Zo breid je de mogelijkheden van Bookly uit met add-ons
Elk bedrijf heeft unieke behoeften. Dat geldt zeker als je een online boekingsformulier aan je website toevoegt. Toch zetten veel online oplossingen voor het boeken van afspraken je vast in standaardformulieren met weinig of geen flexibiliteit.
Bookly is anders. Met Bookly heb je een zeer aanpasbaar boekingsformulier waarmee je formulieren op maat maakt. Maar wat Bookly echt onderscheidt, is het uitgebreide aanbod aan WordPress-add-ons.
Met de WordPress-add-ons van Bookly voeg je specifieke functionaliteit toe. Je kiest zelf welke functies je boekingsformulier moet hebben en welke je kunt missen.
Dankzij de flexibiliteit van WordPress-add-ons hoef je niet vooraf te bepalen welke functies je boekingsformulier allemaal nodig heeft. Met Bookly groeit je online boekingsformulier mee met je behoeften.
Aan de slag met de WordPress-add-ons van Bookly
Om add-ons te gebruiken, moet Bookly PRO geïnstalleerd en geactiveerd zijn. Heb je Bookly PRO ingesteld, dan kun je elk van de tientallen beschikbare Bookly-add-ons toevoegen. Je koopt deze add-ons in de add-onwinkel op CodeCanyon.
De standaardconfiguratie van Bookly PRO zit boordevol krachtige functies, waardoor het al een uitstekende keuze is voordat je ook maar één WordPress-add-on installeert. Een paar functies van Bookly PRO:
- maak een onbeperkt aantal medewerkersprofielen aan. Elke medewerker kan een eigen werkrooster, profiel en kalender hebben;
- ontvang betalingen via de populaire oplossing PayPal Express Checkout;
- compatibiliteit met WooCommerce, de toonaangevende e-commerceplugin voor WordPress;
- een volledig aanpasbaar boekingsformulier dat je op elk apparaat kunt bekijken en beheren;
- sjablonen voor sms- of e-mailmeldingen;
- lijsten met al je boekingen die je kunt filteren, sorteren en doorzoeken.
Bovendien krijg je zes maanden klantenservice, die dag en nacht beschikbaar is.
Met add-ons voeg je aan dit krachtige raamwerk eigen functionaliteit toe die precies aansluit bij de behoeften van je gebruikers. Hier bekijken we een paar manieren waarop je de mogelijkheden van je Bookly-formulieren met add-ons uitbreidt.
Maak en beheer je taken
Niet elk bedrijf werkt met afspraken waarbij de klant een bepaalde dag en tijd moet kiezen. Met de add-on Tasks van Bookly maak en beheer je eenvoudig taken voor zulke boekingen zonder vaste planning. En dat beheer je allemaal in het beheerdashboard van Bookly.
Dat kan op verschillende manieren handig zijn. Ten eerste kan de add-on Tasks dienen als takenlijst. Je wijst taken toe aan je medewerkers die ze moeten afronden.
Ten tweede verander je met deze add-on de manier waarop je afspraken aanneemt. Afhankelijk van het soort bedrijf wil je misschien niet dat klanten de precieze tijd of datum van hun boeking opgeven. Met deze add-on neem je boekingen aan zonder dat je die informatie vooraf nodig hebt.
Je wilt bijvoorbeeld dat een medewerker potentiële klanten eerst screent voordat er een tijd voor de afspraak wordt vastgelegd. Je geeft die medewerker een reeks taken die hij moet doorlopen voordat de afspraak wordt goedgekeurd. Zijn die taken afgerond, dan kan de boeking worden omgezet in een afspraak.
Een ander scenario: je wilt boekingen aannemen en de planning daarna regelen. Bijvoorbeeld omdat je geen vast rooster hebt, of omdat je je planning wilt maken zodra je een beter beeld van de vraag hebt.
Met de add-on Tasks haal je de keuze voor datum en tijd uit het afsprakenformulier. Boekt een klant, dan wordt die afspraak aan de takenlijst toegevoegd. Later loop je de openstaande taken door en zet je ze om in echte afspraken. Is een taak omgezet in een afspraak, dan kan de klant automatisch per sms of e-mail over de datum en tijd worden geïnformeerd.
