevens en meldingen, zodat ouders eenvoudig alle details van hun boekingen kunnen bekijken.

Elke klant van je website voor kinderopvang kan eigen inloggegevens krijgen. Daarmee bekijkt hij zowel zijn eerdere als zijn komende boekingen. Als je wilt, kun je de klant ook de mogelijkheid geven om boekingen te annuleren. Dat scheelt je medewerkers tijd bij het beheren van afspraken.

Met sms- en e-mailmeldingen herinner je ouders aan hun boeking en geef je ze de benodigde details. Door die informatie automatisch te versturen, hoeven ouders niet te bellen om de details van hun boeking op te vragen. Bookly biedt ook de mogelijkheid om een annuleringslink in de e-mail op te nemen. Met één klik kan de klant zijn boeking annuleren.

Bekijk al je boekingen voor kinderopvang als lijst of in de agenda

Een drukke planning in de kinderopvang beheren is niet makkelijk. Met meerdere medewerkers die verschillende diensten leveren, kan het een uitdaging zijn om het overzicht te houden. Met Bookly krijg je eenvoudig een totaaloverzicht van boekingen en roosters van medewerkers en zoom je in op de details van specifieke boekingen.

Bookly biedt twee manieren om de boekingsplanning te bekijken: een lijstweergave en een agendaweergave. In de agendaweergave zie je alle huidige boekingen. Je kunt ook de agenda's van afzonderlijke medewerkers of groepen medewerkers bekijken. De agenda kun je per dag, week of maand bekijken. Door op een boeking te klikken, bekijk je de details. Ook kun je verder aanpassen hoe de details van die afspraak worden weergegeven.

De andere manier om afspraken te bekijken, is de lijstweergave. In de lijstweergave kun je alle afspraken voor kinderopvang filteren en sorteren, onder meer op naam van de klant, duur, dienst, medewerker en meer. De lijst kun je ook exporteren als CSV en afdrukken als naslag.

Keur afspraken voor kinderopvang handmatig goed

Standaard keurt Bookly alle afspraken automatisch goed. Dat vermindert de administratie en stroomlijnt het boekingsproces. Als aanbieder van kinderopvang kun je echter goede redenen hebben om afspraken handmatig goed te keuren. Kies je voor handmatige goedkeuring, dan krijgen afspraken de status 'In afwachting' tot een beheerder ze goedkeurt. Een lijst met afspraken in afwachting vind je eenvoudig in het beheerpaneel van Bookly. Handmatige goedkeuring is bijvoorbeeld handig als je eerst wilt nagaan of het kind geschikt is voor de dienst die de klant aanvraagt.

Maakt een klant een afspraak die handmatig moet worden goedgekeurd, dan krijgt hij eerst een melding dat zijn boekingsaanvraag is ontvangen. Is de afspraak goedgekeurd, dan krijgt hij automatisch een tweede melding dat zijn afspraak is bevestigd. Zo blijft de klant het hele proces op de hoogte, zonder dat je zelf contact hoeft op te nemen.

Soms wil je medewerkers zelf laten beslissen of een afspraak wordt goedgekeurd. Heb je bijvoorbeeld een team van zzp'ers die de kinderopvang verzorgen, dan moeten zij misschien eerst het nieuwe kind goedkeuren. Daarvoor stel je goedkeuringsmeldingen in. Die worden automatisch naar de betreffende medewerker gestuurd als er een afspraak wordt gemaakt. Die medewerker keurt de afspraak dan goed door op een link in de e-mail te klikken. Ook dat stroomlijnt het boekingsproces en vermindert de betrokkenheid van beheerders.

Toon profielen van medewerkers of zzp'ers

Ouders willen weten aan wie ze hun kinderen toevertrouwen. Hebben ze het gevoel dat ze een aanbieder van kinderopvang kunnen vertrouwen, dan boeken ze veel eerder een afspraak. Een van de beste manieren om dat vertrouwen te wekken, is profielen te tonen van de medewerkers of zzp'ers die de opvang verzorgen.

Medewerkers kunnen een eigen WordPress-account krijgen dat aan Bookly is gekoppeld. Met dat account maken ze hun eigen profiel. Ook bekijken en bewerken ze de boekingen die aan hen zijn toegewezen. Geef je medewerkers meer zelfstandigheid, dan hoef je minder aan te sturen. Je kunt instellen hoeveel rechten een medewerker heeft om wijzigingen door te voeren, zodat de beheerder altijd de regie houdt.

