Wie Bibliotheken von einem Online-Buchungssystem profitieren
Bibliotheken profitieren stark davon, Online-Buchungsformulare auf ihrer Website anzubieten. Damit kann die Öffentlichkeit das vielfältige Angebot an Leistungen und Medien buchen – und Bibliotheken sichern sich ihre zentrale Rolle auch in Zukunft.
Bibliotheken sind in der Bevölkerung sehr beliebt. Laut einer Studie des Pew Research Center finden 76 % der Amerikaner, dass Bibliotheken die Bedürfnisse ihrer Gemeinde gut erfüllen. Leider schlägt sich diese Beliebtheit nicht in Besucherzahlen nieder. Dieselbe Umfrage zeigte, dass in den letzten zwölf Monaten nur 44 % der Amerikaner eine Bibliothek besucht hatten. Drei Jahre zuvor waren es noch 53 %.
Bibliotheken wissen, dass sie innovativ sein müssen, wenn sie die Bedürfnisse ihrer Gemeinde auch im 21. Jahrhundert erfüllen wollen. Ebenso verstehen sie, welche Rolle Technologie bei diesem Wandel spielt.
Einerseits ist Technologie die Ursache für sinkende Besucherzahlen. Durch kostenlose digitale Inhalte spielen Bibliotheken nicht mehr dieselbe Rolle wie früher. Wer Material für eine Recherche braucht, ruft eher Wikipedia auf oder sucht bei Google, statt die örtliche Bibliothek zu besuchen. Dank Amazon haben sich das verfügbare Buchangebot und die Preise drastisch verändert.
Diese Trends werden sich nicht umkehren, die Rolle der Bibliotheken in der Gemeinde aber schon. Bibliotheken waren schon immer Orte, an denen man mehr tun konnte, als Bücher auszuleihen. In den letzten Jahren haben sie ihr Angebot jedoch zügig erweitert. So stellen sie sicher, dass sie eine geschätzte Institution der Gesellschaft bleiben.
Viele Bibliotheken bieten heute zum Beispiel Räume für Besprechungen, Präsentationen und andere Veranstaltungen zur Buchung an. Auch über Bücher und andere Medien hinaus haben sie ihr Angebot erweitert: Häufig verleihen sie verschiedene Geräte, die für die Gemeinde nützlich sind. Auch Veranstaltungen und Kurse gehören inzwischen oft zum Angebot. Dort können Bürger wertvolle und interessante neue Fähigkeiten erlernen.
Diese neuen Angebote bringen neue Herausforderungen mit sich. In der Regel müssen dafür zusätzliche Geräte oder Räume gebucht werden. Bibliotheken verfügen nicht immer über Systeme, mit denen Nutzer Räume und Geräte buchen können. Bei ohnehin knappen Budgets ist ein teures PC-Buchungssystem für Bibliotheken nicht drin. Deshalb müssen sich Bibliothekare oft mit Behelfslösungen begnügen, die den Bedürfnissen der Öffentlichkeit nicht gerecht werden.
Bookly ist eine Online-Buchungslösung, die diese Lücke schließen kann. Bookly ist ein günstiges, aber äußerst flexibles Buchungssystem für Bibliotheksräume und -einrichtungen, das sich zu jeder WordPress-Website hinzufügen lässt. Für die Einrichtung ist kein Entwickler nötig – Bibliothekare können Bookly selbst einrichten. Das Ganze dauert nur wenige Minuten. Kurz gesagt: Bookly eignet sich perfekt als Buchungssystem für Bibliothekseinrichtungen.
Im Folgenden sehen wir uns die wichtigsten Vorteile von Bookly als Buchungssystem für öffentliche und Universitätsbibliotheken an.
Formular an die Website der Bibliothek anpassen
Viele Online-Buchungsformulare „von der Stange“ passen optisch überhaupt nicht zur Bibliothekswebsite, in die sie eingebettet sind. Zudem lassen sie sich nicht so anpassen, dass sie genau die Informationen abfragen, die für die jeweilige Leistung nötig sind. Bookly dagegen ist umfassend anpassbar und lässt sich an die Anforderungen jeder Bibliothekswebsite angleichen.
Erstens lassen sich Farben und Schriften an die Website anpassen, auf der das Formular eingebunden wird. Zweitens können Sie bestimmte Schritte des Formulars ein- oder ausblenden. Und drittens lassen sich neue Felder hinzufügen, die zu den Anforderungen der gebuchten Leistung oder des gebuchten Geräts passen.