Factureer je klanten
Voor een succesvol dienstverlenend bedrijf moet je zorgen dat je regelmatig factureert. Met Bookly kun je al bij het maken van de afspraak betalingen voor je boekingen ontvangen. Met de add-on Invoices heb je nog meer flexibiliteit in wanneer je je klant factureert. Zo zorg je nog makkelijker dat je betaald wordt.
Met de add-on Bookly Invoices maak je automatisch een factuur aan, direct vanuit het beheerpaneel van Bookly. Die factuur stuur je per sms of e-mail naar je klant. Facturen kunnen in elke fase van het boekingsproces automatisch worden verstuurd, bijvoorbeeld zodra een afspraak is geboekt of goedgekeurd. Ook kies je wanneer de factuur moet worden betaald.
De factuursjablonen van Bookly zijn aanpasbaar, zodat ze er professioneel uitzien en passen bij de rest van je huisstijl. Ook het beheren van je facturen is eenvoudig met deze Bookly-add-on. In het onderdeel Betalingen filter en bekijk je al je facturen, en je downloadt elke factuur als pdf.
Laat klanten zelf de duur van hun afspraak kiezen
Een veelvoorkomend nadeel van veel online boekingsoplossingen is dat ze de duur van de boeking beperken. Vaak kunnen klanten alleen een tijdslot van een uur kiezen. Veel diensten passen natuurlijk niet netjes in één uur. Het resultaat is lastig voor zowel jou als je klanten.
De add-on Bookly Custom Duration lost dit probleem op. Je klanten kiezen precies hoe lang hun afspraak duurt. De klant kiest de duur die het beste bij zijn behoeften past, maar jij houdt de volledige controle over het proces, want je kunt elke boeking handmatig goedkeuren.
Daarnaast past de add-on Custom Duration automatisch de prijs aan die je klant betaalt. Kiest je klant een langere afspraak, dan stijgt het bedrag naar verhouding mee.
Koppeling met Google Calendar en Outlook Calendar
Veel online boekingsplatforms verlangen dat je volledig overstapt op hun processen en systemen. Maar wat als je je planning al prima regelt in je Google- of Outlook-agenda? Misschien heb je een groot team medewerkers dat de huidige werkwijze al kent en er tevreden mee is.
Met de add-ons Google Calendar en Outlook Calendar hoef je geen concessies te doen. Je gebruikt alle krachtige boekings- en planningsfuncties van Bookly, maar laat ze direct koppelen met Google Calendar of de Outlook-agenda.
Met de add-ons voor Google Calendar en Outlook Calendar synchroniseer je in twee richtingen met je Bookly-kalender. Je beheert en bekijkt je afspraken dus in de ene agenda en ze worden automatisch met de andere gesynchroniseerd.
Je kunt de synchronisatie van je agenda's zelfs nog verder aanpassen. De add-on heeft drie synchronisatiemodi voor je specifieke behoeften. Zo kies je bijvoorbeeld hoeveel van de afsprakengeschiedenis je wilt synchroniseren. Misschien wil je in je Google- of Outlook-agenda alleen een globaal overzicht van de afspraak en houd je de details van de boeking bij in je Bookly-kalender.
Welke details in je Outlook- of Google-agenda komen, stel je verder in met shortcodes. Die shortcodes omvatten de titel van de afspraak en de specifieke onderdelen afspraak en klant.
Deel je klanten in groepen in
Niet al je klanten zijn hetzelfde. Misschien doorlopen je klanten een bepaald intake- of trainingsproces. Hebben ze dat afgerond, dan vind je het prima dat hun afspraken automatisch worden goedgekeurd.
Bij gloednieuwe klanten wil je misschien eerst stappen inbouwen om ze te screenen en boekingen handmatig goed te keuren. Of je wilt een bepaald deel van je klanten speciale aanbiedingen of lessen voor gevorderden aanbieden.
Met de add-on Bookly Customer Groups kan dat allemaal en nog meer. Met de add-on Customer Groups deel je je klanten in groepen in op basis van bepaalde kenmerken. Heb je klanten in groepen ingedeeld, dan kun je per groep andere prijzen, diensten en boekingsprocessen hanteren.
