Por que um plugin de agendamento para WordPress é tão importante para negócios de cuidados infantis

O mercado de cuidados infantis é um dos que mais crescem nos Estados Unidos. O setor sofreu um pouco durante a crise financeira, quando o aumento do desemprego reduziu a demanda por esses serviços. Mas, com a melhora da economia, o número de pais que trabalham fora cresceu na mesma proporção, o que elevou a demanda por cuidados infantis. Taxas de emprego mais altas tornam esses serviços necessários e, ao mesmo tempo, facilitam para os pais pagarem por eles.

Estima-se que, até 2023, os serviços de creche cheguem a cerca de $49,2 bilhões, contra $44,51 bilhões em 2019. E o valor gasto com cuidados infantis também não é pequeno. Um estudo no Distrito de Columbia, nos EUA, mostrou que as famílias gastavam em média $1.321 por mês com creches.

O potencial de mercado dos cuidados infantis é promissor, mas a concorrência também tende a ser acirrada. Os pais estão cada vez mais exigentes com a qualidade dos serviços que recebem. Eles esperam o mesmo nível de praticidade que as empresas de tecnologia oferecem.

Essa demanda cria uma oportunidade para qualquer agência de cuidados infantis capaz de oferecer um serviço ágil. Pais que trabalham fora têm pouquíssimo tempo, então querem que a reserva seja a mais fácil possível. Muitas vezes, simplesmente não conseguem reservar durante o expediente.

Para atender às necessidades desses pais, é essencial que todo site de serviços de cuidados infantis tenha um sistema de agendamento on-line fácil de usar. Assim, os pais podem reservar a qualquer hora do dia, no dispositivo que preferirem.

Neste artigo, vamos ver por que o Bookly é a escolha inteligente para qualquer agência de cuidados infantis que queira adicionar um formulário de agendamento on-line ao site. Vamos mostrar que um formulário de agendamento on-line não só melhora a experiência do cliente e aumenta as reservas, como também facilita muito a gestão de uma equipe de funcionários e prestadores de serviço.

Formulários de agendamento adaptados para celular

92% dos americanos entre 30 e 49 anos têm smartphone. Quando procuram um serviço de cuidados infantis, as pessoas pesquisam e reservam pelo celular. Muitos sites de serviços de cuidados infantis não têm um formulário de agendamento adequado ou, quando têm, ele é mal adaptado para celular. Se o formulário é difícil de preencher no smartphone, o cliente em potencial normalmente vai para outro site, onde seja mais fácil.

Os formulários do Bookly foram projetados para serem totalmente responsivos. O Bookly detecta quando a pessoa acessa o site de serviços de cuidados infantis por um dispositivo móvel e exibe um formulário projetado especificamente para celular. Formulários bem otimizados para celular significam mais formulários preenchidos e mais reservas.

Ofereça login próprio e notificações aos clientes

Os pais vivem ocupados. Por isso, acessar os detalhes das reservas precisa ser fácil. O Bookly oferece dados de acesso exclusivos e notificações para que os pais acessem facilmente todos os detalhes das reservas.

Cada cliente do seu site de serviços de cuidados infantis pode receber dados de acesso exclusivos. Com eles, poderá ver as reservas passadas e as próximas. Se quiser, você também pode permitir que o cliente cancele qualquer reserva. Isso reduz o tempo que a equipe gasta gerenciando agendamentos.

As notificações por SMS e e-mail também podem ser usadas para lembrar os pais da reserva e informar os detalhes necessários. Enviar essas informações automaticamente evita que os pais precisem ligar para obter os detalhes da reserva. O Bookly também permite incluir um link de cancelamento no e-mail. Com um clique, o cliente pode cancelar a reserva.

Veja todas as reservas de cuidados infantis em lista ou em calendário

Gerenciar a agenda movimentada de um serviço de cuidados infantis não é fácil. Com vários funcionários prestando serviços diferentes, manter tudo sob controle pode ser um desafio. O Bookly facilita ter uma visão geral das reservas e da agenda dos funcionários e, depois, se concentrar nos detalhes de cada reserva.

O Bookly oferece duas formas de visualizar a agenda de reservas: a visualização em lista e a visualização em calendário. Na visualização em calendário, você vê todas as reservas atuais. Também pode ver os calendários de reservas de funcionários individuais ou de grupos de funcionários. O calendário pode ser visualizado por dia, semana ou mês. Basta clicar em uma reserva para ver os detalhes. A forma como os detalhes do agendamento são exibidos também pode ser personalizada.

A outra forma de ver os agendamentos é a visualização em lista. Nela, todos os agendamentos de cuidados infantis podem ser filtrados e ordenados — por nome do cliente, duração, serviço, funcionário e muito mais. A lista também pode ser exportada em CSV e impressa para facilitar a consulta.

Aprove os agendamentos de cuidados infantis manualmente

Por padrão, o Bookly aprova todos os agendamentos automaticamente. Isso reduz o trabalho administrativo e simplifica o processo de reserva. Mas, para quem presta serviços de cuidados infantis, pode haver bons motivos para aprovar os agendamentos manualmente. Se você escolher a aprovação manual, os agendamentos ficam com o status pendente até serem aprovados por um administrador. A lista de agendamentos pendentes pode ser encontrada facilmente no painel de administração do Bookly. A aprovação manual pode ser útil, por exemplo, se você quiser verificar antes se o serviço solicitado é adequado para a criança.

Quando um cliente faz um agendamento que precisa de aprovação manual, primeiro recebe uma notificação avisando que o pedido de reserva foi recebido. Quando o agendamento é aprovado, recebe automaticamente outra notificação, informando que o agendamento está confirmado. Assim, o cliente fica informado durante todo o processo, sem que você precise acompanhar pessoalmente.