Für Mobilgeräte optimierte Formulare
In Nordamerika stammen über 50 % des Internet-Traffics von Mobilgeräten. In Asien ist der Anteil mit rund 62 % aller Seitenaufrufe sogar noch höher. Die meisten Menschen rufen die Website einer Bibliothek mit dem Smartphone auf. Deshalb ist es entscheidend, dass sowohl die Website als auch die Buchungsformulare für kleine Bildschirme optimiert sind. Bookly passt sich automatisch an, wenn es erkennt, dass die Bibliothekswebsite auf einem Mobilgerät aufgerufen wird, und zeigt speziell für Mobilgeräte gestaltete Formulare an.
So können Nutzer das Buchungsformular der Bibliothek jederzeit und von überall nutzen. Sowohl die Desktop- als auch die Mobilversion der Bookly-Formulare wurden von Tausenden Nutzern getestet. Dank einer schlanken, intuitiven Oberfläche wird das Buchungsformular auch wirklich bis zum Ende ausgefüllt.
Unbegrenzte Anzahl von Formularen auf der Website
Wie eingangs erwähnt, bieten Bibliotheken heute ein viel breiteres Spektrum an Leistungen, Räumen und Geräten an. Für jedes dieser Angebote werden bei der Buchung bestimmte Informationen benötigt. Mit Bookly erstellen Sie für die Bibliothekswebsite so viele Formulare, wie Sie brauchen. Jedes Formular kann eigene Felder haben, sodass Sie genau die Informationen erhalten, die Sie benötigen. Gleichzeitig landen alle Buchungen im selben Bookly-Kalender. So verwalten Sie alle Termine ganz einfach – egal, über welches Formular sie gebucht wurden.
Zahlungen für Buchungen annehmen
Viele Leistungen und Räume von Bibliotheken sind kostenpflichtig, um die Kosten zu decken. Mit Bookly können Nutzer bei der Buchung online bezahlen. Beim Einrichten der Buchungsformulare legt der Administrator fest, ob eine Anzahlung oder der volle Betrag fällig wird. Die Anzahlung hilft zu verhindern, dass Ressourcen gebucht und später wieder storniert werden.
Bookly ist mit mehr als einem Dutzend Zahlungsanbietern integriert und lässt sich so einfach in die bestehenden Finanzsysteme der Bibliothek einbinden. Abgeschlossene und ausstehende Zahlungen lassen sich sortieren und filtern. Ist eine Leistung oder ein Raum kostenlos, kann dieser Schritt im Formular ausgeblendet werden.
Bibliotheksnutzer ihre Buchungen selbst verwalten lassen
Eine Sorge bei neuen Angeboten ist, dass sie Bibliothekaren mit ohnehin vollen Terminkalendern noch mehr Zeit abverlangen. Mit Bookly können Bibliotheksnutzer ihre Buchungen selbst verwalten. Nach einer Buchung kann der Nutzer eigene Zugangsdaten erhalten. Damit meldet er sich an und sieht die Details seiner Buchung. Sofern die Berechtigung erteilt wurde, kann er die Buchung auch ändern oder stornieren. Das erspart den Bibliotheksmitarbeitern die Verwaltungsarbeit, Buchungsdaten herauszusuchen und Änderungswünsche zu bearbeiten.
SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen senden
SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass gebuchte Ressourcen auch tatsächlich genutzt werden. Benachrichtigungen lassen sich so einstellen, dass sie automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt vor der Buchung verschickt werden. Sie enthalten alle Informationen zur Buchung, darunter Datum, Uhrzeit und Ort. Benachrichtigungen reduzieren No-Shows und erhöhen den Nutzen, den Bibliotheksnutzer aus den gebuchten Ressourcen ziehen.
Benachrichtigungen lassen sich vollständig an die Anforderungen der Bibliothek anpassen. Als Absendername und E-Mail-Adresse kann ein Bibliotheksmitarbeiter eingetragen werden. E-Mails lassen sich als reiner Text oder als HTML versenden. Und mit einem WYSIWYG-Editor passen Sie die mitgelieferten Vorlagen ganz einfach an. Mit dem passenden Branding ist für die buchende Person sofort klar, dass die Benachrichtigung tatsächlich von der Bibliothek stammt.
Buchungen einfach durchsuchen und filtern
Eine große Zahl von Buchungen manuell zu verwalten, kann äußerst mühsam sein. Bibliotheksmitarbeiter müssen womöglich bestimmte Angaben zu einer Buchung finden. Mit Bookly ist das Suchen und Filtern ganz einfach. Im Bookly-Adminbereich lassen sich Filter setzen, um vergangene oder künftige Buchungen schnell zu finden. Ist die richtige Buchung gefunden, kann sie geändert oder mit einer Notiz versehen werden. Alle Buchungen lassen sich ausdrucken, um Mitarbeitern einen Plan auf Papier zu geben. Außerdem können Buchungen als CSV exportiert werden, um sie in einer anderen Datenbanksoftware zu ergänzen oder zu bearbeiten.