Om medewerkers hun planning makkelijker te laten beheren, werkt Bookly ook samen met Google Agenda. Medewerkers kunnen Google Agenda gebruiken om hun afspraken te bekijken of om het hele boekingsproces te beheren. Is de optie voor eenrichtingssynchronisatie gekozen, dan verschijnt een afspraak in de Bookly-agenda ook in Google Agenda. Is de optie voor tweerichtingssynchronisatie gekozen, dan verschijnen wijzigingen in de Bookly-agenda in Google Agenda, en worden wijzigingen in Google Agenda ook in de planning van Bookly verwerkt. Zo beheren medewerkers hun planning, inclusief wijzigingen, via hun Google Agenda.

Vraag een aanbetaling voor kinderopvang

Een aanbetaling voorkomt annuleringen op het laatste moment en verbetert je cashflow. Met Bookly vraag je bij het maken van de afspraak een aanbetaling voor kinderopvang. Heb je aanbetalingen ingesteld, dan wordt er in twee delen betaald. Het eerste deel betaalt de klant tijdens het online boeken. De rest kan offline worden betaald als de klant voor de afspraak komt. Een aanbetaling kan een vast bedrag zijn of een percentage van de prijs van de afspraak.

Aanbetalingen beheer je via het dashboard voor afspraken en betalingen in Bookly. Daar zie je de details van de afspraak en de klant, en het bedrag dat als aanbetaling is betaald. Ook het resterende bedrag staat naast de afspraak. Zo zien je medewerkers snel hoeveel er nog moet worden betaald als de klant komt.

Plaats meerdere boekingsformulieren op de website van je kinderopvang

Een gemiddelde organisatie voor kinderopvang biedt meer dan één dienst aan. Met Bookly zit je niet vast aan één soort dienst, maar maak je zoveel boekingsformulieren voor je website als je nodig hebt. Met het formuliersjabloon van Bookly kies je welke velden je wilt houden en welke je wilt verwijderen. Ben je tevreden over een sjabloon, dan voeg je het in op de betreffende pagina.

Bovendien is vrijwel alles aan de weergave van de formulieren aanpasbaar, zodat ze bij de huisstijl van je website passen. De formulieren van Bookly hebben een kleurkiezer, zodat je de kleuren van je website kunt overnemen. Ook de teksten van de formulieren kun je naar wens aanpassen. Zo maak je formulieren met precies de uitstraling en de velden die bij een dienst horen.

Maak een wachtlijst voor populaire opvangdiensten of lessen

Zoals in de inleiding gezegd, kan de vraag naar goede kinderopvang enorm zijn. Misschien bied je bepaalde diensten of lessen aan waarbij de vraag groter is dan het aanbod.

Annuleringen bij zulke populaire diensten betekenen omzetverlies. Een plek die met een betalende klant had kunnen worden gevuld, krijg je nooit meer terug. Met een wachtlijst zorg je er met Bookly eenvoudig voor dat diensten volgeboekt blijven. Klanten kunnen op een wachtlijst worden gezet, en wordt er geannuleerd, dan kan die klant automatisch aan het vrijgekomen tijdslot worden toegevoegd.

Beheer meerdere locaties

Een grotere organisatie voor kinderopvang werkt meestal vanuit meerdere locaties. Met Bookly koppel je specifieke diensten en medewerkers aan een bepaalde locatie. Klanten kiezen dan op welke locatie ze die dienst willen afnemen. De gegevens van de locatie kun je opnemen in de e-mail- en sms-meldingen, zodat ouders de locatie makkelijk vinden.

Laat ouders een reeks boekingen voor hun kind maken

De meeste kinderopvang is terugkerend en niet eenmalig. Met Bookly kunnen klanten bij het boeken terugkerende afspraken maken. Ze kiezen met welke tussenpozen de afspraken zich herhalen, wat de laatste datum is en hoeveel afspraken ze willen maken. Afspraken kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks worden herhaald. De tijdsloten worden zo dicht mogelijk bij het door de klant gewenste tijdstip ingepland.

Kiest de klant in de eerste stap van het boekingsproces een medewerker of zzp'er, dan worden alle terugkerende afspraken bij die medewerker gemaakt. Is die medewerker niet beschikbaar, dan wordt de agenda van andere medewerkers bekeken. Zo krijgen klanten meestal elke week het tijdstip dat ze willen.

Conclusie

Werkende ouders met weinig tijd moeten kinderopvang kunnen boeken op een manier die handig is en past in hun drukke agenda. Elk ondernemingsplan voor een kinderopvang moet rekening houden met de wensen van deze drukke doelgroep. Bookly biedt boekingsformulieren die het maken van een afspraak veel eenvoudiger maken. Dat betekent tevredener klanten en een efficiëntere bedrijfsvoering.