Perché un plugin di prenotazione per WordPress è così importante per i servizi per l’infanzia

Il mercato dei servizi per l’infanzia è uno dei settori in più rapida crescita negli Stati Uniti. Durante la crisi finanziaria ha sofferto in parte, perché l’aumento della disoccupazione ha ridotto la domanda. Ma con la ripresa dell’economia il numero di genitori che lavorano è aumentato di pari passo, e con esso la domanda di servizi per l’infanzia. L’aumento dell’occupazione rende necessari questi servizi e allo stesso tempo rende più facile per i genitori pagarli.

Si stima che entro il 2023 i servizi di asilo nido raggiungeranno circa $49,2 miliardi, contro i $44,51 miliardi del 2019. Anche la spesa per questi servizi non è irrilevante: uno studio condotto nel Distretto di Columbia, negli Stati Uniti, ha mostrato che le famiglie spendono in media $1.321 al mese per l’asilo nido.

Il potenziale di mercato dei servizi per l’infanzia è promettente, ma anche la concorrenza sarà probabilmente agguerrita. I genitori sono sempre più esigenti sulla qualità dei servizi e si aspettano la stessa comodità offerta dalle aziende tecnologiche.

Questa domanda crea un’opportunità per qualsiasi agenzia di servizi per l’infanzia in grado di offrire un servizio snello. I genitori che lavorano hanno pochissimo tempo e vogliono che prenotare sia il più semplice possibile. Spesso non riescono proprio a prenotare in orario di lavoro.

Per rispondere alle esigenze di questi genitori, è fondamentale che ogni sito di servizi per l’infanzia abbia un sistema di prenotazione online facile da usare, che permetta di prenotare a qualsiasi ora e dal dispositivo preferito.

Vediamo perché Bookly è la scelta intelligente per qualsiasi agenzia di servizi per l’infanzia che voglia introdurre un modulo di prenotazione online sul proprio sito. Vedremo che un modulo di prenotazione online non solo migliora l’esperienza dei clienti e aumenta le prenotazioni, ma semplifica anche molto la gestione di un team di dipendenti e collaboratori.

Moduli di prenotazione ottimizzati per i dispositivi mobili

Il 92% degli americani tra i 30 e i 49 anni possiede uno smartphone. Quando cercano un servizio per l’infanzia, le persone lo cercano e lo prenotano dal telefono. Molti siti di servizi per l’infanzia non hanno un vero modulo di prenotazione o, se ce l’hanno, è poco adatto ai dispositivi mobili. Se un modulo è difficile da compilare dallo smartphone, di solito il potenziale cliente passa a un altro sito che rende tutto più semplice.

I moduli di Bookly sono progettati per essere completamente responsive. Bookly rileva quando una persona visita il sito da un dispositivo mobile e mostra un modulo pensato appositamente per il mobile. Moduli ben ottimizzati per i dispositivi mobili significano più moduli compilati e più prenotazioni.

Offri ai clienti un accesso personale e notifiche

I genitori hanno vite piene di impegni, quindi consultare i dettagli delle prenotazioni deve essere semplice. Bookly offre dati di accesso personali e notifiche, così i genitori possono accedere facilmente a tutti i dettagli delle proprie prenotazioni.

Ogni cliente del tuo sito può ricevere dati di accesso personali, con cui vedere le prenotazioni passate e future. Se vuoi, puoi anche dare al cliente la possibilità di cancellare qualsiasi prenotazione, alleggerendo il tempo che i dipendenti dedicano alla gestione degli appuntamenti.

Le notifiche via SMS ed email possono servire anche a ricordare ai genitori la prenotazione e fornire i dettagli necessari. Fornire queste informazioni in automatico evita che i genitori debbano chiamare per conoscere i dettagli della prenotazione. Bookly permette anche di inserire nell’email un link di cancellazione: con un clic il cliente può cancellare la prenotazione.