Je kunt bepaalde diensten alleen zichtbaar maken voor klanten die tot de aangewezen groepen behoren. Ook kun je een actie alleen aan een bepaalde groep klanten aanbieden. Je maakt zoveel groepen als je wilt, wat veel flexibiliteit geeft in hoe je je interne processen en marketing regelt.
Bied je diensten aan op bepaalde locaties
Heeft je bedrijf meer dan één vestiging in het land? Dan wil je de WordPress-add-on Bookly Locations gebruiken.
Met de add-on Bookly Locations kiezen gebruikers tijdens het boeken een bepaalde vestiging. Je kunt zelfs bepaalde medewerkers of freelancers aan een locatie koppelen. Klanten kunnen dan alleen medewerkers kiezen die op die locatie werken.
Met de add-on Locations kiezen klanten de locatie waar ze de dienst willen boeken voordat ze een bepaalde servicecategorie kiezen.
Voeg speciale dagen toe aan het rooster van je medewerkers
Niet elke maand is hetzelfde voor je personeelsplanning. Met de add-on Bookly Special Days pas je de werktijden van je medewerkers aan voor speciale dagen in het jaar.
Denk aan langere werkdagen in de aanloop naar feestdagen zoals Kerstmis, of juist kortere werkdagen, bijvoorbeeld tijdens de feestdagen. Met de add-on Special Days stel je zelfs per medewerker eigen instellingen in.
Gebruik je de add-on Special Days, dan gaat die boven elk vast rooster dat voor die medewerker is ingesteld. Klanten kunnen medewerkers alleen boeken volgens de instellingen die jij hebt gemaakt. Zo voorkom je de gênante situatie dat je een klant moet vertellen dat de medewerker die hij heeft geboekt op de gekozen dag eigenlijk niet beschikbaar is.
Organiseer terugkerende afspraken
Heb je een dienstverlenend bedrijf, dan heb je waarschijnlijk terugkerende klanten. Met de add-on Recurring Appointments herhalen klanten boekingen automatisch met zelfgekozen tussenpozen.
Je kunt een terugkerende afspraak weken of zelfs maanden vooruit plannen. Terugkerende afspraken kun je aan een bepaalde service koppelen. Wil je voor een bepaalde dienst geen terugkerende afspraken aanbieden, dan schakel je die optie voor die dienst uit.
Klanten kiezen zelf hoe vaak de afspraak terugkomt: van dagelijks tot eens in de paar maanden. Is een terugkerende afspraak geboekt en goedgekeurd, dan is die direct beschikbaar. Kiest een klant een tijd die niet beschikbaar is omdat dat tijdslot al volgeboekt is, dan krijgt die een voorstel voor de dichtstbijzijnde beschikbare tijd.
Terugkerende afspraken werken samen met andere functies van Bookly PRO, zoals meldingen, betalingen en synchronisatie met Google Calendar. Je kunt dus de betaling voor de hele reeks terugkerende afspraken vooraf ontvangen.
Bied je klanten kortingsbonnen aan
Een van de beste manieren om nieuwe klanten aan te trekken en bestaande klanten te belonen, is kortingsbonnen aanbieden. Met de add-on Coupons maak je kortingsbonnen om je verkoop te stimuleren. De resultaten van je kortingsbonnen zie je in het statistiekendashboard.
Je kunt klanten kortingsbonnen voor bepaalde diensten aanbieden. Klanten met een kortingsbon vullen de kortingscode bij het afrekenen in. Betalen ze voor die dienst, dan krijgen ze een lagere prijs.
Conclusie
Met Bookly hoef je geen genoegen te nemen met ongewenste functies of beperkte functionaliteit. Je kiest de functies die je bedrijf nodig heeft om te groeien.
Bookly verbetert voortdurend de hoofdplugin Bookly PRO en de add-ons. Alle toekomstige updates zitten bij de oorspronkelijke aankoopprijs inbegrepen. Je kunt er dus op vertrouwen dat de add-ons die je koopt nu en in de toekomst werken.