Em algumas situações, você pode querer que os funcionários decidam se um agendamento deve ser aprovado. Por exemplo, se uma equipe de prestadores de serviço cuida das crianças, talvez eles precisem aprovar primeiro a nova criança. Para isso, você pode configurar notificações de aprovação. Elas são enviadas automaticamente ao funcionário responsável quando um agendamento é feito. O funcionário pode então aprovar o agendamento clicando em um link no e-mail de notificação. Mais uma vez, isso simplifica o processo de reserva e reduz a necessidade de envolver os administradores.

Apresente os perfis dos funcionários ou prestadores de serviço

Os pais querem saber a quem estão confiando os filhos. Se sentirem que podem confiar em um prestador de cuidados infantis, a chance de agendarem com ele é muito maior. Uma das melhores formas de gerar essa confiança é apresentar os perfis dos funcionários ou prestadores que vão cuidar das crianças.

Os funcionários podem ter suas próprias contas no WordPress, vinculadas ao Bookly. Com essa conta, eles criam o próprio perfil. Também podem ver as reservas atribuídas a eles e fazer alterações. Dar mais autonomia aos funcionários reduz o trabalho de gestão. O nível de permissão de cada funcionário para fazer alterações pode ser ajustado, para que o administrador mantenha sempre o controle.

Para facilitar a gestão da agenda pela equipe, o Bookly também se integra ao Google Calendar. Os funcionários podem usar o Google Calendar para ver os seus agendamentos ou para gerenciar todo o processo de reservas. Se a opção de sincronização “unidirecional” estiver selecionada, os agendamentos feitos no calendário do Bookly também aparecem no Google Calendar. Se a opção de sincronização “bidirecional” for escolhida, as alterações no calendário do Bookly aparecem no Google Calendar e, além disso, as alterações feitas no Google Calendar são refletidas na agenda do Bookly. Assim, a equipe pode gerenciar a agenda, inclusive fazer alterações, pelo Google Calendar.

Cobre um sinal pelos serviços de cuidados infantis

Cobrar um sinal evita cancelamentos de última hora e melhora o fluxo de caixa. Com o Bookly, você pode cobrar um sinal pelas reservas de cuidados infantis no momento do agendamento. Se o sinal estiver configurado, o pagamento é feito em duas partes. A primeira é paga durante a reserva on-line. O restante pode ser pago presencialmente, quando o cliente comparecer ao atendimento. O sinal pode ser um valor fixo ou uma porcentagem do preço do agendamento.

Os sinais podem ser gerenciados nos painéis de agendamentos e de pagamentos do Bookly. Lá você vê os detalhes do agendamento e do cliente, junto com o valor pago como sinal. O valor restante também aparece ao lado do agendamento. Assim, seus funcionários identificam rapidamente quanto falta pagar quando o cliente chega.

Coloque vários formulários de agendamento no seu site de cuidados infantis

Uma agência típica de cuidados infantis oferece mais de um serviço. Em vez de prender você a um único tipo de serviço, o Bookly permite criar quantos formulários de agendamento você precisar no seu site de serviços de cuidados infantis. Com o modelo de formulário do Bookly, você escolhe quais campos manter e quais remover. Quando estiver satisfeito com a aparência de um modelo, basta inseri-lo na página.

Além disso, praticamente tudo na aparência dos formulários pode ser personalizado, para que combinem com a identidade visual do seu site. Os formulários do Bookly têm um seletor de cores, que permite reproduzir as cores do site. Os textos dos formulários também podem ser alterados conforme necessário. Assim, você cria formulários com a aparência e os campos exatos que cada serviço exige.

Crie listas de espera para serviços ou atividades de cuidados infantis muito procurados

Como mostramos na introdução, a demanda por serviços de cuidados infantis de alta qualidade pode ser enorme. Talvez alguns dos serviços ou atividades que você oferece tenham mais procura do que vagas.

Cancelamentos nesses serviços tão procurados significam receita perdida. Uma reserva que poderia ter sido ocupada por um cliente pagante nunca mais pode ser recuperada. Com a lista de espera, o Bookly facilita manter esses serviços sempre lotados. Os clientes podem entrar em uma lista de espera e, quando houver um cancelamento, ser adicionados automaticamente à vaga que abriu.

Gerencie várias unidades

Uma agência de cuidados infantis maior normalmente atua em várias unidades. Com o Bookly, você pode vincular serviços e funcionários específicos a determinada unidade. Os clientes escolhem em qual unidade querem usar cada serviço. Os dados da unidade podem ser incluídos nas notificações por e-mail e SMS, o que facilita para os pais encontrá-la.

Permita que os pais façam uma série de reservas para o filho

A maioria dos serviços de cuidados infantis é contratada de forma recorrente, e não avulsa. Com o Bookly, os clientes podem fazer agendamentos recorrentes ao concluir a reserva. Eles podem escolher o intervalo de repetição, a data da última reserva e o número de agendamentos que desejam fazer. A repetição pode ser diária, semanal ou mensal. Os horários serão agendados o mais próximo possível do horário solicitado pelo cliente.

Quando um funcionário ou prestador de serviço é escolhido na primeira etapa da reserva, todos os agendamentos recorrentes são feitos com essa pessoa. Se ela não estiver disponível, o sistema verifica a disponibilidade no calendário de outros profissionais. Assim, os clientes geralmente conseguem o horário que querem toda semana.

Conclusão

Pais que trabalham fora e têm pouco tempo precisam reservar serviços de cuidados infantis de uma forma prática, que se encaixe na agenda apertada. Todo plano de negócios de uma creche deve levar em conta as necessidades desse público ocupado. O Bookly oferece formulários de agendamento que tornam o processo extremamente mais fácil. Isso significa clientes mais satisfeitos e uma operação mais ágil.