Ce que la réservation en ligne peut apporter aux bibliothèques

Les bibliothèques ont tout intérêt à ajouter des formulaires de réservation en ligne à leur site. Ces formulaires permettent au public de réserver toute la diversité de leurs services et de leur matériel, ce qui contribuera à préserver le rôle central des bibliothèques à l’avenir.

Le public aime beaucoup les bibliothèques. Selon une étude du Pew Research Center, 76 % des Américains estiment que les bibliothèques répondent bien aux besoins de leur communauté. Malheureusement, cette affection ne se traduit pas en visites. Le même sondage montre que seuls 44 % des Américains se sont rendus dans une bibliothèque au cours des douze derniers mois, contre 53 % trois ans plus tôt.

Les bibliothèques savent qu’elles doivent innover si elles veulent continuer à répondre aux besoins de leur communauté au XXIe siècle. Elles comprennent aussi le rôle que la technologie jouera dans cette transformation.

D’un côté, la technologie est à l’origine de la baisse de fréquentation des bibliothèques. Avec les contenus numériques gratuits, les bibliothèques ne jouent plus le même rôle qu’autrefois. Lorsqu’on a besoin de documentation, on consulte plus volontiers Wikipédia ou Google que la bibliothèque du quartier. Amazon a profondément changé l’offre de livres disponibles et leur prix.

Ces tendances ne changeront pas, mais le rôle des bibliothèques dans la communauté, si. Les bibliothèques ont toujours offert bien plus que le prêt de livres. Et ces dernières années, elles ont rapidement élargi leur offre. C’est ainsi qu’elles peuvent rester une institution appréciée dans la société.

Par exemple, de nombreuses bibliothèques proposent désormais des salles à réserver pour des réunions, des présentations et d’autres événements. Elles ne se limitent plus aux livres et autres supports : elles louent souvent divers équipements utiles à la communauté locale. Les événements et les cours sont aussi devenus courants en bibliothèque. Ils permettent au public d’acquérir de nouvelles compétences utiles et intéressantes.

Ces nouveaux services apportent de nouveaux défis. En général, ils impliquent la réservation d’équipements ou d’espaces supplémentaires. Les bibliothèques ne disposent pas toujours des outils nécessaires pour permettre au public de réserver espaces et équipements. Avec des budgets déjà sous pression, investir dans un système coûteux de réservation de postes informatiques n’est pas envisageable. Les bibliothécaires doivent donc souvent se contenter de solutions de fortune qui ne répondent pas aux besoins du public.

Bookly est une solution de réservation en ligne qui peut combler ce manque. Bookly est un système de réservation des équipements de bibliothèque peu coûteux mais très flexible, qui s’ajoute à n’importe quel site WordPress. Sa mise en place ne nécessite pas de développeur : les bibliothécaires peuvent s’en charger eux-mêmes, et toute la configuration de Bookly ne prend que quelques minutes. Bref, c’est l’outil idéal pour gérer la réservation des équipements d’une bibliothèque.

Voyons les principaux avantages de Bookly pour les systèmes de réservation des bibliothèques, publiques comme universitaires.

Adapter le formulaire au site de la bibliothèque

Beaucoup de formulaires de réservation en ligne « prêts à l’emploi » détonnent sur le site de la bibliothèque où ils sont intégrés. De plus, ils ne permettent pas d’adapter le formulaire aux informations exactes requises pour le service proposé. Bookly, au contraire, est très personnalisable et s’adapte aux besoins de n’importe quel site de bibliothèque.

D’abord, les couleurs et les polices peuvent être modifiées pour correspondre à celles du site où le formulaire est ajouté. Ensuite, certaines étapes du formulaire peuvent être affichées ou masquées. Enfin, de nouveaux champs peuvent être ajoutés selon les besoins du service ou de l’équipement réservé.