Bibliotheksnutzer und Mitarbeiter können Termine einfach stornieren
Für Termine lässt sich eine Mindestfrist für Stornierungen festlegen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Termin nicht mehr storniert werden. So vermeiden Sie Absagen in letzter Minute und sorgen dafür, dass die Ressourcen der Bibliothek voll genutzt werden. Muss ein Termin innerhalb der zulässigen Frist storniert werden, gibt es viele Möglichkeiten. Bibliotheksnutzer können ihren Termin über die Website stornieren. Mitarbeiter können Termine im Bookly-Dashboard ändern und stornieren. Sogar ein Stornierungslink in den Benachrichtigungs-E-Mails ist möglich. So kann der Nutzer seinen Termin direkt aus seinem Postfach heraus stornieren.
Buchungen manuell oder automatisch bestätigen
Vielleicht möchten Sie alle Buchungen manuell bestätigen. Das ist zum Beispiel bei Veranstaltungsräumen sinnvoll, wenn Sie die Buchenden zuerst prüfen möchten. Wählen Sie diese Option, setzt Bookly die Buchung auf den Status „Ausstehend“. Dort bleibt sie, bis ein Bibliotheksmitarbeiter sie bestätigt. In anderen Fällen möchten Sie Buchungen vielleicht sofort bestätigen – eine gute Option, wenn Sie den Verwaltungsaufwand minimieren möchten. Mit dieser Einstellung werden neue Buchungen automatisch bestätigt und in den Bookly-Kalender eingetragen. Termine lassen sich nach Status filtern und sortieren, also nach „Ausstehend“ oder „Bestätigt“.
Zusätzliche Leistungen zu einer Buchung hinzufügen
Beim Einrichten einer Buchung können Sie zusätzliche Leistungen als Extras anbieten. So bietet die Bibliothek ihren Nutzern noch mehr Mehrwert. Vermietet die Bibliothek beispielsweise einen Besprechungsraum, kann es sinnvoll sein, auch einen Beamer, Mikrofone oder Betreuungspersonal anzubieten. Wer den Raum bucht, sieht diese zusätzlichen Optionen beim Ausfüllen des Buchungsformulars. Auch zusätzliche Zeit kann eine solche Option sein – ebenfalls sinnvoll beim Verleih von Geräten oder Räumen.
Wiederkehrende Buchungen ermöglichen
Mit Bookly können Sie wiederkehrende Buchungen einrichten. Nutzer können dann eine Buchung für die kommenden Wochen oder Monate wiederholen lassen. So lässt sich etwa ein Kurs über sechs Wochen buchen oder ein bestimmter Besprechungsraum jeden Montag reservieren. Das ist bequem für Nutzer und vereinfacht die Verwaltung wiederkehrender Buchungen erheblich.
Wartelisten erstellen
Manche Geräte, Kurse oder Räume sind womöglich besonders gefragt. Dann können Sie Wartelisten anlegen. Ist etwas ausgebucht, kann sich der Nutzer auf die Warteliste setzen lassen. Wird ein Termin frei, wird dieser Nutzer automatisch dem frei gewordenen Zeitfenster zugeteilt.
Nutzer Bewertungen abgeben lassen
Bibliotheken holen oft externe Anbieter, die Kurse oder Leistungen für ihre Nutzer durchführen. Da ist es hilfreich, die Meinung der Nutzer einzuholen. Ist diese Option aktiviert, erhält der Nutzer nach der Buchung eine Follow-up-Benachrichtigung. Sie enthält eine URL, über die der Nutzer eine Bewertung abgeben kann. Aus diesem Feedback berechnet Bookly eine Gesamtbewertung. Diese kann intern zur Beurteilung der Person dienen, die die Leistung erbracht hat, oder öffentlich auf der Website angezeigt werden, um Bibliotheksnutzern die Entscheidung zu erleichtern.
Integrierte Analysen
Bibliotheken erfassen ihre Leistung immer professioneller. Bookly unterstützt das mit integrierten Analysen, die im Admin-Dashboard verfügbar sind. Damit sehen Sie Daten wie die Zahl der gebuchten Termine, wie viele Termine durchgeführt wurden und welche Mitarbeiter sie durchgeführt haben. Sie können sich auch die Kosten der Buchungen ansehen, um die finanziellen Auswirkungen zusätzlicher Leistungen oder Geräte besser einschätzen zu können.
Fazit
Das vielfältige Angebot an Leistungen, Geräten und Räumen einer Bibliothek im 21. Jahrhundert erfordert eine ebenso flexible Lösung für Buchungsformulare. Bookly ist eine Online-Buchungssoftware, die den Anforderungen moderner Bibliotheken gerecht wird, die ihrer Gemeinde ein breites Angebot machen.