Visualizza tutte le prenotazioni in elenco o nel calendario

Gestire l’agenda di un servizio per l’infanzia molto richiesto non è facile. Con più dipendenti che offrono servizi diversi, restare al passo può essere complicato. Bookly ti permette di avere facilmente una visione d’insieme delle prenotazioni e degli orari dei dipendenti e poi concentrarti sui dettagli di una singola prenotazione.

Bookly offre due modi per visualizzare le prenotazioni: una vista elenco e una vista calendario. Nella vista calendario puoi vedere tutte le prenotazioni attuali, anche solo quelle di singoli dipendenti o di gruppi di dipendenti, per giorno, settimana o mese. Facendo clic su una prenotazione puoi vederne i dettagli, e puoi anche personalizzare il modo in cui vengono mostrati.

L’altro modo per visualizzare gli appuntamenti è la vista elenco, in cui tutti gli appuntamenti possono essere filtrati e ordinati, per esempio per nome del cliente, durata, servizio, dipendente e altro ancora. L’elenco può anche essere esportato in CSV e stampato per consultarlo più comodamente.

Approva manualmente gli appuntamenti

Per impostazione predefinita, Bookly approva automaticamente tutti gli appuntamenti. Questo riduce il lavoro amministrativo e snellisce la prenotazione. Per chi offre servizi per l’infanzia, però, possono esserci buoni motivi per approvare gli appuntamenti manualmente. Se scegli l’approvazione manuale, gli appuntamenti restano nello stato «Da confermare» finché un amministratore non li approva. L’elenco degli appuntamenti da confermare si trova facilmente nel pannello di amministrazione di Bookly. L’approvazione manuale può servire, per esempio, se vuoi prima verificare che il servizio richiesto sia adatto al bambino.

Quando un cliente prenota un appuntamento che richiede l’approvazione manuale, riceve prima una notifica che conferma la ricezione della richiesta. Quando l’appuntamento viene approvato, riceve automaticamente una seconda notifica che lo informa che l’appuntamento è confermato. Così il cliente è sempre informato durante tutto il processo, senza bisogno di seguirlo personalmente.

In alcuni casi potresti voler lasciare ai dipendenti la decisione se approvare un appuntamento. Per esempio, se i servizi per l’infanzia sono offerti da un team di collaboratori, potrebbero dover approvare prima il nuovo bambino. Per questo puoi configurare le notifiche di approvazione, inviate automaticamente al dipendente interessato quando viene preso un appuntamento. Il dipendente può approvare l’appuntamento facendo clic su un link nell’email di notifica. Anche questo snellisce la prenotazione e riduce la necessità di coinvolgere gli amministratori.

Presenta i profili dello staff o dei collaboratori

I genitori vogliono sapere a chi affidano i propri figli. Se sentono di potersi fidare di un servizio per l’infanzia, è molto più probabile che prenotino. Uno dei modi migliori per creare questa fiducia è presentare i profili dei dipendenti o dei collaboratori che si occuperanno dei bambini.

I dipendenti possono avere un proprio account WordPress collegato a Bookly, con cui creare il proprio profilo, vedere le prenotazioni assegnate e modificarle. Dare più autonomia ai dipendenti può ridurre il lavoro di gestione. I permessi dei dipendenti possono essere regolati, così l’amministratore ha sempre il controllo.

Per aiutare lo staff a gestire la propria agenda, Bookly si integra anche con Google Calendar. I dipendenti possono usare Google Calendar per vedere i propri appuntamenti o per gestire l’intera prenotazione. Con la sincronizzazione «unidirezionale», quando viene preso un appuntamento nel calendario di Bookly, compare anche in Google Calendar. Con la sincronizzazione «bidirezionale», le modifiche al calendario di Bookly compaiono in Google Calendar e, viceversa, le modifiche fatte in Google Calendar si riflettono nell’agenda di Bookly. Così lo staff può gestire la propria agenda, modifiche comprese, da Google Calendar.