Des formulaires optimisés pour mobile

En Amérique du Nord, plus de 50 % du trafic internet provient des appareils mobiles. En Asie, ce chiffre est encore plus élevé : environ 62 % des pages vues le sont sur mobile. La majorité du public consultera le site de la bibliothèque depuis son téléphone. C’est pourquoi il est essentiel que le site comme les formulaires de réservation soient optimisés pour les petits écrans. Bookly s’adapte automatiquement lorsqu’il détecte que le site est consulté depuis un appareil mobile et affiche alors des formulaires conçus spécialement pour le mobile.

Le public peut ainsi utiliser le formulaire de réservation de la bibliothèque à toute heure et où qu’il soit. Les versions ordinateur et mobile des formulaires Bookly ont été testées par des milliers d’utilisateurs. Leur interface élégante et intuitive est conçue pour que le formulaire soit rempli jusqu’au bout.

Un nombre illimité de formulaires sur le site

Comme nous l’avons vu en introduction, les bibliothèques proposent désormais au public un éventail bien plus large de services, d’espaces et d’équipements. Chacun exige des informations spécifiques au moment de la réservation. Avec Bookly, vous pouvez créer autant de formulaires que nécessaire pour le site de la bibliothèque. Chacun peut avoir ses propres champs, pour obtenir précisément les informations dont vous avez besoin. Toutes les réservations peuvent en même temps être regroupées dans le même agenda Bookly. Vous gérez ainsi facilement tous les rendez-vous, quel que soit le formulaire utilisé.

Encaisser des paiements pour les réservations

Beaucoup de services ou d’espaces proposés par les bibliothèques sont payants afin de couvrir les frais. Bookly permet aux usagers de payer en ligne au moment de leur réservation. Lors de la configuration des formulaires de réservation, l’administrateur peut choisir d’encaisser un acompte ou la totalité du montant. L’acompte aide à éviter que des ressources soient réservées puis annulées.

Bookly s’intègre à plus d’une douzaine de passerelles de paiement, ce qui facilite son intégration aux systèmes financiers existants de la bibliothèque. Les paiements, réglés ou en attente, peuvent être triés et filtrés. Si le service ou l’espace est gratuit, cette étape peut être masquée dans le formulaire.

Laisser les usagers gérer leurs propres réservations

L’une des craintes liées aux nouveaux services est qu’ils grignotent le temps de bibliothécaires déjà très occupés. Bookly permet aux usagers de gérer eux-mêmes leurs réservations. Lorsqu’une réservation est effectuée, l’usager peut recevoir ses propres identifiants. Il peut ensuite se connecter et consulter les détails de sa réservation. Il peut aussi la modifier, voire l’annuler, si cette autorisation lui a été accordée. Le personnel de la bibliothèque n’a plus à rechercher les informations de réservation ni à traiter les demandes de modification.

Envoyer des notifications par SMS et par e-mail

Les notifications par SMS et par e-mail garantissent que les ressources réservées sont bien utilisées. Elles peuvent être programmées pour partir automatiquement un certain temps avant la réservation et reprennent toutes les informations utiles : date, heure et lieu. Les notifications réduisent le nombre d’absences et permettent aux usagers de tirer le meilleur parti des ressources qu’ils réservent.

Les notifications sont entièrement personnalisables selon les besoins de la bibliothèque. Le nom et l’adresse e-mail de l’expéditeur peuvent être ceux d’un membre du personnel. Les e-mails peuvent être envoyés en texte brut ou en HTML, et un éditeur WYSIWYG permet de modifier facilement les modèles fournis. Grâce à une identité visuelle personnalisée, la personne qui réserve voit immédiatement que la notification vient bien de la bibliothèque.

Rechercher et filtrer facilement les réservations

Gérer manuellement un grand nombre de réservations peut être extrêmement difficile. Le personnel de la bibliothèque peut avoir besoin de retrouver une information précise sur une réservation. Bookly rend ces recherches et ces filtrages très faciles. Dans le panneau d’administration de Bookly, des filtres permettent de retrouver rapidement une réservation passée ou à venir. Une fois la bonne réservation trouvée, vous pouvez la modifier ou y ajouter une note. Toutes les réservations peuvent être imprimées pour créer un planning papier pour le personnel. Elles peuvent aussi être exportées au format CSV pour être ajoutées ou modifiées dans un autre logiciel de base de données.

Les usagers et le personnel peuvent facilement annuler des rendez-vous

Vous pouvez définir un délai minimal d’annulation pour les rendez-vous. Passé ce délai, il n’est plus possible d’annuler. C’est un bon moyen d’éviter les annulations de dernière minute et de garantir que les ressources de la bibliothèque sont pleinement utilisées. Si un rendez-vous doit être annulé dans les délais autorisés, les options ne manquent pas. Les usagers peuvent annuler leur rendez-vous sur le site. Le personnel peut modifier et annuler un rendez-vous depuis le tableau de bord de Bookly. Un lien d’annulation peut même être inclus dans les e-mails de notification, ce qui permet à l’usager d’annuler directement depuis sa boîte de réception.

Approuver les réservations manuellement ou automatiquement

Vous pouvez décider d’approuver toutes les réservations manuellement. C’est une bonne idée pour les espaces événementiels, lorsque vous voulez d’abord vérifier qui réserve. Si vous choisissez cette option, Bookly place la réservation au statut « En attente », où elle reste jusqu’à ce qu’un membre du personnel l’approuve. Dans d’autres cas, vous préférerez peut-être que les réservations soient approuvées immédiatement. C’est une bonne option pour alléger la charge administrative : les nouvelles réservations sont alors automatiquement approuvées et ajoutées à l’agenda Bookly. Vous pouvez filtrer et trier les rendez-vous selon leur statut, en attente ou approuvé.

Ajouter des éléments supplémentaires à une réservation

Lors de la configuration d’une réservation, vous pouvez proposer des éléments supplémentaires en option. La bibliothèque peut ainsi offrir encore plus à ses usagers. Par exemple, si elle loue une salle de réunion, il peut être judicieux de proposer aussi un projecteur, des micros ou du personnel d’assistance. Les usagers qui réservent la salle verront ces options en remplissant leur formulaire de rendez-vous. Une option supplémentaire peut même être du temps en plus, là encore une bonne idée pour la location d’équipements ou d’espaces.

Permettre les réservations récurrentes

Bookly vous permet de proposer des réservations récurrentes. Les usagers peuvent ainsi faire répéter une réservation au fil des semaines ou des mois suivants. Par exemple, pour réserver un cours sur six semaines, ou une salle de réunion tous les lundis. C’est pratique pour l’usager et cela simplifie beaucoup la gestion des réservations récurrentes.

Créer des listes d’attente

Certains équipements, cours ou salles peuvent être très demandés. Dans ce cas, vous pouvez créer des listes d’attente. Lorsqu’une ressource est complète, l’usager peut choisir de s’inscrire sur une liste d’attente. Dès qu’un créneau se libère, il lui est automatiquement attribué.

Permettre aux usagers de laisser des avis

Les bibliothèques font souvent appel à des intervenants extérieurs pour animer des cours ou proposer des services. Il est utile de recueillir l’avis des usagers. Si cette option est activée, une notification de suivi est envoyée à l’usager après la réservation. Elle contient une URL qui permet à l’usager de laisser un avis. Bookly utilise ensuite ces retours pour calculer une note globale. Cette note peut servir à évaluer en interne l’intervenant, ou être affichée publiquement sur le site pour guider le choix des usagers.

Des statistiques intégrées

Les bibliothèques suivent leurs performances de manière de plus en plus pointue. Bookly soutient ces démarches grâce à des statistiques intégrées, accessibles depuis le tableau de bord d’administration. Elles permettent de voir notamment le nombre de rendez-vous réservés, le nombre de rendez-vous honorés et les membres de l’équipe qui les ont assurés. Vous pouvez aussi examiner le montant des réservations pour mieux mesurer les implications financières de nouveaux services ou équipements.

Conclusion

La diversité des services, des équipements et des espaces qu’offre une bibliothèque du XXIe siècle exige une solution de réservation tout aussi flexible. Bookly est un logiciel de réservation en ligne qui répond aux besoins des bibliothèques dynamiques qui proposent une offre riche à leur communauté locale.