Chiedi un acconto per i servizi per l’infanzia

Chiedere un acconto evita le cancellazioni dell’ultimo minuto e migliora il flusso di cassa. Con Bookly puoi chiedere un acconto al momento della prenotazione dei servizi per l’infanzia. Se gli acconti sono attivi, il pagamento avviene in due parti: la prima durante la prenotazione online, la seconda offline quando il cliente si presenta all’appuntamento. L’acconto può essere un importo fisso o una percentuale del prezzo dell’appuntamento.

Gli acconti si gestiscono dalla bacheca degli appuntamenti e dei pagamenti di Bookly, dove vedi i dettagli dell’appuntamento e del cliente e l’importo versato come acconto. Accanto all’appuntamento compare anche l’importo residuo, così i tuoi dipendenti sanno subito quanto resta da pagare quando arriva il cliente.

Inserisci più moduli di prenotazione sul tuo sito

Una tipica agenzia di servizi per l’infanzia offre più di un servizio. Invece di vincolarti a un solo tipo di servizio, con Bookly puoi creare tutti i moduli di prenotazione che ti servono per il tuo sito. Con il modello di modulo di Bookly scegli quali campi tenere e quali rimuovere. Quando un modello ti soddisfa, lo inserisci nella pagina.

Inoltre, quasi ogni aspetto grafico dei moduli è personalizzabile, per adattarli all’immagine del tuo sito. I moduli di Bookly hanno un selettore di colori per riprodurre i colori del sito, e anche i testi dei moduli possono essere modificati. Così puoi creare moduli con l’aspetto e i campi esatti richiesti da ogni servizio.

Crea liste d’attesa per i servizi o i corsi più richiesti

Come detto nell’introduzione, la domanda di servizi per l’infanzia di qualità può essere altissima. Per alcuni servizi o corsi che offri, la domanda potrebbe superare di gran lunga l’offerta.

Le cancellazioni per questi servizi molto richiesti significano ricavi persi: una prenotazione che avrebbe potuto essere occupata da un cliente pagante non si recupera più. Con la lista d’attesa, Bookly ti aiuta a mantenere i servizi sempre al completo. I clienti possono entrare in lista d’attesa e, quando c’è una cancellazione, essere inseriti automaticamente nella fascia oraria appena liberata.

Gestisci più sedi

Un’agenzia di servizi per l’infanzia più grande di solito opera in più sedi. Con Bookly puoi collegare determinati servizi e dipendenti a una sede specifica. I clienti possono poi scegliere in quale sede usufruire del servizio. I dettagli della sede possono essere inseriti nelle notifiche via email e SMS, così i genitori la trovano facilmente.

Consenti ai genitori di prenotare una serie di appuntamenti per il proprio figlio

La maggior parte dei servizi per l’infanzia è ricorrente, non occasionale. Con Bookly i clienti possono prenotare appuntamenti ricorrenti al momento della prenotazione, scegliendo l’intervallo di ripetizione, la data dell’ultima prenotazione e il numero di appuntamenti desiderato. Gli intervalli possono essere giornalieri, settimanali o mensili. Le fasce orarie verranno fissate il più vicino possibile all’orario richiesto dal cliente.

Se al primo passaggio della prenotazione viene scelto un dipendente o un collaboratore, tutti gli appuntamenti ricorrenti verranno fissati con lui. Se quel dipendente non è disponibile, verrà verificata la disponibilità degli altri membri dello staff. Così i clienti potranno di solito ottenere ogni settimana l’orario che desiderano.

Conclusione

I genitori che lavorano e hanno poco tempo devono poter prenotare i servizi per l’infanzia in modo comodo e compatibile con le loro agende impegnative. Ogni business plan di un servizio per l’infanzia dovrebbe tenere conto delle esigenze di questi clienti così impegnati. Bookly offre moduli di prenotazione che rendono la prenotazione di un appuntamento estremamente semplice: clienti più felici e un’attività più snella.